Щодо особової справи працівника

Особова справа - це сукупність документів, що містять найповніші відомості про трудову діяльність працівника та його біографічні дані, зокрема, відомості про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення та інше.

Особові справи в обов’язковому порядку ведуть на працівників певних категорій та працівників-сумісників. На інших працівників - особові справи ведуться за можливості.

Категорії працівників, для яких документи особової справи ведуть в обов’язковому порядку, визначаємо відповідно до нормативно-правового акта, положення якого поширюються на організації усіх форм власності, - Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.12 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (надалі - Перелік № 578/5).

Так, особові справи працівників в обов’язковому порядку ведуть на керівників підприємств, установ, організацій, а також службовців, професіоналів, фахівців і працівників-сумісників (статті 493 і 495 Переліку № 578/5).

Визначити належність працівника до однієї із класифікаційних категорій нескладно, якщо орієнтуватися на класифікацію посад згідно з "Класифікатором професій" ДК 003:2010 (надалі - КП).

Професії керівників, менеджерів (управителів) передбачено першим розділом КП (код професії починається з цифри 1).

Код професії, що належить до категорії "Професіонали", починається з цифри 2.

Коди професій фахівців починаються з цифри 3, а службовців - з цифри 4.

Код професії за КП - рекомендована графа штатного розпису.

Отже, визначити, чи оформлювати на працівника особову справу, можна за штатним розписом: якщо код професії починається з цифр 1, 2, 3, 4, особова справа має бути сформована.

Також особові справи в обов’язковому порядку ведуть для працівників (незалежно від класифікаційної категорії), які:

- є відомими політичними діячами;

- є членами творчих спілок;

- мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання;

- мають наукові ступені й вчені звання;

- є науковими працівниками, які не мають наукових ступенів і вчених звань (стаття 493 Переліку № 578/5).

А як щодо працівників інших категорій (код за КП починається з цифр 5, 6, 7, 8, 9 - це працівники сфери торгівлі та послуг, кваліфіковані робітники сільського та лісового господарств, риборозведення та рибальства, кваліфіковані робітники з інструментом, робітники з обслуговування, експлуатації технологічного устаткування та машин, представники найпростіших професій)?

Для них основним джерелом відомостей стають особові картки (нагадаємо, що особові картки за типовою формою № П-2 ведуть на всіх без винятку працівників організації в обов’язковому порядку).

Чи вести особові справи працівників, професії яких належать до робітничих чи найпростіших, підприємство, установа, організація вирішує самостійно. Але практика кадрового діловодства доводить, що доцільно організувати ведення особової справи на матеріально відповідальних осіб незалежно від категорії, до якої належать їх професії (посади).
У державних установах та органах місцевого самоврядування особові справи ведуть на всіх працівників, які обіймають посади державних службовців або є посадовими особами місцевого самоврядування.
Читайте: Формування особових справ державних службовців

Які документи працівника мають бути в особовій справі

Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу. Цей процес формується неабияк, а в певній послідовності. Перелік документів особової справи працівника визначено законодавством.

Щоб уникнути проблем при перевірках, варто знати: перелік документів особової справи працівника чітко визначено нормативно-правовими актами України.

Документом, що регламентує порядок формування особових справ на підприємствах, в установах і організаціях (надалі – підприємство) є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі - Правила № 1000/5), якими встановлено, що в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в організації, документи групуються у хронологічному порядку в міру їх поповнення.

Послідовність формування і безпосередньо склад особової справи визначаємо з урахуванням пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5. З-поміж визначених документів - внутрішній опис документів особової справи, оригінал заяви про прийняття на роботу (або примірник трудового договору, що залишається у роботодавця), копія наказу про прийняття на роботу. До особової справи долучимо і копії наказів про переведення на іншу посаду або про звільнення.

Правилами 3 1000/5 передбачено, що в особовій справі може бути автобіографія працівника, копії документів про освіту.

Є і форми для внесення інформації про те, що відбувається з працівником під час роботи на підприємстві або мало місце до прийняття на роботу. Це - особовий листок з обліку кадрів (не плутайте з особовою карткою № П-2, це окрема форма!) і доповнення до особового листка.

Чимало кадровиків долучають до особової справи також резюме. Таку практику можна вважати доречною.

Копії розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про стягнення, заохочення, зміну прізвища  працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки

Згоду на обробку персональних даних також не включають до особової справи. По-перше, цей документ жодним чином не характеризує ділові якості працівника. По-друге, згоди на обробку персональних даних від працівників не отримуємо з 2014 року (після змін у законодавстві у сфері захисту персональних даних). По-третє (і це найголовніше) - такий документ як «Згода на обробку персональних даних» не згадується серед можливих документів особової справи, визначених Правилами № 1000/5.

Внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до нього належать до основних облікових документів особової справи. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису (додаток 16 до Правил 1000/5; зразок внутрішнього опису документів особової справи).

Форми особового листка та доповнення до нього підприємство має розробити самостійно.

Бажано закріпити облікові форми особової справи у локальному нормативному документі, що регламентує внутрішні діловодні процеси (зазвичай це інструкція з діловодства)

Особовий листок з обліку кадрів заповнює сам працівник, наводячи відомості про себе, вказує про навчання, військову службу, роботу, що мали місце до прийняття в організацію, на основі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту, інших особистих документів.

Особовий листок працівник має заповнити власноруч в одному примірнику без скорочень, виправлень та помарок.

На особовий листок зазвичай наклеюють фотографію працівника.

Після заповнення жодних змін і доповнень (закінчив інститут, одружився, народилась донька тощо) до особового листка не вносять.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів оформлює працівник кадрової служби

Саме у доповненні будемо фіксувати всі зміни, які відбуватимуться з працівником з моменту прийняття на роботу (переведено на іншу посаду, переміщено на інше робоче місце, змінено назву посади, запроваджено суміщення посад, заохочено грошовою премією з нагоди ювілею, оголошено догану, змінено прізвище у зв’язку зі шлюбом тощо).

Підставами для внесення інформації є накази, видані в організації, та особисті документи працівника.

До доповнення до особового листка не вносять відомості про перебування у відпустках чи запровадження режиму неповного робочого часу.

Якщо на тому ж самому підприємстві працівника прийнято на іншу посаду на умовах внутрішнього сумісництва, слід оформити окрему особову справу.

Копії документів, що включають до особової справи, обов’язково засвідчують у встановленому порядку.

Документи особової справи доцільно вміщувати у папку-реєстратор, що значно полегшує роботу з розміщення нових документів.

Формуючи особову справу, згрупуйте усі документи (у т. ч. заяву, копію наказу) в папку, оформіть обкладинку.

Написи на обкладинках особових справ роблять чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою (з урахуванням норм пункту 9 глави 2 розділу VI Правил № 1000/5).

Зверніть увагу, що при первинному оформленні особової справи її сторінки не нумерують (це робиться вже після звільнення працівника при підготовці до передання справи на архівне зберігання).
Після формування особову справу необхідно зареєструвати у спеціальній обліковій формі - Журналі обліку особових справ.

Копії документів в особовій справі

Послідовність формування і склад особових справ визначають на підставі:

- пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5;

- статті 493 Переліку № 578/5.

Зокрема, відповідно Правил № 1000/5 в особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

- внутрішній опис документів справи;

- заява про прийняття на роботу (контракт);

- направлення або подання;

- особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- документи про освіту (копії);

- витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

- доповнення до особового листка з обліку кадрів;

- довідки та інші документи. 

Копія паспорта та військового квитка

Водночас копія паспорта та копія військового квитка (для військовозобов’язаних) є обов’язковими документами в особовій справі державних службовців (пункт 2 розділу ІІ Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.16 № 64, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697).

За аналогією копії паспорта та військового квитка можуть долучатися й до особових справ інших працівників. Цей крок обгрунтовуємо необхідністю вирішення різноманітних питань, що повсякчасно трапляються в практиці кадрового адміністрування. Зокрема, стосовно надання пільг, установлення скороченої тривалості робочого часу, надання щорічної основної відпустки більшої тривалості особам молодше 18 років, ведення спеціального обліку працівників, які не досягли 18 років, відкриття банківського рахунка при реалізації карткового зарплатного проекту тощо.

З огляду на практичну цінність копій особистих документів стаття 493 Переліку № 578/5 доповнює перелік пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 складовою "копії особистих документів".

Увага!

Законодавство не містить тлумачення терміна "особисті документи". Утім, у пункті 3.20 Національного стандарту України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" (ДСТУ 2732:2004), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.05.04 № 97, подано визначення поняття "особовий документ" - документ, що посвідчує особу власника, його права, обов’язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього.

Засвідчення копій документів

Згідно з пунктом 2 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню, утім, той же пункт містить настанову, що у справи слід вміщувати лише оригінали або за їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів.

Пункт 3 Указу Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.83 № 9779 "Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами й організаціями копій документів, що стосуються прав громадян" забороняє засвідчувати вірність копій паспорта (указу). Утім, ця норма стосується засвідчення копій паспортів (як і інших особистих документів), що видаються за межі підприємства.

Цей указ діє на території України у частині, котра не вступає у протиріччя  Конституції та законодавству України, відповідно до Постанови Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545 "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР".

Увага!

При формуванні особових справ працівників кадрова служба організації може засвідчувати копії документів, виданих іншими установами.

Як відомо, особова справа містить внутрішній опис документів справи, до якого включають і копії особистих документів. Варто пам'ятати: ці копії, як і довідки різного характеру (медичні, з місця проживання тощо), після звільнення працівника під час підготовки особових справ до передавання в архів організації слід вилучати з особових справ як документи з тимчасовим строком зберігання.

Відтак у графі "Примітка" внутрішнього опису роблять запис про вилучення документів з особової справи.

Порядок формування особових справ та право засвідчення копій особистих документів доцільно регламентувати в локальному нормативному акті - в інструкції з діловодства або інструкції з кадрового діловодства.

Приклад внесення відомостей про зміну прізвища до Журналу обліку особових справ

Копію наказу про зміну прізвища до особової справи працівника не включають. Такі відомості вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів та до трудової книжки (пункт 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5).

В обов’язковій для будь-якого підприємства обліковій формі - Журналі обліку особових справ - зміну прізвища відображаємо так, як показано у пропонованому прикладі. 

тут