Законодавство про працю не лише визначає порядок встановлення тривалості робочого часу, а й передбачає чергування робочого часу і часу відпочинку. Таке чергування і виражає сутність режиму робочого часу як правової конструкції.
Частиною другою статті 13 Кодексу законів про працю України (надалі - КЗпП), статтею 7 Закону України від 01.07.93 № 3356 "Про колективні договори і угоди" передбачено, що в колективному договорі підприємства, організації, установи (надалі - підприємство) встановлюються взаємні зобов’язання сторін щодо режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку.
Певний режим робочого часу встановлюється підприємством в Правилах внутрішнього трудового розпорядку працівників підприємства, разом із виборним органом первинної профспілкової організації на підприємстві (пункт 4 частини першої статті 38 Закону України від 15.09.99 № 1045 "Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності"), з урахуванням специфіки роботи, думки трудового колективу, а також в деяких випадках - за погодженням з місцевою радою.
Беручи до уваги, що актами законодавства України визначено порядок встановлення режиму роботи працівників, Правилами внутрішнього трудового розпорядку працівників підприємства мають визначатися:
- робочий тиждень та тривалість щоденної роботи (стаття 52 КЗпП);
- час початку і закінчення щоденної роботи (зміни) (стаття 57 КЗпП);
- порядок чергування працівників у змінах (стаття 58 КЗпП).
Інші питання режиму роботи працівників вирішуються на підставі спільних локальних актів працедавця та виборного органу первинної профспілкової організації (графіки змінності, графіки виходу на роботу, рішення про зміну робочого тижня, поділ робочого дня на частини, застосування підсумованого обліку робочого часу, гнучкого режиму роботи тощо).
Режим робочого часу визнається істотною умовою праці (частина третя статті 32 КЗпП).
Відповідно до глав IV–VII КЗпП та інших актів законодавства про працю на підприємстві необхідно вести облік робочого часу, для встановлення кількості годин, відпрацьованих кожним найманим працівником.
Відповідно до статті 30 Закону України від 24.03.95 № 108 "Про оплату праці" роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
Первинним документом бухгалтерського обліку для вирішення внутрішніх питань підприємства (інколи для обліку стажу певної роботи) є табель, який відкривається щомісячно на працівників структурних підрозділів підприємства (цеху, дільниці, департаменту, відділу тощо) для здійснення обліку відпрацьованого часу за кожну зміну (робочий день).
Кожному працівникові (при прийомі на роботу) надається табельний номер, який потім зазначається в в усіх локальних облікових документах з праці. Вносити до Табеля заново прийнятих працівників і викреслювати з нього звільнених потрібно лише на підставі розпорядчих документів підприємства.
На підприємстві, де працівникам заробітна плата нараховується за допомогою програми "1С", табельні номери не присвоюють, адже програма автоматизовано нараховує заробітну плату не за табельними номерами, а за ідентифікаційними кодами працівників.
Ведення табелю, в тому числі для підприємств з невеликою чисельністю, є обов’язковим (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 13.05.10 № 140/13/116-10). Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення табелю лише в електронному вигляді не допускається.
Типова форма табелю обліку робочого часу № П-5 (надалі - Табель, Типова форма № П-5), затверджена наказом Державного комітету статистики України від 05.12.08 № 489 "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці". Вона носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Рекомендаційний характер полягає в тому, що за необхідності вона може бути доповнена іншими показниками, потрібними для обліку робочого часу на підприємстві. Водночас слід пам'ятати, що в Табелі повинні відображатися всі позиції, які застосовуються на підприємстві для працівників.
У разі потреби можна застосовувати й іншу форму Табеля, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (лист Державної служби статистики України від 12.01.12 № 9/4-10/9).
Облік робочого часу може здійснюватись у два способи: методом суцільної реєстрації явок і неявок працівників на роботу або шляхом реєстрації тільки неявок (відхилень).
Дані стосовно кожного працівника вносяться тільки на підставі належно оформлених облікових і розпорядчих кадрових документів підприємства.
Табель складається працівником, призначеним розпорядчим актом підприємства та в якого ці функціональні обов'язки зазначені у посадовій інструкції. Таким чином він несе персональну відповідальність за достовірність та правильність ведення табелю.
Табель відкривається першого числа кожного місяця і передається в бухгалтерію (за два-три дні до початку розрахункового періоду) двічі на місяць для: коригування розрахунків за першу половину місяця (аванс) та розрахунку заробітної плати за місяць (стаття 115 КЗпП - заробітна плата виплачується працівникам не рідше двох разів на місяць).
Табель ведеться на всіх працівників, у тому числі прийнятих тимчасово чи на сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики з оплатою праці. Не варто забувати, що фізичні особи, які працюють на підставі цивільно-правових договорів, ні в якому разі не табелюються.
Зверніть увагу!
Сумісникам присвоюють окремий табельний номер, на відміну від працівників, які працюють в порядку суміщення, — таким працівникам окремий табельний номер не надається.
Типова форма № П-5 складається з двох частин. У першій - наведені умовні позначення елементів робочого часу з визначеними літерними та цифровими кодами. У другій - кожному працівникові відводиться окремий рядок, поділений на дві частини:
- у верхню частину щодня вносять відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу;
- у нижній частині умовними позначеннями (кодами) відзначають характеристики відпрацьованих годин (надурочні, нічні, години роботи у вихідні та святкові дні тощо) та причини нез'явлень на роботу - види відпусток, тимчасова непрацездатність, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день тощо.
Разом із цим, Типова форма № П-5 не враховує деякі норми статті 25 Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки" (надалі - Закон № 504), зокрема, незрозуміло, якими позначками відмічати відпустку матері для догляду за дитиною до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території, чи відпустку без збереження зарплати, що надається інвалідам або пенсіонерам. Тому з метою уникнення помилок, бажано розробити Положення про табельний облік на підприємстві, в якому врегулювати усі неузгоджені питання.
Належно оформлений Табель і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, у встановлений строк передається до кадрової служби. Після перевірки правильності заповнення (відповідність обліковим і розпорядчим кадровим документам) працівник кадрової служби також підписує Табель і передає його до відповідної служби підприємства для нарахування заробітної плати.
Кадровій службі слід залишати копії Табеля з усіма підписами, а оригінали передавати під розписку на копії.
За періоди щорічних відпусток та додаткових соціальних відпусток для працівників, які мають дітей (стаття 19 Закону № 504), відмічають всі дні як відпустку. Це стосується і вихідних днів, які припадають на цей період, оскільки відпустка рахується в календарних, а не робочих днях.
Якщо невідомі причини, через які відсутній працівник, графа табеля "Відмітки про явки та неявки за числами місяця" залишається незаповненою до того часу, поки працівник вийде на роботу й надасть необхідні документи стосовно причин відсутності.
За умови, коли на момент передачі Табеля працівник не з’явився, у рядку проставляють код "НЗ" - неявка за нез’ясованих причин. Після подання потрібного документа проставляється відповідний код, наприклад, "ТН" (оплачувана тимчасова непрацездатність) або "НН" (неоплачувана тимчасова непрацездатність). У такому разі наприкінці місяця Табель слід переоформити.
У разі звільнення працівника з посади посеред місяця - у Табелі відмічають дні роботи до дня звільнення з посади, після чого до кінця місяця проставляється умовна позначка "Х". Табельний номер звільненого працівника не може бути присвоєний іншому працівнику та повинен залишатися вільним не менше трьох років.
Жінка в період перебування у відпустці для догляду за дитиною може працювати на умовах неповного робочого дня (стаття 18 Закону № 504). У такому випадку в Табелі проставляють код "ВП" - відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та прочерки щодо відпрацьованих годин.
Одночасно уводять два додаткових рядки: в одному проставляють код "РС" – години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день, у другому - тривалість роботи. Таким чином, збережуться дані щодо статистичної звітності й обліковані години для нарахування заробітної плати.
Якщо працівника, який працював за режимом повного робочого тижня, переведено з ініціативи працедавця на неповний робочий тиждень (наприклад, три робочих дні на тиждень), у Табелі йому проставляють вихідні з позначкою "ВХ" (чотири дні на тиждень).
Стосовно обліку часу службового відрядження Державна служба статистики України надала роз'яснення (лист від 12.01.12 № 9/4-10/9), що робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть визначатися так: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин відповідно до режиму роботи за основним місцем (наприклад, "8"), а у другому рядку - умовні позначення перебування у відрядженні "ВД".
Позначення в Табелі вихідних (святкових) днів, які припадають на період службового відрядження, здійснюється на підставі Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 13.03.98 № 59, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658, а також відповідного Положення про службові відрядження на підприємстві, затвердженого в установленому законодавством порядку.
Водночас у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі "Відпрацьовано за місяць" відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період службового відрядження.
У разі виклику працівника (на підставі довідки-виклику) до суду в Табелі робиться відмітка "І" - інші причини неявок. Оскільки відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, навіть у разі виклику працівника до суду в кримінальній справі, за працівником не зберігається середня заробітна плата за цей період.
При направленні працівника на курси підвищення кваліфікації (короткотермінові семінари, тренінги) на підставі розпорядчого документа підприємства в Табелі слід зробити відмітку "ІН" - інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 22.06.2010 р. № 6551/0/14-10/13).
Під час запровадження на підприємстві підсумованого обліку робочого часу розробляються графіки роботи, за якими тривалість роботи протягом тижня не може перевищувати встановлену актами чинного законодавства норму (40 годин на тиждень). Тривалість роботи протягом встановленого облікового періоду має відповідати тривалості роботи за цей же період у працівників з 5-денним робочим тижнем.
У Табелі відображають роботу протягом календарного дня, а не протягом зміни. Тому якщо у працівника 12-годинна зміна починається о 20:00, а закінчується о 8:00 наступного дня, у Табелі проставляється в день початку зміни 4 години (з 20:00 до 24:00), у день закінчення - 8 годин (з 0:00 до 8:00).
Табель у водіїв транспортних засобів заповнюється відповідно до режиму їх роботи, який визначається Положенням про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженим наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 07.06.10 № 340, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 14 вересня 2010 року за N 811/18106.
Цим наказом установлено, що у разі підсумованого обліку робочого часу водія нормальна тривалість робочого дня (зміни) не може перевищувати 10 годин. Якщо нормальна тривалість робочого дня охоплює тривалі простої, очікування у транспортних засобах чи на робочому місці або якщо водію необхідно дати змогу доїхати до відповідного місця, відпочинку, тривалість робочого дня (зміни) може бути збільшена до 12 годин за умови, що час керування протягом дня (зміни) не перевищує 9 годин.
Робочий час водіїв, які працюють щоденно в певні години, встановлені правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіками змінності, обліковується щоденно. Робочий час водіїв із ненормованим робочим днем обліковується в одиницях — робочих днях (у святкові дні — в годинах).
У Табелі облік робочого часу працівників, що працюють із ненормованим робочим днем зазначається "8" або "Р", тобто вказується не фактично відпрацьована кількість годин, а нормативна.
Ураховуючи, що ненормований робочий день - це особливий режим робочого часу, який встановлюється для певної категорії працівників у разі неможливості нормування часу трудового процесу, перелік посад встановлюються колективним договором. Як компенсація за виконаний обсяг робіт, ступінь напруженості таким працівникам надається додаткова відпустка до 7 календарних днів відповідно до умов колективного договору.
Ця категорія працівників виконує роботу понад нормальну тривалість робочого часу, але робота не вважається надурочною (наказ Міністерства праці та соціальної політики України від 10.10.97 № 7 "Про затвердження Рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці").
У разі коли працівник згідно з наказом залучається до надурочних робіт, в такі дні біля даних працівника проставляються години роботи, які працівник працював понаднормово "НУ". Надурочні роботи оплачуються відповідно до статті 106 КЗпП. Компенсація надурочних робіт шляхом надання відгулу не
допускається.
При перенесенні робочих днів (на підставі відповідного розпорядчого документу підприємства) у Табелі перенесений робочий день має відмічатися як вихідний "ВХ", а день, на який перенесено роботу, - як робочий, зокрема,проставляються години (дні) роботи. (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 07.04.2011 р. № 77/13/133-11).
Оскільки тривалість роботи працівників напередодні святкових і неробочих днів скорочується на одну годину, зокрема при 5-денному робочому тижні, у Табелі відображається кількість фактично відпрацьованих годин.
Якщо на період відпустки припадають святкові дні, у Табелі відмічаються всі дні відпустки позначкою "В", а святковий день — позначкою "СВ".
Відповідно до статті 72 КЗпП, роботу в вихідний день працівнику можна компенсувати або оплатою у подвійному розмірі, або іншим днем відпочинку.
Той день коли працівник вийшов на роботу у свій вихідний день в Табелі проставляють позначку "Р" або кількість годин. У разі коли компенсується іншим вихідним днем (відгул), проставляється позначка іншого невідпрацьованого часу, передбаченого законодавством "ІН", "22".
У випадку коли працівник не працював, але за ним зберігається середній заробіток (період проходження обов’язкових медичних оглядів, дні здавання крові донором, виконання громадських чи державних обов’язків (стаття 119 КЗпП), у Табелі проставляється відмітка "ІН" - інший невідпрацьований час.
Виправлення, підчистки в Табелі не допускаються.
Натомість така необхідність може виникнути після заповнення Табелю і передачі його відповідного структурного підрозділу підприємства. Наприклад, коли працівник із запізненням повідомив про тимчасову непрацездатність або працівник, перебуваючи у відпустці, захворів і листок непрацездатності надав вже після закінчення строку відпустки.
Правила внесення виправлень до Табеля нормативно-правовими актами не визначені, тому доцільно у Положенні про табельний облік на підприємстві зазначити порядок внесення відповідних змін.
На практиці зміни до Табеля вносять лише після того, як працівник надав письмові підтверджуючі документи, а не просто устно про це повідомив. На підставі наданих документів кадрова служба проводить коригування Табеля.
Крім того, з метою уникнення помилок, рекомендується в довільній формі вести Журнал обліку приходів працівників на роботу, щоб на його підставі заповнювати Табель.
