Цей
Порядок є обов'язковим для всіх роботодавців за
умови прийняття ними рішення щодо впровадження електронного документообігу,
створення та використання якого передбачено нормативно-правовими актами з
охорони праці (надалі - НПАОП),
шляхом видання відповідного наказу або розпорядження.
Дія
Порядку не поширюється на відносини, врегулювання яких здійснюється в іншому
порядку відповідно до вимог актів вищої юридичної сили.
Організація
електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП,
здійснюється з урахуванням вимог законів України від 22.05.03 № 851 "Про
електронні документи та електронний документообіг", від 05.10.17 № 2155 "Про
електронні довірчі послуги", Порядку роботи з електронними документами у
діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджено
наказом Міністерства юстиції України від 11.11.14 N 1886/5, зареєстровано в
Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198 та інших
законодавчих та нормативно-правових актів.
Одночасно
з прийняттям рішення щодо впровадження електронного документообігу роботодавець
зобов'язаний затвердити:
-
перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі (надалі - Перелік);
-
порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання,
оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.
У
разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів,
створення та використання яких передбачено НПАОП, роботодавець
зобов'язаний забезпечити:
-
строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від
строку, встановленого для відповідних документів, визначених НПАОП, у тому
числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для
тривалого архівного зберігання;
-
можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така
можливість передбачена НПАОП;
-
надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує
державну політику у сфері охорони праці та його територіальних органів у
передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які
відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу,
встановлених законодавством.
У
випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку, передбачено
проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається
електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного
підпису такої особи.
До відома. Наказом
Міністерства юстиції України від 11.11.14 N 1886/5, зареєстровано в
Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198, затверджено:
-
Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до
передавання на архівне зберігання;
-
Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10
років) зберігання;
-
Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;
-
Вимоги щодо найменування файлів електронних документів;
-
Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів;
-
Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів;
-
Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ
постійного зберігання;
-
Вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного
зберігання;
-
Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ;
-
Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ.
