Как известно, мало нанять высококвалифицированных сотрудников надо организовать их результативную совместную работу. В этом может существенно помочь использование уникальных возможностей интернета, точнее интранета — виртуального информационного пространства, созданного внутри отдельно взятой компании для обмена и совместного использования информации внутри этой компании.
Разработка и создание онлайн-портала должны решать следующие задачи:
- информационные, т.е. представление и свободный доступ к структурированной информации по управлению персоналом;
- коммуникативные, т.е. обмен опытом, мнениями, событиями с другими пользователями портала при общении на форуме;
- методические, т.е. гибкий подход к методам обучения, позволяющий получить новые знания, развить в себе новые способности и принести пользу компании.
Интранет (англ. intranet, также употребляется термин интрасеть) — распределенная корпоративная сеть, предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные продукты и технологии интернет. Интранет позволяет контролировать доступ к корпоративной информации.
Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть интранет — внутренний веб-сайт организации. Основанный на протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-сервер, интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер.
Таким образом, интранет — это "частный" интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации.
Корпоративный портал по управлению персоналом — это внутренний мини-портал, предназначенный для объединения компании в единую систему и эффективного решения задач по управлению человеческими ресурсами. Он позволяет руководству сделать так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к локальным ресурсам компании, был в курсе новостей и видел перспективы развития. Поэтому в корпоративная сеть должна обеспечивать:
- доступ последним новостям о деятельности компании;
- доступ к информации о кадровой политике;
- возможность сформировать целевую аудиторию;
- обслуживание документооборота;
- предоставление информации о сотрудниках;
- распространение объявлений о рабочих местах и требованиях к сотрудникам;
- интерактивное обучение;
- возможность участвовать в опросах, форумах;
- доступ к проводимым корпоративным мероприятиям и др.
Описание структуры и содержания корпоративного портала по управлению персоналом во многих методических материалах носит рекомендательный характер. Рекомендации могут быть скорректированы разработчиками в соответствии с целями конкретной компании. Ведь не всем организациям нужна дорогая многофункциональная система, во многих случаях рациональнее обойтись более простыми решениями.
Процесс создания портала по управлению персоналом достаточно сложен и требует определенных знаний. На начальной стадии кадровику необходимо грамотно составить техническое задание, чтобы понять собственные потребности и решить целый комплекс задач по контролю всех его этапов. Хорошее ТЗ для разработчиков сайта должно содержать следующую информацию:
- общая информацию о документе и его составителях;
- цели и задачи сайта;
- описание пользователей сайта, их цели и задачи;
- информационная архитектура сайта: структура сайта;
- описание контента;
- описание желаемого дизайна;
- перечень различных требований к разработке сайта;
- тестирование и публикация в сети и др.
Разработка структуры
Разработка структурной концепции кадрового портала — один из важнейших предварительных этапов работы, так как чем лучше вначале будет продумана структура, тем меньше придется вносить исправлений в почти готовый проект. Поэтому на этапе создания портала совместно с кадровиком необходимо решить следующие задачи:
1. Обозначение основных целей и задач корпоративного портала
Основная идея при создании портала по управлению персоналом состоит в том, чтобы, посещая его, сотрудники компании могли:
- быстро находить интересующую их информацию;
- заочно знакомиться с коллективом;
- знакомиться с локальной нормативной документацией и распоряжениями руководства;
- оперативно получать необходимые кадровые бланки;
- узнавать последние новости;
- получать информацию о корпоративных мероприятиях;
- участвовать в интерактивных опросах, тестировании;
- обсуждать на форуме актуальные для компании темы.
2. Определение структуры интранет-портала
Кадровый портал имеет разветвленную, иерархическую структуру. Каждый раздел при большом количестве информации разделен на несколько разделов и подразделов, которые логически связаны между собой с помощью гиперссылок. Как правило, ссылки на все разделы портала с краткими анонсами их содержимого приводятся на первой, так называемой главной, странице. На рис. 1 представлена упрощенная структура корпоративного портала по управлению персоналом, которая состоит из одной главной и шести тематических страниц:
- О компании
- Философия и история бизнеса
- Организационная структура
- Корпоративный раздел
- Регламенты и документы
- Бланки
- Персональные данные сотрудников
- Мероприятия
- Обучение
- Праздники и конкурсы
- Фотогалерея
- Вакансии
- Тестирование
- Администрирование
Рис. 1. Упрощенная структура портала по управлению персоналом
3. Подготовка эскиза и информационных материалов (контента)
Портал по управлению персоналом должен быть выдержан в едином деловом стиле. Описание контента должно включать в себя перечень всех страниц портала обозначением размещаемого на каждой странице текста, картинок и т. п. Для наглядности целесообразно сначала разработать эскизы структурного решения портала на бумаге.
На каждой веб-странице должен отображаться определенный набор стандартных элементов: логотип компании и заголовок портала (чаще всего размещают в верхней части страницы); новости (две последние в формате: дата, краткое содержание); календарь событий, форум (последние обсуждения), контактная информация разработчика (номера телефонов, адрес электронной почты и т. п.); значок защиты авторских прав, счетчик посещаемости, который фиксирует каждое открытие ресурса, изменяя значение его индикатора (в нижней части веб-страницы) и т. д.
Разработку веб-портала следует начать с главной страницы. В центральной части эскиза разместим прямоугольники с краткими анонсами рубрик, соответствующие основным разделам. В зависимости от выбранного раздела содержание внутренних веб-страниц будет меняться. Разработанные эскизы в дальнейшем используются как шаблоны для создания готовых страниц портала. На рис. 2, 3 представлены эскизы веб-страниц портала по управлению персоналом.
Рис. 2. Эскиз главной страницы портала по управлению персоналом
Рис. 3. Эскиз страницы со структурой портала по управлению персоналом
4. Разработка удобной навигации по порталу
В качестве системы навигации используется меню, состоящее из гиперссылок, с помощью которых пользователь легко может перейти на нужную страницу кадрового портала и вернуться обратно на место гиперссылки. Поэтому названия страниц портала должны соответствовать названиям ссылок.
Дизайн веб-страниц
Дизайн играет важную роль в привлечении внимания пользователей. Универсального решения в области разработки дизайна веб-страниц не существует, однако надо придерживаться единого стиля их оформления, поэтому сформируем основные требования к внешнему виду своего онлайн-портала. Дизайн предполагает разработку следующих элементов:
Цветовая гамма. Различные цветовые акценты на странице позволяют выделить такие значимые составляющие, как навигационные элементы, содержательные блоки, взаимосвязи, общий фон и т. д. Как правило, цвет текста контрастирует с цветом фона для максимально удобного чтения, а для заголовков и подзаголовков иногда используются более яркие цвета. Чаще всего в дизайне портала по управлению персоналом в основном используются светлые тона.
Шрифт. Шрифт не должен затруднять восприятие информации. Следует задать единый стиль оформления текста на веб-портале (заголовки разных уровней, эпиграфы, цитаты, ссылки и т. д.). В пределах одного портала лучше всего использовать несколько шрифтов в зависимости от назначения: один — для заголовка, другой — для подзаголовков, еще один — для основного текста. Желательно применять не больше трех-четырех шрифтов, также недопустим сливающийся текст.
Графика. Основной объем информации на веб-страницах портала представлен текстом или табличными данными, а графическая информация, в том числе фотографии, привлекают дополнительное внимание. Использование графики должно четко соответствовать содержанию кадрового портала. Все рисунки выполняются в формате png, gif или jpg с замещающим текстом. Для привлечения внимания сотрудников к анонсируемым мероприятиям, например, к проведению дистанционных курсов, запуску внутренних конкурсов и т. п., на портале используются баннеры (один-два).
Требования к техническому и программному обеспечению
Для функционирования портала необходимо техническое обеспечение со следующими минимальными характеристиками:
- процессор — Intel Pentium III 1 Ghz;
- оперативная память — 512 Mb RAM;
- жесткий диск — 40 Gb HDD.
Портал по управлению персоналом желательно оптимизировать для просмотра при разрешении 1024×768 без горизонтальной полосы прокрутки. Он должен быть доступен для полнофункционального просмотра с помощью популярных браузеров (Орега, Mozilla Firefox, MS IE), в том числе используемых на мобильных устройствах.
Разделы общей тематики
Рассмотрим подробнее каждый раздел информационного портала по управлению персоналом. Если активизировать пункт меню "О компании", то появится два подраздела "Философия и история бизнеса" и "Оргструктура". Раздел "Философия и история бизнеса" содержит информацию о ценностях и истории создании компании со ссылкой «подробнее» (эскиз — на рис. 4).
Рис. 4. Эскиз страницы о философии и истории бизнеса компании
Раздел "Оргструктура" позволяет пользователю внутреннего ресурса ознакомиться с организационной структурой компании, со взаимодействием сотрудников и подразделений между собой. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль и место в структуре компании.
Ключевой "Корпоративный раздел" позволяет сотруднику в любое время ознакомиться с локальными нормативными документами, которые используются в компании, получить оперативный доступ к информации о других сотрудниках, возможность заполнить и распечатать необходимые формы документов. К основным задачам этого раздела относятся:
- своевременная подача кадровых документов с использованием электронных форм;
- обеспечение бесперебойного цикла жизни кадрового документа (от создания до архивирования);
- исключение дублирования информации.
Этот раздел имеет несколько подразделов: "Регламенты и документы", "Бланки", "Персональные данные". Подраздел "Регламенты и документы" разделен на три части и содержит следующие локальные нормативные документы, которые регулируют работу персонала:
- Положения (примерный перечень):
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных;
- положение об оплате труда и премировании;
- положение о системе кадровой документации;
- положение о прохождении испытательного срока;
- положение о проведении аттестации;
- положение об обучении персонала;
- положение об охране труда;
- положения об отделах.
- Должностные инструкции:
- должностные инструкции по профессиям (профессиональные стандарты).
- Приказы:
- приказы по основной деятельности.
Причем при обновлении положений и инструкций сотрудники компании получают соответствующие письма-уведомления на свой адрес электронной почты.
В подразделе "Бланки" представлена организационно-распорядительная документация, к которой относятся: акты, заявки, справки, заявления, докладные, служебные и объяснительные записки и т. д. Корпоративный портал помогает экономить время на работу с ежедневными обращениями в отдел персонала по поводу заявлений на отпуск, оформления командировок, получения справок и т. п. Сотрудники получают онлайн-доступ к различным формам, бланкам, образцам и возможность распечатать их, а программы для документооборота автоматизируют и отслеживают бизнес-процессы в компании.
Активизировав ссылку меню на подразделе "Персональные данные" сотрудники могут получить на экране профиль каждого сотрудника со следующими реквизитами:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения;
- должность;
- подразделение;
- внутренний телефон, городской телефон c кодом города;
- электронная почта;
- ICQ, Skype;
- фотография сотрудника (профиль);
- основные должностные обязанности и т. д.
Эта информация позволяет быстро адаптироваться новым сотрудникам, запомнить имена коллег и руководства.
В раздел "Мероприятия" входят подразделы "Обучение", "Праздники и конкурсы", "Фотогалерея". Подраздел "Обучение" дает возможность удаленного доступа к базе тематических видео-уроков, учебных презентаций, статей и т. п. C помощью корпоративного портала сотрудники могут посмотреть расписание тренингов, отправить заявку на участие в обучающих программах.
Подраздел "Праздники и конкурсы" позволяет персоналу получить информацию о проводимых в компании мероприятиях: конкурсах, экскурсиях, выставках, корпоративах и т. д. Эта информация на интранет-портале может быть представлена с помощью мультимедийных документов, баннеров, а также электронной рассылки по корпоративным e-mail адресам. Также любой сотрудник онлайн-портала может получить поздравление в день рождения, оформленное в соответствующем корпоративном стиле. Подраздел "Фотогалерея" представляет собой структурированный виртуальный фотоальбом, который позволяет посмотреть фотоотчеты и фоторепортажи о внутрикорпоративных событиях. Он имеет следующие атрибуты на экране:
- название;
- иллюстрация/фото;
- краткое описание;
- полное описание (по необходимости).
Основное требование к этому разделу — это возможность закачивать фотографии на сервер через портал.
Раздел "Вакансии" — своеобразный мини-портал отдела персонала по рекрутменту, который предоставляет любому сотруднику компании информацию об имеющихся свободных вакансиях в формате:
- название вакансии;
- описание;
- требования к кандидату (образование, опыт работы, знания и умения, личные качества).
Эта информация дает возможность сотрудникам компании участвовать в конкурсе на замещение вакантных должностей, отделу персонала — существенно снизить затраты компании на поиск и подбор кандидатов, а руководителям структурных подразделений — оперативно отслеживать процесс закрытия вакансий.
Раздел "Опросы" позволяет проводить заочное анкетирование, "горячие линии", опросы и тестирование по различным аспектам (например, для исследования удовлетворенности, лояльности, вовлеченности, мотивации и др.), актуальным как для подразделения, так и компании в целом.
Раздел "Администрирование" используется для обсуждения корпоративных событий, внесения предложений и консультирования пользователей на портале и по электронной почте, для организации технической поддержки. Посетители онлайн-портала могут оставить сообщение по ссылке "Задать вопрос", (поля, отмеченные "*", обязательны для заполнения):
- Фамилия, имя, отчество
- Телефон
- E-mail (для ответа)*
- Ваш вопрос*
Читатели форума могут добавить комментарий к любому сообщению или комментарию, тем самым создавая дискуссию. Таким образом, он позволяет наладить полноценную обратную связь с коллегами и руководством компании по текущим вопросам.
Тестирование и публикация в сети
На заключительном этапе разработки важно проверить, чтобы веб-страницы портала по управлению персоналом выглядели так, как было задумано. Для этого надо проверить комплектность графических элементов и контента, а также правильность работы гиперссылок. После прохождения соответствующей аутентификации система проверяет полномочия пользователя на доступ к кадровому порталу. В соответствии с Законом "О персональных данных" обработка и защита персональных данных предусматривает установление прав пользователей в зависимости от занимаемой должности. Основное требование к разделам онлайн-портала — возможность в режиме реального времени добавлять, удалять и редактировать контент на сервере через портал.
Таким образом, обсудив техническое задание и протестировав весь сайт после его создания, можно подписывать акт о выполненных работах. Дальнейшие изменения обычно требуют дополнительных денежных средств.
