Частиною
третьою статті 7 Закону України від 22.05.03 № 851 "Про електронні
документи та електронний документообіг" визначено якщо автором створюються
ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та
документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну
силу..
Відповідно частини
другої статті 9 Закону України від 16.07.99 № 996
"Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" первинні
та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в
електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити,
якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України:
- назву документа
(форми);
- дату складання;
- назву
підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг
господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб,
відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її
оформлення;
- особистий підпис
або інші дані, що дають змогу
ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи,
складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови
дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний
документообіг.
Зображення, що
нагадує печатку із написом "ЕП" або "Електронний підпис"
насправді не є печаткою, і відповідно не є реквізитом документа, а просто
дизайн, що "нагадує" звичні паперові документи.
Отже, якщо при
роздруку електронних документів відсутні дані, що містяться в сертифікатах
кваліфікованого електронного підпису або печатки, наприклад, номер сертифікату,
дата і час, то такий паперовий документ не можна вважати "ідентичним за
документарною інформацією", оскільки він не відповідає вимогам частини
третьої статті 7 Закону про електронні документи та електронний документообіг.
Зразок коректної
"візуалізації" електронного документа, підписаного кваліфікованим
електронним підписом
Чи можна щоб
інформація про підписи була роздрукована на окремому листочку і додана
(підшита) до аркушів документа з основним змістом?
Так, оскільки:
- оригіналом є саме
електронний документ, за допомогою якого можна підтвердити цілісність даних;
- на сайті КНЕП ІДД ДПС (КВАЛІФІКОВАНИЙ НАДАВАЧ ЕЛЕКТРОННИХ ДОВІРЧИХ ПОСЛУГ. ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВОГО
ДЕПАРТАМЕНТУ ДПС) взагалі роздруковується Протокол перевірки підписаних даних
як окремий документ.тут
