На людину, яка пише службового листа, покладено
велику відповідальність за успішне врегулювання ділових контактів,отримання необхідної
інформації, організацію певного заходу, налагодження співробітництва тощо.
Грамотно, коректно, переконливо написаний лист - одне із свідчень
професіоналізму керівника, підприємця, бізнесмена, секретаря-референта.
У службовому листі немає дрібниць. Від того,
яку форму шанобливого звертання чи тактовного вибачення ви оберете, якою буде
початкова чи завершальна фраза у вашому листі, як ви обґрунтуєте прохання,
згоду чи відмову, може залежати не лише втілення вашої ідеї, задуму, а й
великою мірою авторитет установи, компанії, фірми. Отже, знання таємниць
написання ділових листів, майстерне використання лексичних і граматичних засобів української мови є запорукою вашого успіху.
Лист — це поширений вид документації, один із
способів обміну інформацією.
Службові листи належать до основних засобів
встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями,
установами, фірмами та закладами.
За функціональними ознаками службові листи
поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не
потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
• листи-прохання;
• листи-звернення;
• листи-пропозиції;
• листи-запити;
• листи-вгшоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
• листи-попередження;
• листи-нагадування;
• листи-підтвердження;
• листи-відмови;
• супровідні листи; '
• гарантійні листи;
• листи-повідомлення;
• листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні,
циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій
низці установ, колективний лист -на одну адресу, але пишуть його від
імені керівників кількох установ.
Написання ділового листа - це справжнє мистецтво, адже тексти листів
найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про
те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція
не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя»1. Щоб оволодіти
мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.
Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або
чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:
1. Державний герб. Має бути розташований
посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації, установи чи
підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.
3. Зображення державних нагород. Розташовуються
у верхньому лівому кутку або посередині.
4. Код організації, установи чи підприємства.
Зазначається у верхньому правому кутку.
5. Повна назва установи, організації чи
підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа
або друкарським способом.
6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється
друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й
телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у
верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для
здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів вказують номер
розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:
Розрахунковий рахунок
№3467059 у Залізничному УСБм. Києва, МФО 322034
8. Дату (день, місяць, рік) записують
здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 1998
р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на
спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку,
то дату вказують під текстом зліва.
9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству,
службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають
у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.
Наприклад:
Друкарня видавництва "Україна"
Савченку І.П.
Якщо листа адресовано керівникові установи,
назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у
давальному відмінку, а назву установи — у родовому. Наприклад:
Директорові Рівненського
професійно-технічного училища № 63
Бондаренку П.П.
В адресі можна вказувати лише назву посади, без
прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за
умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.
Наприклад:
Директорові загальноосвітньої
середньої школи № І
Генеральному директорові
заводу "Термінал"
Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене
звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й
звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:
Ректорові Дніпропетровського державного університету
проф. Степанишину Л.П.
До реквізиту "адресат" може входити поштова
адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують
після назви установи, структурного підрозділу і прізвища службової особи.
Наприклад:
Правління ЖБК "Мир-98"
Відділ кадрів
Васильченку Ф.К.
вул.
Грінченка, 8/2,
Реквізити адресата друкують з правого боку у
верхній частині сторінки. Кожний елемент- назву установи, підрозділу, посаду,
прізвище та ініціали особи, поштову
адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють
адресу отримувача листа, починаючи з "Кому", а потім вказують "Куди".
10.Текст листа складається з двох частин: опису
фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та
пропозицій.
11.Відмітку про наявність додатка роблять
ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:
1) якщо лист містить додатки, про які
згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють
так:
Додаток: на 4 арк. у 2 прим.
2) якщо лист містить додатки, не зазначені в
тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з
них і кількість примірників:
Додатки:
1. Проект реконструкції
ділянки: на 2 арк. в І прим.
2. Акт прийняття нових
будівельних матеріалів: на 4 арк. у 1 прим.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків,
то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до списку
на 10 арк.
12. Підписує службовий лист переважно керівник
установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного
підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду,
ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Наприклад:
Генеральний директор (підпис) Є.Г. Прокоф 'єв
Голова оргкомітету (підпис) Г.К. Мусієнко
Якщо лист написано не на бланку, то вказують
повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.
Наприклад:
Директор видавництва "Освіта" (підпис)
С.В. Лосєв
С.В.Шевчук "Службове
листування" (довідник)
