Чем
регламентируется деятельность работников сферы делопроизводства? Что означает "рационально организовать рабочее место и оборудовать его в соответствии с
гигиеническими нормами"? Какой оптимальный режим труда и отдыха установить для
работников-делопроизводителей?
Кто такие "делопроизводители", и какими документами регламентируется их деятельность?
Как часто
работник задумывается над тем, почему его рабочее место имеет такой, а не иной
вид? Почему оно оборудовано именно таким оборудованием, а не иным? Как правило,
организация рабочего места работников, на первый взгляд, не может влечь
каких-либо осложнений для работодателей. Но ведь от правильной организации
рабочих мест зависит продуктивность труда, здоровье, коммуникабельность и
мобильность работников, задействованных при выполнении трудовых функций. Итак,
рассмотрим общие подходы к организации труда на примере работников, выполняющих
работы по делопроизводству.
В настоящее
время для надлежащей организации рабочих мест следует использовать
Межотраслевые нормы времени работников, выполняющих работы по делопроизводству
(далее - Нормы времени), разработанные во исполнение распоряжения
Кабинета Министров Украины от 23.04.01 № 152-р "Об утверждении мер по реализации Концепции
дальнейшего реформирования оплаты труда в Украине, одобренной Указом Президента
Украины от 25.12.2000 № 1375" .
Нормы
времени предназначены для нормирования труда работников в сфере
делопроизводства, а также определения численности работников, обеспечивающих
эту работу. Например, среди работников, которых можно считать
делопроизводителями, следует выделить таких, как:
"Ассистент
референта" (код КП 4115);
"Оператор
копировальных и множительных машин» (код КП 4112);
"Секретарь-машинистка" (код КП 4115);
"Архивариус" (код КП 4141);
"Делопроизводитель" (код КП 4144);
"Организатор
делопроизводства (виды экономической деятельности)" (код КП 3435.2);
"Документовед" (код КП 2432.1);
"Организатор
делопроизводства (государственные учреждения)" (КП 3435.1);
"Организатор
делопроизводства (система судопроизводства)" (код КП 3435.3);
"Референт" (код КП 3436.1) и т. д.
Следует
отметить, что Нормы времени можно использовать также и в органах
государственной исполнительной власти, на предприятиях, в учреждениях,
организациях (далее — предприятие) любой формы собственности и
подчинения.
Нормы
времени состоят из общей части, организации труда и нормативной части.
Организация
труда содержит общие организационно-технические условия выполнения работ по
делопроизводству, оснащения рабочих мест работников сферы делопроизводства,
примеры организации труда некоторых работников сферы делопроизводства.
Деятельность
работников, занятых работами по делопроизводству, регламентируется должностными
инструкциями, разработанными в соответствии с Разделом 1 "Профессии
руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих" Выпуска 1 "Профессии работников, являющиеся общими для всех видов
экономической деятельности" Справочника квалификационных характеристик
профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной
политики Украины от 29.12.04 № 336, и Справочника типовых
профессионально-квалификационных характеристик должностей государственных
служащих, утвержденного приказом Национального агентства Украины по вопросам государственной службы от 13.09.11 № 11.
Основной
задачей работников сферы делопроизводства является работа с документами и
другой информацией с использованием организационной и вычислительной техники,
обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее регистрация и доставка по
назначению, хранение, передача в архив и т. д.
К плановым
работам принадлежат регистрация документов, обработка информации, ее анализ,
систематизация, накопление и хранение.
Общие
организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству:
- рациональная
организация рабочих мест;
- своевременное
получение работниками информации, консультаций, инструктажа;
- соблюдение
рационального режима труда и отдыха;
- обеспечение
установленных санитарных норм.
В последние
годы основными средствами подготовки текстовых документов является персональный
компьютер (ПК).
Требования к
условиям труда
Условия труда —
совокупность факторов производственной среды, которые влияют на здоровье и
работоспособность человека в процессе труда.
Основные
факторы:
- планирование
помещений;
- освещение
помещений и рабочих мест;
- микроклимат;
- шум;
- цвет
помещений;
- режим труда
и отдыха.
Рабочие
места работников сферы делопроизводства должны быть удобными и оборудованными в
соответствии с гигиеническими нормами: их оснащают одно- или двухтумбовыми столами
для удобного размещения на них оргтехники и предметов труда, а в ящиках столов
— хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей, лотков
для бумаги, малой оргтехники и т. д.
Расстояние
между глазами работника и экраном ПК должно быть не менее, чем полторы длины
диагонали используемого монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз
на 15 градусов, а клавиатуру - на расстоянии около 40 см от туловища.
Запястья должны лежать на одном уровне с предплечьем. Экран дисплея должен располагаться
так, чтобы солнечный луч и свет ламп не отражались от него и не ослепляли
работника. В идеале уровень яркости экрана должен соответствовать яркости света
в помещении, чего можно добиться, регулируя монитор.
Чрезвычайно
отрицательно на глаза влияет мигание экрана монитора. Минимальная частота
обновления экрана, согласно требованиям эргономики, должна составлять не менее
75 Гц.
Служебные
помещения должны быть прямоугольной или квадратной формы. Наиболее рациональным
является помещение прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1,5 (но не более
1:2). Ширина помещения должна быть не менее 2,5 метров, а высота -3,25 метров.
Особое
значение имеет освещение рабочего места. Если на рабочем месте есть местное
освещение, рекомендуется применить поворотные, передвижные лампы. Мягкий свет,
который не слепит глаза, должен поступать на поверхность рабочего стола слева.
Недопустимо применять лишь местное освещение, поскольку это приводит к
неминуемой адаптации зрения.
Рекомендованы
следующие нормы освещенности служебных помещений и рабочих мест:
- в случае
люминесцентного освещения - 300 люкс;
- в случае
освещения лампами накаливания - 150 люкс.
При
одностороннем освещении рекомендованная ширина помещения не может превышать
7 метров, двустороннем - 15 метров.
Нормальный
уровень насыщения помещений светом при коэффициентах отражения поверхностей:
пола - 25%, потолка - 70%, мебели и оборудования - не менее 35%. Защитой от
прямого солнечного луча может служить солнцезащитный козырек, жалюзи, шторы.
Эффективность
освещения в служебных помещениях повышается в случае рационального окрашивания
стен, потолков. На эффективность труда существенно влияет цвет помещения.
Наиболее благоприятными цветами являются белый, зелено-голубой, желто-зеленый,
светло-зеленый, бежевый, светло-бежевый, светло-желтый, светло-голубой. Эти
цвета не только успокаивающе действуют на нервную систему человека, но и
значительно улучшают освещенность в помещениях.
Для лучшего
рассеивания и отражения света рекомендуется потолок красить в белый цвет, он
отражает до 90% светового потока. Стены должны меньше отражать свет и быть чуть
темнее, чем потолок. Если окна в помещении выходят на солнечную сторону, то
стены лучше окрасить в прохладные тона: голубой, зеленоватый, салатный. Для
помещений с окнами, ориентированными на север, северо-запад, северо-восток,
больше подходят цвета теплой гаммы: желтоватый, светло-оранжевый, песочный.
Пол,
независимо от материала, из которого он сделан, должен иметь более темный цвет,
чем стены.
Здоровье и
работоспособность человека зависят также от факторов окружающей среды, в первую
очередь — от поддерживания нормальной температуры и влажности воздуха.
Рекомендованы
следующие нормы температуры, относительной влажности и скорости движения
воздуха в рабочих помещениях:
- температура
воздуха: в холодный период года (ниже +10 °С) - температура в помещении в
пределах от 20 до 22 °С; в теплый период года (выше +10 °С) -
20–25 °С;
- относительная
влажность воздуха - 30–60%;
- скорость
движения воздуха: в холодный период года - не более 0,2 м/с; в теплый
период года - 0,2–0,5 м/с;
- атмосферное
давление - от 84 до 107 кПа (630–800 мм рт. ст.);
- максимальная
запыленность воздуха в помещениях при размере частей не более 3 мкм - 0,75 мг/куб. м.
Озеленение
помещений, являющееся декоративным элементом интерьера, улучшает состав
воздуха, уменьшает нервно-психическую и зрительную утомляемость. Это особенно
важно для условий умственного труда.
Проектируя
рабочие места исполнителей, нужно предусмотреть комплексное оснащение этих мест
необходимыми средствами труда. Оснащение рабочих мест исполнителей техническими
средствами, как правило, предусматривается во время проектирования
административных зданий и их реконструкции.
Для
повышения работоспособности и уменьшения утомляемости рекомендуется установить
регламентированные перерывы, восстанавливающие работоспособность.
Для
работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв
через 2 ч. после начала работы и через 1,5–2 ч. после перерыва на
обед продолжительностью по 15 мин. каждый или через каждый час работы по
10 мин.
Ящики стола
следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок.
Желательно, чтобы на каждой полке была карточка с перечнем содержимого папок.
Для хранения
специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.
Работников
службы делопроизводства обеспечивают справочными материалами, в частности,
инструкциями по ведению делопроизводства, нормативно-методическими документами,
орфографическим и терминологическим словарями, списками работников организации
и ее структурных подразделений с номерами телефонов и адресов, алфавитными
книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью организации,
картотеками и т. д.
Режим труда
и отдыха работников, занятых работой по делопроизводству и обеспечению
управления, устанавливают, в виде распорядка дня с учетом регламентации всех
обязательных работ и выполнения самых сложных из них в первой половине дня,
когда у работников наблюдается высокая стойкая работоспособность.
Продолжительность
рабочего времени
Частью
первой статьи 50 Кодекса законов о труде Украины (далее - КЗоТ) предусмотрена нормальная продолжительность рабочего времени работников, которая
не может превышать 40 часов в неделю.
Отметим, что
предприятия, заключая коллективный договор, могут устанавливать меньшую норму
продолжительности рабочего времени, чем указано в части первой статьи 50
КЗоТ. Устанавливая меньшую норму продолжительности рабочего времени, следует
иметь в виду, что оплата труда тогда должна осуществляться по полной тарифной
ставке, полному окладу.
В
соответствии с частью первой статьи 51 КЗоТ сокращенная продолжительность
рабочего времени устанавливается:
1) для работников
в возрасте от 16 до 18 лет - 36 часов в неделю, для лиц в возрасте
от 15 до 16 лет (учащихся в возрасте от 14 до 15 лет,
работающих в период каникул) - 24 часов в неделю.
Продолжительность
рабочего времени учащихся, работающих в течение учебного года в свободное от
учебы время, не может превышать половину максимальной продолжительности
рабочего времени, предусмотренной в абзаце первом этого пункта для лиц
соответствующего возраста;
2) для
работников, занятых на работах с вредными условиями труда, - не более
36 часов в неделю.
Перечень
производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в
которых дает право на сокращенную продолжительность рабочей недели, утвержден
постановлением Кабинета Министров Украины от 21.02.01 № 163.
Кроме того,
законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени
для некоторых категорий работников (учителей, врачей и др.).
Сокращенная
продолжительность рабочего времени может устанавливаться за счет собственных
средств на предприятиях и в организациях для женщин, имеющих детей в возрасте
до 14 лет или ребенка-инвалида.
Согласно
статье 69 Хозяйственного кодекса Украины предприятие самостоятельно устанавливает для своих
работников сокращенный рабочий день и другие льготы.
При расчете
баланса рабочего времени следует иметь в виду, что согласно статье 53 КЗоТ
накануне праздничных и нерабочих дней (статья 73 КЗоТ) продолжительность
работы работников, кроме работников, указанных в статье 51 КЗоТ,
сокращается на один час как при 5-дневной, так и при 6-дневной рабочей неделе, а
накануне выходных дней продолжительность работы при 6-дневной рабочей неделе не
может превышать 5 часов.
Согласно
части третьей статьи 67 КЗоТ, если праздничный или нерабочий день
(статья 73 КЗоТ) совпадает с выходным днем, выходной день переносится на
следующий после праздничного или нерабочего.
Как правило,
с целью создания благоприятных условий для празднования, а также рационального
использования рабочего времени распоряжениями Кабинета Министров Украины
рекомендуется переносить рабочие дни для работников, которым установлена
5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.
В связи с
тем, что указанное распоряжение имеет рекомендательный характер, решение о переносе
рабочих дней принимает работодатель самостоятельно, издав приказ или другой
распорядительный документ.
Принятое
работодателем решение о переносе рабочих дней изменяет график работы
предприятия и норму продолжительности рабочего времени в месяцах, в которых
введен перенос рабочих дней. Поэтому все действия относительно предоставления
отпусков, выхода на работу должны осуществляться по измененному в связи с
переносом рабочих дней графику работы предприятия.
При этом
следует иметь в виду, что в случае переноса рабочего дня, предшествующего
праздничному или нерабочему дню, на другой выходной день, для сохранения
баланса рабочего времени за год продолжительность работы в этот перенесенный
рабочий день должна соответствовать продолжительности предпраздничного рабочего
дня, как это предусмотрено статьей 53 КЗоТ.
Законодательством не установлена единая норма
продолжительности рабочего времени в году. Эта норма может быть разной в
зависимости от того, какая рабочая неделя установлена на предприятии (5- или
6-дневная), какова продолжительность ежедневной работы, когда установлены
выходные дни, и поэтому на предприятиях норму продолжительности рабочего
времени в году определяют самостоятельно с соблюдением требований статей 50–53,
67 и 73 КЗоТ.
