Кожен відділ складає свою номенклатуру у двох
примірниках, один із яких передають службі діловодства для зведення. Інший
зберігають у справі "Номенклатура справ підрозділу" - разом із витягом зі
зведеної номенклатури, отриманим від служби діловодства згодом.
У практичній роботі використовують витяг зі зведеної
номенклатури, який може різнитися від поданого до служби діловодства
початкового варіанта. Зокрема, у витягу може бути уточнено заголовки справ,
пересистематизовано справи згідно з уніфікованою системою та за рекомендаціями
державного архіву, органу вищого рівня.
Служба діловодства реєструє одержані примірники номенклатур справ структурних підрозділів у журналі
(картотеці) внутрішніх документів. Перед реєстрацією перевіряють наявність
підписів та віз на обох примірниках номенклатури справ структурного підрозділу.
Зведену номенклатуру справ складає служба діловодства
за методичної підтримки архіву підприємства або посадової особи, відповідальної
за архів: у грудні; за уніфікованою формою.
Перший розділ зведеної номенклатури, складеної за структурним принципом, відводять для справ служби діловодства. Наступні розділи подають у послідовності згідно зі штатним розписом чи класифікатором підрозділів — з урахуванням відокремлених структурних підрозділів, які не мають статусу юридичної особи. Наприкінці зазначають справи постійних і тимчасових колегіальних органів — колегій, рад, комісій, творчих груп тощо.
Структура зведеної номенклатури справ
Залежить від того, чи є на підприємстві поділ на підрозділи.
Структурний принцип
За чіткої організаційної структури із поділом на підрозділи зведену номенклатуру будують за структурним принципом, об'єднуючи в ній усі підписані й завізовані примірники номенклатур справ підрозділів.
Заголовками розділів зведеної номенклатури в цьому разі є назви підрозділів (канцелярія, плановий відділ, відділ кадрів, відділ маркетингу тощо).
Функціональний принцип
На безструктурних підприємствах, де основні функції (напрями діяльності) розподілено між працівниками, застосовують функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ.
У цьому разі розділи номенклатури відповідають напрямам діяльності підприємства (планування, фінансування, прогнозування тощо). Їх розташовують за ступенями важливості.
У зведеній номенклатурі, побудованій за функціональним принципом, заголовок справи зі зведеною номенклатурою розміщують першим у розділі "Розпорядча діяльність. Документаційне забезпечення управління та організація зберігання документів".
За виробничої потреби можна поєднати обидва принципи побудови номенклатури справ.
Приклад
До складу підприємства входять два підрозділи - відділ продажів і бухгалтерія. За інші напрями діяльності (кадрова робота, охорона праці, діловодство, правова робота) відповідають окремі фахівці. Доцільний формат номенклатури - поєднання структурного та функціонального принципів побудови.
Наприкінці зведеної номенклатури завжди передбачають резервні номери для додатково сформованих справ.
Зведену номенклатуру:
- підписує керівник служби діловодства;
- візує керівник архіву (посадова особа, відповідальна за архів);
- схвалює експертна комісія (ЕК) підприємства;
- погоджує експертно-перевірна комісія (ЕПК) відповідного державного архіву (ЕК органу вищого рівня);
- затверджує директор (після внесення уточнень і передрукування).
Належно оформлену зведену номенклатуру справ реєструють під унікальним номером.
Підприємства, що належать до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ), створюють зведені номенклатури справ у чотирьох примірниках:
- перший (недоторканний) зберігається у службі діловодства;
- другий - використовується службою діловодства як робочий;
- третій - передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у підрозділах;
- четвертий - надсилається до відповідної державної архівної установи.
Увага! У зведеній номенклатурі оформлюють запис і про справу із затвердженим примірником зведеної номенклатури, призначеним для архівного підрозділу.
Підприємства, що не є джерелами формування НАФ, створюють три примірники зведеної номенклатури справ (за відсутності органу вищого рівня). Номенклатури справ підрозділів складають у двох примірниках, один із яких передають службі діловодства.
Погоджену та затверджену зведену номенклатуру вводять у дію з 1 січня нового року.
Увага! Зазвичай, зведену номенклатуру справ директор затверджує особисто за допомогою грифа. Однак, не є помилкою і затвердження номенклатури наказом. Це, зокрема, доцільно, якщо затвердження номенклатури супроводжують інші управлінські рішення. Наприклад, перевірити порядок формування справ у підрозділах, скласти описи справ для передавання документів в архів тощо.
Форма зведеної номенклатури
Номенклатура справ: створюємо за правилами
Номенклатура
справ — обов'язкова облікова форма для кожного підприємства, організації
незалежно від форми власності. Складаємо номенклатуру справ відділу
кадрів як структурного підрозділу.
Номенклатури
справ розробляємо і оформлюємо за загальнодержавним нормативним актом, що діє з
липня 2015 року. Це Правила організації діловодства та архівного зберігання
документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на
підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі - Правила 1000/5).
Правила
№ 1000/5 узагальнено визначають і подальші етапи життєвого циклу номенклатур:
ведення, оформлення витягів і закриття.
Для
початку - кілька основоположних приписів, викладених у Правилах 1000/5:
- дія
Правил № 1000/5 поширюється на підприємства, установи, організації (надалі -
підприємство) будь-якої форми власності;
- кожне
підприємство повинно мати власну номенклатуру справ;
- номенклатури
справ розробляють наприкінці року на наступний рік.
Облік
документів в діловодстві є дворівневим. На першому рівні обліковуємо окремі
документи - найчастіше за журналами реєстрації, книгами обліку, інколи - за
картками. На другому - справи, до яких ці документи сформовані. Справи
обліковуємо саме за номенклатурами.
А
власне, що таке номенклатура? Це перелік назв справ, що заведено на
підприємстві, систематизований у певному порядку. По кожній справі зазначається
і строк її зберігання.
Номенклатура справ відділу кадрів як структурного
підрозділу підприємства
Номенклатуру
справ на наступний рік кожен структурний підрозділ (відділ кадрів — не виняток)
має розробити до 15 листопада поточного року.
Звісно,
це «командне» завдання. Самотужки посадова особа, відповідальна за діловодство
у підрозділі, із цим не впорається. Тож, до процесу залучають і інших фахівців.
Утім,
відповідальність за підготовку номенклатури справ покладається на керівника
кадрової служби, начальника відділу кадрів.
Для
номенклатури справ підрозділу є уніфікована форма. Її закріплено в додатку 11
до Правил 1000/5.
Уніфікована
форма номенклатури справ підрозділу передбачає 5 граф:
1. Індекс справи;
2. Заголовок
справи (тому, частини);
3. Кількість
справ (томів, частин);
4. Строк
зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;
5. Примітка.
Бланк
форми номенклатури справ відділу кадрів
Відділ
кадрів, як і будь-який відділ підприємства, має послуговуватися саме цією
унормованою формою.
Для
кожного напряму діяльності відділу кадрів необхідно передбачити належну
кількість справ, включивши їх заголовки до номенклатури.
Приклад
Припустимо, до завдань кадрової служби належить
взаємодія з навчальними закладами (курсами) з питань підготовки та підвищення
кваліфікації персоналу. Тож, можуть створюватися:
- договори про навчання;
- списки осіб, які закінчили курси підвищення
кваліфікації;
- навчальні програми та плани;
- довідки про професійне навчання;
- листи про направлення на навчання.
Для зберігання цих документів слід передбачити справу
у відділі кадрів.
Виявлені
види документів з усіх питань діяльності кадрової служби групують з метою правильного
визначення складу справ та формулювання їх заголовків. Адже недоцільно
створювати окрему справу для кожного виду документів. Складаючи перелік справ,
необхідно взяти до уваги обсяги документів кожного виду, тематику порушуваних
питань тощо. Звичайно, слід врахувати базове правило формування справ, згідно з
яким до однієї справи не можна долучати документи з різними - постійним і
тимчасовим - строками зберігання.
Перед
складанням номенклатури справ корисно ознайомитися з типовою або примірною
номенклатурою справ (за наявності), номенклатурами й описами справ за минулі
роки, реєстраційними формами документів (картки, журнали), звітами про роботу,
типовим і галузевим переліками документів.
Які справи включати до номенклатури відділу кадрів?
У
номенклатурі має бути передбачено всі категорії справ, з усіх документованих
напрямів діяльності відділу кадрів, зокрема:
- перехідні
справи - це, зокрема, особові справи, Книга обліку руху трудових книжок та
вкладишів до них тощо;
- справи
постійних колегіальних і дорадчих органів, у т. ч. тимчасових (комісій, груп
тощо), відповідальність за забезпечення діяльності яких покладено на службу
кадрів, - справи атестаційної та кваліфікаційної комісій, робочої групи з
підготовки положення про оплату праці, матеріальне стимулювання (преміювання) тощо.
Перехідна
справа -
справа з питань, вирішення яких триває понад один рік. Її ведуть протягом
кількох років і вносять до номенклатури справ щороку протягом усього строку
вирішення порушених питань.
До
номенклатури, зазвичай, включають справи, що містять оригінали документів. За
рішенням експертної комісії до номенклатури можуть бути додані й справи,
призначені для зберігання копій документів, що накопичуються у відділі
(розпорядчих документів, положень про структурні підрозділи, посадових
інструкцій тощо).
До
номенклатури справ не включають: друковані видання, довідники (у т. ч.
телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію.
У
заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, вказуємо
вид документів у множині. Наприклад:
Накази
з кадрових питань тривалого строку зберігання
Накази
з кадрових питань тимчасового строку зберігання
У
заголовках справ із планами чи звітами вкажемо період (місяць, квартал,
півріччя, рік) запланованого створення або фактичного виконання документів.
Наприклад:
План
роботи з кадрами на 2016 рік
Для
справ з кореспонденцією вкажемо кореспондентів і зміст листування:
Листування
з районним центром зайнятості з питань працевлаштування
Правило!
Включайте до номенклатури всі особові справи під одним
індексом, а обліковуйте окремо. Аналогічно - трудові книжки і особові картки!
Для кадрового діловодства характерні справи, що
складаються з різних за видами документів, пов’язаних з однією особою. До цієї
категорії належать, зокрема, особові справи.
Усі
особові справи працівників включають до номенклатури під одним індексом
(наприклад, 04-26 "Особові справи працівників"). Так само під одним індексом
включають до номенклатури справ і трудові книжки (наприклад, 04-28 "Трудові
книжки працівників") і особові картки, що ведуться за типовою формою № П-2
(наприклад, 04-27 "Особові картки працівників").
Облік
кожної особової справи або трудової книжки ведуть не за номенклатурою справ, а
за спеціальними обліковими формами - Журнал обліку особових справ і
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Облік особових карток
рекомендується вести за такою обліковою формою, як Журнал обліку прийняття
працівників. Усі ці облікові форми також включають до номенклатури справ
відділу кадрів.
Строки
зберігання
справ проставляємо відповідно до Переліку типових документів, що створюються
під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших
установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання
документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.
Номенклатура
справ структурного підрозділу - за своєю суттю теж справа, як і будь-яка інша
облікова форма.
Отже,
в переліку справ її зазначаємо теж - останньою.
Відтак
створюють пусті пронумеровані рядки. Це - резерв для додаткових справ, що
можуть бути сформовані при зміні функцій чи напрямів діяльності підрозділу.
Точно визначити потрібну кількість резервних номерів, звісно, складно.
Оптимальне рішення - 3-5 номерів.
Проект
номенклатури справ структурного підрозділу:
- підписує
керівник підрозділу;
- візує
керівник архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).
Наприкінці
року номенклатуру справ відділу кадрів обов’язково слід закрити підсумковим
записом.
У
підсумковому записі зазначають кількість справ, фактично сформованих протягом
року. Підсумкові дані передають службі діловодства.
