Оплата отпусков

Право работников на ежегодный оплачиваемый отпуск, а также государственные гарантии, условия, продолжительность и порядок предоставления отпусков работникам определяются Кодексом законов о труде Украины (далее – КЗоТ), Законом Украины от 15.11.96 № 504 "Об отпусках" (далее - Закон об отпусках) и другими нормативными документами.

Порядок оплаты отпусков регулируется статьей 21 Закона об отпусках, а исчисление заработной платы работникам за время ежегодного отпуска, дополнительных отпусков в связи с обучением, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, и компенсации за неиспользованные отпуска производится в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 № 100 (далее - Порядок № 100).

Средства на оплату отпусков

Согласно статье  23 Закона об отпусках расходы, связанные с оплатой отпусков, предусмотренных статьями 6 - 8, 13 - 16, 18-1 и 19 этого закона, осуществляются за счет средств предприятий на оплату труда или за счет средств физического лица, у которого граждане работают по трудовому договору. Такие затраты включаются в состав расходов работодателя (юридического лица или физического лица - предпринимателя на общей системе налогообложения).

В учреждениях и организациях, которые содержатся за счет бюджетных средств, оплата отпусков производится из бюджетных ассигнований на их содержание.

Продолжительность отпусков определяется Законом об отпусках, другими законами и нормативно-правовыми актами Украины и независимо от режимов и графиков работы рассчитывается в календарных днях.

Согласно Закону об отпусках ежегодный основной отпуск не может быть менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год (со дня заключения трудового договора). По просьбе работника такой отпуск может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней.

Ежегодные дополнительные отпуска по желанию работника могут предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском или отдельно от него. При этом общая продолжительность ежегодного основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, - 69 календарных дней.

При определении продолжительности ежегодных и дополнительных отпусков праздничные и нерабочие дни, установленные статьей 73 КЗоТ, не учитываются (в настоящее время таких дней 11). В случае если праздничные и нерабочие дни приходятся на период, в котором предоставляется отпуск, продолжительность отпуска увеличивается на их количество, но сами дни не оплачиваются.

Право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает по истечении шести месяцев непрерывной работы на данном предприятии (часть пятая статьи 10 Закона об отпусках).

В случае предоставления работнику ежегодных отпусков до истечения шестимесячного срока непрерывной работы их продолжительность определяется пропорционально отработанному времени, за исключением случаев предоставления отпусков льготной категории работников (часть шестая статьи 10 Закона об отпусках).

Порядок расчета продолжительности отпуска в случае, когда работник в первый год работы отработал на предприятии менее 6 месяцев, проиллюстрирован на числовом примере.

Пример 1

Работник принят на предприятие 12 декабря 2016 года (к льготной категории не относится). С 03 апреля 2017 года он подал заявление о предоставлении ему части ежегодного основного отпуска. Установленная на предприятии продолжительность отпуска - 24 календарных дня. Как определить продолжительность отпуска для такого работника?

Согласно разъяснениям Министерства социальной политики Украины (письма от 27.03.13 №321/13/84-13 и от 08.05.13 № 498/13/84-13) общего нормативно-правового акта, который бы определял порядок расчета количества дней ежегодного отпуска до истечения шестимесячного срока непрерывной работы, нет. Однако исходя из того, что продолжительность отпусков рассчитывается в календарных днях и в рассматриваемом случае определяется пропорционально времени, отработанному на данном предприятии, привязку расчета дней отпуска целесообразно делать к календарным дням рабочего года, в котором работал работник. Для этого необходимо:

- определить количество календарных дней рабочего года, отработанных работником до ухода в отпуск (то есть за период с 12 декабря 2016 по 02 апреля 2017 года). Такой показатель равен 112 календарных дней (20 + 31 + 28 + 31 + 2);

- уменьшить полученное количество календарных дней на количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на этот период (всего таких дней три - 1, 7 января и 8 марта 2017 года), - получим 109 календарных дней (112 - 3);

- рассчитать количество календарных дней отпуска, приходящихся на 1 календарный день полного рабочего года работника (с 12.12.2016 г. по 11.12.2017 г.) без учета праздничных и нерабочих дней. Такой показатель равен 0,0678 (24 календарных дня : (365 - 11));

- определить количество календарных дней отпуска, которое может быть предоставлено работнику за фактически отработанное им время. В данном случае это 7 календарных дней (109 календарных дней × 0,0678).

Определение суммы отпускных

В соответствии с пунктом 7 Порядка № 100 сумма отпускных рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы на количество календарных дней отпуска. При этом можно использовать следующую формулу:  О = Сз × Д, где:

О - сумма отпускных;

Сз - среднедневная заработная плата в расчетном периоде;

Д - количество календарных дней отпуска.

В свою очередь, среднедневная заработная плата определяется путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством, а также времени, когда работник не работал по уважительным причинам) (пункт 2 Порядка № 100).

В виде формулы расчет среднедневной заработной платы можно представить следующим образом:

Сз = В : (К - П - Н), где:

В - сумма выплат, включаемых в расчет отпускных в расчетном периоде (напомним: перечень выплат, которые участвуют в расчете отпускных, приведен в пункте 3 Порядка № 100, а перечень выплат, которые не участвуют в таком расчете, - в пункте 4 этого порядка);

К - количество календарных дней расчетного периода (в общем случае в 12-месячном расчетном периоде количество календарных дней равно 365, в високосном году - 366);

П - количество праздничных и нерабочих дней в расчетом периоде в соответствии со статьей 73 КЗоТ (таких дней одиннадцать);

Н - время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (абзац шестой пункта 2 Порядка № 100).

Важно отметить, что указанные формулы можно применять не только для расчета выплат за время ежегодного и других отпусков (учебного, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей), но и для расчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск.

Чтобы рассчитать сумму отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск), в первую очередь необходимо:

- определить расчетный период и количество календарных дней в нем;

- выяснить, какие выплаты расчетного периода включаются (не включаются) в расчет средней заработной платы.

Определение расчетного периода

Пункт 2 Порядка № 100 регламентирует исчисление средней заработной платы исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествовавших месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, в случаях оплаты:

- времени ежегодного отпуска;

- дополнительного отпуска в связи с обучением;

- творческого отпуска;

- дополнительного отпуска работникам, имеющим детей;

- для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска.

То есть для работника, который проработал на предприятии более года, расчетным периодом будут 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации (пример 2).

Пример 2

Работник Иванов принят на работу в марте 2016 года, а в июне 2017 года ему был предоставлен очередной отпуск. 

Расчетным периодом являются 12 месяцев - с июня 2016 года по май 2017 года.

В случае если работник проработал на предприятии менее года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, то есть с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск (пункт 2 Порядка № 100, - примеры 3 и 4).

Пример 3

Работник Петров принят на работу в декабре 2016 года, а в июне 2017 года оформил очередной отпуск.

Расчетным периодом будут 5 месяцев - с 01 января до 1 июня 2017 года.

Пример 4

Работник Сидоров принят на работу 11 апреля 2017 года, а в июне 2017 года оформил внеочередной ежегодный отпуск на 10 календарных дней в связи с рождением ребенка (такой отпуск предусмотрен коллективным договором предприятия).

Расчетным периодом будет один полный месяц - май 2017 года.

Следует отметить, что месяц, в котором первый день работы работника является первым рабочим днем для всех, учитывается в расчетном периоде при исчислении средней заработной платы (письмо Министерства социальной политики Украины от 06.10.14 №493/18/99-14 и пример 5).

Пример 5

Работник Скляр принят на работу 03 октября 2016 года (это первый рабочий день месяца, но третий календарный день, так как 01 и 02 октября пришлись на субботу и воскресенье). В мае 2017 года работник оформил очередной отпуск, при этом расчетным периодом для исчисления средней заработной платы будут 7 календарных месяцев с 01 октября 2016 года до 01 мая 2017 года.

Если отпуск (например, учебный) необходимо предоставить работнику, который не отработал ни одного полного месяца, то средняя заработная плата исчисляется в соответствии с предпоследним абзацем пункту 4 Порядка № 100, то есть исходя из тарифной ставки либо должностного оклада, установленных ему в трудовом договоре (письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 22.12.05  № 717/018/84-05 и пример 6).

Пример 6

Работник Тищенко принят на работу 13 февраля 2017 года, а с 20 марта 2017 года оформил учебный отпуск на 10 календарных дней. Расчетного периода (полностью отработанного календарного месяца с 01 до 01 числа), из заработной платы которого необходимо осуществить исчисление средней заработной платы, в данном случае нет. При условии что должностной оклад работника равен 3200 гривен, расчет среднедневной заработной платы в соответствии с пунктом 4 Порядка № 100 будет таким: (3200 гривен × 12 месяцев) : (365 - 11) = 108,47 гривен, где 11 - количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде (статья 73 КЗоТ).

Также следует отметить, что при определении продолжительности расчетного периода из него исключается время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (абзац шестой пункта 2 Порядка № 100, письма Министерства труда и социальной политики Украины от 25.05.09 № 294/13/84-09, от 07.08.09 № 472/13/84-09 и Министерства социальной политики Украины от 26.11.12 № 1203/13/84-12).

В частности, исключению из расчетного периода подлежат:

- дни простоя не по вине работника, когда за ним частично сохранялся заработок согласно статье 113 КЗоТ в размере не ниже 2/3 установленной работнику тарифной ставки (оклада);

- время нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 лет (6 лет по медицинскому заключению);

- время нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, в том числе на основании норм статей 25 и 26 Закона об отпусках - для работников предприятий всех форм собственности, и на основании пункта 9 Заключительных положений Закона Украины от 28.12.14 № 76 "О внесении изменений и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Украины" - для работников органов исполнительной власти и других государственных органов (письма Министерства социальной политики Украины от 12.01.15 №  4/13/116-15 и от 14.09.15 № 520/18/99-15, а также Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности от 20.08.15 № 5.2-32-1359);

- время, когда работники по независящим от них причинам работали в режиме неполной рабочей недели по инициативе работодателя в связи с невозможностью обеспечить их работой в течение рабочей недели нормальной продолжительности (статья 32 КЗоТ).

Также отметим, что согласно статье 56 КЗоТ работа на условиях неполного рабочего времени не ограничивает работника в его трудовых правах и, соответственно, не влечет за собой сокращение ежегодного отпуска, но расчет средней заработной платы в этом случае имеет свои особенности. Так, Министерство труда и социальной политики Украины в письмах от 12.03.07 № 66/06/186-07, от 25.05.09 №294/13/84-09 и от 21.05.09 № 279/13/84-09 указывает на следующее:

- если работник работает на условиях неполного рабочего дня, величина его заработной платы пропорциональна отработанному времени, то есть она менее заработной платы другого работника, занятого полное рабочее время. При этом при расчете средней заработной платы берется предусмотренный 12-месячный период;

- если же работник по независящим от него причинам работает на условиях неполной рабочей недели, то при исчислении средней заработной платы из расчетного периода, помимо выходных и праздничных дней, исключаются и неотработанные рабочие дни. При этом расчетным периодом также являются 12 последних календарных месяцев.

Особенности расчета средней заработной платы за работу в режиме неполной рабочей недели, пребывания в отпуске без сохранения заработной платы или с частичным ее сохранением приведены в письмах Министерства труда и социальной политики Украины от 21.07.97 № 04-3022 и от 27.07.10 № 217/13/116-10.

Выплаты, включаемые в расчет

В соответствии с пунктом 3 Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы во всех случаях ее сохранения в расчет включаются следующие выплаты:

- основная заработная плата, доплаты и надбавки. В указанной норме Порядка № 100 перечислен ряд выплат, которые относятся к доплатам и надбавкам, однако при их определении логичнее воспользоваться нормами Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.04 № 5 (далее - Инструкция № 5);

- премии, которые не носят разовый характер (письмо Министерства социальной политики Украины от 31.07.15 № 996/13/84-15). Эти выплаты включаются в доход того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости по заработной плате.

Напомним, что невключение в расчет средней заработной платы разовых выплат прямо предусмотрено подпунктом "б" пункту 4 Порядка № 100. В связи с этим в письме Министерства социальной политики Украины от 04.10.16 № 1374/13/8416 уточняется, что если положением о премировании выплата премии предусмотрена ежемесячно, однако в связи со сложным финансовым положением предприятия премия была выплачена лишь в одном месяце, - такая премия будет учитываться при расчете средней заработной платы, поскольку не относится к разовым выплатам;

- единовременные вознаграждения по итогам работы за год и за выслугу лет. Согласно абзацу второму пункту 3 Порядка № 100 эти выплаты включаются в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год (письмо Министерства социальной политики Украины от 20.04.17 № 1225/0/101-17/282).

Отметим, что если вознаграждение начислено в текущем году за текущий год (например, 31 декабря 2016 года за 2016 год), то при расчете средней заработной платы его не учитывают (письма Министерства труда и социальной политики Украины от 26.01.07 №49/13/155-07, от 24.06.08 № 411/13/84-08). Объясняется это тем, что согласно общему правилу (пункт 4 Порядка № 100) одноразовые выплаты в расчет средней заработной платы не включаются, однако для вознаграждений по итогам работы за год и за выслугу лет нормой абзаца второго пункта 3 Порядка № 100 сделано исключение. В связи с этим необходимо соблюдать все предусмотренные этой нормой требования;

- прочие выплаты, не упомянутые в пункте 4 Порядка № 100 (письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 20.12.07 № 929/13/84-07).

Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они были начислены (письмо Министерства социальной политики Украины от 09.12.11№ 1105/13/81-11), то есть с учетом подлежащих удержанию сумм обязательных платежей, алиментов и др., за исключением отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы. 

Следует обратить внимание на то, что, кроме указанных выше выплат, при исчислении средней заработной платы для оплаты ежегодного отпуска, дополнительных отпусков в связи с обучением, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, или компенсации за неиспользованные отпуска в фактический заработок включаются:

- выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средняя заработная плата (за время предыдущего ежегодного отпуска);

- отпускные за время дополнительного отпуска (письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 03.10.08 № 641/13/84-08);

- выплаты за время выполнения государственных и общественных обязанностей, за время пребывания в служебной командировке и др.;

- пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам (письма Министерства труда и социальной политики Украины от 17.06.11 № 9/242пд от 22.06.06 №4201/0/14-06/13 и Министерства социальной политики Украины от 25.12.15 №1675/13/84-15).

Отметим также, что при выплате компенсации за неиспользованные отпуска за несколько лет в случае увольнения средняя заработная плата рассчитывается в порядке, аналогичном механизму расчета суммы отпускных. При этом независимо от количества лет, за которые предоставляется компенсация, в расчете участвуют выплаты, полученные работником в течение 12 месяцев, предшествовавших месяцу увольнения.

Особенности определения выплат, включаемых в расчет отпускных, дополнительно рассмотрены в письме Министерства труда и социальной политики Украины от 03.08.05 № 18-441-1.

тут