Відповідно до статті 10 Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки" (надалі - Закон №504) роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам У кадровій практиці для обліку кількості днів наданих відпусток та періодів, за які вони надаються, використовують Журнал обліку щорічних і додаткових відпусток працівників. Завдяки веденню журналу можна здійснювати оперативний контроль наданих відпусток, а також використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності. У журнал заносять інформацію про надання відпусток, а саме: щорічної основної; додаткової за роботу із шкідливими та важкими умовами праці; додаткової за особливий характер праці; додаткової працівникам які мають дітей або повнолітню дитину - інваліда з дитинства групи А І групи; інших додаткових відпусток, передбачених законодавством.
Для зручності пропонується в журналі вести й облік додаткової оплачуваної відпустки "чорнобильцям" категорій 1 і 2, яка надається відповідно до статей 20 і 21 Закону України від 28.02.94 № 796 "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи", хоча ця відпустка є пільговою і на неї не поширюється вимоги Закону № 504.
