О ревизии сказано уже много. Тем не менее любой бухгалтер, сталкиваясь с инвентаризацией в той или иной сфере хозяйственной деятельности, оказывается "на раздорожье". С чего начать? На чем акцентировать внимание? Как выявить нарушения и принять меры по их предупреждению в будущем?
Методы ревизии и контроля
Ревизор, кто бы в данной роли не оказался — бухгалтер, аудитор, экономист — должен понимать, что он имеет полное право воспользоваться такими методами:
- проверка ревизуемых операций в натуре;
- проверка фактов по конечной операции;
- лабораторные анализы;
- экспертная оценка;
- контрольный обмер;
- контрольный запуск сырья и материалов в производство;
- обследование на месте проверяемых операций;
- проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени;
- технико-экономические расчеты;
- нормативная проверка;
- формальная проверка;
- логическая проверка;
- арифметическая проверка;
- сверка, сличение;
- экономический и финансовый анализ работы предприятия;
- встречная проверка;
- взаимный контроль;
- анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и денежных средств;
- восстановление количественно-суммового учета;
- проверка правильности корреспонденции счетов и бухгалтерских проводок;
- проверка регистров бухгалтерского учета;
- исследование неофициальных материалов;
- исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии;
- проверка исполнения принятых решений.
Типовой бизнес-процесс проведения ревизии
Этот процесс схематически можно показать следующим образом:
Рекомендации по инвентаризации
ТМЦ (склад, кладовая)
1. Проводите ревизию при остановленном движении ТМЦ (как оприходования, так и отпуска). Спланируйте ревизию в нерабочее время (например, в выходной день). Если это невозможно, то продумайте места временного хранения ТМЦ, которые поступят на склад сразу по окончании ревизии. На время ревизии все участки производства должны получить необходимый сверхнормативный резерв ТМЦ, чтобы исключить остановку производства (реализации).
2. Заранее ознакомьтесь с существующими схемами и системами хранения ТМЦ, тогда во время ревизии вы без труда дадите им оценку по таким признакам:
- доступность мест хранения ТМЦ, имеющих высокую оборачиваемость для персонала склада;
- удобство комплектации и погрузки (выгрузки);
- соблюдение условий хранения ТМЦ (это важно для пищевых продуктов);
- схемы укладки ТМЦ (важно для ТМЦ с длительным сроком хранения). При непосредственном проведении ревизии члены комиссии должны в специальных актах отображать информацию об этих условиях.
3. Определите, какой вид ревизии будете проводить — полную или частичную. Если частичную, то определите способ выборки, по какому принципу, кто принимает решение, что именно инвентаризировать, а что — нет. При необходимости пропишите методику.
4. Если ревизия не плановая, то подготовку к ней проводите в условиях строгой конфиденциальности, чтобы у материально ответственных лиц не было времени исправить нарушения. Обратите внимание на то, какие документы были оформлены такими лицами с момента оповещения их о предстоящей ревизии до даты проведения самой ревизии (суммы списания ТМЦ по основным документам, количество и сумма списания ТМЦ по актам, причины списания, сопоставить со списанием за аналогичный период прошлого месяца, квартала, года).
5. Установите, на каких правовых основаниях ТМЦ находятся на складе: по праву собственности, на давальческих условиях, по услугам хранения или комиссии. Если ТМЦ находятся на хранении или на комиссии, необходимо проверить, имеются ли факты их использования для собственных нужд (обычно это недопустимо, но конкретные условия определите из договора).
6. Если вы решили проводить полную инвентаризацию, то руководствуйтесь исключительно принципом «из одного угла в другой». то есть сплошным методом переписываете все стеллажи и места хранения ТМЦ. Это не позволит заинтересованным лицам перемещать одни и те же ТМЦ из одной части склада в другую.
7. Непосредственно пересчет ТМЦ необходимо проводить, так сказать, в две руки. Пусть каждый ревизор считает отдельно, а затем полученные фактические данные нужно сверить.
8. Проанализируйте целесообразность приобретения ТМЦ длительного хранения, размеры партий (соотношение производственной необходимости и стоимости доставки), причины залеживания ТМЦ и образования неликвидов. Не стоит упускать из виду и обратную ситуацию: всегда ли хватает ТМЦ, кто несет ответственность за дефицит, чем он обусловлен (халатным отношением ответственного лица или неплатежеспособностью предприятия), каковы его последствия.
9. Выясните, имеется ли возможность реализовать готовую продукцию напрямую с производства покупателю или поставлять ТМЦ от поставщика напрямую в производство, минуя склад.
10. Изучите методику формирования себестоимости готовой продукции, нормативы, которые в ней заложены; порядок определения брака (подлежащего и не подлежащего исправлению) и сортности; порядок списания ТМЦ; нормы естественной убыли. Важно обратить внимание на такие аспекты: на чем основаны указанные нормативы (на государственных документах или разработаны предприятием самостоятельно); как часто пересматриваются, кто несет ответственность, каков порядок разработки, согласования и утверждения таких норм.
11. Проанализируйте и дайте оценку в целом по предприятию постановке бухгалтерского и управленческого учета ТМЦ.
Объекты незавершенного производства
1. При проведении инвентаризации НЗП можно применять все описанные выше пункты. Только лишь с тем отличием, что проверка проходит не на складе, а в производственном цехе, участке. Кроме того, обязательным условием является указание в актах степени готовности готовой продукции (ГП), наименования партии, объема выполненных работ в натуральных единицах измерения, который определяется техническими расчетами в порядке, предусмотренном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции.
2. Обязательно нужно проверить техническую документацию на изготавливаемую продукцию (чертежи, маршрутные и технологические карты, инструкции). На данном этапе особое внимание следует обратить на полноту и своевременность поступления рабочих чертежей, их комплектность, качество документации, а также на регистрацию их поступления. Познакомиться с лицом, ответственным за наличие и хранение ГП. Если имеются случаи изготовления ГП без соответствующих технических документов, то необходимо установить, было ли это разрешено (имеется ли распоряжение руководства, нет ли запрета государственных инстанций).
3. Проверьте своевременность заключения хозяйственных договоров, контроль за выполнением их условий; есть ли смета, калькуляция как приложение к договору (особенно важно для договоров подряда), соблюдается ли порядок расчетов.
4. Исследуйте обоснованность, документальную регламентированность норм расхода и их соблюдение в процессе производства (как материальных затрат, так и затрат рабочей силы в часах и в сумме насчитанной заработной платы). Если на один вид ГП существует несколько технологий производства и, соответственно, несколько норм расхода, то, располагая данными, сколько и по какой технологии было изготовлено ГП, необходимо сопоставить, расчетные и фактические расходы (используйте для этого сменные отчеты, наряды, табели учета рабочего времени).
5. Если по фактически завершенным объектам НЗП не оформлены акты ввода в эксплуатацию, не проведена приемка членами соответствующей комиссии, необходимо выяснить причины такого положения дел. А также проанализировать причины обратной ситуации, когда документы по вводу в эксплуатацию оформлены, но оборудование простаивает, не используется в производственном процессе.
6. Если на предприятии имеются законсервированные объекты и объекты НЗП, работы по которым временно приостановлены, необходимо проверить, насколько это обосновано.
Заметим, что строительная отрасль имеет некоторые аспекты проведения ревизии. Проводя ее, важно установить:
- своевременность заключения генеральных договоров с подрядчиками и поставщиками оборудования;
- отведен и передан ли в срок подрядчику земельный участок под застройку;
- в каком порядке принимается поступающее оборудование, как организовано его хранение;
- как выполняются подготовительные работы по обеспечению нормальной эксплуатации вводимых объектов и производственных мощностей;
- передана ли генподрядчику проектно-сметная документация, включая рабочие чертежи;
- как и кто осуществляет технический надзор.
Финансовая система
Можно выделить такие этапы ревизии этой сферы работы предприятий:
1. Проверить своевременность оплаты и надлежащее оформление расчетно-платежной документации. Этому должен предшествовать этап изучения структуры форм расчетов и структуры кредиторской задолженности.
2. Выявить причины несоблюдения сроков платежей, рассмотреть ранее принятые меры по оптимизации, нормализации и минимизации кредиторской задолженности (распределение приоритетов платежей, факторинг, лизинг).
3. Установить, имеется ли система контроля качества финансовой информации.
4. Проанализировать систему принятия решений и распределения полномочий в финансовой системе на предмет ее рациональности (работают ли реально механизмы принятия решения, существует ли система оценки принятых решений, анализируются ли риски).
5. Выяснить, как решаются спорные вопросы между группами, проблемные ситуации.
6. Изучить механизм согласования принимаемых решений. На данном этапе главное установить, кто и за что отвечает, выявить излишний бюрократизм, а также насколько соответствуют формальные и реальные процедуры. По результатам ревизии необходимо выработать и предоставить на утверждение руководству предприятия мероприятия по оптимизации.
7. Выявить удельный вес финансовых решений, принимаемых без систематической подготовки, интуитивно.
8. Дать оценку системе регулирования ситуации сниженной ликвидности и платежеспособности (когда не хватает денежных средств на оплату текущих обязательств, какие существуют альтернативные мероприятия).
Расчеты с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками
Данный вид ревизии имеет два подвида:
1. Проверка расчетно-платежных документов:
- своевременность и полнота взятия на учет ТМЦ;
- проверка порядка выписывания доверенностей на ТМЦ;
- частота сверки расчетов (оформляются ли акты сверки взаиморасчетов, имеются ли указанные акты в наличии, какой процент контрагентов охватывают такие сверки);
- законность и обоснованность применения цен, тарифов, скидок;
- применение штрафных санкций за невыполнение условий договоров (ответственное лицо, сроки);
- причины, по которым претензии предъявлены или не предъявлены.
2. Проверка договорных отношений:
- изучение существующего порядка заключения договоров. Ревизору необходимо составить схему движения договоров и проверить их фактическое движение. Важный момент — регистрация договоров. Подписание договоров без регистрации в журнале может привести к тому, что договор будет отправлен без регистрации и в дальнейшем утерян. На предприятии обязательно должна действовать система согласования и визирования договоров;
- проверка наличия договоров (с обязательной сверкой даты заключения договора и, например, даты приобретения ТМЦ, а также правомерности его подписания указанным лицом);
- оценка содержания договора:
а) как детально и с какой выгодой для предприятия прописаны требования к качеству приобретаемых ТМЦ (услуг, работ), распространяются ли гарантии на приобретаемые ТМЦ;
б) ответственность сторон;
в) порядок приема-передачи ТМЦ по количеству и качеству, на чьей территории, существуют ли инструкции, их оценка;
г) какие сроки (оплаты, поставки) указаны в договоре, выполняются ли они фактически, если не выполняются, то предъявляются ли претензии;
- сравнительный анализ существенных условия договоров с однотипными хозяйственными операции по различным контрагентам;
- эффективность мер воздействия на поставщиков, которые не выполняют договорные обязательства, наличие отказов в поставках от поставщиков и их причин, замена в поставках одних ТМЦ другими (аналогично — по покупателям).
Дебиторская задолженность
1. Проверка и оценка кредитной политики предприятия на предмет того, учитывает ли она следующие факторы:
- зависимость стоимости товара или ГП от объемов продаж, сроков оплаты, выполнения дополнительных задач (например, охват дистрибьютором определенного региона);
- каковы стандарты оценки покупателей, отгружаемых в долг (коммерческий кредит);
- максимальный срок предоставления коммерческого кредита;
- определение лимита дебиторской задолженности (ДЗ), кто имеет соответствующие полномочия на принятие управленческого решения;
- процедуры погашения просроченной дебиторской задолженности.
2. Проконтролировать состояние дебиторской задолженности:
- в разрезе сроков — определить удельный вес покупателей, погашающих свою задолженность досрочно, в срок, с задержками (по градации — более 10-ти календарных дней просрочки, более 20-ти и т. д.);
- выяснить причины просрочки платежей по итогам звонков и переписки с дебиторами. На данном этапе нужно выявить и устранить дебиторскую задолженность, вызванную халатным отношением сотрудников, как предприятия, так и контрагента. Например, причиной может быть отсутствие оригиналов документов, претензии к качеству поставленного товара;
3. Проверить мотивацию и систему оплаты труда сотрудников, ответственных за своевременное погашение ДЗ, определить, насколько она адекватна.
4. Установить, какие методы используют сотрудники, ответственные за возврат ДЗ, и насколько они эффективны (психологические, экономические, юридические, привлечение сторонней организации).
Вместо заключения
Проводя ревизию, члены комиссии должны помнить, что их цель — не просто формально зафиксировать данные, выявить нарушения и наказать виновных. Прежде всего их работа направлена на получение следующих результатов:
- ускорение оборачиваемости оборотных активов, снижение остатков ТМЦ, НЗП, ГП, ДЗ при постоянном или увеличивающемся объеме производства;
- увеличение объема реализации ГП;
- оптимизация (минимизация, ускорение, улучшение) документооборота, устранение излишнего бюрократизма;
- утверждение эффективности как цели любого структурного подразделения;
- формирование у ответственных лиц способности применять современные методы хозяйствования, но при этом соблюдать требования руководства предприятия;
- развитие и поддержание на должном уровне корпоративной культуры.
