Як правильно
в штатному розписі відобразити посади, які займають на підприємстві працівники?
Як прийняти на роботу працівника, який буде виконувати роботи по двом посадам?
Чи можна укласти з працівниками один трудовий договір чи слід оформлювати
сумісництво чи суміщення?
Часто перед підприємством постає питання як правильно в
штатному розписі відобразити посади, які займають на підприємстві працівники, а
також чи допускається створювати розширені назви професій доповнюючими словами
або через дефіс, або з наведенням уточнень у дужках. Адже буває, наприклад,
коли на підприємстві працює декілька менеджерів зі збуту, які виконують різні
роботи, а в Національному класифікаторі України "Класифікатор професій"
ДК 003:2010, затверджено наказом
Державного комітету України з
питань технічного регулювання та
споживчої політики від 28.07.10 № 327 (надалі
- КП) для них призначена професія з кодом 1475.1.
"Продавець-вантажник", "Інженер-електрик"
тощо - чимало працівників кадрових служб підприємств, установ, організацій (надалі
– підприємство), не маючи у своєму розпорядженні відповідних нормативно-правових
актів або трактуючи їх на власний розсуд, вносять записи до трудових книжок
працівників саме у такому вигляді. Звісно, це не відповідає ані положенням КП,
ані Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджено
наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального
захисту населення України від 29.07.93 № 58, зареєстровано в Міністерстві юстиції України
17 серпня 1993 року за № 110 (надалі -
Інструкція № 58).
З'ясуємо, яких поширених на підприємствах, але невірних
назв професій (посад) слід уникати та якими офіційними назвами їх можна
замінити.
Для того, щоб отримати відповідь, в першу чергу,
необхідно розібратися що таке «штатний розпис», яким нормативно-правовим
документом регулюється його ведення і, не в останню чергу, чи застосовується
яка-небудь відповідальність за не правильне заповнення вище наведеного
документа або взагалі за його відсутність.
Відповідно до частини третьої статті 64 Господарського кодексу України, для організації своєї діяльності підприємство самостійно
визначає свою організаційну структуру, кількість працівників, посади, які вони
займатимуть, а також належні їм оклади, що відображає в документі, який має назву "штатний розпис".
При цьому, слід звернути увагу, що на сьогодні жодним
нормативно-правовим актом не затверджено типової форми штатного розпису, окрім
підприємств, установ, організацій з бюджетним фінансуванням, які складають його
відповідно до типової форми, затверджено наказом Міністерства фінансів України
від 28.01.02 № 57 "Про затвердження документів, що застосовуються в
процесі виконання бюджету", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 01
лютого 2002 року за № 86/6374. Тому інші суб’єкти господарювання мають право
застосовувати цю форму штатного розпису як методичну допомогу під час складання
власного документа.
Водночас, маємо на увазі, що Міністерством праці та
соціальної політики України неодноразово наголошувалося про обов’язкову
наявність штатного розпису на підприємстві, зокрема, лист від 27.06.07 № 162/06/187-07.
До відома. Листи - це
службова кореспонденція, вони не є нормативно-правовими актами, можуть носити
лише роз'яснювальний, інформаційний та рекомендаційний характер
і не повинні містити нових правових норм, які зачіпають права, свободи й
законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер. Такі правові норми
мають бути викладені виключно у нормативно-правовому акті, затвердженому
відповідним розпорядчим документом, погодженому із заінтересованими органами та
зареєстрованому в органах юстиції в порядку,
встановленому законодавством про
державну реєстрацію
нормативно-правових актів. У разі
встановлення листами нових правових норм
вони підлягають відкликанню з місць застосування органом, що
їх видав, та скасуванню (роз'яснення Міністерства юстиції України від 28.04.11 № 3915-0-4-11/101).
Таким чином, затвердження штатного розпису, як правило,
здійснюється шляхом видання в установленому порядку розпорядчого документу
(наказ, розпорядження), у якому визначається кількість штатних одиниць за
посадами, відповідно до організаційної структури та штатної чисельності
працівників підприємства.
Пунктом 2.14 Інструкції № 58 визначено, що записи про
найменування роботи, професії або
посади на яку прийнятий працівник,
виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у
"Класифікаторі професій". Отже, ураховуючи, що на даний час трудова книжка
є основним документом про трудову
діяльність працівника, усі записи у службових документах підприємства (штатна
чисельність працівників, штатний розпис),
а також трудової книжці працівника повинні збігатися з найменуванням професій і
посад, зазначених у КП (ДК 003:2010).
Наведемо як приклад, типові помилки у записах до трудових
книжок працівників, що відносяться до найменування професій (посад):
- керівник господарства - голова колективного
господарства (код за КП - 1210.1);
- агроном-насіннєвод - агроном з насінництва (код за КП -
2213.2);
- ветлікар - лікар ветеринарної медицини (код за КП - 2223.2);
- скотар або телятниця - тваринник (код за КП – 6121);
- робоча - робітник плодоовочевого сховища (код за КП – 9211).
Ці найменування посад (професій) можна укрупнено
розділити на такі групи:
а) побутові
назви професій (посад) - не мають ніякого відношення до нормативної бази,
містять суто "розмовні" словосполучення професійної діяльності, що
подекуди застосовуються як найменування професії (посади) при внесенні до
трудових книжок, наприклад, "ветлікар", "комбайнер", а
також професії з "русизмами" (в записах українською мовою) тощо;
б) "жіночі"
назви професій - містять гендерну професійну ознаку, що також порушує
методологію професійної класифікації, наприклад, "телятниця", "робоча".
Варто наголосити, що відповідно до вимог КП усі
професійні назви робіт визначаються тільки у чоловічому роді. Такий підхід несе
суто технічний характер, який традиційно використовується класифікаторами
професій багатьох країн. Винятком є лише декілька професій, яким притаманне
використання тільки у жіночому роді, зокрема, "швачка", "нянька",
"покоївка", "сестра-господиня", "економка", "друкарка".
Таку редакцію назв професій офіційно визначено Інститутом
української мови Національної академії наук України та застосовано у КП. Тому
варто пам'ятати, що надання гендерної ознаки іншим, наявним у КП професійним
назвам робіт (наприклад, у вигляді "завідувачка лабораторії", "секретарка
керівника", "паспортистка"), є неправильним. І це стосується написання
всіх службових документів підприємства, а не тільки записів у штатної чисельності працівників, штатних
розписах, трудових договорах, трудових книжках працівників.
Посадовим особам підприємства також слід звертати увагу
на написання рекламних об’яв, оскільки частиною третьою статті 11 Закону
України від 05.07.12 № 5067 "Про зайнятість населення" встановлено
імперативну норму. Тобто, забороняється в оголошеннях (рекламі) про вакансії
зазначати обмеження щодо віку кандидатів, пропонувати роботу лише жінкам або
лише чоловікам, за винятком специфічної роботи, яка може виконуватися виключно
особами певної статі, висувати вимоги, що надають перевагу одній із статей, а
також вимагати від осіб, які працевлаштовуються, надання відомостей про
особисте життя.
Обмеження щодо змісту оголошень (реклами) про вакансії
(прийом та роботу) та відповідальність за порушення встановленого порядку їх
розповсюдження встановлюються Законом України від 03.07.1996 № 270 "Про
рекламу".
Водночас, звертаємо
увагу, що навіть під час розмови не варто застосовувати щодо жіночої статі
такі слова як юристка, прокурорша, директорка, секретарка тощо, а вживати їх
правильно – юрист, прокурор, директор, секретар тощо;
в) подвійні
назви професій (посад) - це назви професій, виписані через дефіс.
Непоодинокі випадки, коли через виробничо-фінансові
труднощі або з метою збереження фонду оплати праці, роботодавцями (працівниками
відповідних служб підприємства) проводяться суміщення посадових обов’язків
працівників чи робітників (продавець/вантажник, бухгалтер/касир,
водій/експедитор тощо), що в свою чергу, приводить до появи нових професій,
посад і робіт. Водночас такі записи вносяться у трудові книжки працівників, а
враховуючи, що відповідно до абзацу першого пункту 1.1 Інструкції № 58 трудова книжка
є основним документом
про трудову діяльність
працівника, в подальшому при вирішенні соціальних питань у нього можуть виникнути
деякі труднощі.
КП (ДК 003:2010) не передбачено утворення розширених
(подвійних) назв посад (професій) через дефіс, окрім тих, які внесено до КП, а
тому таке об’єднання двох назв професій, як наприклад "манікюрник-педикюрник",
не відповідає положенням КП (приклад - лист Міністерства праці та соціальної
політики України від 20.01.07 №10/13/116-07).
Разом із цим, загальними положеннями Довідника
кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджено наказом
Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.04 № 336 (надалі – Довідник), передбачено, що в
разі виконання працівником робіт, що належать до різних посад (професій),
трудовий договір укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною.
Основною вважають посаду з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з
іншими посадами. Міністерством соціальної політики України надано відповідне роз'яснення щодо професій (посад) працівників (лист від 18.03.16 № 106/13/116-16).
Окрім того, у загальних положеннях Довідника встановлено,
що конкретний перелік обов’язків визначається посадовими (робочими)
інструкціями працівників, які розробляють і затверджують роботодавці. При цьому
враховують конкретні завдання та обов’язки працівника, а також особливості
штатного розпису підприємства. Зокрема, якщо виникає необхідність, коло завдань
та обов’язків окремих працівників може бути розширено з дорученням їм робіт,
передбачених для різних груп професій, рівних за складністю, виконання яких не
потребує іншої спеціальності, кваліфікації.
Отже, у роботодавця завжди є можливість (за згодою
працівника) включити до посадової інструкції за основною посадою додаткові
завдання і обов’язки. Наприклад, "Оператор комп’ютерного набору" виконує роботу
з комп’ютерного набору текстів протягом 6 годин, а 2 години, що залишилися -
роботу архіваріуса. У цьому випадку професійна назва роботи для виконавця
визначається як: "Оператор комп’ютерного набору", а до його посадової
інструкції включаються додатково обов’язки архіваріуса.
Але все ж таки, у разі виконання обов’язків, які належать
до двох чи навіть трьох різних посад, які є в штатному розписі, доцільно
оформлювати:
- або внутрішнє сумісництво, коли співробітник працює на
двох посадах за двома різними графіками, виконуючи роботу за сумісництвом у
вільний від основної роботи час,
- або суміщення, за яким передбачається доплата за
виконання обов’язків за іншою посадою без відриву від основної роботи.
Для цього посада, за якою виконують роботу за суміщенням,
має бути внесена до штатного розпису й бути вакантною. Суміщення й розмір
доплати за нього слід попередньо узгодити з працівником, після чого оформити
наказом. Установлення суміщення за ініціативою роботодавця є зміною істотних
умов праці, про яку працівника потрібно попередити за два місяці (стаття 32
Кодексу законів про працю України).
За порушення вимог законодавства щодо оформлення трудової
книжки та інших вимог, що визначають юридичні правовідносини між підприємством
та працівником, передбачаються як адміністративна, так і кримінальна
відповідальність.
Так, порушення встановлених строків виплати пенсій,
стипендій, заробітної плати, виплата їх не в повному обсязі, а також інші
порушення вимог законодавства про працю (зокрема, невідповідність найменувань
робіт, професій або посад КП) тягнуть за собою згідно з частиною першою статті
41 Кодексу України про адміністративні правопорушення накладення штрафу на
посадових осіб підприємств незалежно від форми власності та громадян-суб’єктів
підприємницької діяльності у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів
доходів громадян.
Крім того, частиною першою статті 173 Кримінального кодексу України передбачено, що грубе порушення угоди про працю службовою
особою підприємства незалежно від форми власності, а також окремим громадянином
або уповноваженою ними особою шляхом обману чи зловживання довірою або примусу
до виконання роботи, не обумовленої угодою, карається штрафом до 50
неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або позбавленням права обіймати
певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до п’яти років, або
арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до двох років.
У випадку виявлення неправильного або неточного запису
відомостей про роботу, виправлення виконуються власником підприємства або
уповноваженим ним органом, де був зроблений відповідний запис, у розділі "Відомості про роботу" (графа 3). У будь-якому випадку рекомендуємо в
обов’язковому порядку видавати накази (розпорядження), які
приводять у відповідність професійні назви робіт, затверджені штатним розписом
підприємства, з професійною назвою робіт із КП.
Також до штатного розпису слід вносити і відповідні
зміни, якщо назва певної посади була від початку записана вірно, але згодом,
внаслідок введення змін та доповнень до КП або з виданням нової редакції КП,
зазнала змін. Якщо ж у штатному розписі помилки відсутні, але, наприклад, наказ
про прийняття працівника на роботу було видано з помилкою (наприклад, зазначена у
ньому посада не відповідає ні КП, ні штатному розпису), то необхідно видати
наказ про внесення змін до "помилкового" наказу, а після цього - внести
відповідні записи і до трудової книжки працівника. При цьому жодних заяв від
працівника вимагати не потрібно, оскільки у даному випадку це не переведення на
іншу роботу (посаду), а лише зміна назви посади (роботи).
Отже, посадовим особам підприємств, установ і
організацій, а також працівникам служб, якими відповідно до посадових обов’язків
оформляються кадрові документи, необхідно постійно слідкувати за змінами, що
періодично відбуваються у КП, щоб не допускати порушень нормативно-правових
актів з питань праці та забезпечувати юридично- грамотне застосування наявних
професійних назв робіт, а за необхідності - вчасне їх коригування.
