Право на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням врегульовано Законом України від 23.09.99 № 1105 "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування" (надалі - Закон № 1105). Відповідно до частини першої статті 31 цього закону, підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності, а в разі роботи за сумісництвом - копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи.
У разі втрати застрахованою особою первинного листка непрацездатності та за умови, якщо його не було надано роботодавцю для оплати, комісія із соціального страхування (уповноважений) не може прийняти обґрунтоване рішення про надання допомоги по тимчасовій непрацездатності або ж відмову в її наданні на підставі листків непрацездатності, що є продовженням первинного. Адже саме первинний листок непрацездатності може містити позначки, які можуть вплинути на рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування.
Зокрема, відмітки про алкогольне, токсичне сп'яніння чи дію наркотиків, та як згідно пункту 5 частини 1 статті 23 Закону №1105 допомога по тимчасовій непрацездатності не надається у разі тимчасової непрацездатності у зв'язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння або дій, пов'язаних з таким сп'янінням.
Зокрема, відмітки про алкогольне, токсичне сп'яніння чи дію наркотиків, та як згідно пункту 5 частини 1 статті 23 Закону №1105 допомога по тимчасовій непрацездатності не надається у разі тимчасової непрацездатності у зв'язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння або дій, пов'язаних з таким сп'янінням.
Відповідно до пункту 1.14 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров'я від 13.11.01 № 455, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 04 грудня 2001 року за N 1005/6196 (надалі – Інструкція №455), у разі втрати листка непрацездатності за рішенням ЛКК лікувально-профілактичного закладу, в якому його видано, видається новий листок непрацездатності з позначкою "дублікат" на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась.
Отже, якщо листок непрацездатності було втрачено, для отримання дубліката застрахованій особі необхідно звернутися до лікувального закладу, який його видавав, з довідкою з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась.
Частиною третьою статті 30 Закону №1105 визначено, що рішення про призначення матеріального забезпечення приймається комісією із соціального страхування, яка здійснює контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення, приймає рішення про відмову в його призначенні, про припинення виплати матеріального забезпечення (повністю або частково), розглядає підставу і правильність видачі листків непрацездатності та інших документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг.
На підставі виданого листка непрацездатності з позначкою "дублікат" комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства, установи, організації розглядає питання щодо призначення матеріального забезпечення за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.
За роз’ясненням Міністерства соціальної політики України щодо втрати підприємством уже оплаченого листка непрацездатності (лист від 03.06.14 № 5695/0/14-14/18) порядок дій страхувальника залежить від того, з яких причин це сталося:
1. Щодо втрати листка непрацездатності внаслідок форс-мажорних обставин після його оплати
Якщо листок непрацездатності загублено внаслідок форс-мажорних обставин після оплати, то дії суб’єкта господарювання у разі втрати первинної документації визначені у пункті 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за N 168/704 (надалі - Положення). Так, у випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх утрати чи знищення.
З метою відновлення первинної документації, загубленої в результаті форс-мажорних обставин, необхідно отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин, звернутися із заявою до територіального відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (надалі - Фонд) з проханням надати копії всіх утрачених звітів. До заяви доцільно додати підтверджуючі документи, зокрема, наприклад, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком утрачених документів із зазначенням причин їх втрати.
Оскільки згідно з пунктом 1.14 Інструкції №455, новий листок непрацездатності з позначкою "дублікат" видається тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась, то від медичної установи, за відповідно оформленим запитом, можливо отримати лише реєстр виданих документів, що засвідчить тимчасову непрацездатність (вагітність і пологи) працівників підприємства.
На підставі отриманих копій документів підприємство має відновити оригінали власних вихідних первинних документів; сформувати журнали господарських операцій та регістри бухгалтерського обліку.
Якщо підсумкові обороти у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними в звітності по коштах Фонду за відповідні звітні періоди, буде поновлено протоколи комісії із соціального страхування про призначення матеріального забезпечення застрахованим особам, банківськими виписками та (або) касовими документами буде підтверджено своєчасність виплати (перерахування) матеріального забезпечення застрахованим особам, то бухгалтерський облік по коштах Фонду можна вважати повністю відновленим, а кошти Фонду - використаними за призначенням.
Отже, ключовим питанням у цьому випадку є своєчасність призначення матеріального забезпечення застрахованим особам та дотримання порядку використання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.
2. Щодо втрати первинної документації внаслідок халатності
Чинне законодавство не передбачає механізмів поновлення листка непрацездатності внаслідок втрати з причин халатності посадових осіб після його оплати, але передбачає правила та терміни збереження первинних документів і відповідальність посадових осіб внаслідок їх втрати.
Так, відповідно до Закону України від 16.07.99 № 996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підприємство повинно самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну. Порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності (крім банків) визначено у згаданому вище Положенні.
Відповідно до пунктів 6.2 та 6.3 Положення первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності мають зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.
Згідно з пунктом 6.7 Положення зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.
При цьому відповідно до пункту 6.8 Положення видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера.
За порушення процедури збереження і знищення бухгалтерських документів чинним законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.
Так, відповідно до статті 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення за недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану - тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Крім того, у разі проведення перевірки органами Фонду відсутність документів призводить до невизнання підтвердженими даних підприємства щодо сум витрат Фонду та до відповідних наслідків.
