Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за N 218/2658, службове відрядження визначено, як поїздку працівника за розпорядженням керівника за рахунок коштів підприємства, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором.
Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником).
Відповідно до вимог статті 177 Кодексу законів про працю України (надалі - КЗпП) при оформленні наказу (розпорядження) на відрядження жінки-працівниці роботодавець має враховувати те, що жінки, що мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, не можуть залучатись до надурочних робіт або направлятись у відрядження без їх згоди. Ця правова норма спрямована на захист умов для поєднання жінкою-працівницею виконання роботи згідно умов трудового договору з материнством.
Роз'їзною вважають роботу, при якій працівник виконує свої посадові обов’язки поза розташуванням підприємства, через що змушений виїжджати та повертатися до місця роботи в неробочий час, що становить не менше двох-трьох годин на день. Поняття "роз'їзної характер роботи" знаходимо у постанові Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 01.06.89 № 169/10-87 "Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве", яка продовжує діяти в Україні відповідно до постанови Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545 "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу PCP". Тобто, роз’їзний характер робіт передбачає виконання робіт на об'єктах, розташованих на значній відстані від місця розміщення організації, в зв’язку з поїздками в неробочий час від місця знаходження підприємства (збірного пункту) до місця роботи на об'єкті і назад, що становить не менше двох-трьох годин вдень.
Порядок компенсаційних виплат з цього приводу встановлений постановою Кабінету Міністрів України від 31.03.99 № 490 "Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер" (надалі - Постанова № 490).
Конкретні розміри надбавок визначаються умовами галузевої угоди, колективним договором підприємства. На цих підставах, в кожному підприємстві(структурному підрозділі), як додаток до колективного договору, повинен бути перелік професій, посад та категорій працівників яким виплачуються надбавки за роз’їзний характер праці.
Якщо у колективному договорі визначено перелік посад і професій, робота за якими пов'язана з роз'їзним (пересувним) характером, або якщо така норма передбачена трудовим договором між працівником і роботодавцем, то службові поїздки таких працівників не вважаються відрядженням.
Відповідно, їм встановлюються надбавки до тарифних ставок і посадових окладів і відшкодовуються витрати на проїзд на підставі умов Постанови № 490, та відповідного локального документу підприємства. Однак, якщо колективним договором такий перелік посад, професій не передбачено або зазначене не обумовлено в трудовому договорі, службові поїздки працівників для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи є відрядженням.
Роботодавець, керуючись вимогами статті 29 КЗпП, при прийомі на роботу працівника, зобов’язаний під підпис поінформувати йому про умови праці, права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах, а також визначити коло трудових обов’язків з цих питань в посадовій інструкції працівника. Оскільки, роз'їзний (пересувний) характер виконання роботи є істотною умовою трудового договору.
Відсутність умов праці при прийомі на роботу про виконання роботи на постійних умовах в дорозі або, що робота має роз’їзний (пересувний) характер не дає підстав для роботодавця згодом впроваджувати такі зміни без дотримання вимог законодавства про працю, щодо зміни умов праці за укладеним трудовим договором.
Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (стаття 31 КЗпП). Виїзди працівника поза адміністративно-територіальні межі місцезнаходження підприємства (структурного підрозділу), передбачають зміну режиму праці та відпочинку. Таким чином, у випадку необхідності внесення відповідних змін до умов укладеного з працівником трудового договору, роботодавець повинен дотримуватися вимог частини третьої статті 32 КЗпП, тобто двомісячного строку письмового повідомлення працівника, та інших процедурних заходів.
У разі якщо колективним договором визначено перелік посад і професій, робота яких постійно проходить в дорозі і має роз’їзний (пересувний) характер, і ця умова передбачена посадовою інструкцією працівника та укладеним з ним трудовим договором, службові поїздки таких працівників не вважаються відрядженням, і працівник не вправі відмовитись від виконання покладених на нього обов’язків.
