Директор підприємства спалив
документи, яким більше трьох років. Чи передбачена відповідальність для
директора та підприємства за таке?
Так, посадових осіб підприємств, установ, організацій можна притягнути до юридичної
відповідальності, а до суб’єкта господарювання застосувати штрафні фінансові санкції.
Статтею 1 Закону України від 24.12.93 № 3814 "Про Національний
архівний фонд і архівні установи" визначено, що:
- діловодство – сукупність процесів, що забезпечують документування
управлінської інформації і організацію роботи із службовими документами;
- архівний документ - документ незалежно від його
виду, виду матеріального носія
інформації, місця, часу
створення і місця зберігання та форми
власності на нього, що припинив
виконувати функції, для яких
був створений, але зберігається
або підлягає зберіганню з огляду
на значущість для
особи, суспільства чи
держави або цінність для власника також
як об'єкт рухомого майна.
Відповідно до статті 6 цього закону та пункту 16 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.07 № 1004, наказом Міністерства юстиції України від 12.04.12 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884,затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (надалі - Перелік).
Слід наголосити, що строки зберігання документів, визначених у Переліку, є
мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження на підприємствах строків
зберігання документів, передбачених Переліком, допускається у випадках, якщо ця
потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства (пункт
1.7 Переліку).
Водночас, пунктом 1.8 Переліку передбачено, що строки зберігання типових
документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних
документів на паперових носіях.
Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у
державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в
установах і організаціях, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі
- Правила організації діловодства), зокрема, визначено, що:
- службовий документ - офіційно зареєстрований службою діловодства або
відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у
процесі її діяльності та має відповідні реквізити;
- строк зберігання документа - період обов’язкового зберігання службового
документа, визначений законодавством унаслідок проведення експертизи його
цінності;
- управлінський документ - службовий документ, спрямований на виконання
установою функцій, що забезпечують її діяльність. До управлінських документів
належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові,
звітно-статистичні, планові, ресурсні та інші.
Щодо відповідальності
за порушення у сфері зберігання документів
Дисциплінарна відповідальність
Відповідно до статті 147 Кодексу законів про працю України за порушення
трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів
стягнення: догана або звільнення.
При цьому зазначено, що законодавством, статутами і положеннями про
дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші
дисциплінарні стягнення.
До керівників підприємства, як найманих працівників, дисциплінарну
відповідальність має право застосовувати той орган, який відповідно до
законодавства і статуту приймає відповідного
керівника на роботу. Це може бути міністерство чи інший державний орган,
який здійснює управління державним або комунальним майном, або власник
приватного підприємства, або збори учасників господарського товариства тощо.
Посадові особи, які займають виборні посади, можуть бути звільнені тільки
за рішенням органу, який їх обрав, і лише з підстав, передбачених
законодавством.
Адміністративна відповідальність
Відповідно до статті 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення
(надалі – КУпАП) недбале зберігання,
псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі
архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а
також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в
разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану:
- тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох
до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або
накладення штрафу на посадових осіб - від п'яти до десяти неоподатковуваних
мінімумів доходів громадян.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано
адміністративному стягненню за одне з порушень, передбачених частиною першою
цієї статті:
- тягнуть за собою накладення штрафу на громадян від семи до двадцяти
неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб - від десяти
до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Справи про адміністративні правопорушення, передбачені статті 92-1 КУпАП, розглядають судді районних,
районних у місті, міських чи міськрайонних судів (стаття 221 цього кодексу).
У справах про адміністративні правопорушення, що розглядаються органами,
протоколи про правопорушення мають право складати уповноважені на те посадові
особи органів управління архівною справою і діловодством (абзац тридцять сьомий
пункту 1 частини першої статті 255 КУпАП).
Неоподатковуваний мінімум доходів громадян, - це грошова сума, що
зазвичай дорівнює 17 гривень. Застосовується неоподатковуваний мінімум
доходів громадян при визначенні розмірів штрафів/стягнень та встановленні
суми адміністративної відповідальності, яка виникає при накладенні
адміністративних штрафів посадовими особами державних органів у межах наданих
нормативно-правовими актами повноважень.
Відповідно до пункту 5 підрозділу
1 розділу XX Податкового кодексу України (надалі
– ПКУ) якщо норми інших законів містять посилання на неоподатковуваний
мінімум доходів громадян, то для цілей їх застосування використовується сума
в розмірі 17 гривень, крім норм адміністративного та кримінального
законодавства в частині кваліфікації злочинів або правопорушень, для яких
сума неоподатковуваного мінімуму встановлюється на рівні податкової
соціальної пільги, визначеної підпунктом 169.1.1 пункту 169.1 статті 169
розділу IV цього кодексу для відповідного року.
Звідси випливає, що неоподатковуваний мінімум доходів громадян дорівнює
17 гривен, окрім випадків адміністративних і кримінальних правопорушень і
злочинів, тобто у таких окремих випадках неоподатковуваний мінімум доходів
громадян визначається в розмірі податкової соціальної пільги для відповідного
року.
Підпунктом 169.1.1 пункту 169.1 статті 169 ПКУ встановлено, що платник
податку має право на зменшення суми загального місячного оподатковуваного
доходу, отримуваного від одного роботодавця у вигляді заробітної плати, на
суму податкової соціальної пільги у розмірі, що дорівнює 50% розміру
прожиткового мінімуму для працездатної особи (у розрахунку на місяць),
встановленому законом на 01 січня звітного податкового року, - для будь-якого
платника податку.
Прожитковий мінімум на одну особу в розрахунку на місяць з 01 січня 2017
року встановлений у розмірі 1600 гривень для працездатних осіб (стаття 7
Закону України "Про Державний бюджет України на 2017 рік"). Таким
чином, податкова соціальна пільга у 2017 році складає 800 гривень (1600
гривен х 50%).
Отже, при застосуванні штрафів/стягнень, адміністративних стягнень
посадовими особами державних органів у межах наданих нормативно-правовими
актами повноважень, податкових порушень, фінансових санкції тощо, прив'язаних
до неоподатковуваного мінімуму доходів громадян - його сума дорівнює 17
гривень. А неоподаткований мінімум доходів громадян у розмірі соціальної
пільги застосовується при визначенні розміру збитків від злочинів, які
кваліфікуються за кримінальним законодавством.
Слід мати на увазі, що прожитковий мінімум і мінімальна заробітна плата -
це абсолютно різні поняття.
|
Кримінальна відповідальність
Відповідно до статті 357 Кримінального кодексу України (надалі – КК) викрадення, привласнення,
вимагання офіційних документів, штампів чи печаток або заволодіння ними шляхом
шахрайства чи зловживання особи своїм службовим становищем, а так само їх
умисне знищення, пошкодження чи приховування, а також здійснення таких самих
дій відносно приватних документів, що знаходяться на підприємствах, в установах
чи організаціях незалежно від форми власності, вчинене з корисливих мотивів або
в інших особистих інтересах:
- караються штрафом до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів
громадян або обмеженням волі на строк до трьох років.
Ті самі дії, якщо вони спричинили порушення роботи підприємства, установи
чи організації або вчинені щодо особливо важливих документів, штампів, печаток:
- караються штрафом до сімдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів
громадян або обмеженням волі на строк до трьох років, або позбавленням волі на
той самий строк.
Водночас, статтею 298-1 КК передбачено, що умисне знищення, пошкодження або
приховування документів Національного архівного фонду:
- карається штрафом від п'ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів
доходів громадян або арештом на строк до шести місяців.
Ті самі дії, вчинені щодо унікальних документів Національного архівного
фонду:
- караються позбавленням волі на строк до трьох років.
Діяння, передбачені частинами першою або другою цієї статті, вчинені
службовою особою з використанням службового становища:
- караються позбавленням волі на строк від трьох до п'яти років.
Службовими особами:
- є особи, які постійно, тимчасово чи за спеціальним повноваженням
здійснюють функції представників влади чи місцевого самоврядування, а також
постійно чи тимчасово обіймають в органах державної влади, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах, в установах чи організаціях посади,
пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи
адміністративно-господарських функцій, або виконують такі функції за
спеціальним повноваженням, яким особа наділяється повноважним органом
державної влади, органом місцевого самоврядування, центральним органом
державного управління із спеціальним статусом, повноважним органом чи
повноважною службовою особою підприємства, установи, організації, судом або
законом;
- також визнаються посадові особи іноземних держав (особи, які обіймають
посади в законодавчому, виконавчому або судовому органі іноземної держави, у
тому числі присяжні засідателі, інші особи, які здійснюють функції держави
для іноземної держави, зокрема для державного органу або державного
підприємства), іноземні третейські судді, особи, уповноважені вирішувати
цивільні, комерційні або трудові спори в іноземних державах у порядку, альтернативному
судовому, посадові особи міжнародних організацій (працівники міжнародної
організації чи будь-які інші особи, уповноважені такою організацією діяти від
її імені), а також члени міжнародних парламентських асамблей, учасником яких
є Україна, та судді і посадові особи міжнародних судів (стаття 18 КК).
|
Штрафні фінансові санкції
Відразу слід зазначити, що у Переліку відсутні посилання на норми ПКУ, а отже
відсутня специфіка для податкових документів. Водночас, умовою знищення деяких
документів є не лише закінчення встановленого строку їх зберігання, але і
закінчення перевірки державними органами фіскальної служби з питань дотримання
податкового законодавства. Примітки, що
застосовуються у Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання
документів. У примітках зазначено ознаки відокремлення певних видів
документації або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються
від указаних у графах 3, 4 Переліку.
Для більшості бухгалтерських документів і договорів характерною є відмітка,
що уточнює встановлений строк зберігання - "За умови завершення перевірки
державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства,
а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій,
суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і
організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів
або використовували державне чи комунальне майно, ревізії, проведеної органами
державного фінансового контролю за сукупними показниками
фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок),
порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах –
зберігаються до ухвалення остаточного рішення".
Отже, зауваження про необхідність зберігання окремих категорій документів
упродовж певного періоду, але за обов’язкової умови завершення перевірки державними
органами, необхідно розглядати з урахуванням вимог ПКУ, оскільки кодекс містить
норми, що встановлюють власні конкретні строки зберігання.
Так, пунктом 44.3 статті 44 ПКУ передбачено, що платники податків зобов'язані забезпечити
зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також
документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за
дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня
подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені
документи, а у разі її неподання - з передбаченого цим кодексом граничного
терміну подання такої звітності.
У разі ліквідації платника податків документи, визначені у пункті 44.1 цієї
статті, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів
для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за
трансфертним ціноутворенням відповідно до статті 39 цього кодексу), що
передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством
порядку передаються до архіву.
Відповідно до пункту 121.1 статті 121 ПКУ незабезпечення платником податків
зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської
та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати
податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього кодексу строків їх
зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів
документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних)
чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим кодексом:
- тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було
застосовано штраф за таке саме порушення:
- тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Спалювати документи
– не поспішайте
Порядок
проведення експертизи цінності документів
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх
цінності забороняється (абзац другий пункту 1 підрозділу 1 розділу V Правил
організації діловодства). Відповідно до підрозділу 2 розділу V цих Правил, експертиза
цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах підприємства
безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих
підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби
діловодства та архіву підприємства.
Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють
чотири групи справ:
- постійного зберігання;
- тривалого (понад 10 років) зберігання;
- тимчасового зберігання (до 10 років включно);
- ті, що підлягають знищенню у зв’язку
із закінченням строків їх зберігання.
Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за
роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ,
завершених у 2016 році, почався з 01 січня 2017 року.
Забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі
заголовків справ в опису або номенклатурі справ.
Складання актів про вилучення для знищення документів
та їх знищення
Відповідно до підрозділу 3 розділу V Правил організації
діловодства, на підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків)
справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання,
та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного
архівного фонду (надалі – Акт), за
формою, наведеною в додатку 15 до цих Правил.
Цей Акт складається у двох примірниках, як правило, на справи всієї
установи та мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
Справи включаються в Акт, якщо передбачений для них строк зберігання
закінчився до 01 січня року, в якому його складено. Наприклад, справи з
трирічним строком зберігання, закінчені у 2014
році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2018
року, з п’ятирічним строком зберігання - не раніше 01 січня 2020 року, з урахуванням
приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
Схвалені експертною комісією підприємства Акти, разом з описами справ
постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються на
розгляд відповідним експертним комісіям державної архівної установи, архівного
відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.
Зокрема, у разі внесення до Акту первинної фінансової та бухгалтерської
документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами
Державної фіскальної служби України з питань дотримання податкового
законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних
організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств
і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів
або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної
органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками
фінансово-господарської діяльності. Довідка підписується керівником установи та
бухгалтером.
Погоджені (схвалені) Акти затверджуються керівником підприємства, після
чого підприємство має право знищити документи.
Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі
вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що
передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної
вказуються в актах про вилучення документів для знищення.
Якщо в Акт включено документи з грифом "Для службового користування" та
іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в установі, ці документи
знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та
відновлення. При цьому в кінці Акта додатково робиться запис про знищення
відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної
комісії підприємства, наприклад:
Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени ЕК:
(підпис, ініціали (ініціал імені),
прізвище)
(підпис, ініціали (ініціал імені),
прізвище)
(підпис, ініціали (ініціал імені),
прізвище)
Дата
Постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.16 № 736 затверджено Типову
інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення
документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову
інформацію.
Водночас, звертаємо увагу, що особливості організації електронного
документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з
електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх
підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджено наказом
Міністерства юстиції України від 11.11.14 № 1886/5, зареєстровано в
Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.
