Службові листи друкують на комп'ютері,
друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ,
на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах.
Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве - не менш як 30 мм ; праве- не менше 8 мм ; верхнє -20 мм ; нижнє— 16—19 мм.
Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію
сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього
поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю.
Біля цифр не ставлять ніяких позначок.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї
частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови
листа. Найпростіша рубрикація в листах - поділ тексту на абзаци.
Абзац - це відступ від лівого поля на початку першого рядка кожної частини
листа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він указує на
перехід від однієї думки до іншої. Абзац у листах має становити три інтервали
від поля.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто
повідомляється, про що йтиметься далі);
2) фраза (викладається головна інформація
абзацу);
3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося
в абзаці). Наприклад:
Щиро вдячний Вам за
запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції "Нові
технології у поліграфії". Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на
превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.
Сподіваюся, що моя відмова не
образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.
З повагою...
Текст листа друкується через півтора чи два
інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через
копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.
Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше.
Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді
адресатові залежно від змісту листа.
Правила ввічливості вимагають відповісти на
одержаний лист протягом 7—10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного
розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, і дати
остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з
моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів
після сумної події.
Не слід відповідати на листа нашвидкуруч,
зопалу, одразу після одержання прикрих, уражаючих відомостей. Неодмінно
заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, і лише
потім викладайте думки на папері.
С.В.Шевчук "Службове
листування" (довідник)
