Довідково-інформаційна документація

Довідково-інформаційна документація - документація, що містить інформацію про фактичний стан справ на підприємствах, в організаціях, установах, їхніх структурних одиницях або підрозділах (надалі - підприємство) та є підставою для прийняття розпорядчих документів щодо виконання управлінських рішень. Таким чином, довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, але вони, на відміну від останніх, не обов'язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. 

Інформаційно-довідковою є переважна більшість документів, що відправляються з підприємств та спрямовуються до них. Багато з цих документів одночасно можуть належать до інших груп документації. Наприклад, акти можуть бути не лише довідково-інформаційними, але й обліково-фінансовими, використовуватись у бухгалтерській звітності тощо.

До довідково-інформаційних документів належать: акти, відгуки, висновки, довідки, доповіді, службові, доповідні та пояснювальні записки, звіти, запрошення та повідомлення, огляди, оголошення, плани робіт, подання, клопотання, протоколи, витяги з протоколів, службові листи, рецензії, службові телеграми, факси, телефонограми та інші.

Акт - це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти чи події, пов'язані з учинками конкретних приватних або посадових (службових) осіб, діяльністю підприємства. 

Акти поділяються на законодавчі (містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів) та адміністративні (містять підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю підприємств, окремих осіб).

Адміністративні акти укладають після попередніх ухвал, коли відбувається: 

- приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва, службової документації тощо.

- приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.; 

- проведення випробувань нової техніки чи обладнання; 

- розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей; 

- планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей - ревізія (перевірка);

- нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП);

- зміна керівництва підприємства (структурних одиниць, підрозділів). 

Після затвердження вищим органом управління або відповідальним (за посадою та розподілом функціональних обов’язків) керівником підприємства, акт набуває юридичної сили й є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу. Тому факти чи події, констатовані в акті, мають бути викладені чітко та об’єктивно.

Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів (подій) акт укладається колегіально (комісією), тобто кількома посадовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівником підприємства (на підставі відповідного наказу)  або перевіряючим органом. 

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини. 

Вступна частина акта: автор документа (вищий орган управління, повне найменування підприємства); - затвердження (ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖУЮ) - посада, підпис, розшифрування підпису; - дата заактування факту чи події (комісією вказується останній день роботи); - місце укладання;  - назва документа (посередині – АКТ і його номер);  - заголовок ("про..."). 

Констатуюча частина акта: - склад комісії та присутні (якщо акт укладено комісією, то замість слова "Присутні" пишуть: "Голова комісії", потім - "Члени комісії" з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх); - текст (підстава для складання акта – розпорядчий документ керівника підприємства (назва, дата, номер), виклад його мети й завдань, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів (подій), висновки та пропозиції; - кількість примірників акта й місце їх зберігання/місцезнаходження (як правило, перший примірник направляють до вищого органу управління, другий — керівнику підприємства, третій - додають до справи); - додатки до акта (кількість примірників та аркушів кожного додатку); - підписи голови, членів комісії, присутніх (за потреби) та відповідне їх розшифрування. 

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів чи подій  та відповідні пропозиції щодо них. Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків (термінів) виконання приписаних дій, то документ передають керівнику підприємства, який має його підписати, таким чином підтверджуючи, що зі змістом акта ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, може підписати його із зазначенням про свою незгоду (у разі відмови від підпису складається окремий акт – бажано за підписом трьох посадових осіб). Окрему думку член комісії повинен оформляти на окремому аркуші з наступним додаванням його до акта. 

Кількість примірників акта, які мають однакову юридичну силу, визначається кожен раз, залежно від потреби.

Склавши акт, голова комісії зобов’язаний забезпечити ознайомлення з його змістом усіх осіб, про яких йшлося в акті, під розписку.

Довідка - це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій (біографії, діяльності особи чи підприємства тощо).

Довідки поділяються на: особисті (підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи); службові (містять інформацію про факти та події службового характеру); архівні (засвідчують наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запису).

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної особи чи за вказівкою вищого органу управління. Частіше для цього використовуються офіційні бланки підприємства.

Стосовно основної (господарської) діяльності підприємства, довідки бувають: зовнішніми (укладаються на відповідну вимогу для подання за межи підприємства, підписуються посадовою особою підприємства (за компетенцією) та завіряються відбитком печатки); внутрішніми ( укладаються на чистому аркуші для подання керівництву підприємства або на розгляд до колегіального органу підприємства, підписуються укладачем і не потребують відбитку печатки).

Взяти до відома.

У тексті довідки слід уникати архаїчних зворотів типу: "Цим повідомляємо...", "Пред'явник цього...", "...дійсно проживає...", "...справді працює...", "...зараз навчається..." та інше. 

Огляд  - різновид довідки, складається для інформування підприємств, що належать до сфери управління відповідного органу або структурних одиниць чи підрозділів підприємств про хід робіт, а також висновки про них. В огляді інформують про фактичний стан справ на ряді підприємств тощо. 

Службова записка – документ, адресований керівнику відповідного рівня та рангу підприємства  з доведенням до відома інформації про ситуацію, що склалася, про наявні факти, події, явища, які становлять спільний інтерес (виконану роботу, забезпечення заходів тощо), з висновками та пропозиціями.  Зазвичай викладається на чистому аркуші з власної ініціативи укладача.

Доповідна записка - документ, адресований керівнику вищого органу управління, підприємства (структурного підрозділу чи структурної одиниці) з інформацією (повідомленням) про ситуацію, що склалася, про наявні факти (події), явища, про виконання/невиконання  певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань тощо з відповідними висновками та пропозиціями укладача записки.

За походженням та з погляду адресності доповідні записки поділяються на: внутрішні (адресуються керівництву підприємства (за посадою та компетенцією) – оформляються на чистому аркуші та підписуються укладачем(ами); зовнішні (адресуються керівництву вищого органу управління) - оформляються на офіційному бланку підприємства за підписом посадової особи відповідно до розподілу функціональних обов’язків та в установленому порядку проходять реєстрацію.

За призначенням та характером змісту розрізняють звітні, інформаційні й ініціативні доповідні записки. 

Записки укладаються як з ініціативи укладача, так і на підставі вказівки керівництва підприємства. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівництво підприємства до прийняття (забезпечення)  конкретних рішень.

Текст, як правило, починається зі слів: "Доводжу до відома", "Доповідаю, що…" та має бути точним і лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки та конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених фактів. Оформляється у словах: "Прошу вжити відповідних заходів…" або "Зважаючи на вказане вище, вважаю за доцільне ...(прошу, пропоную)".

Різновиди доповідних записок:

Пропозиція - містить перелік конкретних пропозицій із певних питань. Укладається, як правило, після вказівки керівництва підприємства. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише обґрунтування та перелік пропозицій. 

Рапорт - усне або письмове донесення, офіційна доповідь, керівництву підприємства, вищому органу управління  або повідомлення в громадському порядку про виконання доручення, узятих зобов'язань. Це, в основному, військовий термін.

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причину певного факту, вчинку, події. Пояснювальна записка укладається на чистому аркуші відповідною особою на вимогу керівника підприємства, вищого органу управління або ж із власної ініціативи.

Вони бувають: службові - є складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і строки дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків); особисті - документ особистого характеру, в якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача чи причини якихось подій, фактів, провин та інше. 

Подання (клопотання) - готується керівниками відповідного рівня та рангу  (підприємства, структурної одиниці, структурного підрозділу) для подання до  вищого керівництва із певним проханням, клопотанням затвердити конкретне рішення чи взяти участь у вирішенні певних питань. Готується як на чистому аркуші, так і на офіційному бланку в рукописному або друкованому вигляді.

План роботи - це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг, строки, а також встановлює точний і чіткий перелік намічених робіт для їхнього подальшого виконання (забезпечення). За потреби обов’язково вказуються конкретні виконавці - відповідальні за кожний пункт плану. 

Розрізняють такі групи планів: перспективні (розраховані на кілька років); річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні (четвертні); місячні; декадні; тижневі; добові (денні, щоденні).

Плани робіт виконують у форми графіків, таблиць, текстів. Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану. 

Службові плани робіт підписують посадові особи за компетенцією, котрі відповідають за їхнє виконання, а індивідуальні – та особа, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником підприємства. За результатами роботи пишуть відповідні звіти.

Звіт — документ, який містить відомості про результати діяльності за певний (звітний) період часу і подається особою керівнику відповідного рівня та рангу. 

На підставі звіту можливо: вивчити, перевірити, узагальнити виконану роботу (заходи, доручення, завдання); знайти позитивні та негативні прогалини в роботі, а також зробити висновки і вжити заходів щодо їх забезпечення в перспективі.

Залежно від тематики, звіти бувають: текстові (на звичайному папері за встановленою формою); статистичні (цифрові, табличні) - оформлюються на офіційних бланках. Поділяють звіти на: зовнішні (для вищих органів управління) і внутрішні (локальне застосування). 

Текст текстового звіту розпочинається посиланням типу "Відповідно до доручення від...", "За завданням...". Такі звіти схожі на доповідні записки.

Доповідь - це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції. Вони готуються для публічного (усного) повідомлення (прочитання та обговорення) з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. 

Доповіді бувають: поточними (інформація про хід роботи); звітними (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час); науковими, політичними тощо.

У тексті доповіді обов’язково повинні бути такі логічні елементи, як: вступ (зазначаються підстави та причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді); основна частина (аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи та факти, даються відповідні); висновки (повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки).