Щодо оплати праці новоприйнятого працівника

Як правильно оплатити працю новачка? Як бути з його відрядженням і відпусткою? Що робити, якщо він раптом захворів буквально на другий день після того, як став до роботи?

Взаємовідносини з новоприйнятим працівником розпочинаються з укладення трудового договору, видання відповідного наказу та подання повідомлення відповідної фіскальної службі про прийняття на роботу новачка.

Заробітна плата

Працівнику, який пропрацював на підприємстві менше місяця, заробітну плату нараховують у загальному порядку виходячи з фактично відпрацьованого часу і встановленого йому в штатному розписі окладу (тарифної ставки) або залежно від виробітку. Причому розмір окладу (тарифної ставки) працівника-новачка не має бути нижчий розміру окладу (тарифної ставки) інших працівників, що обіймають аналогічні посади (що виконують аналогічні роботи).

Зменшення окладу (тарифної ставки) допускається лише в разі, якщо колективний договір, укладений на підприємстві, містить норму про те, що розмір окладу (тарифної ставки) нового працівника може бути зменшений на певний час (наприклад, на час випробувального строку). Але він у будь-якому випадку не може бути нижчий розміру прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 01 січня календарного року (стаття 96 Кодексу законів про працю України; надалі - КЗпП). Таким чином, у 2017 році мінімальний оклад (тарифна ставка) не може бути нижчий 1600 грн., годинна тарифна ставка - 9,67 гривен.

Крім того, розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчий розміру мінімальної заробітної плати. Нагадаємо, що мінімальна зарплата на 2017 рік складає у:

- місячному розмірі - 3200 грн.;

- погодинному розмірі - 19,34 грн.

Якщо отримана під час розрахунку сума заробітної плати за фактично відпрацьований час виявиться нижче мінімальної зарплати, розрахованої з урахуванням зайнятості працівника і пропорційно виконаній місячній (годинній) нормі праці, доведеться зробити «трудову» доплату до «мінімалки». Її розмір дорівнюватиме різниці між цими двома величинами.

Оподаткування заробітної плати працівника, який відпрацював менше місяця, здійснюють у загальному порядку.

Проте якщо такий працівник претендує на податкову соціальну пільгу (ПСП), то тут є свої нюанси.

Згідно зі статтею 169 Податкового кодексу України (надалі – ПКУ) скористатися податковою соціальною пільгою (надалі - ПСП) може працівник, якщо його зарплата, нарахована за місяць, не перевищує граничний розмір доходу, який дає право на ПСП. За загальним правилом, у 2017 році претендувати на ПСП можуть громадяни, у яких заробітна плата за місяць не перевищує 2240 грн. (1600 грн. x 1,4).

Пільга застосовується тільки за одним місцем нарахування (виплати) зарплати, яке платник податків обирає самостійно, шляхом подання заяви про самостійне обрання місця застосування ПСП.

У новоприйнятого працівника право на ПСП з’являється вже в місяці прийняття на роботу, причому незалежно від того, скільки днів він у ньому відпрацював. Головне, щоб його зарплата за цей місяць не перевищувала дозволену межу. І нехай вас не бентежить те, що такому працівнику в місяці прийняття на роботу нарахована зарплата пропорційно відпрацьованому часу.

Якщо працівник подав заяву про застосування ПСП і підтвердні документи (при необхідності), пільгу ви застосовуєте в повному обсязі. Перераховувати її суму пропорційно відпрацьованому часу не треба.

Проте будьте уважні до новачка, який влаштовується до вас на роботу в тому ж місяці, у якому звільнився з попереднього місця. Річ у тім, що ПСП надається з урахуванням останнього місячного податкового періоду, у якому громадянин був звільнений з місця роботи (підпункт 169.3.4 пункту 169.3 статті 169 ПКУ).

Тому якщо в місяці прийняття на роботу новачок подає вам заяву про застосування ПСП, поцікавтеся, чи застосовував колишній роботодавець до його зарплати ПСП у місяці звільнення. Якщо так, то ви пільгу цього місяця не застосовуйте. Чому? Тому що в цьому випадку право на отримання ПСП в такому місяці працівник уже реалізував на попередньому місці роботи. А ось з наступного місяця - будь ласка.

Звичайно, якщо зарплата працівника за місяць не перевищить граничного доходу, що надає право на застосування ПСП. Адже згідно із законом платник має право на отримання ПСП тільки від одного роботодавця.

До речі, так само обережно треба діяти, якщо ваш працівник, який користувався ПСП, звільнився і в цьому ж місяці знову повернувся до вас на роботу. Дивіться.

У місяці звільнення-прийняття на те ж підприємство заробітна плата за фактично відпрацьований час до звільнення і після прийняття нарахована працівнику одним роботодавцем. Тому з граничним розміром доходу, що надає право на ПСП, ви порівнюєте загальний сукупний дохід (заробітну плату), нарахований йому в такому місяці за двома трудовими договорами одним роботодавцем.

Тобто якщо працівник, який протягом одного місяця був звільнений, а потім знову прийнятий на роботу до того ж роботодавця, користувався правом на ПСП до звільнення та/або подав заяву на ПСП після працевлаштування і загальна сума його зарплати в місяці звільнення-прийняття:

- не перевищила граничний розмір зарплати, який дає право на ПСП, то до загальної суми його зарплати сміливо застосовуйте ПСП;

- перевищила - права на ПСП у працівника цього місяця немає. При цьому якщо ви застосовували ПСП до суми зарплати, нарахованої за фактично відпрацьований час до звільнення, проведіть перерахунок ПДФО і доутримайте з працівника податок.

Приклад 1 Працівник прийнятий на роботу з 14.08.2017 року. Заяву про застосування "звичайної" ПСП він подав 28.08.2017 року. Оклад працівника - 3500 грн. Премій, доплат, надбавок немає. За фактично відпрацьовані дні в серпні 2017 року йому нарахована заробітна плата в розмірі 2068,18 гривен. Як бачимо, заробітна плата, нарахована працівнику за серпень 2017 року (2068,18 грн.), не перевищує граничного розміру доходу, що дає право на застосування "звичайної" ПСП (2240 грн.). Отже, до його заробітної плати за серпень 2017 року можна застосувати "звичайну" ПСП у розмірі 800 грн., навіть попри те, що працівник цей місяць відпрацював не повністю. Сума ПДФО, що належить сплаті до бюджету: (2068,18 – 800) х 18% : 100% = 228,27 грн. ВЗ і ЄСВ розраховуємо в загальному порядку.

Індексація заробітної плати

З жовтня 2015 року для новоприйнятих працівників індекс споживчих цін (надалі - ІСЦ) для проведення індексації обчислюють з місяця, що йде за місяцем підвищення тарифної ставки (окладу), за посадою, яку займає працівник (пункт 102 Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.07.03 № 1078). Тобто орієнтуються на місяць останнього підвищення окладу за займаною посадою.

Якщо ж працівник прийнятий на знову створену посаду, то обчислення ІСЦ для проведення індексації повинне здійснюватися з наступного після створення посади місяця. Тобто "базовим" місяцем працівника для таких ситуацій буде місяць створення нової посади (її введення до штатного розпису). Адже саме цього місяця в штатному розписі був затверджений розмір окладу за цією ж посадою. У той же час конкретне рішення з цього питання підприємство приймає самостійно в колективному договорі (лист Міністерства соціальної політики України від 14.06.16 № 263/10/136-16).

Приклад 2 Підприємство з 01 січня 2017 року ввело до штатного розпису нову посаду - менеджера зі збуту з окладом 5000 грн. Працівника прийняли на роботу на цю посаду з 10 серпня 2017 року. "Базовим" місяцем у цьому випадку буде січень 2017 року (місяць встановлення окладу в штатному розписі за цією посадою). Обчислення приросту ІСЦ наростаючим підсумком розпочинають з лютого 2017 року. Отже, працівник, який став до роботи в серпні 2017 року, має право на індексацію вже в першому місяці роботи. Суму індексації, що належить працівнику, визначають пропорційно відпрацьованому часу, оскільки він фактично відпрацював тільки 15 робочих днів з 22: 62,31 : 22 робочих днів х 15 робочих днів = 42,48 гривен.

Читайте: Обираємо "базовий"місяць та визначаємо суму індексації заробітної плати

Оплата днів відрядження

Немає нічого дивного в тому, що вже на початку трудової діяльності новоприйнятого працівника відправляють у відрядження. Адже для роботодавця він такий же працівник, як і інші співробітники.

Період перебування новачка у відрядженні оплачують у загальному порядку. Так, згідно зі статтею 121 КЗпП оплата праці працівника за виконану під час відрядження роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором. Причому розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку.

Тобто щоб оплатити працю працівника за період відрядження, треба пройти декілька кроків:

1. Розрахувати денний заробіток.

2. Визначити середньоденну заробітну плату.

3. Порівняти отримані величини.

Якщо в результаті розрахунків сума середньоденної зарплати більше суми денного заробітку, то робочі дні у відрядженні оплачують виходячи із середньоденної зарплати. Якщо навпаки — виходячи з умов трудового договору, тобто як за звичайні робочі дні.

Щоб розрахувати денний заробіток за місяць, у якому працівник перебував у відрядженні, зарплату в місяці відрядження ділять на кількість робочих днів за нормою робочого часу цього місяця.

Якщо відрядження перехідне (припадає на різні календарні місяці), то денну зарплату обчислюють окремо за кожен місяць перебування у відрядженні (лист Міністерства соціальної політики України від 11.11.16 № 1564/13/84-16). 

Середньоденну заробітну плату розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 № 100 (надалі -Порядок № 100) виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи (з 01-го до 01-го числа), що передують місяцю, у якому працівник був направлений у відрядження (абзац третій пункту 2 Порядку № 100).

Проте у випадку з працівником, який перебуває в трудових правовідносинах з роботодавцем менше двох календарних місяців, середню заробітну плату розраховують виходячи з виплат за фактично відпрацьований час (абзац третій пункту 2 Порядку № 100). Як цю норму слід застосовувати на практиці, Міністерством соціальної політики України надано роз'яснення (лист від 08.11.16 № 1537/13/84-16).

Розберемо ці роз'яснення на конкретних ситуаціях та узагальнимо їх в таблиці нижче. При цьому припустимо, що працівника направили у відрядження з 12 вересня 2017 року.

Порядок визначення розрахункового періоду

Ситуація	Дата прийняття на роботу	Відпрацьований період до дня направлення у відрядження	Розрахунковий період
1	10 липня 2017 р.	З 10 липня по 11 вересня 2017 р. включно	З 10 липня по 31 серпня 2017 р.*
* Якщо місяцю від’їзду у відрядження передують неповний + повний місяці трудових відносин (у нашому випадку липень - неповний, серпень - повний), то розрахунок відрядної "середньої" роблять за період з першого робочого дня місяця прийняття на роботу по останній робочий день повного місяця, що передує місяцю від’їзду у відрядження.
2	14 серпня 2017 р.	З 14 серпня по 11 вересня 2017 р.	З 14 серпня по 11 вересня 2017 р.**
3	4 вересня 2017 р.	З 4 по 11 вересня 2017 р.	З 4 по 11 вересня 2017 р.**
** Якщо у працівника-новачка немає повного місяця (з 01-го до 01-го числа) в трудових відносинах, то "середню" розраховують за період з першого робочого дня місяця прийняття на роботу по робочий день, що передує дню від’їзду у відрядження.

Якщо працівника направляють у відрядження у його перший робочий день, середній заробіток розраховують виходячи зі встановленої йому тарифної ставки (окладу) (абзац четвертий пункту 2 Порядку № 100).

Звертаємо увагу. Коли облік робочого часу здійснюють у годинах, то для визначення розміру оплати праці за період відрядження розраховують середньогодинну зарплату. У цій ситуації для виконання вимоги статті 121 КЗпП середньогодинну зарплату порівнюють з годинним заробітком.

Приклад 3 Працівника прийняли на роботу з 17 серпня 2017 року. З 05 по 07 вересня 2017 року він перебував у відрядженні. Оклад працівника - 5000 грн. (інших зарплатних складових немає). Усі робочі дні в розрахунковому періоді відпрацьовано повністю. У цьому випадку розрахунковий період для визначення середньоденного заробітку з метою оплати часу перебування у відрядженні - з 17 серпня по 04 вересня 2017 року (тобто фактично відпрацьовані дні серпня - вересня 2017 року). Зарплата, нарахована в розрахунковому періоді, - 2748,92 гривен. Кількість робочих днів в розрахунковому періоді - 12 (у серпні - 10, у вересні - 2). 1. Денний заробіток у вересні 2017 року дорівнює: 5000 : 21 = 238,10 грн, де 21 - кількість робочих днів у вересні 2017 року згідно з графіком роботи підприємства. 2. Розрахуємо середньоденну заробітну плату працівника виходячи з виплат за фактично відпрацьований час у розрахунковому періоді: 2748,92 : 12 = 229,08 гривен. Як бачимо, сума денної заробітної плати (238,10 грн.) перевищує розмір середньоденного заробітку (229,08 грн.). Тому дні перебування працівника у відрядженні оплачуємо виходячи з його денного заробітку, тобто як звичайні робочі дні. Отже, якщо працівник повністю відпрацює всі дні за графіком роботи у вересні, то йому нарахують оклад у повному розмірі -5000 гривен.

Допомога з тимчасової непрацездатності (лікарняні)

Працівники, будучи застрахованими особами, у разі настання тимчасової непрацездатності мають право на отримання виплат, установлених Законом України від 23.09.99 № 1105 "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування" (надалі - Закон № 1105). Таке право виникає у них з моменту настання страхового випадку в період роботи (включаючи час випробування і день звільнення), якщо інше не передбачене законодавством.

Відповідно до частини першої статті 31 Закону № 1105 і пункту 3 Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26.06.15 № 440 (надалі - Порядок № 440) підставою для оплати працівнику періоду непрацездатності є виданий в установленому порядку листок непрацездатності.

Розмір оплати періоду тимчасової непрацездатності працівника залежить від страхового стажу застрахованої особи та її середньої зарплати. На це вказують стаття 24 Закону № 1105 і пункт 5 Порядку № 440.

Середню заробітну плату для оплати періоду тимчасової непрацездатності розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.01 № 1266. 

При цьому важливо пам'ятати, що коли працівник:
- пропрацював менше 12 календарних місяців у цього роботодавця, середню зарплату для оплати днів непрацездатності обчислюють виходячи із заробітної плати, нарахованої у фактично відпрацьованих календарних місяцях (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку;
- не відпрацював повний календарний місяць - середню зарплату обчислюють за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку;
- захворів у перший день роботи - середню зарплату визначають, розділивши тарифну ставку (оклад) або її частину, встановлену працівнику, на день настання хвороби, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44). Якщо ж тарифна ставка (оклад) не встановлювалася, розрахунок роблять виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (чи її частини), встановленого законом на день настання страхового випадку.

До відома. Перш ніж проводити розрахунок лікарняних працівнику-новачку, попросіть його надати довідку з Пенсійного фонду за формою № ОК-7 або № ОК-5. Ця довідка потрібна для підтвердження страхового стажу, у тому числі за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку.

Річ у тім, що застрахованим особам, які за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку заробили собі страховий стаж менше 6 місяців, лікарняні обчислюють виходячи з фактично нарахованої зарплати, з якої сплачений ЄСВ, але з розрахунку на місяць не вище за розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку.

Приклад 4 Працівника прийняли на роботу з 28 серпня 2017 року. З 4 по 8 вересня 2017 року він хворів, про що свідчить наданий листок непрацездатності. На підприємстві встановлений п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями (субота, неділя). Оклад працівника - 4000 грн. Загальний страховий стаж - 10 років, у тому числі страховий стаж за останні 12 місяців - 10 місяців (є в наявності довідка за формою № ОК-5). На цьому підприємстві перед настанням страхового випадку працівник відпрацював менше одного календарного місяця. Розрахунковий період - з 28 серпня по 3 вересня 2017 року (7 календарних днів). Припустимо, що заробітна плата, нарахована йому за відпрацьовані дні в розрахунковому періоді (за 4 робочі дні в серпні (з 28 по 31) і один робочий день у вересні (1 вересня)), - 917,75 гривен. Середньоденна зарплата для визначення суми лікарняних дорівнює: 917,75 : 7 = 131,11 гривен. Лікарняний лист оплачується виходячи з 100% середньої зарплати, оскільки страховий стаж працівника перевищує 8 років. Спеціальне обмеження за сумою лікарняних не застосовуємо, оскільки працівник за останні 12 місяців перед хворобою заробив собі страховий стаж більше 6 місяців. Визначаємо суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця: 131,11 х 5 = 655,55 гривен.

Приклад 5 Працівника прийняли на роботу з 07 вересня 2017 року. Цього ж дня він захворів, про що свідчить наданий їм згодом листок непрацездатності. Хвороба працівника тривала по 15 вересня 2017 року включно. На підприємстві встановлений п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями (субота, неділя). Посадовий оклад працівника - 5000 грн. Загальний страховий стаж - 6 років, страховий стаж за останні 12 місяців перед початком хвороби - 7 місяців (є в наявності довідка за формою № ОК-5). У цьому випадку працівник захворів у свій перший день роботи. Тому середньоденний заробіток за один робочий день розраховуємо шляхом ділення посадового окладу працівника на середньомісячну кількість календарних днів (30,44): 5000 : 30,44 = 164,26 гривен. Оскільки страховий стаж працівника складає 7 років, лікарняний розраховуємо виходячи із 70% середньоденної заробітної плати. Таким чином, денна виплата дорівнює: 164,26 х 70 : 100 = 114,98 гривен. За останні 12 місяців перед настанням страхового випадку працівник заробив собі страховий стаж більше 6 місяців. Тому спеціальні обмеження тут "не діють". Визначаємо суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця: 114,98 x 5 = 574,90 гривен. Сума допомоги по тимчасовій втраті працездатності складе: 114,98 х 4 = 459,92 гривен.

Оплачувані відпустки

У загальному випадку право на щорічну відпустку повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення 6 місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. Винятки - пільгові категорії працівників, перераховані в частині сьомої статті 10 Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки" (надалі – Закон № 504).

Але навіть якщо працівник-новачок не належить до пільговиків, за домовленістю з роботодавцем він може взяти відпустку, не чекаючи, доки відпрацює 6 місяців на цьому підприємстві.

Не слід скидати з рахунків і навчальну відпустку, якщо працівник-новачок «гризе граніт науки». Таку відпустку надають незалежно від строку безперервної роботи на цьому підприємстві в той період, який зазначений у довідці-виклику на сесію.

Як же розрахувати працівнику відпускні, якщо він відпрацював на підприємстві короткий час?

У цьому питанні, також як і у випадку з оплатою днів відрядження, «головує» Порядок № 100. Але ось правила обчислення «середньої» інші.

Розрахунок середньої зарплати для визначення суми відпускних працівнику, що пропрацював на підприємстві менше року, роблять виходячи з виплат за фактичний час роботи з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, у якому працівник йде у відпустку.

Причому звертаємо увагу: якщо працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, але не з першого календарного числа місяця (перший день припадає на вихідний) і такий місяць повністю відпрацьований працівником, то він візьме участь у розрахунку відпускних (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 12.03.10 № 2515/0/14-10/18).

Якщо працівник відпрацював на підприємстві менше календарного місяця або йде в оплачувану відпустку з першого робочого дня, то середньоденну заробітну плату розраховують на підставі абзацу третього пункту 4 Порядку № 100 виходячи зі встановленої йому в трудовому договорі тарифної ставки (окладу).

Приклад 6 Працівник прийнятий на роботу з 11.09.2017 року. З 01.10.2017 року йому буде надана учбова відпустка. Згідно із штатним розписом оклад працівника складає 6000 гривен. Працівник не мав заробітку в розрахунковому періоді, тому відпускні обчислюють виходячи з тарифної ставки (посадового окладу), встановленої трудовим договором. Розрахуємо середньоденну заробітну плату: 6000 х 12 : 354 = 203,38 грн, де 12 і 354 - кількість календарних місяців і днів у розрахунковому періоді відповідно.

Ну і декілька слів про додаткову соціальну відпустку на дітей згідно зі статтею 19 Закону № 504.

Така відпустка надається повною тривалістю у будь-який час протягом календарного року незалежно від кількості календарних днів, відпрацьованих робітницею протягом року, і дати народження дитини (листи Міністерства соціальної політики України від 24.03.15 № 4053/0/14-15/18, від 12.05.15 № 256/13/116-15).

Але з наданням додаткової відпустки на дітей новоприйнятим працівникам за перший календарний рік їх роботи на цьому підприємстві треба бути обережними, і ось чому. Якщо працівник в поточному календарному (2017) році до працевлаштування на підприємство:
- працювала в іншого роботодавця та мала право на таку відпустку, то їй додаткова відпустка на дітей за 2017 рік не надається. А все тому, що в цьому випадку вона повинна була на попередньому місці роботи або скористатися «дитячою» відпусткою за 2017 рік до звільнення, або отримати за дні цієї відпустки грошову компенсацію при звільненні;
- ніде не працювала за трудовим договором або працювала в іншого роботодавця, але права на додаткову відпустку на дітей тоді ще не мала, і таке право виникло в період роботи на вашому підприємстві, то ви як роботодавець зобов’язані надати їй додаткову відпустку на дітей за 2017 рік повної тривалості незалежно від відпрацьованого цього року часу.

Інформацію про те, чи перебувала працівник у трудових правовідносинах з іншим роботодавцем до прийняття на роботу на ваше підприємство і чи мала вона право на отримання додаткової відпустки на дітей, можете отримати з її трудової книжки і відповідних документів, що підтверджують право на отримання цієї відпустки.

З наведеного випливає:
- посадовий оклад (тарифна ставка) працівника-новачка не може бути нижчий розміру прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 01 січня календарного року;
- якщо новоприйнятий працівник перебуває в трудових відносинах з підприємством менше одного календарного місяця, середній заробіток для оплати періоду хвороби обчислюють за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням хвороби;
- якщо працівника направляють у відрядження у його перший робочий день, середній заробіток для оплати днів відрядження розраховують виходячи із встановленої йому тарифної ставки (окладу).

тут