Міністерством юстиції України затверджено Типове положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (наказ від 02.06.2014 № 864/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 05 червня 2014 року за № 592/253690).
Відповідно до цього положення, архівна установа сільської, селищної, міської ради (надалі — Трудовий архів) створюється для тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.
Зокрема, Трудовий архів відповідно до покладених на
нього завдань:
- здійснює приймання документів з кадрових
питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими
(погодженими) державними архівами, архівними відділами міських рад;
- здійснює приймання виборчої документації
тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
- здійснює приймання документів тимчасового
зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку,
фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою
податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не
закінчилися;
- веде облік юридичних осіб, що перебувають на
стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою
контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до
передачі їх на зберігання до Трудового архіву;
- здійснює моніторинг збереження та
впорядкування документів з особового складу в установах, на підприємствах, в
організаціях незалежно від форми власності;
- забезпечує відповідно до умов, визначених
Укрдержархівом, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних
осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були
зареєстровані) на цій території;
- здійснює на підставі договору з юридичною
особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів,
що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;
- проводить експертизу цінності архівних
документів, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній
комісії архівного відділу відповідної районної, районних у містах Києві та
Севастополі державних адміністрацій акти про вилучення для знищення документів,
строки зберігання яких закінчилися;
підприємства, установи та організації про склад і
зміст документів Трудового архіву;
- проводить роботи щодо встановлення
місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до
Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи,
організації та громадян;
У Трудовому архіві зберігаються:
- документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) і тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб — підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території;
- виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
- документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
- довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
