Записи в трудовій книжці беруть до уваги при призначенні пенсії, проведенні
виплат за вислугу років тощо. Тому неправильних або неточних записів у трудовій
книжці бути не повинно. Але якщо раптом виявили помилку?
Хто і яким
чином виправляє?
Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України,
Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58 затверджено
Інструкцію про порядок ведення трудових
книжок працівників, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993
року за N 110
(надалі – Інструкція).
Відповідно до розділу 2 Інструкції у
разі виявлення неправильного або
неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження
та заохочення тощо, виправлення виконується роботодавцем, де було
зроблено відповідний запис. Роботодавець за новим
місцем роботи зобов'язаний надати
працівнику в цьому необхідну допомогу. За необхідності роботодавець видає працівникам на
їх прохання завірені
виписки з трудових книжок відомостей
про роботу.
Якщо підприємство, що зробило неправильний або неточний запис,
ліквідоване, відповідний запис робиться
правонаступником і засвідчується відбитком печатки (за наявності), а в разі його відсутності -
вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в
разі його відсутності - обласним архівом
або державним архівом.
Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про
нагородження та заохочення
та інші мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. У
разі втрати наказу чи розпорядження або
невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей
про роботу здійснюється на основі
інших документів, що
підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Звертаємо
увагу. Показання свідків не
можуть бути підставою для
виправлення занесених раніше записів.
Пунктом 2.10 Інструкції встановлено, що у розділі "Відомості про
роботу",
"Відомості про
нагородження", "Відомості
про заохочення" трудової
книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або
неправильних записів не допускається.
У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення
відповідного порядкового номеру,
дати внесення запису в графі
3 пишеться:
"Запис за №
таким-то недійсний". Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у
графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) роботодавця, запис з
якого неправильно внесений до трудової
книжки.
У такому ж порядку визнається
недійсним запис про звільнення і переведення
на іншу постійну
роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого
органом, який розглядає трудові спори,
і поновлення на
попередній роботі або
зміни формулювання причини звільнення.
Наприклад, пишеться:
"Запис за № таким-то є недійсним,
поновлений на попередній
роботі". При зміні
формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за № таким-то є недійсним" звільнений...
і зазначається нове формулювання.
У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ (розпорядження) про поновлення на роботі або зміну
формулювання причини звільнення.
При наявності в трудовій
книжці запису про звільнення або
переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника
видається "Дублікат" трудової
книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.
Розглянемо на конкретних ситуаціях.
Помилка в
нумерації запису
У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки порушена нумерація
записів. Наприклад, після запису № 8 від 16.01.2017 року іде інший запис із тим
же № 8, але вже від 30.06.2017 року.
Ураховуючи, що порядок виправлення таких помилок в Інструкції не прописаний,
вважаємо правильними такі дії:
- у графі 1 вказати наступний порядковий номер (№ 19);
- у графі 2 зазначити дату внесення виправлень;
- у графі 3 вказати номер запису, який є недійсним (№ 18 від 30.06.2017 року) та текст правильного запису;
- у графі 4 повторіть дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця.
Зразок
заповнення трудової книжки в цьому випадку.
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№
з/п
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення
(із зазначенням причин і посиланням на
статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис
(документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
…….
|
|||||
Товариство
з обмеженою відповідальністю "Крок"
|
|||||
18
|
16
|
01
|
2017
|
Прийнято на посаду рекламного агента відділу
маркетингу
|
Наказ від 12.01.17 № 5-ос
|
18
|
30
|
06
|
2017
|
Переведено на посаду менеджера зі збуту відділу
збуту
|
Наказ від 30.06.17 № 18-ос
|
19
|
10
|
07
|
2017
|
Запис за № 18 від 30.06.2017 року є недійсним. Переведено на посаду менеджера
зі збуту відділу збуту, 30.06.2017 року.
|
Наказ від 30.06.17 № 18-ос
|
…….
|
|||||
Помилка в даті
У графі 2 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки проставлена
неправильна дата прийому на роботу (переведення, звільнення).
Ураховуючи, що і ця ситуація щодо виправлення таких помилок в Інструкції не
прописана, вважаємо правильними такі дії:
- у графі 1 вказати черговий номер, наступний за порядком за номером
останнього запису;
- у графі 2 зазначити дату внесення виправлень;
- у графі 3 спочатку написати: "Запис за № таким-то є недійсним", а потім повторіть запис про
прийом на роботу із зазначенням тут же
в тексті правильної дати прийому;
- у графі 4 вказати дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на
підставі якого спочатку в трудовій книжці був зроблений запис. Тобто повторіть
тут реквізити наказу з неправильного запису.
Зразок
заповнення трудової книжки в цьому випадку.
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№
з/п
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення
(із зазначенням причин і посиланням на
статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис
(документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
…..
|
|||||
Публічне
акціонерне товариство "Прогрес"
|
|||||
21
|
03
|
07
|
2017
|
Прийнято на роботу швачкою 2 розряду цеху
верхнього одягу.
|
Наказ від 03.07.17 № 65-ос
|
22
|
10
|
07
|
2017
|
Запис за № 21 від 03.07.2017 року є недійсним. Прийнято на роботу швачкою 2
розряду цеху верхнього одягу, 04.07.2017 року.
|
Наказ від 03.07.17 № 65-ос
|
…..
|
|||||
У наказі – одна
запис, у трудовій книжці - інша
У графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки запис не
відповідає змісту наказу про прийом на роботу (припущена помилка при внесенні
запису).
Виправляємо таким чином:
- у графі 1 вказати черговий номер, наступний за порядковим номером
останнього запису;
- у графі 2 зазначити дату внесення змін;
- у графі 3 вказати номер запису, який є недійсним та правильний текст запису;
- у графі 4 зазначити дату
і номер наказу (розпорядження) роботодавця про прийом на роботу, запис з якого
неправильно внесений у трудову книжку.
Наведемо зразок
заповнення трудової книжки в цьому випадку.
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№
з/п
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення
(із зазначенням причин і посиланням на
статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис
(документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
…..
|
|||||
Товариство
з обмеженою відповідальністю "Вибір"
|
|||||
13
|
26
|
06
|
2017
|
Прийнято на посаду економіста 1 категорії
планового відділу
|
Наказ від 22.06.17 № 12-К
|
14
|
10
|
07
|
2017
|
Запис за № 13 від 26.06.2017 року є недійсним. Прийнято на посаду бухгалтера 1
категорії відділу бухгалтерського обліку та звітності, 26.06.2017 року.
|
Наказ від 22.06.17 № 12-К
|
……
|
|||||
Помилка в
наказі та трудовій книжці
У наказі про прийом на роботу від 13.04.17
№ 25-ос, найменування посади не
відповідає штатному розпису. Помилка виявлена після внесення відомостей про
прийом на роботу в трудову книжку працівника. Роботодавцем виданий наказ від
10.07.17 № 60-ос про внесення змін до пункту наказу, у якому неправильно
вказана назва посади працівника.
Виправляємо таким чином:
- у графі 1 вказати черговий номер, наступний за порядковим номером
останнього запису;
- у графі 2 зазначити дату внесення змін;
- у графі 3 запис за № таким-то визнати недійсним та вказати правильне найменування
посади;
- у графі 4 вказати дату і номер уточнюючого наказу (розпорядження)
роботодавця.
Зразок
заповнення трудової книжки в цьому випадку.
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№
з/п
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення
(із зазначенням причин і посиланням на
статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис
(документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
…..
|
|||||
Приватне
акціонерне товариство "Квітка"
|
|||||
35
|
17
|
04
|
2017
|
Прийнято на посаду товарознавця відділу
маркетингу.
|
Наказ від 13.04.17 № 33-К
|
36
|
11
|
07
|
2017
|
Запис за № 35 від 17.04.2017 року є недійсним. Прийнято на посаду фахівця з
якості відділу маркетингу, 17.04.2017 року.
|
Наказ від 11.07.17 № 61-К
|
…..
|
|||||
Помилка в
найменуванні підприємства, організації або установи
У графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки найменування
підприємства вписане з помилкою. Помилку виявили відразу.
Ураховуючи, що і ця ситуація щодо виправлення таких помилок в Інструкції не
прописана, вважаємо правильними такі дії:
- у графі 3 після неправильного запису відразу зазначити правильний запис
щодо найменування підприємства, організації або установи;
- нумерувати запис про виправлення помилки не потрібно.
Зразок
заповнення трудової книжки в цьому випадку.
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№
з/п
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення
(із зазначенням причин і посиланням на
статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис
(документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
…..
|
|||||
Приватне
підприємство "Будівельник"
|
|||||
Запис "Приватне підприємство "Будівельник" є
недійсним. "Приватне акціонерне товариство "Будівельник"
|
|||||
71
|
……
|
||||
Помилка в
реквізитах документа
У графі 4 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказані
неправильні реквізити наказу про прийом на роботу (переведення, звільнення).
Виправляємо таким чином:
- у графі 1 вказати черговий номер, наступний за порядковим номером
останнього запису;
- у графі 2 зазначити дату внесення виправлень;
- у графі 3 вказати номер запису, який є недійсним і запис із правильним текстом;
- у графі 4 зазначити правильні реквізити
наказу.
Зразок
заповнення трудової книжки в цьому випадку.
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№
з/п
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення
(із зазначенням причин і посиланням на
статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис
(документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
…..
|
|||||
Державне
підприємство "Південь"
|
|||||
15
|
10
|
06
|
2017
|
Прийнято на посаду продавцем-консультантом
відділу спорттоварів.
|
Наказ від 10.07.17 № 83-К
|
16
|
10
|
06
|
2017
|
Запис за № 15 від 10.06.2017 року є недійсним. Прийнято на посаду продавцем-консультантом
відділу спорттоварів, 10.06.2017 року.
|
Наказ від 06.07.17 № 80-К
|
Помилка
виявлена після звільнення
Неправильний запис у трудовій книжці, зроблений колишнім роботодавцем,
виявлений після прийому на роботу до нового роботодавця.
Запис про виправлення помилки робиться роботодавцем, яким внесено неправильний
запис у трудову книжку працівника.
Якщо, на момент виявлення неправильного запису, працівник працює на іншому
підприємстві, в установі, організації (надалі
– підприємство), то запис про виправлення помилки у трудову книжку
працівника можна внести тільки після його звільнення з цього підприємства та
видачі працівнику трудової книжки під підпис. Після чого працівник має звернутися
до підприємства, яким внесено неправильний запис у трудову книжку з клопотання виправити
помилку.
Виправляємо таким чином:
- вказати найменування підприємства;
- зазначити правильний запис і
посвідчити його в установленому порядку.
Зразок
заповнення трудової книжки в цьому випадку.
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
|
|||||
№
з/п
|
Дата
|
Відомості про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу і звільнення
(із зазначенням причин і посиланням на
статтю, пункт закону)
|
На підставі чого внесено запис
(документ, його дата і номер)
|
||
число
|
місяць
|
рік
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||
…..
|
|||||
Публічне
акціонерне товариство "Парус"
|
|||||
11
|
17
|
03
|
2015
|
Прийнято на посаду менеджера з персоналу
відділу кадрового забезпечення.
|
Наказ від 17.03.15 № 23-К
|
12
|
23
|
05
|
2016
|
Звільнено за власним бажанням, стаття 38 КЗпП
України.
|
Наказ від 23.05.16 № 61-К
|
Інспектор із кадрів (підпис, відбиток печатки)
З. Луцько
|
|||||
………..
|
|||||
Публічне
акціонерне товариство "Парус"
|
|||||
18
|
30
|
06
|
2017
|
Запис за № 12 від 23.05.2016 року є недійсним. Звільнено у зв’язку з
переведенням до Державного підприємства "Південь", пункт 5 статті 36 КЗпП
України, 23.05.2016 року.
|
Наказ від 23.05.16 № 61-К
|
Інспектор із кадрів (підпис, відбиток печатки)
З. Луцько
|
|||||
…..
|
|||||
Працівник поновлений
судом на роботі
За рішенням суду працівник поновлений на колишній роботі.
Виправляємо таким чином:
- у графі 1 вказати порядковий номер запису;
- у графі 2 зазначити дату внесення запису;
- у графі 3 вказати правильний запис;
- у графі 4 зазначити реквізити наказу про поновлення працівника на роботі.
Судом змінено підставу звільнення працівника з посади.
- у графі 1 вказати порядковий номер запису;
- у графі 2 зазначити дату внесення запису;
- у графі 3 вказати новий текст
запису;
- у графі 4 зазначити реквізити наказу про зміну підстави звільнення.
