Заяви про прийом на роботу, переведення, звільнення тощо: пишемо чи друкуємо?

Роботодавець не приймає заяву на відпустку, оскільки надруковано на комп’ютері, а не написано від руки. Чи обов’язково писати заяву від руки?

Наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.03 N 55 затверджено Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003" (надалі – Стандарт), який поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення,  рішення, протоколи,  акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (надалі - підприємство).

Стандарт  установлює:  склад  реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків  та оформлювання документів;  вимоги до документів,  що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги Стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. 

Разом із цим, він не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Відповідно до пункту 7.1 Стандарту документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо),  авторами яких є посадові та  інші  фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

Ураховуючи, що заява належить до інформаційно-аналітичних документів*, тому до неї теж потрібно застосовувати вимоги Стандарту.

Отже, заяви працівників можна оформляти як рукописним, так і друкарським способом, але  останній спосіб явно перебуває в пріоритеті.  

Водночас, обов’язковість оформлювати заяви рукописним способом може бути встановлена окремими нормативно-правовими актами. Так, відповідно до пункту 4 розділу IV Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджено наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.16 № 64, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697, заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення з посади тощо оформляються власноруч і підписуються із зазначенням дати.

Звертаємо увагу. Відповідно до Стандарту:

F підпис  складається  з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи  розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено  в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково  зазначають  посаду  і прізвище особи, яка  підписала  документ  (виправлення  вносять рукописним  або  машинописним  способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник".

Підписувати документ із прийменником "за"  або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено (пункт 5.23);

F дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття,  зареєстрування,  яку  оформлюють  цифровим   способом. Елементи   дати   наводять  арабськими  цифрами  в  один  рядок  у послідовності: число, місяць, рік (15.01.2020). Дозволено  оформлювати у послідовності: рік, місяць, число (2020.01.15). Але, у нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб    оформлювання  дати, наприклад: 29 січня 2020 року (пункт 5.11).

У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором документа нижче підпису.

З наведеного вище випливає, що заяви від працівників (локальний документ підприємства) можуть бути оформлені або за допомогою комп'ютерної техніки, або рукописним способом, за винятком прямої вказівки в нормативно-правових актах на спосіб їх написання. При цьому необхідно звертати увагу на підпис-"закарлючку" (її розшифровку) та обов’язкове зазначення дати написання заяви.

До речі, інколи кадровими службами підприємств розробляються "трафаретні форми" різних видів заяв, в яких працівнику необхідно лише вписати свої дані, поставити підпис і зазначити дату складання заяви. Вважаємо це недоречним, хоча такий службовий документ і може мати юридичну силу при виникненні непорозумінь між працівником і роботодавцем, але за умови прийняття уніфікованих трафаретних текстів на підприємстві, в установленому законодавцем порядку.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі – Правила), якими встановлено єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами.

Відповідно до пункту 1 розділу І Правил, службовий документ - офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений підприємством у процесі її діяльності та має відповідні реквізити.

Отже, всі "трафаретні форми" різних видів заяв, що розробляються кадровими службами підприємств, треба затверджувати наказом чи розпорядженням роботодавця. У такому разі на підприємстві повинна бути інструкція з діловодства - обов’язковий  нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства підприємства, Абзацом третім пункту 7 Правил встановлено, що підприємства організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства підприємства.

Пунктом 13 підрозділу 2 розділу II Правил передбачено, що з метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів підприємства.

*Відповідно до абзацу четвертого пункту 3 розділу II Правил, організаційно-розпорядча документація, що є одним з класів управлінської документації, поділяється, зокрема, на:

- інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

Водночас варто наголосити, що для отримання щорічної основної відпустки жодних заяв (ні друкованих, на рукописних) від працівника на ім’я керівника підприємства не повинно бути, оскільки підставою для видання наказу чи розпорядження стосовно відпустки, є графік відпусток, який роботодавець зобов’язаний затверджувати щорічно до 05 січня.

У подальшому роботодавець зобов’язаний (за два тижні на підставі графіка) повідомити працівнику про дату початку його щорічної відпустки. Якщо працівнику треба, за сімейними чи іншими обставинами, перенести дату початку відпустки чи взяти її частину, то він протягом двотижневого строку пише відповідну заяву.

Крім цього, законодавцем не передбачено написання громадянами заяв про прийом на роботу, оскільки трудові договори (як контракти) повинні укладатися в письмовій формі. Але, застосування в першому реченні частини першої статі 24 Кодексу законів про працю України словосполучення "як правило", дає підстави роботодавцю укладати трудові договори в усній формі (написання заяв і видання розпорядчого акту).

До відома.

Відповідно до підпункту 2 пункту 10 Порядку здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 21.08.19 № 823, посадові особи Державної служби України з питань праці мають право безперешкодно ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами та документами, ведення яких передбачено законодавством про працю, що містять інформацію/відомості з питань, які є предметом інспекційного відвідування, з метою перевірки їх відповідності нормам законодавства та отримувати завірені об’єктом відвідування їх копії або витяги.

Під час проведення перевірки в частині дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору (контракту), оформлення трудових правовідносин з працівниками (найманими особами), перевіряється наявність належного оформлення трудових відносин, з'ясовуються питання щодо ведення обліку роботи, виконаної працівником, обліку витрат на оплату праці, відомості про оплату праці працівника.

Зокрема, перевіряються:

°  правила внутрішнього трудового розпорядку;

°  колективний договір або положення про оплату праці;

°  посадові та робочі інструкції;

°  штатний розпис;

°  трудові договори (контракти); цивільно-правові договори;

°  документи, що підтверджують нарахування й виплату заробітної плати, авансу, індексації, "відпускних" і інших нарахувань працівникам;

°  графік щорічних відпусток на поточний рік і документальні підтвердження повідомлення працівнику про початок відпустки;

°  повідомлення фіскальним органам про прийняття працівника на роботу, наказ (розпорядження) і заява про прийняття на роботу;

°  накази з кадрових питань та журнали реєстрації наказів;

°  табелі обліку робочого часу та надурочних робіт;

°  особові картки та особові справи працівників;

°  трудові книжки працівників;

°  журнал обліку неповнолітніх працівників;

°  відповідні звіти до державних органів;

°  інші документи, пов’язані з предметом перевірки.

Для з'ясування факту належного оформлення трудових відносин з працівником, який здійснює трудову діяльність, можуть використовуватися документи, що посвідчують особу, або інші документи, які дають змогу її ідентифікувати (посадове посвідчення, посвідчення водія, санітарна книжка тощо).

Вимоги інспектора надати відповідні документи для ознайомлення, їх копії чи витяги, є обов’язковими до виконання. У інакшому випадку інспектор складе акт про неможливість проведення інспекційного відвідування та надасть вимогу про надання документів. Строк на оскарження даної вимоги, встановлений законодавством, дорівнює один день.