Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. На підставі записів в ній встановлюється як загальний, так і страховий (спеціальний) трудовий стаж, який за чинним законодавством враховується під час призначення пенсій, надання пільг тощо. Саме тому велике значення має правильне внесення змін, у цей документ, а також виправлення неправильних або неточних записів. Узяти до відома, що на сьогодні, словосполучення "безперервний стаж" не застосовується відповідно до чинних норм трудового законодавства.
Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за N 110 (надалі — Інструкція № 58), встановлено, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи, яка використовує працю найманих працівників, понад п'ять днів, а також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 "Про трудові книжки працівників" (надалі – Постанова № 301) трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації (надалі - підприємство). За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність (пункт 4 Постанови № 301).
Ураховуючи зазначене вище тобто безпосередню відповідальність керівника підприємства, йому необхідно на підставі наказу з основної діяльності підприємства покласти обов'язки з ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок на конкретного працівника кадрової служби (за відсутності такої служби на окремого працівника) із зазначенням посади та внести відповідні зміни до посадової інструкції за відповідною посадою. Наказ про покладання обов’язків і зміни до посадової інструкції працівника, який на даний момент обіймає посаду (або при прийнятті на роботу) доводяться до відома під підпис.
Окрема думка:
Вважаємо, що державним інспекторам з питань праці Мінсоцполітики під час проведення перевірок підприємств, пов’язаних із дотриманням трудового законодавства, необхідно звертати увагу і на наявність такого наказу, тобто передачу в установленому порядку керівником функціональних повноважень. Оскільки, за його відсутності, жоден працівник кадрової служби не може нести відповідальність за порушення, що будуть виявлені при веденні обліку, зберіганні або видачі трудових книжок – на підставі чинного нормативно-правового акту (Постанова № 301) відповідає за ці порушення керівник підприємства.
Й інше постає питання: на підставі чого (за відсутності будь-якого розпорядчого локального акту підприємства) до посадових інструкцій окремих працівників кадрових служб вносяться обов'язки щодо ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок і встановлюється їхня відповідальність?
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення з посади, а також про нагородження та заохочення мають вноситися на підставі наказу (розпорядження) і точно відповідати його тексту, а записи про звільнення з посади або переведення на іншу постійну роботу мають також точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на відповідний пункт, статтю закону.
Слід зазначити, що запис про назву роботи, професії або посади, на яку приймається працівник, в обов’язковому порядку має відповідати Національному класифікатору України "Класифікатору професій" (ДК 003:2010), затверджено та надано чинності (з 01.11.10) наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.10 N 327 (надалі - Класифікатор професій), організаційної структурі та штатної чисельності підприємства, штатному розпису, відповідному наказу.
У разі зміни прізвища, ім'я, по батькові, дати народження власника трудової книжки, виявлення неточних або неправильних записів, зміни рішення, наприклад, щодо підстави звільнення з посади працівника, кадрова служба має внести відповідні виправлення або зміни у трудову книжку працівника. Порядок здійснення виправлень або зміни запису встановлено Інструкцією № 58.
Так, згідно з Інструкцією № 58, виправлення записів у розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" здійснюється на підставі оригіналу наказу в такому порядку:
· у графі 1 записується відповідний порядковий номер;
· у графі 2 зазначається дата внесення запису;
· у графі 3 записується:
"Запис за № таким-то недійсний", і далі, наприклад, "Прийнятий за такою-то професією (посадою)";
· у графі 4 робиться посилання на наказ підприємства.
Закреслення раніше внесених неточних, неправильних записів або записів, що підлягають зміні, у зазначених розділах трудової книжки не допускається.
Зміна запису на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки
Зміна запису про прізвище, ім'я, по батькові, дату народження працівника на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки виконується на підставі відповідних документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу тощо) закресленням попереднього запису і записом нових даних з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки. Новий запис завіряється підписом керівника підприємства (уповноваженого працівника кадрової служби) і відбитком печатки підприємства (за наявності - кадрової служби).
У додатку 1 зміну запису про прізвище виконано в такому порядку:
- закреслено однією рискою прізвище власника трудової книжки (Омельченко);
- записано нове прізвище (Коліушко);
- на внутрішньому боці обкладинки зазначено назву документа (свідоцтво про укладення шлюбу), його номер і дату видачі, назву органу, який його видав;
- запис завірено підписом старшого інспектора відділу кадрів і відбитком печатки підприємства.
Додаток 1
Виправлення у зв’язку з невідповідністю запису у трудовій книжці змісту наказу про прийняття на роботу
У додатку 2 наведено приклад виправлення технічної помилки, допущеної під час внесення запису в трудову книжку. На підставі наказу від 16 квітня 2004 року № 36-К виправлення здійснено в такому порядку:
- у графі 1 записано відповідний порядковий номер;
- у графі 2 зазначено дату внесення запису про виправлення;
- у графі 3 запис за № 22 визнано недійсним і повторено зміст наказу від 16 квітня 2004 року № 36-К;
- у графі 4 зазначено дату і номер наказу, яким працівника було призначено на посаду (16.04.2004 № 36-К).
Додаток 2
Виправлення у зв’язку з невідповідністю назви посади (професії, місця роботи) у наказі про прийняття на роботу штатному розпису
У додатку 3 наведено приклад виправлення помилки, допущеної в наказі про прийняття на роботу. Виправлення в трудовій книжці здійснено в такому порядку:
- у графі 1 записано наступний порядковий номер;
- у графі 2 зазначено дату внесення запису про виправлення;
- у графі 3 запис за № 8 визнано недійсним і зроблено запис про прийняття на роботу відповідно до наказу від 15 квітня 2005 року № 17-К
- у графі 4 зазначено номер і дату наказу про внесення змін до наказу, зміст якого не відповідає штатному розпису підприємства.
Додаток 3
Виправлення у зв’язку з невідповідністю запису про назву професії (посади, виконуваної роботи) Класифікатору професій
У додатку 4 наведено приклад виправлення невідповідності Класифікатору професій назви професії в штатному розписі та наказі про прийняття працівника на роботу, на підставі яких було внесено запис у трудову книжку. Виправлення було здійснено в такому порядку:
- видано наказ про внесення до штатного розпису необхідних змін із зазначенням дати їх внесення;
- видано наказ про переведення працівника з дня внесення змін до штатного розпису з посиланням на наказ про внесення змін до штатного розпису;
- зроблено запис у трудовій книжці про переведення працівника на посаду відповідно до зміненого штатного розпису на підставі наказу про переведення.
Слід зазначити, що запис, який було внесено в трудову книжку під час прийняття працівника на роботу за професією, назву якої було згодом змінено у зв’язку з невідповідністю Класифікатору професій, не визнається таким, що втратив чинність (недійсний). При цьому якщо працівник має право на пільгову пенсію, робота на такій посаді засвідчується довідкою про характер виконуваної роботи.
Додаток 4
Н А К А З
м. Бровари
04.10.2005 № 39-К
Про переведення на іншу посаду Петрова С. О.
У зв’язку із внесенням до штатного розпису підприємства, затвердженого наказом від 15.12.04 № 210-ОД, зміни на підставі наказу від 03.10.05 № 47-ОД,
НАКАЗУЮ:
ПЕТРОВА Сергія Олександровича, бухгалтера-касира, перевести (за його згодою) на посаду бухгалтера І категорії з
3 жовтня 2005 року з посадовим окладом 820 гривен. на місяць.
Підстава:
- доповідна записка начальника відділу кадрів від 03.10.2005;
- стаття 32 КЗпП України.
- стаття 32 КЗпП України.
Директор О. Гармаш
Зміна запису про звільнення
У разі незаконного звільнення з посади або переведення на іншу роботу, установленого органом, який правомочний приймати рішення про поновлення працівників на роботі, а також у разі зміни формулювання причини або дати звільнення з посади кадрова служба має внести відповідні зміни у трудову книжку.
Такі зміни вносяться на підставі наказу керівника підприємства, який видається на виконання рішення органу, який визнав незаконним звільнення з посади або переведення працівника на іншу роботу чи прийняв рішення про зміну формулювання причини або дати звільнення з посади.
У додатку 5 наведено кілька прикладів наказів і записів у трудових книжках.
Додаток 5
Внесення записів про зміну назви
підприємства
Якщо назва підприємства
змінюється, виправлення в трудову книжку вносяться в такому порядку:
- у графі 3 трудової книжки
окремим рядком робиться запис про перейменування підприємства;
- у графі 4 зазначається підстава
перейменування - наказ (рішення, розпорядження), його дата та номер.
Додаток 6
*Просимо звернути увагу на те, що назви посад у наведених прикладах можуть на відповідати Класифікатору професій ДК 003-2010.
*Приклади заповнення трудових книжок взято у відкритому доступі мережі Інтернету.
*Скорочення номерів наказів (реєструються в окремих журналах):
ОД - наказ з основної діяльності підприємства;
К - наказ із кадрових питань.
