Відповідно до наказу Державного
підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем
стандартизації, сертифікації та якості" від 01.07.20 № 144 "Про прийняття та скасування національних
стандартів" із 01 вересня 2021 року
набрав чинності національний стандарт ДСТУ4163:2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована
система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів".
Національний стандарт ДСТУ
4163:2020 прийнятий на заміну ДСТУ 4163—2003 (Державна уніфікована система
документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлювання документів), затвердженого наказом Державного комітету
України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.03 № 55
(надалі – наказ Держспоживстандарту № 55).
З наведеного вище випливає,
що з 01.09.2021 юридичним особам треба оформляти службові документи саме згідно
з ДСТУ 4163:2020, чия дія поширюється на державні органи, органи місцевого
самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб
незалежно від їхнього функціонально– цільового призначення, рівня і масштабу
діяльності та форми власності.
Отже, юридичні особи застосовують ДСТУ 4163:2020 обов'язково.
Водночас слід зауважити, що фізичні особи-підприємці (незалежно від системи оподаткування) та особи, що здійснюють
незалежну професійну діяльність, в ДСТУ 4163:2020 не фігурують, тому, вважаємо,
можуть застосовувати цей стандарт за бажанням.
Національний стандарт поширюється
на організаційно-розпорядчі документи, створювані в результаті діяльності суб’єктів,
незалежно від носія інформації, зокрема на:
- організаційні (положення,
статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчі (постанови,
рішення, накази, розпорядження);
- інформаційно-аналітичні
(акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).
Він установлює: склад реквізитів документів; вимоги до
змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків та
оформлення документів; вимоги до виготовлення документів.
Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можуть
бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації.
Стандарт визначає склад і зміст постійної інформації
реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія
інформації, тобто і на паперові, і на електронно-цифрові.
Вимоги до оформлення документів
Міністерством юстиції визначено 10 новел ДСТУ 4163:2020 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлення документів", а саме:
1. Сферою застосування ДСТУ 4163:2020, на відміну від ДСТУ 4163:2003, є
організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, тобто
стандарт визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для
організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації (паперовий,
електронний). ДСТУ 4163:2003 не поширювався на процеси створення та обігу
електронних організаційно-розпорядчих документів.
2. У ДСТУ 4163:2020 змінився склад реквізитів документів, а саме: наразі ДСТУ
4163:2020 не передбачає використання такого реквізиту як "зображення нагород",
змінилась нумерація реквізитів, новим у переліку є реквізит 28 "відмітка про
ознайомлення з документом". Незважаючи на зазначені зміни у складі реквізитів,
загальна кількість реквізитів залишилась незмінною - 32.
3. Новим є деталізація складу довідкових даних про юридичну особу, а саме
деталізація складу реквізитів поштової адреси — встановлено чітку послідовність
реквізитів: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби),
назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
ДСТУ 4163:2020 передбачив допустимість зазначення у
довідкових даних двох адрес: юридичної (зазначеної в ЄДРПОУ) та фактичної (для
листування), якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси
фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу.
4. Важливим є закріплення в ДСТУ 4163:2020 вимоги щодо відповідності місця
складення документа найменуванню населеного пункту згідно з Класифікатором
об’єктів адміністративно-територіального устрою України. Наприклад: м. Дніпро;
смт Гостомель Київської області; с-ще Степове; Фастівського району Київської
області; с. Березівка Макарівського району Київської області.
Однак у разі зазначення в цьому реквізиті столиці "Київ" скорочення "м." не застосовують.
5. Також у ДСТУ 4163:2020 чітко зазначено, що датуванню підлягають усі
службові відмітки, проставлені на документі, а саме: віза, резолюція, відмітка
про засвідчення копії документа, відмітка про надходження документа до
юридичної особи, відмітка про виконання документа та відмітка про ознайомлення
з документом.
6. При застосуванні у текстах нормативно-правових актів і посиланнях на них і
в документах, що містять відомості фінансового характеру, словесно-цифрового
способу зазначення дат ДСТУ 4163:2020 передбачив проставляння нуля в позначенні
дня місяця, якщо він містить одну цифру.
7. Деталізованими є положення в ДСТУ 4163:2020 щодо реєстраційного індексу
документа, а саме стандарт передбачив склад реєстраційного індексу, спосіб
відокремлення складових частин реєстраційного індексу одна від одної, навів
наочні приклади.
8. Суттєвими стали і зміни у складі реквізиту "підпис". ДСТУ 4163:2020
встановив, що підпис має містити найменування посади особи, яка підписує
документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і
прізвище. Крім того, прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується
великими літерами. Ініціали особи, використання яких передбачалось в ДСТУ
4163:2003, наразі не використовуються.
9. Важливими є положення ДСТУ 4163:2020, що пов’язані із забезпеченням
функціонування української мови як державної. Стандарт 2020 року встановлює, що
документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством
про мови в Україні. Документи ж, адресовані державним органам, складають лише
українською мовою.
10. Окрім зазначеного, вагомими змінами ДСТУ 4163:2020 стали вимоги до
виготовлення документів, а саме вимоги щодо використання шрифтів розмірами
8-12, 12-14 та 14-16, використання міжрядкових інтервалів та дотримуватися
відповідних відступів від межі лівого поля документа.
Новими є і вимоги
щодо способу друкування документів: тексти документів постійного та
тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи
тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на
лицьовому і зворотному боці аркуша.
Таким чином, за результатами аналізу положень, що знайшли
своє відображення в ДСТУ 4163:2020, вбачається чергова спроба уніфікувати
систему організаційно-розпорядчої документації та вимоги до оформлення
документів. Однак для відповідних суб’єктів при роботі із документами
обов’язковим також є дотримання вимог Закону від 22.05.03 № 851 "Про електронні
документи та електронний документообіг", Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з
електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та
Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих
органах виконавчої влади, затверджених постановою Кабінету Міністрів від 17.01.18 № 55, а також вимог власних інструкцій з діловодства.
Новий ДСТУ для оформлення документів: відповіді на
запитання
Підприємство почало застосовувати новий стандарт оформлення документів не
відразу, тому нас цікавить питання, які заходи відповідальності можуть бути
застосовані у цьому випадку?
Для того щоб відповісти на це запитання, необхідно
спочатку розібратися, чи є застосування ДСТУ 4163:2020 обов’язковим. Адже якщо
застосування стандарту - справа добровільна, тоді і про відповідальність мови
бути не може.
Відповідно до частини другої статті 23 Закону від 05.06.14 № 1315 "Про стандартизацію" (надалі -
Закон № 1315) національні стандарти застосовуються на добровільній основі,
крім випадків, коли обов’язковість їх застосування встановлена
нормативно-правовими актами.
Яким нормативно-правовим актом установлено обов’язковість застосування
Національного стандарту у сфері діловодства?
Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 №1000/5 затверджено Правила
організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах,
органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях
(надалі - Правила № 1000/5), зареєстровано
в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.
Пунктом 11 глави 1 розділу ІІ Правил № 1000/5 встановлено,
що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації має відповідати
Національному стандарту "Державна уніфікована система документації. Уніфікована
система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів. ДСТУ 4163:2003", затвердженому наказом Держстандарту № 55.
Як бачимо, вимога щодо застосування національного
стандарту в законодавстві є, ось тільки посилання дається на старий стандарт,
який діяв до 01.09.2021 року.
Уважаємо, що найближчим часом до Правил № 1000/5 будуть
унесені зміни. А поки це не зроблено, про обов’язковість застосування нового
стандарту (ДСТУ 4163:2020) говорити рано. Отже, і відповідальності за його
незастосування поки що не має бути. Адже, виходячи з правил, установлених
Законом № 1315, на цей момент ми всі застосовуємо новий стандарт в
добровільному порядку.
А коли до Правил № 1000/5 будуть унесені відповідні зміни, тоді яка
відповідальність загрожуватиме підприємству за порушення правил застосування
ДСТУ 4163:2020 (наприклад, якщо один із реквізитів кадрового документа
неправильно оформлено)?
Прямої вказівки на конкретні заходи відповідальності за
таке порушення в актах законодавства немає. Слід зауважити, що у Кодексі України про адміністративні правопорушення (надалі
– КУпАП) питанням відповідальності за порушення у сфері стандартизації передбачено
окремий розділ (глава 13), в якому йдеться про штрафи за порушення стандартів у
різних галузях і сферах господарської діяльності. Але стосовно організації
діловодства та архівного зберігання документів нічого немає.
При цьому, статтею 1889 КУпАП установлено відповідальність
за невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої
влади, що реалізує державну політику у сфері стандартизації, метрології та
метрологічної діяльності і технічного регулювання, щодо усунення порушень
законодавства про стандартизацію, метрологію та метрологічну діяльність,
технічні регламенти та оцінку відповідності, акредитацію органів з оцінки
відповідності, ненадання їм передбаченої законодавством інформації або
порушення встановлених законодавством строків надання такої інформації, надання
недостовірної інформації, створення перешкод для виконання покладених на них
обов’язків -
тягне за собою
накладення штрафу на посадових осіб від двадцяти до п’ятдесяти
неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Ті самі дії,
вчинені повторно протягом року після накладення адміністративного стягнення, -
тягнуть за собою
накладення штрафу на посадових осіб від п’ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів
доходів громадян.
Отже, теоретично можлива ситуація, коли посадова особа
центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері
стандартизації, метрології та метрологічної діяльності і технічного регулювання
виявить недотримання підприємством національного стандарту, зажадає усунути це
порушення, а якщо ця вимога не буде виконана, тоді посадовим особам підприємства
загрожує штраф на підставі статті 1889 КУпАП. Але на практиці така
ситуація маловірогідна.
До відома. У судовій практиці суди
звертають увагу на порядок оформлення документів, які є доказами у справі,
зокрема на засвідчені копії оригіналів (наприклад, постанова Касаційного
господарського суду Верховного Суду від 19.02.20 у справі № 915/411/19). Тому при оформленні копій
документів, які додаються до позовної заяви, бажано дотримуватися відповідних вимог
ДСТУ 4163:2020.
Якщо кадрові документи, зокрема, накази, будуть оформлені з порушенням
вимог ДСТУ 4163:2020, чи можуть органи Державна служба України з питань праці оштрафувати
підприємство за це порушення на підставі статті 265 Кодексу законів про працю
України?
З боку посадових осіб Державної служби України з питань
праці (надалі – Держпраці) теж маловірогідне застосування штрафів. Адже
навіть якщо «кадровий» наказ буде оформлено з порушенням вимог ДСТУ 4163:2020,
то це порушення у сфері стандартизації. А статтею 265 Кодексу законів про працю України (надалі – КЗпП) передбачено,
що посадові особи органів державної влади та органів місцевого самоврядування,
підприємств, установ та організацій, винні у порушенні законодавства про працю,
несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.
Тому навіть якщо такий штраф буде застосований органом
Держпраці, то його цілком можна оспорити. Ну, а щоб уникнути спірних ситуацій
із контролюючими органами, вважаємо, що треба добровільно дотримуватися вимог національного
стандарту ДСТУ 4163:2020, під час складання кадрових документів, зокрема,
наказів щодо особового складу.
До відома. Наказом Державного
комітету статистики України від 05.12.08 N 489 затверджено типові форми
первинної облікової документації зі статистики праці.
А чи обов’язково дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 при оформленні
первинних бухгалтерських документів? Особливо, якщо є затверджена типова форма
документа.
У сфері бухгалтерського обліку пріоритет мають нормативно-правові
акти, що регламентують діяльність, а саме: Закон від 16.07.99 № 996 "Про
бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" та Положення про
документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджено
наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, зареєстровано в
Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704 (надалі - Положення № 88).
Саме у цих нормативно-правових актах наведено вимоги до
первинних документів, зокрема до наявності в них обов’язкових реквізитів. Щодо
вказівки на необхідність застосування до первинних документів правил
національного стандарту, що регламентує діловодство, у цих нормах немає.
Пунктом 1.1 національного стандарту ДСТУ 4163:2020 встановлено
його застосування в організаційно-розпорядчих документах, що створюються в
результаті діяльності юридичних осіб, незалежно від носія інформації, а саме:
- організаційних (положення, статути, посадові
інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчих (постанови, рішення, накази,
розпорядження);
- інформаційно-аналітичних (акти, довідки, доповідні
записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).
Але чи можна первинні документи віднести до
організаційно-розпорядчих?
Пунктом 2.1 Положення № 88 дано визначення первинним
документам - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які
містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи
адміністрації (власника) на їх проведення.
Проте, з цього визначення терміну "первинний документ" зробити
однозначний висновок складно. Вважаємо, що Міністерство фінансів України
висловить свою позицію з цього приводу. А поки питання залишається «відкритим»,
радимо при складанні первинних документів дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 у
добровільному порядку.
Проте якщо йдеться про затверджену типову форму документа
і до цієї форми не були внесені відповідні зміни на підставі національного
стандарту, тоді користуватися потрібно затвердженою типовою формою.
Звертаємо увагу!
Відповідно до частини п'ятої статті 259 Господарського кодексу України наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського
господарства України від 12.03.21 № 526 затверджено національний класифікатор
НК 010:2021 "Класифікатор управлінської документації", з набранням чинності
19.04.2021 року.
На підставі цього наказу, з 19.04.2021 року, скасовано
національний класифікатор ДК 010-98 "Державний класифікатор управлінської
документації", затверджено наказом Державного комітету України по
стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.98 N 1024.
До відома.
Закони України:
Постанова Верховної Ради України від 19.02.92 № 2137 "Про
Державний герб України".
Постанови Кабінету Міністрів України:
- від 22.01.96 № 118 "Про створення Єдиного державного реєстру підприємств та організацій
України".
Затверджено:
- Типова інструкція з документування управлінської
інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами
в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
- Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших
центральних та місцевих органах виконавчої влади;
- Регламент організації взаємодії органів виконавчої
влади в електронній формі.
Накази Міністерства юстиції України:
- від 05.03.12 № 368/5 "Про затвердження Вимог до
написання найменування юридичної особи, її відокремленого підрозділу, громадського
формування, що не має статусу юридичної особи, крім організації профспілки",
зареєстровано в Міністерстві юстиції України 05 березня 2012 року за № 367/20680;
- від 11.11.14 № 1886/5 "Про затвердження Порядку роботи
з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на
архівне зберігання", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11 листопада.2014
року за № 1421/26198.
Затверджено:
- Порядок роботи з електронними документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;
- Перелік форматів даних електронних документів
постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
- Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних
електронних документів;
- Вимоги щодо найменування файлів електронних документів;
- Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових
документів;
- Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних
документів;
- Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного
примірника описів справ постійного зберігання;
- Вимоги щодо найменування файлів електронних примірників
описів справ постійного зберігання;
- Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок
архівних електронних справ;
- Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних
електронних справ.
