Щодо реєстрації заяв працівників про надання відпусток

 Чи потрібно реєструвати заяви працівників про надання відпусток?

Щоб відповісти на порушене запитання проаналізуємо нормативно-правові акти з питань праці:

1. Заява працівника (незалежно від змісту) належить до організаційно-розпорядчої
документації, - визначено національним класифікатором України НК 010:2021, затверджено наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.21 № 526 (набрав чинності з 19.04.2021).

2. До організаційно-розпорядчої документації (заява працівника) застосовуються вимоги Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі - Правила № 1000/5).

3. Відповідно до пункту 11 глави 1 розділу ІІ Правил № 1000/5 оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", ДСТУ 4163:2020, прийнято наказом Державного підприємства "Український науково- дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01.07.20 № 144 "Про прийняття та скасування національних стандартів", з наданням чинності 01 вересня 2021 року.

Пунктом. 4.4 ДСТУ 4163-2020 встановлено, що документи, які створюються юридичними особами, обов’язково повинні мати такі реквізити: найменування юридичної особи, назва виду документа (не зазначають на листах), дата документа, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис (для електронних документів - електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису).

Отже, серед обов'язкових реквізитів документів називається реєстраційний індекс документа, тобто для заяви - це її номер.

4. Відповідно до підпункту 4.2.7 національного стандарту України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа", затверджено наказом Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.05.04 № 97 "Про затвердження національних стандартів України, державних класифікаторів України, національних змін до міждержавних стандартів, внесення зміни до наказу Держспоживстандарту України від 31.03.04 № 59 та скасування нормативних документів", реєстрування службового документа – це внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати реєстрування. Реєстрація підтверджує факт створення документа.

5. Додаток 4 до Правил № 1000/5 містить примірний перелік документів, які не підлягають реєстрації, і заяви працівника про надання відпустки там немає.

Відповідно до статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.12 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884, Журнал реєстрації заяв працівників може бути єдиним, але треба враховувати, що заяви про прийняття працівників на роботу, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, про звільнення з роботи зберігаються в особовій справі протягом 75 років.

З наведеного вище випливає, що служба управління персоналом (кадрова служба) зобов’язана здійснювати реєстрацію усіх поданих заяв (без винятку), в одному Журналі реєстрації заяв, який оновлюється на початку кожного року.

Водночас, вважаємо за потрібне наголосити, що щорічні основні відпустки надаються працівникам на підставі затвердженого (до 05 січня кожного року) графіка відпусток. Тому заяви від працівників стосовно щорічних основних відпусток можливі тільки у разі їх перенесення на іншій строк або продовження.

Слід виконувати вимоги частин десятої та одинадцятої статті 10 Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки", а саме:

"Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників (бажано під підпис). При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

 Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком строку".