Лист-прохання неодмінно потребує відповіді.
Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи
відмовити У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:
Шановні панове!
Висловлюємо щиру подяку за
пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.
Уважно вивчивши
запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у
будівництві ... (назва об'єкта), що здійснюватиметься в
період з ... по ... року.
Ще раз дякуємо за пропозицію
і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.
З повагою і найкращими
побажаннями...
Шановні панове!
У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за... (назва
товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши
на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.
Маємо надію, що нові умови
задовольнять Вас.
З повагою ...
Шановні панове!
Дякуємо Вам за надіслані
доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши
їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові внести їх до тексту
договору.
Користуючись нагодою, ми
хотіли б ще раз наголосити, що відповідно до проекту нашого договору про
будівництво банку Підрядник бере на
себе цілковиту відповідальність за організацію і виконання всіх будівельних робіт.
Будівельні роботи
виконуватимуться місцевими фірмами на умовах субпідряду.
Виконання робіт контролюватимуть висококваліфіковані фахівці, вартість послуг
яких передбачено умовами договору.
Просимо Вас якнайшвидше
розглянути листа і, якщо у проекті овору більше немає пунктів, що викликали б у
Вас сумніви, повідомити нас про готовність
підписати договір між нашими підприємствами.
Сподіваємося на швидку
відповідь.
З повагою...
Певна річ, ви не завжди можете задовольнити
прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці.
Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і
доброзичливою. Ваше завдання - переконати адресата в тому, що у вас не було іншого
виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова,
які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода,
дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро. Отже, відмову можна сформулювати так:
Шановні панове!
Ми уважно вивчили Ваші
зауваження та доповнення до проекту контракту про будівництво поліклініки в ...
році на умовах "під ключ".
На превеликий жаль, повинні
повідомити, що не можемо погодитися на Вашу пропозицію. Це зумовлено такими
причинами:
1. Запропоновані Вами 5% від
вартості контракту на мобілізаційні витрати - сума
у 4 рази менша від зазначеної у проекті контракт)' і не може покрити наші
витрати на підготовчі роботи.
2. 8 % від вартості контракту у вільно
конвертованій валюті є недостатньою сумою, щоб придбати все необхідне для
будівництва обладнання. 12 %, що зазначені у проекті контракту, враховують не
лише вартість обладнання за світовими цінами, а й вартість фрахту, страхування,
а також; наші витрати на організацію закупівлі та постачання обладнання на будівельний майданчик.
На підтвердження
обгрунтованості нашої позиції до листа додаємо докладні розрахунки обсягів
мобілізаційних витрат.
Висловлюємо сподівання, що,
зваживши на зазначені вище факти Ви погодитеся на наші умови підписання
контракту.
Залишаємося з повагою.
Шановні...!
Щиро дякуємо за запит від...
(дата) на постачання ... (назва товару). На жаль,
зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу пропозицію і здійснити постачання ... (назва
товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми
замовленнями на поточний місяць.
Щиро жалкуємо, що не можемо
виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в
майбутньому. З повагою і побажанням успіхів.
Вельмишановний
пане... !
Вдячні за інтерес, виявлений
до нашої організації (установи, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити
Вам, що місце нашого генерального представника у ... (назва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через
... місяців.
Бажаємо успіхів...
Шановні панове!
Ми отримали Вашого міста від
... (дата), у якому Ви просите матеріально
підтримати благодійний фонд «Святої Марії». Дуже прикро, проте цього року в нас
немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок.
З повагою...
Шановний пане...
!
Дія контракту на виконання
Вами обов'язків менеджера з реклами завершується... (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на
наступний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікуваних результатів, і
тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами.
Бажаємо успіхів...
ТИПОВІ МОВНІ
ЗВОРОТИ
Загальна відмова
1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити
Вашого прохання
з таких причин: ...
2. На жаль, повинні повідомити Вас про
неможливість...
3. Шкода, але з огляду на погіршання
економічної ситуації ми не
можемо ...
4. З прикрістю повідомляємо, що не маємо
змоги...
5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася,
не дає нам
можливості...
6. Нам дуже шкода, але у зв'язку з наявністю
кількох і досі не
оплачених рахунків ми не можемо ...
7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає
змоги ...
8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з ...
9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо
жодної змоги задовольнити Ваше прохання.
Відмова в наданні пропозиції та
зміні її умов
1. На жаль, маємо повідомити Вам, що зараз у
нашому розпорядженні немає виробів, які Вас зацікавили.
2. У
зв'язку зі зміною становища на
ринку ми більше
не виготовляємо потрібних Вам товарів.
3. Змушені
повідомити Вам, що через технічні
труднощі ми припинили виробництво цієї
продукції.
4. Шкода, але у зв'язку з оголошенням нового
валютного коридору ми змушені підвищити ціни на наші товари.
5. На жаль, ми не можемо прийняти Вашої
пропозиції, оскільки не
працюємо зараз за кордоном.
6. Вибачте, але ми не можемо зараз задовольнити
Ваше прохання.
7. Нам дуже прикро, але в наших складських
приміщеннях зараз немає зразків потрібної Вам продукції.
8 На жаль, ми не маємо змоги здійснити пробне
постачання, оскільки воно значно уповільнить виконання нашої торговельної
угоди. Розраховуємо на Ваше розуміння.
9. Дуже прикро, проте змушені повідомити Вам,
що не здійснюємо продаж своїх товарів на умовах пробної закупівлі.
10. На жаль, ми не можемо прийняти умови
постачання, які Ви пропонуєте в листі від ... (дата). Через обмежену (незначну)
площу наших складських приміщень постачання має бути здійснено у кіль етапів —
трьома партіями.
11. У цінах, зазначених у нашій пропозиції,
враховано всі деталі тому ми, на жаль, не можемо задовольнити Ваших вимог
(побажань) щодо умов оплати і способу транспортування товару.
12. Змушені повідомити, що, на жаль, не можемо
погодитися на експрес-постачання за наш рахунок, як того бажаєте Ви. Наша
пропозиція від ... (дата) чинна лише на умовах, що вказані в ній.
13. На жаль, ми змушені відхилити Вашу пропозицію
щодо способу упаковування...
14. Дуже шкода, але ми не можемо прийняти і
виконати Ваше замовлення, тому що зараз усі наші виробничі потужності зайняті.
15. Нам дуже шкода, однак через те, що Ви й
досі не оплатили кількох рахунків, ми не можемо прийняти від Вас нове
замовлення.
16. Шкода, але через ускладнення економічної
ситуації ми змушені відхилити Ваше замовлення.
17. З прикрістю повідомляємо, що не маємо ані
найменшої змоги задовольнити Ваше прохання про анулювання замовлення від ...
(дата), оскільки товари були відвантажені ще вчора.
Відмова від пропозиції
1. Щиро дякую (вельми вдячний) Вам за
пропозицію працювати представником Вашої фірми в ... (назва країни). Ваше
визнання та схвалення моїх методів роботи дуже важливі для мене, однак, на жаль,
обставини складаються так, що я змушений відмовитися.
2. Я змушений відхилити Вашу пропозицію,
оскільки її умови мене не влаштовують.
3. На превеликий жаль, я змушений відхилити
Вашу пропозицію, мене не влаштовує територія, де я маю працювати.
4. Вдячний за пропозицію, та, на жаль, не можу
прийняти її, оскільки вже працюю агентом з продажу нерухомості в іншій фірмі.
5. Вдячний за цікаву пропозицію, проте, на
жаль, змушений відхилити її з особистих причин.
6. Втішений Вашою пропозицією, та, на жаль,
змушений відхилити її через сімейні обставини.
7 Мені прикро (шкода), що цього разу я не зможу
взяти участь у проведенні...
8. За станом здоров я, на жаль, я не можу
працювати Вашим представником у ... області.
9 Через особисті причини я не можу продовжити
контракт на ...
10. Я
дістав вигідну пропозицію про співпрацю від іншої фірми, тому не планую
продовжувати свій контракт з Вами.
Відмова претендентові на місце
роботи
1. Щиро жалкуємо, але змушені повідомити, що
право представляти нас уже передано іншій особі.
Вдячні за інтерес, виявлений до нашої
організації. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію, засвідчену Вами на
співбесіді. Однак, погодьтеся, Ваша спеціальна освіта не відповідає нашим
потребам.
2. Ми розглянули Ваше прохання, та, на жаль, у
нас зараз немає вакансії.
3. На жаль, змушені повідомити, що всі вакансії
рекламних агентів уже заповнені (зайняті).
4. Ваші вимоги щодо заробітної плати, на жаль,
неприйнятні для нас. Шкода, але змушені відмовити Вам.
5. Посаду генерального представника нашої фірми
вже обіймає інша особа.
6. У зв'язку з тим, що ми вже взяли на роботу
власного продавця, не маємо потреби в торгових представниках.
Відмова в продовженні терміну
контракту (договору, угоди) та зміні їх умов
1. Ми уважно вивчили Ваше прохання стосовно
продовження контракту на наступний рік і
змушені повідомити, що, на жаль, не маємо змоги (не можемо) цього зробити.
Вдячні Вам за співпрацю і бажаємо всього найкращого.
2. У зв'язку із значним скороченням кількості
штатних працівників, ми, на жаль, не можемо продовжити контракт із Вами.
3. Щиро жалкуємо, але неприємна ситуація, що
склалася під час виконання Вами договору, не дає нам можливості
продовжити строк його дії.
4. Дякуємо (вельми вдячні) за співпрацю, та, на
жаль, продовжити термін контракту з Вами ми не можемо (не плануємо). Змушені
повідомити, що ми не зовсім задоволені результатами Вашої роботи.
5. У зв'язку з тим, що Ви нерідко (час від
часу) припускаєтеся помилок, ми змушені відмовити Вам у підписанні нового
договору.
6. Вибачте, але ситуація, що склалася, не дає
нам змоги продовжити контракт із Вами.
7. Дякуємо за надіслані зауваження та
доповнення до проекту договору. Розглянувши їх на засіданні..., на жаль,
змушені повідомити, що не можемо погодитися з редакцією деяких пунктів.
8. На нашу думку, в обов'язки представника пана
... (прізвище та ім'я) входить не лише оформлення замовлень, а й надання
покупцям консультаційних послуг...
9. До обов'язків представника фірми входить
також регулярне відвідування клієнтів на всій території його діяльності.
10. Стосовно виплати комісійної винагороди
наголошуємо, що вона здійснюється лише після отримання платежів від замовника.
11. Ми отримали Вашого листа від ... (дата), у
якому Ви звертаєтеся з проханням змінити пункт ... договору. Шкодуємо, але ми
не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання. На це є кілька серйозних
причин: ...
12. Вважаємо, що до угоди не можна вносити
пункт про ..., оскільки це суперечить ...
13. Шкода, але ми не можемо погодитися з Вашою
редакцією деяких пунктів проекту угоди.
14. Шкода, але зараз ми не маємо змоги змінити
умови договору.
С.В.Шевчук "Службове
листування" (довідник)
