У статуті підприємства зазначено назву посади керівника
“Генеральний директор”, в рішенні засновників про призначення теж зазначено:
“Генеральний директор”, а в кадровому наказі та в трудовій книжці: “Директор”.
Керівник підписує документи як “Генеральний директор”, так і “Директор”. Чи не
є це порушенням? Якщо так, чи можна це виправити?
Відповідно до статті 1 Закону України від 16.07.99 № 996 “Про бухгалтерський облік та
фінансову звітність в Україні” (надалі - Закон № 996) первинний документ – це документ, який містить
відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.
Підпунктом 2.1 пункту 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом
Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, зареєстровано в
Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/70 (надалі - Положення № 88), визначено, що первинні
документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, що
фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та
дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Статтею 9 Закону № 996 визначено, що підставою для бухгалтерського обліку
господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення
господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час
здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її
закінчення. Первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних
носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату
і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст
та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади
осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її
оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати
особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Вказаний перелік обов’язкових реквізитів відповідає
пункту 2.4. Положення № 88, згідно з яким первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складається
документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст та обсяг
господарської операції (у натуральному та/або у вартісному виразі), посади і
прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і
правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що
дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської
операції.
Підпунктом 2.5 пункту 2 Положення № 88 передбачено,
що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений відбитком печатки.
Тобто головною вимогою до зазначення реквізитів в
первинних документах: зазначення цих реквізитів має бути таким, що дає змогу
ідентифікувати особу.
У ситуації, коли в статуті підприємства зазначена посада
керівника - “Генеральний директор”, у рішенні зборів засновників - “Генеральний директор”, у наказі з особових справ - “Директор” та при цьому в договорах, первинних документах зазначаються
обидві назви посад, це може викликати сумніви в контрагентів, контролюючих
органів, щодо повноважень особи, якою були підписані ці документи.
Незалежно від часу виявлення такого факту назва посади
керівника повинна наводитися відповідно до посади, зазначеної у статуті, та в наказі з особових справ, при цьому вона має бути передбачена КП (класифікатор професій). Якщо в
статуті є посада "Генеральний директор", то і протокол зборів засновників, і наказ із особових справ про призначення директора повинні містити посаду "Генеральний
директор", а не "Директор".
Звертаємо увагу
Проте назва посади "Генеральний директор" у разі, коли це
звичайне підприємство, а не об’єднання підприємств – не відповідає Класифікатору професій.
Відповідно до коду 1210.1 Класифікатора професій ДК
003:2010 (надалі – КП) - Генеральний директор (голова, президент, інший керівник)
об’єднання підприємств (асоціації, корпорації, концерну, радіокомпанії,
телекомпанії, телерадіокомпанії, телерадіо-, інформаційного агентства і т. ін.).
Тобто відповідно до КП посада "Генеральний директор" відповідає керівнику об’єднання підприємств (асоціації, корпорації, концерну,
радіокомпанії, телекомпанії, телерадіокомпанії, телерадіо-, інформаційного
агентства).
Звідси випливає, наприклад, що Товариство з обмеженою відповідальністю не може очолювати керівник як "Генеральний директор" (генеральний директор очолює колегіальний орган - дирекцію, а директор - керує товариством одноособово).
Звідси випливає, наприклад, що Товариство з обмеженою відповідальністю не може очолювати керівник як "Генеральний директор" (генеральний директор очолює колегіальний орган - дирекцію, а директор - керує товариством одноособово).
Якщо назва посади, яка зазначена в статуті не відповідає
КП - потрібно вносити зміни до статуту та наказу з особових справ.
У випадку, коли внести зміни до статуту проблематично -
потрібно внести зміни до рішення про призначення керівника та наказу з особових справ.
Відповідно до пункту 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України,
Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення
України від 29 липня 1993 року № 58, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за N 110, до трудової книжки
директора підприємства вноситься відповідний запис на підставі наказу про
прийняття на роботу. Такий запис працівник кадрової служби робить не пізніше
тижневого строку після видання наказу.
Проте дуже часто вноситься запис про призначення директора
до його трудової книжки на підставі протоколу зборів засновників. Внесення
номера і дати протоколу зборів засновників до трудової книжки як підстави про
призначення директора порушує норми Інструкції.
Після внесення в установленому порядку відповідних змін до необхідних документів видається наказ, наприклад, такого змісту:
“З метою приведення зазначення найменування посади керівника підприємства "ХХХ" в усіх службових документах підприємства (організаційно-розпорядчі, з кадрових питань, договірні тощо) відповідно до статуту підприємства "ХХХ",
НАКАЗУЮ:
1. Перейменувати з 14 квітня 2015 року посаду "Директор" на посаду "Генеральний директор" (код КП 1210.1).
2. Керівникам структурних підрозділів:
- у триденний строк довести до відома підлеглих працівників, що з 14 квітня 2015 року в усіх документах підприємства зазначати найменування посади керівника підприємства "ХХХ" тільки як - "Генеральний директор".
2. Керівникам структурних підрозділів:
- у триденний строк довести до відома підлеглих працівників, що з 14 квітня 2015 року в усіх документах підприємства зазначати найменування посади керівника підприємства "ХХХ" тільки як - "Генеральний директор".
- унести протягом тижня в установленому порядку відповідні зміни до службових документів підприємства, зокрема, наказу про прийняття на роботу (від 00.00.0000 № 00), трудової книжки керівника підприємства та штатного розпису.
Підстава:
1. Пункт 00 статуту підприємства "ХХХ" (у редакції від 00.00.2015 року).
Підстава:
1. Пункт 00 статуту підприємства "ХХХ" (у редакції від 00.00.2015 року).
2. Рішення загальних зборів від 00.00.2015 (протокол № 00).
Генеральний директор (ПіБ)
