Основою службового листа є текст, який має
чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної
справи, містити переконливі докази, аргументи.
Щоб текст листа був бездоганним,
він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:
правильністю, тобто
відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним,
лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо
виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо
того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи
довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;
змістовністю, яка
передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього
зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я,
двозначності;
послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи
увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній
системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи
можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:
Хотіли б також: нагадати
про...
Водночас хочемо наголосити
на...
Окрім того, наважуємося
(дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...
Вважаємо за доцільне
(потрібне)...
Хотілося б звернути Вашу увагу...
Не зайвим буде нагадати...
Крім зазначених вище
причин...
При нагоді просимо Вас...
Зважте також і на те...
Принагідна хотіли б...
Ми також намагаємося...
Ще раз хочемо подякувати
Вам...
Необхідно зазначити й те,
що...;
мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок,
уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;
точністю, яка
великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від
багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати
слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи
треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів
або запитань;
доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте
ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що
може неприємно вразити, викликати роздратування.
Пам'ятайте:
висловлювати претензії, писати
листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не
увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не
активній, а пасивній формі дієслів. Наприклад:
Ви ще не висловили своїх
пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції.
Отже, правильно оформлений, недвозначний за
змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане
запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас.
Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися
певних правил його ведення.
С.В.Шевчук "Службове
листування" (довідник)
