Відрядження на службовому автомобілі
вже давно не є новиною для бюджетних організацій та установ. Такі поїздки є
досить зручними для відряджених.
Також є можливість при
необхідності відправитися у відрядження на власному автомобілі працівника.
Одразу хочемо попередити: відрядження на власному автомобілі має бути
доцільним. Якщо, наприклад, на балансі бюджетної установи є автомобіль, а тим
паче якщо норми списання пального для такого автомобіля нижчі, ніж для власного
автомобіля працівника, то відправлятися у відрядження на власному автомобілі
недоцільно, адже це призведе до неефективного витрачання бюджетних коштів. На
це можуть негативно відреагувати перевіряючі.
Можливість відшкодування витрат
на використання власних автомобілів для службових поїздок була передбачена Нормами
коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання
особистих легкових автомобілів для службових поїздок та порядок їх витрачання,
затверджено наказом Міністерства фінансів України, Міністерства економіки
України від 12.11.93 № 88, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 06
грудня 1993 року за N 182 (надалі – Наказ
№ 88, Норми № 88).
Але відповідно до наказу Міністерства
фінансів України, Міністерства економіки України від 14.09.10 N 1025/1163, зареєстровано в Міністерстві
юстиції України 20 жовтня 2010 року за N 958/18253, Наказ № 88 втратив чинність
із 31 жовтня 2010 року.
Водночас, наказом Міністерства
фінансів України від 14.09.10 N 1026 затверджено Норми коштів на представницькі
цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання, зареєстровано в Міністерстві
юстиції України 20 жовтня 2010 року за N 956/18251, якими можливість компенсації витрат за
використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок - не
передбачена.
Тож якщо бюджетна установа не має
на балансі автомобіля, то така установа може орендувати автомобіль або
використовувати його за договором позички. При цьому договір оренди або позички
може бути укладений і з працівником установи.
Укладання договору оренди легкового автомобіля
Щодо оренди нагадаємо: оренда легкового
автомобіля має обмеження щодо ціни транспортного засобу, який орендується.
Так, пунктом 5 постанови Кабінету
Міністрів України від 04.04.01 № 332 "Про
граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та
устаткування, мобільних телефонів, комп'ютерів державними органами, а також
установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного бюджету"
(надалі - Постанова № 332) установлено, що державні органи, а також
установи та організації, які утримуються за рахунок державного бюджету,
укладають договори оренди легкових автомобілів, вартість яких не перевищує
граничних сум витрат, затверджених цією постановою.
Відповідно до граничних сум витрат на придбання легкових
автомобілів для керівників державних органів, бюджетних установ і організацій,
голів місцевих судів та їх заступників, Голови Служби судової охорони та його
заступників становить 600000
гривен.
Зауважимо, що дія цієї постанови
поширюється лише на організації та установи, які фінансуються з державного
бюджету.
У той же час на місцевому рівні
згідно з Постановою № 332 також мали бути прийняті граничні суми витрат на
придбання певних товарно-матеріальних цінностей, в тому числі і на придбання легкових
автомобілів.
Таким чином, орендувати легковий автомобіль
вартістю більшою, ніж встановлено граничними нормами витрат, бюджетні
організації та установи не мають права.
Легковий автомобіль можна
орендувати як у юридичної, так і у фізичної особи. Обмежень з цього приводу
чинними нормативно-правовими актами не передбачено.
Відносини між бюджетною організацією
або установою та власником легкового автомобіля слід визначити у договорі
оренди транспортного засобу.
Умови укладання договору найму
(оренди) транспортного засобу визначено § 5 глави 58 Цивільного кодексу
України (надалі - ЦК).
Звертаємо особливу увагу, що
відповідно до частини другої статті 799.ЦК договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає
нотаріальному посвідченню.
Відповідно до статті 801 ЦК наймач
зобов'язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані.
Витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі
сплатою податків та інших платежів, несе наймач. Наймач зобов'язаний відшкодувати
збитки, завдані у зв'язку із втратою або пошкодженням транспортного засобу,
якщо він не доведе, що це сталося не з його вини.
Договір найму транспортного
засобу укладається у письмовій формі.
Слід наголосити, що статтею 284 Господарського кодексу України (надалі – ГК) визначено
істотні умови договору оренди:
- об'єкт оренди (склад і вартість
майна з урахуванням її індексації);
- строк, на який укладається
договір оренди;
- орендна плата з урахуванням її
індексації;
- порядок використання
амортизаційних відрахувань;
- відновлення орендованого майна
та умови його повернення або викупу.
Оцінка об'єкта оренди
здійснюється за відновною вартістю, крім об'єктів оренди державної та
комунальної власності, оцінка яких здійснюється за методикою, затвердженою
Кабінетом Міністрів України. Умови договору оренди зберігають свою силу на весь
строк дії договору, а також у разі якщо після його укладення законодавством
встановлено правила, що погіршують становище орендаря.
Методика оцінки об'єктів оренди,
затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 10.08.95 № 629 (у
редакції відповідної постанови від 02.01.03 № 3).
Реорганізація орендодавця не є
підставою для зміни умов або розірвання договору оренди.
Строк договору оренди
визначається за погодженням сторін. У разі відсутності заяви однієї із сторін
про припинення або зміну умов договору оренди протягом одного місяця після
закінчення строку дії договору він вважається продовженим на такий самий строк
і на тих самих умовах, які були передбачені договором.
Після укладання договору оренди легкового
автомобіля передається від орендодавця до орендаря на підставі акта
приймання-передачі. Також разом з легковим автомобілем передається технічна документація
на нього.
Використання легкового автомобіля за договором позички
Умови надання
товарно-матеріальних цінностей у позичку визначені главою 60 ЦК.
Так, відповідно до статті 827 ЦК
за договором позички одна сторона (позичкодавець)
безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачу) річ для користування
протягом встановленого строку. При цьому користування річчю вважається
безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті
відносин між ними.
Статтею 828 ЦК визначено, що договір
позички між юридичними особами, а також між юридичною та фізичною особою
укладається у письмовій формі.
Договір позички транспортного
засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), в якому хоча б однією стороною є фізична особа,
укладається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню (частина
четверта цієї статті).
Відповідно до статті 829. позичкодавцем
може бути фізична або юридична особа. Особа, яка здійснює управління майном,
може бути позичкодавцем за згодою власника.
Водночас, юридична особа, яка
здійснює підприємницьку діяльність, не може передавати речі у безоплатне
користування особі, яка є її засновником, учасником, керівником, членом її
органу управління або контролю.
Якщо сторони не встановили строку
користування річчю, він визначається відповідно до мети користування нею.
Користувач має право повернути
річ, передану йому у користування, в будь-який час до спливу строку договору.
Якщо річ потребує особливого догляду або зберігання, користувач зобов'язаний
повідомити позичкодавця про відмову від договору (позички) не пізніш як за сім
днів до повернення речі.
Користувач несе звичайні витрати
щодо підтримання належного стану речі, переданої йому в користування. Він зобов'язаний:
- користуватися річчю за її
призначенням або відповідно до мети, визначеної у договорі;
- користуватися річчю особисто,
якщо інше не встановлено договором;
- повернути річ після закінчення
строку договору в такому самому стані, в якому вона була на момент її передання
(стаття 833 ЦК).
Позичкодавець має право вимагати
розірвання договору і повернення речі у разі, якщо:
- у зв'язку з непередбаченими
обставинами річ стала потрібною йому самому;
- користування річчю не
відповідає її призначенню та умовам договору;
- річ самочинно передана у
користування іншій особі;
- у результаті недбалого
поводження з річчю вона може бути знищена або пошкоджена.
Умовами договору позички доцільно
передбачити, хто буде здійснювати видатки на утримання легкового автомобіля,
його ремонт тощо.
З наведеного
випливає, коли правовідносини між роботодавцем і працівником (власником легкового
автомобіля) належним чином оформлені (договір оренда чи позички), то, по суті,
на період відрядження працівника - такий легковий автомобіль набуває статусу службового.
Відшкодування витрат, пов’язаних з використанням
службового автомобіля
Основним нормативно-правовим
актом, який визначає порядок направлення працівника у службове відрядження, є Інструкції
про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджено наказом Міністерства
фінансів України від 13.03.98 № 59, зареєстровано в Міністерстві юстиції
України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції відповідного наказу від 17.03.11
№ 362) (надалі - Інструкція № 59).
Відповідно до абзацу першого
пункту 1 розділу I Інструкції № 59, службовим
відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням
керівника державного органу (поїздка державного службовця - за розпорядженням
керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю
або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (надалі - підприємство), на певний строк
до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його
постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового
відрядження з основною діяльністю підприємства).
Документами, що підтверджують
зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але
не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з
діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи
контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити
цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи
в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за
тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника (абзац
другий цього пункту).
Водночас, пунктом 2 розділу I
Інструкції № 59 визначено, що у випадках, коли філії, дільниці та інші
підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи
вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором
(контрактом). Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у
дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями,
якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим
договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним
особою/керівником).
Порядок відшкодування витрат
відряджених працівників визначений розділом II Інструкції № 59. При цьому
зазначимо, що цей розділ не містить норм, що визначають порядок відшкодування
відрядженому працівнику витрат на проїзд службовим автомобілем (витрат на
паливно-мастильні матеріали, витрат, пов’язаних з ремонтом, придбанням
запчастин тощо). У зв’язку з цим указані витрати не можуть бути компенсовані як
витрати на службове відрядження.
У той же час це не означає, що
витрати, пов’язані з проїздом у разі відрядження на службовому автомобілі
взагалі не компенсуються, адже заборони на такі витрати чинне законодавство не
містить. У цьому випадку слід розуміти, що організація чи установа використовує
службовий автомобіль для поїздки працівника в межах своєї основної діяльності,
тож і витрати на нього вважатимуться витратами на господарські потреби.
Нагадаємо: видатки на придбання
паливно-мастильних матеріалів здійснюються за КЕКВ 2210 "Предмети,
матеріали, обладнання та інвентар".
Порядок оформлення документів для
направлення працівника у службове відрядження на легковому автомобілі, а також
відшкодування витрат на відрядження, не відрізняється від порядку для
звичайного відрядження.
Роботодавцем видається наказ або
розпорядження про направлення працівника у відрядження, в якому обов’язково вказується,
що воно здійснюватиметься на службовому автомобілі. Крім того, затверджується
маршрут руху, виписується подорожній лист і видається аванс на відрядження.
Якщо легковим автомобілем
керуватиме штатний водій, то йому також, на підставі розпорядчого документа
роботодавця, оформляється посвідчення про відрядження.
Одночасно з авансом на
відрядження організація чи установа повинна видати працівнику підзвітні кошти
на господарські потреби (для компенсації витрат на паливно-мастильні матеріали
та інші витрати).
Також зазначимо, що норми
використання паливно-мастильних матеріалів у випадку використання власного
автомобіля працівника, який став службовим внаслідок укладання договору оренди
або позички, визначаються на підставі Норм витрат палива і мастильних
матеріалів на автомобільному транспорті, затверджено наказом Міністерства
транспорту України від 10.02.98 № 43, якщо в установі прийнято наказ
(розпорядження) про те, що саме ці норми використовуються для списання паливно-мастильних
матеріалів.
Відповідно до цього наказу, норми
витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті призначені
для планування потреби підприємств, організацій та установ у паливно-мастильних
матеріалах і контролю за їх витратами, ведення звітності, запровадження режиму
економії і раціонального використання нафтопродуктів, а також можуть
застосовуватись для розроблення питомих норм витрат палива.
Нормування витрат палива - це встановлення
допустимої міри його споживання в певних умовах експлуатації автомобілів, для
чого застосовуються базові лінійні норми, встановлені по моделях (модифікаціях)
автомобілів, та система нормативів і коригуючих коефіцієнтів, які дозволяють
враховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні, та інші умови
експлуатації.
Нормування витрат моторних олив
та мастил здійснюється пропорційно до витрат палива згідно з встановленими
нормативами.
