Що таке Табель?
Табель - це поіменний список
працівників структурного підрозділу (відділу) підприємства, установи, організації
(надалі – підприємство). Він ведеться
окремо за категоріями працюючих (керівники, спеціалісти, службовці, робітники),
а в межах категорій - у порядку табельних номерів чи в алфавітному порядку.
Якщо підприємство має малочисельну кількість працюючих, то всіх працівників
може бути об’єднано в одному Табелі.
Хто зобов’язаний вести
Табель?
Відповідно до статті 30 Закону
України від 24.03.95 № 108 "Про оплату праці" роботодавець
зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і
бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
Залежно від структури
підприємства та кількості працівників функції з ведення Табеля можуть
покладатися на:
- працівника служби управління
персоналом (кадрової служби) або секретаря - за невеликої кількості
працівників;
- одного із працівників кожного
структурного підрозділу - за великої кількості працівників.
На підприємствах із великою
кількістю працівників доцільно передбачити у штатному розписі посаду
"Табельника" (код КП - 4190), яка функціонально входить до служби
управління персоналом (кадрової служби).
Кваліфікаційна характеристика
"Табельника" міститься у Випуску 1 Довідника кваліфікаційних
характеристик професій працівників, затверджено наказом Міністерства праці та
соціальної політики України від 29.12.04 № 336, згідно з якою до його завдань
та обов’язків, входить:
- ведення табельного обліку
фактичного часу перебування працівників на підприємстві, контроль за їх
своєчасним прибуттям на роботу, перебуванням на робочих місцях і виходом із
роботи;
- проставляння позначок у Табелі
та щоденне складання зведень про присутність на роботі працівників, їх
запізнення та відсутність із зазначенням причин;
- систематичне внесення змін,
пов’язаних з оформленням прийняття на роботу працівників підприємства,
переведень, звільнень, наданням їм відпусток, тощо;
- контроль своєчасності подання
працівниками листків непрацездатності, довідок про догляд за хворими та інших
документів, які підтверджують право на їх відсутність на роботі;
- подання за встановленим
порядком Табеля, який містить відомості про фактично відпрацьований час,
понаднормові години роботи, порушення трудової дисципліни тощо.
У інших випадках, коли кількість
працівників на підприємстві невелика, доцільно наказом керівника підприємства
призначити працівника, відповідального за ведення Табеля, а також розмір
доплати за це.
З якою метою ведуть
Табель?
Роботодавцю Табель необхідний для:
- обліку кількості
відпрацьованого робочого часу всіх категорій працюючих, у тому числі для
розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого
часу;
- контролю за дотриманням
працюючими встановленого режиму робочого часу;
- отримання даних про
відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (наприклад,
для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами,
відпусток, днів відряджень);
- складання статистичної
звітності з праці.
Де шукати форму
Табеля?
Типова форма № П-5 затверджена Наказом
№ 489. Оскільки ця форма надається як рекомендована для застосування та
складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм
державних статистичних спостережень, то підприємство за необхідності має право
застосовувати власну (іншу) форму Табеля.
На кого ведуть Табель?
Табель ведеться на всіх
працівників, з якими укладено трудові договори. На кожного працівника в Табелі,
як правило, заповнюється тільки один рядок. Виняток становлять внутрішні
сумісники. На них у Табелі будуть заповнені два рядки: в одному зазначається
час основної роботи, а в другому - час роботи за сумісництвом.
Не потрібно зазначати в Табелі
осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами.
Інакше при перевірці контролюючі органи будуть наполягати, що в цьому випадку
мали місце не цивільно-правові, а трудові правовідносини.
Скільки раз на місяць
потрібно заповнювати Табель?
Табель потрібно заповнювати
щодня. Саме тоді у роботодавця буде забезпечений достовірний облік робочого
часу. Наприкінці кожного місяця в Табелі підбиваються підсумки за кількістю
годин, відпрацьованих кожним працівником.
Заповнений Табель підписується
особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу (відділу), а
також працівником служби управління персоналом (кадрової служби). Після цього
він передається до служби організації праці та заробітної плати (бухгалтерії) підприємства
для нарахування заробітної плати за відпрацьований місяць.
Як табелювати вихідні
(святкові) дні працівника?
Табель не передбачає кодування
для позначення вихідних днів (днів щотижневого відпочинку). Тому в полях
навпроти вихідних днів (а також святкових і неробочих) можна проставляти
прочерки або залишати їх незаповненими.
Водночас якщо працівника
спеціально залучають до роботи у вихідний для нього день, святковий/неробочий,
то відпрацьований час табелюється кодом "РВ" ("06").
Як відобразити в
Табелі роботу на умовах неповного робочого часу?
У такому випадку використовують
код "РС" ("02"). До речі, цей же код застосовується для
кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за
сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу.
Водію установи
встановлено ненормований робочий день.
Як відобразити це в
Табелі?
Особливість ненормованого
робочого дня полягає в тому, що працівник виконує роботу понад нормальну
тривалість робочого дня. При цьому праця таких осіб зазвичай не підлягає
точному обліку в часі. Години, відпрацьовані працівником надурочно як
ненормований робочий час, не оплачують. Їх тільки компенсують шляхом:
- надання щорічної додаткової
відпустки;
- установленням доплат у
випадках, передбачених законодавством.
Оскільки години, перепрацьовані в
режимі ненормованого робочого дня, не оплачують, то в Табелі їх не
відображають. Таким чином, у Табелі зазначають тривалість робочого дня
відповідно до встановленої для працівника норми.
Наприклад, водій працює за
8-годинним робочим днем. У такому разі в Табелі ставлять 8 відпрацьованих годин
навіть за умови, що працівник працював "ненормований час" протягом
дня.
Чи відображати в
Табелі скорочення робочого часу на 1 годину в передсвятковий день?
Напередодні святкових і неробочих
днів (стаття 73 Кодексу законів про працю України – надалі - КЗпП) тривалість роботи працівника з повним робочим часом
скорочується на одну годину як при п’ятиденному, так і при шестиденному
робочому тижні.
Це скорочення обов’язково слід
відобразити в Табелі. Інакше контролюючі органи можуть наполягати на тому, що в
такі дні працівники працювали понаднормово.
Чи слід зазначати у
Табелі перенесення робочих днів?
Якщо роботодавець прийняв рішення
про перенесення робочих днів, то в Табелі такий день позначається як вихідний,
а день, на який було перенесено роботу, - як робочий (проставляються години
(дні) роботи). Підстава для цього є наказ (розпорядження) про перенесення
робочих днів (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 07.04.11 № 77/13/133-11 щодо перенесення робочих днів за рахунок святкових).
Як заповнити Табель у
разі звільнення працівника?
У разі звільнення одного або
кількох працівників на початку місяця можна скласти на них окремий додатковий
Табель. У ньому відмічають дні роботи до дня звільнення, після чого до кінця
місяця проставляється умовна позначка "Х". Дублювати ці дані в Табелі
за місяць не потрібно.
Як відобразити в
Табелі щорічну основну відпустку?
Для цих цілей передбачено код "В"
("08"). Причому ним слід позначати не лише робочі, але й вихідні дні,
які припадають на період щорічної відпустки. А ось святкові та неробочі дні (стаття
73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, прокреслюють або
залишають незаповненими.
Як зазначати у Табелі
неоплачувану відпустку?
У Табелі відпустку без збереження
заробітної плати зазначають так:
- відпустка без збереження
зарплати у зв’язку з навчанням (пункти 12, 13 і 17 частини першої статті 25
Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки") - "НБ" ("13");
- додаткова відпустка без
збереження зарплати в обов’язковому порядку - "ДБ" ("14");
- відпустка для догляду за
дитиною до досягнення нею шестирічного віку (пункт 3 частини першої статті 25
Закону про відпустки) - "ДД" ("17");
- відпустка без збереження
заробітної плати за згодою сторін (стаття 26 Закону про відпустки) - "НА"
("18").
Для зручності на підприємстві
можуть вводитися позначення, розроблені під окремі підстави для надання
відпустки без збереження заробітної плати.
Як відображати в
Табелі тимчасову непрацездатність працівника?
У Табелі слід зазначити усі дні
тимчасової непрацездатності, що припадають на робочі, вихідні,
святкові/неробочі дні. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності:
- "ТН" ("26")
- позначають оплачувану тимчасову непрацездатність;
- "НН" ("27")
- відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність.
А для відпустки у зв’язку з
вагітністю та пологами є свій спеціальний код - "ВП" ("16").
Як відобразити дні
відрядження в Табелі?
Оплата періоду відрядження здійснюється
за всі робочі дні за графіком підприємства, яке направило працівника у
відрядження. Із цього випливає, що робочі дні перебування працівника у
відрядженні в Табелі позначаються таким чином:
- у верхньому рядку зазначають
кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства
(наприклад, "8") незалежно від того, скільки годин цього дня
працівник відпрацював за місцем відрядження;
- у нижньому рядку - умовне
позначення відрядження "ВД" ("07").
День відрядження, що припадає на
вихідний день, відображають таким чином:
- у верхній комірці - прочерк або
залишають її незаповненою;
- в нижній - "ВД" ("07").
Якщо працівник спеціально
відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд,
доцільно позначити в Табелі таким чином:
- у верхній комірці проставити
кількість фактично відпрацьованих цього дня годин;
- у нижній через дріб - "РВ"/"ВД"
("06"/"07") (години роботи у вихідні і святкові
дні/відрядження).
Як відобразити
відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку у Табелі? Чи
потрібно це робити протягом усіх трьох років?
У Табелі протягом усього періоду
перебування працівниці у такій відпустці (щомісячно) проставляють код "ВП"
("06") та прочерки щодо відпрацьованих годин. При такій неявці у
Табелі відмічають всі дні. Це стосується і вихідних днів, які припадають на цей
період, оскільки відпустка рахується в календарних, а не робочих днях.
Період відпустки для догляду за
дитиною до досягнення нею трирічного віку необхідно відображати у Табелі, адже
працівник продовжує перебувати з підприємством у трудових правовідносинах і за
ним згідно з чинним законодавством зберігається місце роботи (посада).
Як табелювати
надурочні години, якщо в установі встановлений підсумований облік робочого часу
(обліковий період - квартал)?
У зазначеному випадку є два
варіанти табелювання надурочних годин за обліковий період:
1) табелі за кожний місяць облікового періоду заповнюють стандартно,
відображаючи в них фактично відпрацьований час. Надурочні години показують з
кодом "НУ" ("05") тільки в тому випадку, якщо є виходи, не
передбачені графіком змінності й одразу зрозуміло, що ці години відпрацьовано
надурочно.
В останньому місяці облікового
періоду фактично відпрацьований час за період порівнюють з нормою за обліковий
період та визначають надурочні години за обліковий період. Ці години по днях не
табелюються, а проставляються у графі "Відпрацьовано за місяць годин:
надурочно";
2) в останньому місяці облікового періоду одразу підраховують загальну
кількість надурочних годин за обліковий період (необхідно за обліковий період
вести облік відпрацьованого часу наростаючим підсумком). Припустимо навіть
відпрацьовані години з певного дня, коли вони вже фактично є надурочними,
позначати літерним (цифровим) кодом, що означає надурочні години, - "НУ"
("05").
Чи можна вносити
правки до Табеля?
Загалом виправлення та правки в
Табелі не допускаються. Та й на нормативному рівні правила внесення виправлень
до Табеля не визначені. Якщо Табель заповнено і вже передано для розрахунку
заробітної плати, то виправлення в ньому зробити не можна.
Проте на практиці часто бувають
ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до Табеля. Наприклад, у
бюджетних установах Табель для нарахування заробітної плати за місяць передають
до відповідної розрахункової служби за кілька днів до його закінчення. І
нерідко буває так, що працівника протабелювали як такого, що відпрацював повний
місяць, а наприкінці місяця з’ясовується, що він тимчасово непрацездатний.
Також працівник може захворіти під час відпустки. Такі ситуації і потребують
внесення виправлень до раніше поданого Табеля. Як це зробити?
По-перше, усі правки необхідно вносити тільки на підставі підтвердних документів. По-друге, коригувати дані слід в
поточному місяці, але із зазначенням періоду, за який її коригують. Якщо підприємством
Табель ведеться за типовою формою № П-5, то виправні дані слід вносити до
окремого Табеля (коригуючий Табель). В шапці документа зазначається дата
заповнення Табеля та місяць (період), який коригується. На підставі даних
такого коригуючого Табеля проводиться коригування розрахунку заробітної плати.
Який строк зберігання
Табеля?
Перелік типових документів, що
створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого
самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням
строків зберігання документів, затверджено наказом Міністерства юстиції України
від 12.04.12 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня
2012 року за № 571/20884 (надалі –
Перелік).
Регламентовані строки зберігання
Табеля такі:
- у загальному випадку - 1 рік
(позиція 408 Переліку);
- щодо працівників, задіяних на
роботах зі шкідливими умовами праці, - 75 років (позиція 445 Переліку);
- щодо громадян, які постраждали
унаслідок Чорнобильської катастрофи, - 75 років (позиція 685 Переліку).
Тобто в загальному випадку Табель
повинен зберігатися 1 (один) рік.
Однак звертаємо увагу на позицію
336 Переліку, де визначено, що первинні документи і додатки до них, які
фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у
регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, треба зберігати 3
(три) роки.
Такий трирічний строк зберігання
застосовується за умови завершення перевірки податковими органами, а також
завершення ревізії (для бюджетних установ) Державною аудиторською службою за
сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення
спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження
у справах такі документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення.
На зберігання Табеля протягом 3 (трьох)
років також вказують пункти 44.1 і 44.3 статті 44 Податкового кодексу України (лист
Державної фіскальної служби України від
20.11.15 № 24797/6/99-99-22-04-02-15).
Відповідно, щоб уникнути
розбіжностей з контролюючими органами, рекомендуємо зберігати Табель протягом 3
(трьох) років. Отже, наприклад Табелі, складені за усі місяці 2021 року, слід
зберігати протягом 2022 - 2024 років.
Бюджетна бухгалтерія Лютий,
2020/№ 8
