Управлінська діяльність
знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються
різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення,
організаційно-розпорядчі та інші.
Документ – це діловий
папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що
офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь.
З наукової точки зору
документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі
інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності
людини.
Сукупність
взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності,
становить систему документації.
Нині діють уніфіковані
системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД),
котра застосовується в оформленні управлінських рішень.
Усі документи системи
ОРД можна поділити на п’ять груп:
- організаційні
(положення, статути, інструкції, правила);
-
розпорядчі
(постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);
- довідково-інформаційні
(довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи,
відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);
- з
кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки,
характеристики та ін.);
- особисті
офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії,
розписки, доручення та ін.).
Документи широко
використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони
сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи
установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень,
довідково-пошукової роботи. Документи є засобом
свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.
Багато документів
повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання,
максимальна наочність. Щоб документ мав усі
перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою,
так і за змістом.
- за способом фіксації інформації вони поділяються на: письмові, графічні,
фото-, фоно-, кінодокументи.
письмові – всі рукописні
та машинописні документи;
графічні – креслення,
графіки, карти, малюнки, схеми, плани;
фото-, кінодокументи
дають можливість зберегти об’єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати
іншими способами;
фонодокументи дають
можливість зробити звукозапис інформації;
- за змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі,
фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін;
- за найменуванням – положення, накази, розпорядження, інструкції,
звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін;
- за способом виготовлення – типові, трафаретні, індивідуальні.
типові складаються
заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі
складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту
зразка;
у трафаретних – частина
тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні;
індивідуальні документи
створюються кожен раз заново і складаються довільно (доповідні та пояснювальні
записки та ін.);
- за ступенем складності документи поділяються на прості і
складні.
прості містять одне
питання;
складні – два чи кілька;
- за місцем складання – внутрішні і зовнішні.
внутрішні створюються на
тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують;
зовнішні – ті, що
надійшли ззовні обо надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам;
- за строком (терміном) виконання – звичайні безстрокові, строкові (термінові) і нетермінові;
- за напрямом - вхідні та вихідні;
- за походженням – службові та офіційно-особисті (іменні чи індивідуальні ).
службові – створюються в
організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;
офіційно-особисті –
стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги та ін.);
- за ступенем гласності – звичайні, секретні, для службового
користування.
- за юридичною силою – справжні та підроблені.
справжні бувають
дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними – документи, що
з якихось причин втратили юридичну силу;
підроблені документи
можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна
підробка – коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні
відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка – складання і видача
документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку;
- за призначенням – оригінали та копії.
оригінал – документ,
створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений
копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;
копія – це точне
відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і
завірена у певному порядку. Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат.
Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у
відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий
екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу;
- за строком зберігання - постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років). тимчасового зберігання (до 10 років).
З роками склалися узвичаєні правила
оформлення службової (ділової) документації, зокрема це сувора
нормативність і дотримання юридичних положень, а також володіння
правилами української мови – графіки, орфографії й пунктуації.
У роботі з документами
велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. Мова не є
пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в
управлінській діяльності.
Офіційно-діловий стиль
має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної
мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних
принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та
стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові
документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її
структурного підрозділу.
Більшість документів
складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не “я
прошу”, а “інститут просить”). У службовій документації неприпустимі діалекти,
жаргони.
Мова службових
документів повинна відповідати таким вимогам:
- дотримання норм
офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них,
які допомагають висловити думку більш чітко і повно;
- наявність слів, які
вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в
адміністративно-канцелярському мовленні (“належний”, “вищевказаний” та ін.);
- використання термінів і
професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.;
- широке вживання складних
відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад “з
метою надання допомоги”, “у порядку надання допомоги”;
- обмежене вживання
ускладнених синтаксичних побудов – речень з дієприкметниковими і
дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками;
Стислість викладу
досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою
усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання
загальноприйнятих скорочень.
Текст належить до
основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним,
юридично бездоганним.
Текст документа оформляють у вигляді: складного тексту; анкети; таблиці; поєднання цих форм.
Текст поділяють на
абзаци – пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого.
Доцільно, щоб кількість речень в абзацах документа не перевищувала двох-чотирьох.
Текст службових
документів складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині
викладають підстави для виготовлення документа, в основній – рішення,
розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.
Якщо документ
створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад: “Відповідно
до Указу Президента України від 12.09.97 № 123 “Про...”.
Якщо текст документа має
великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на
розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:
1 Назва розділу
1.1 Назва підрозділу
1.1.1 Назва пункту
1.1.1.1 Назва підпункту
Абзаци всередині пунктів
не нумерують.
У службових листах,
факсах використовують такі форми викладу:
від першої особи однини,
наприклад: “Вважаю за потрібне...”, “Прошу надати...”;
від першої особи
множини, наприклад: “Просимо надати...”;
від третьої особи
однини, наприклад: “Міністерство не заперечує...”, “Управління вважає”.
Текст, що містить
словесну чи цифрову характеристику одного об’єкта за рядом ознак, оформляють у
вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації
належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної –
конкретна характеристика цих ознак.
Текст, який становить
зразок, що його часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних
документах постійну основу тексту виготовляють друкарським способом або за
допомогою ПК (друкарської машинки), а змінну – вписують від руки або
вдруковують.
