Деякі правила застосування підсумованого обліку робочого часу

Відповідно до статті 61 Кодексу законів про працю України (надалі - КЗпП) на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях , а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути додержана встановлена для даної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, допускається за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства, установи, організації запровадження підсумованого обліку робочого часу з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормального числа робочих годин (статті 50 і 51 КЗпП).

На практиці зустрічаються різноманітні варіанти режимів робочого часу. Серед популярних і складних - підсумований облік робочого часу. Це особливий режимом робочого часу, що передбачає затвердження графіків змінності та відмінний від загального порядку спосіб підрахунку надурочних годин роботи.

Припустимо, що підприємство, установа, організація (надалі - підприємство) використовує календар п’ятиденного робочого тижня з однаковою тривалістю роботи щодня, вихідні: субота і неділя. Яких же помилок найчастіше припускаються роботодавці у разі застосування підсумованого обліку робочого часу?

1. На підприємстві запроваджений підсумований облік робочого часу на підставі наказу керівника підприємства (без будь-яких погоджень)

Пунктом 4 частини першої статті 247 КЗпП визначено, що виборний орган первинної профспілкової організації на підприємстві (профспілковий представник) разом з власником або уповноваженим ним органом вирішує питання робочого часу і часу відпочинку, погоджує графіки змінності та надання відпусток, запровадження підсумованого обліку робочого часу, дає дозвіл на проведення надурочних робіт, робіт у вихідні дні тощо.

Наслідки: 

Запровадження підсумованого обліку робочого часу обов’язково погоджується з представниками первинної профспілки (за відсутності профспілки - з представниками трудового колективу, вільно обраними на загальних зборах). 
Рішення: 

Погодити умови запровадження підсумованого обліку робочого часу на підприємстві з виборним органом первинної профспілкової організації на підприємстві (профспілковим представником). 

Водночас, звертаємо увагу, що з виборним органом первинної профспілкової організації на підприємстві (профспілковим представником) в обов’язковому порядку погоджуються також графіки змінності до їхнього затвердження та доведення під підпис до відома працівників.

2. Запроваджений підсумований облік робочого часу, проте працівники у графіках і у табелях обліку робочого часу кількість годин менша, за встановлену місячну норму робочого часу

Наслідки: 

Якщо працівники працюють на умовах повної зайнятості, це означає, що роботодавець має забезпечити їх роботою відповідно до встановлених норм за обліковий період. За відсутності такої можливості у роботодавця - це простій з його вини.

Відповідно до частини першої стаття 113 КЗпП час простою не з вини працівника, в тому числі на період оголошення карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України, оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Рішення: 

Переглянути графіки змінності (роботи) для забезпечення повної зайнятості працівників. Поєднання підсумованого обліку робочого часу з неповним робочим часом є недоцільним, оскільки не відповідає вимогам статті 61 КЗпП. Такий варіант, вважаємо, може застосовуватися у виключних випадках, наприклад для працівника, прийнятого на роботу за строковим трудовим договором на час відсутності основного працівника (на підміну). У цьому випадку роботодавець має правильно оформити кадрові документи, зокрема, наказ (розпорядження) про прийом на роботу, де зазначити порядок розрахунку заробітної плати.

3. На підприємстві працівники трудяться через день по 10–12 годин чи 2 дні працюють і два - відпочивають, підсумований облік робочого часу не ведеться, оплата за фактично відпрацьовані години виходячи з окладу (ставки) і місячної норми робочого часу

Наслідки: 

Робота понад тривалість робочого дня, встановлену Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, є надурочною. 

Може бути і навпаки недопрацювання працівниками до відповідної місячної норми робочого часу, а це вже простій з вини роботодавця.

Відповідно до статті 106 КЗпП за погодинною системою оплати праці робота в надурочний час оплачується в подвійному розмірі годинної ставки. За відрядною системою оплати праці за роботу в надурочний час виплачується доплата у розмірі 100 відсотків тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплата праці якого здійснюється за погодинною системою, - за всі відпрацьовані надурочні години.

Компенсація надурочних робіт шляхом надання відгулу не допускається.

У разі підсумованого обліку робочого часу оплачуються як надурочні всі години, відпрацьовані понад встановлений робочий час в обліковому періоді, в установленому порядку.

Нагадуємо. Надурочні роботи, як правило, не допускаються. Роботодавець може застосовувати надурочні роботи лише у виняткових випадках, що визначаються законодавством (стаття 62 КЗпП).

Робота у вихідний день може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі (стаття 72 КЗпП).

Робота у святковий і неробочий день (частина четверта статті 73) оплачується у подвійному розмірі:

◆відрядникам - за подвійними відрядними розцінками;

◆працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, - у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

◆працівникам, які одержують місячний оклад, - у розмірі одинарної годинної або денної ставки зверх окладу, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки зверх окладу, якщо робота провадилася понад місячну норму.

Оплата у зазначеному розмірі провадиться за години, фактично відпрацьовані у святковий і неробочий день (стаття 107 КЗпП).

Посадова особа контролюючого органу з питань праці під час перевірки (контролю) підприємства в цьому випадку може зафіксувати одразу кілька порушень чинного трудового законодавства, зокрема:

◆не встановлено на підприємстві підсумований облік робочого часу (обліковий період);

◆не затверджено в установленому порядку (належним чином) графіки змінності (за якими визначається норма за обліковий період) - порушення статей 57–59 і пункту 4 частини першої статті 247 КЗпП;
◆не відпрацьовано відповідну місячну норму робочого часу - недопрацювання у межах норми час, трактуватимуть як простій з вини роботодавця;
◆не оформлено в установленому порядку залучення працівників до роботи у вихідний (святковий або неробочий) день - порушення статей 71 і 72 КЗпП;

◆не оплачена робота у вихідний (святковий або неробочий) день та надурочна робота - порушення статей 106 і 107 КЗпП. 

За кожне з зазначених вище порушень законодавства про працю може бути застосовано штраф відповідно до статті 265 КЗпП. 

Рішення: 

У встановленому чинними нормативно-правовими актами з питань праці порядку запровадити підсумований облік робочого часу, визначити обліковий період, встановити визначити тривалість зміни, міжзмінного відпочинку, перерву, розробляти графіки роботи (змінності) та ознайомлювати з ними працівників не пізніше ніж за місяць (водіїв - за два тижні) до початку облікового періоду.

4. На підприємстві запроваджений підсумований облік робочого часу, але графіки розробляються вже після того, як складений табель за відповідний місяць тобто фактичні години в табелі = години в графіку роботи (змінності)
Наслідки: 

Маємо порушення статті 61 КЗпП щодо дотримання норми робочого часу за обліковий період під час складання графіків роботи (змінності). Також порушується норма щодо ознайомлення працівників з графіками не пізніше ніж за місяць (водіїв - за два тижні) до початку облікового періоду.
Як наслідок, матимемо невірне нарахування заробітної плати, адже нормою у відповідному місяця має бути норма годин, що встановлена графіком.
Наприклад, посадовий оклад сторожа - 6000 гривен, обліковий період - ІV квартал 2021 року. Він відпрацював згідно з табелями обліку робочого часу: жовтень - 168 годин, листопад - 184 години, грудень - 176 годин. Усього за обліковий період відпрацьовано  - 528 годин. І стільки ж проставили у графіках змінності, які склали на підставі табелів обліку робочого часу.

Але норма тривалості робочого часу за ІV квартал 2021 року (при 40-годинному робочому тижні) - 509 годин (відповідно 159 + 176 + 174), а статтею 61 КЗпП передбачено, що тривалість робочого часу за обліковий період не може перевищувати нормального числа робочих годин. То як же правильно нарахувати заробітну плату працівнику у кожному з цих місяців?

Рішення: 

Графіки роботи (змінності) працівника має розроблятися в установленому порядку  заздалегідь. При цьому, норма тривалості робочого часу (підсумок годин) за цими графіками у ІV кварталі 2021 року має бути - 509 годин.

За відпрацьовану норму годин у відповідному місяці за графіком роботи (змінності) - нараховуємо сторожу посадовий оклад (6000 гривен), оплачуємо роботу у нічний час (у підвищеному розмірі, встановлюваному колективним договором, але не нижче 20 відсотків тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час - стаття 108 КЗпП) та у вихідні (святкові або неробочі) дні за графіком. Надурочні години визначаємо й оплачуємо в останньому місяці облікового періоду, тобто у грудні.

На замітку. Питання нормування і оплати праці, встановлення форм, системи, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат, а також режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку встановлюються у колективному договорі підприємства. Водночас на підприємстві мають бути затверджено в установленому порядку Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про оплату праці та інші документи, в яких обов'язково необхідно відобразити яким чином здійснювати оплату праці при підсумованому обліку робочого часу.

5. Неправильне визначення облікового періоду для працівників, яких прийняли на роботу чи звільнили посеред облікового періоду

Наприклад, працівника прийняли на роботу 13 грудня 2021 року. Тоді помилково вважають, що для нього теж діє норма тривалості робочого часу, що встановлена за обліковий період ІV кварталу 2021 року  - 509 годин. Це неправильно.

Наслідки: 

Якщо працівник відпрацює за ІV квартал 2021 року, припустимо 124 години (це менше ніж 509 годин), то начебто немає надурочної роботи. По-факту ж, просто не визначена кількість надурочних годин.

Рішення: 

Прописати в наказі (розпорядженні) про запровадження на підприємстві підсумованого обліку робочого часу, як визначати обліковий період для випадків, коли працівника прийнято чи звільнено з посади посеред облікового періоду. Це має бути "період фактичної роботи протягом облікового періоду".
Наприклад, норму робочого часу за обліковий період для працівника, прийнятого 13 грудня 2021 року, рахувати індивідуально тобто виходячи з кількості робочих днів у обліковому періоді з дня початку роботи: (14 робочих днів х 8 годин) – 1 год. = 111 годин. Якщо працівник фактично відпрацював згідно з табелем обліку робочого часу за неповний грудень 2021 року - 124 години, то кількість надурочних годин за ІV квартал буде: 124 години – 111 годин = 13 годин. Нараховують оплату за 13 надурочних годин у вересні - в подвійному розмірі середньої годинної ставки.

6. Під час нарахування заробітної плати при підсумованому обліку робочого часу використовують годинну ставку, обчислену виходячи з окладу та місячної норми робочого часу, розрахованої за календарем п’ятиденного робочого тижня
Наслідки:

Використання місячних норм робочого часу, визначених для загальновстановленого Правилами внутрішнього трудового розпорядку режиму роботи, безпідставне. Для визначення норми робочого часу у відповідному місяці призначені графіки роботи (змінності) й тому нормою є підсумок годин за графіком роботи у відповідному місяці.
Рішення: 

Жоден нормативно-правовий акт не визначає, як оплачувати роботу при підсумованому обліку робочого часу. Тому на підприємстві, механізм нарахування заробітної плати потрібно прописати в колективному договорі або Положенні про оплату праці на підприємстві. Звісно, можна орієнтуватися на численні роз’яснення відповідних державних органів, наданих у межах їхніх повноважень, проте порядок розрахунку необхідно обов’язково зафіксувати у Положенні про оплату праці на підприємстві.

7. Під час нарахування заробітної плати працівникам при підсумованому обліку робочого часу робота у вихідні, святкові (неробочі) дні не оплачується у підвищеному розмірі
Наслідки: 

Це порушення вимог статей 72 і 107 КЗпП, але не завжди.

Рішення: 

У Положенні про оплату праці на підприємстві слід відобразити моменти щодо оплати праці з підсумованим обліком робочого часу:
1) робочі дні (години) за графіком роботи (змінності), що припадають на суботу і неділю, оплачуються в одинарному розмірі;

2) робота у дні, які визначені за графіком роботи (змінності), як вихідні дні, оплачуються у підвищеному розмірі;

3) робота у святкові (неробочі) дні завжди оплачується у підвищеному розмірі на підставі статті 107 КЗпП.тут