Якщо згідно з положеннями колективного або трудового
договору підприємство виступає орендарем житла для свого працівника, йому
необхідно в першу чергу подбати про наявність всіх підтверджуючих документів,
на підставі яких при перевірках можна буде довести контролюючим органам, що
оренда житла для такого працівника є необхідною умовою для виконання ним своїх
трудових функцій та складовою забезпечення господарської діяльності
підприємства в цілому. Такими документами можуть бути:
- трудовий договір з конкретним працівником - підтверджує
факт трудових відносин з ним;
- положення колективного або трудового договору -
вказують на обов’язок роботодавця надати працівнику орендоване житло та вносити
плату за користування ним;
- наказ роботодавця про укладення договору оренди житла
для конкретного працівника та передання житла працівнику в користування на
безоплатній основі;
- договір оренди з власником житла, метою якого є
безпосередньо проживання конкретного працівника;
- акт приймання-передачі житлового приміщення;
- документи про фактичну сплату коштів орендодавцю.
Крім того, з метою убезпечення від непередбачуваних
обставин та можливих фінансових ризиків роботодавцю варто укласти ще й договір
суборенди із працівником. В ньому можна прописати, що послуги з оренди житла
надаються працівнику на безоплатній основі, але у випадку неналежного
відношення до цього майна, зокрема, його псування або доведення до стану, який
вимагатиме проведення ремонтних (відновлювальних) робіт, відповідальність
покладається саме на такого працівника й всі витрати відшкодовуються за його
рахунок.
