Відповідно до частини першої статті 37 Закону України від 10.12.15 № 889 "Про державну службу" (надалі - Закон № 889) наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.16 №156 (набрав чинності 16.09.2016 року) затверджено форму Особової картки державного службовця та Інструкцію щодо її заповнення, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2016 року за № 1200/29330 (надалі - Наказ № 156). Особова картка заповнюється на осіб, які займають посади, визначені відповідно до Закону № 889 та осіб, які бажають взяти участь у конкурсі на зайняття вакантних посад державної служби.
Водночас, Наказом № 156 скасовано, як такий, що не набрав чинності, наказ Національного агентства України з питань державної служби від 29.12.12 № 256 "Про затвердження форми первинного обліку державних службовців № П-2ДС "Особова картка" та Інструкції щодо її заповнення", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24 січня 2013 року за № 181/22713, прийнятий відповідно до статті 36 Закону України від 17.11.11 № 4050 "Про державну службу" (втратив чинність 31.12.2015 року, не вступаючи в дію).
Наказом Державної служби статистики України від 26.08.16 № 154, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2016 року за № 1197/29327, визнано таким, що втратив чинність наказ Міністерства статистики України від 26.12.95 № 343 "Про затвердження форми первинного обліку N П-2ДС та Інструкції по її заповненню", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 грудня 1995 року за N 484/1020, яким користувалися державні органи до набрання чинності Наказом № 156.
Форма Особової картки державного службовця, в цілому, залишилася без суттєвих змін. Тобто як і форма №П-2ДС, містить розділи про особисті дані державного службовця, його сімейний стан, освіту, наявність наукових ступенів/ вчених звань, відпустки, військовий облік, заохочення і дисциплінарну відповідальність тощо. Але при цьому, в новій формі Особової картки державного службовця з’явилися розділи про відомості, що відповідають вимогам Закону № 889: підвищення рівня професійної компетентності державних службовців, службові відрядження (за кордон), відомості про оцінювання результатів службової діяльності тощо.
Мабуть є доцільним перенесення даних державних службовців, зазначених у формі № П-2ДС, до нової форми, затвердженої Наказом № 156. Проте, вважаємо це не обов'язковим, оскільки можна додати до старої форми Особової картки нову, в якої відобразити всі необхідні додаткові відомості про державного службовця й у подальшому заповнювати тільки нову форму. Державним службовцям, які вступають на службу з дати набрання чинності Наказу № 156 (16.09.2016 року), вести облік за новою формою.
Звернути увагу:
1. Відповідно до статті 37 Закону № 889, пункту 2 розділу 2 Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.16 № 64, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697, Особова картка належить до складу документів, з яких формується особова справа державного службовця.
2. На підставі наказу Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.16 № 157 "Зміни до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2016 року за № 1201/29331 (набрав чинності 16.09.2016 року), зі складу документів особової справи виключені такі документи:
а) ознайомлення з обмеженнями, установленими Законом № 889, пов'язаними з призначенням на посаду державної служби та її проходженням;
б) ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України від 14.10.14 № 1700 "Про запобігання корупції";
в) ознайомлення із правилами етичної поведінки державних службовців (постанова Кабінету Міністрів України від 11.02.16 № 65);
г) ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку (наказ Національного агентства України з питань державної служби від 03.03.16 № 50 "Про затвердження Типових правил внутрішнього службового розпорядку", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 25 березня 2016 року за № 457/28587) та іншими локальними актами державного органу (у разі необхідності);
д) згода на обробку персональних даних (Закон України від 01.06.10 № 2297 "Про захист персональних даних").
3. Особові картки державних службовців мають зберігатися 75 років після звільнення з посади, це встановлено позицією 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.12 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.
