Витрати, пов’язані із закордонними відрядженнями, виникають майже у всіх суб’єктів господарювання незалежно від форми власності. Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України (надалі - КЗпП) та пункту 4 розділу першого Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції відповідного наказу від 17.03.11 № 362, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 29 березня 2011 року за № 410/19148) (надалі - Інструкція №59) працівникам, що направляються у відрядження, потрібно видати аванс у межах суми, достатньої для оплати проїзду, найму житла та для добових витрат.
Інструкція № 59 є обов'язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій (надалі - підприємство), що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Тобто бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов'язково має видати їм аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати (пункт 5 розділу першого та пункт 11 розділу другого Інструкції N 59).
Такого обов'язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють. Статтею 121 КЗпП передбачено лише обов'язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Тобто працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати відповідні витрати. Водночас вони можуть закріпити обов'язок видавати аванс у локальному положенні про відрядження на підприємстві або на підставі відповідного наказу про відрядження.
Таким чином, інші підприємства Інструкцію N 59 можуть використовувати як допоміжний (довідковий) документ. Про це зазначається також у роз'ясненні Міністерства доходів і зборів України (лист від 03.07.13 № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 "Про необов'язковість видачі авансу та звітування за витраченими власними коштами"). Отже, підприємству необхідно визначитися, чи будуть використовуватися ним норми Інструкції про відрядження для обліку, і затвердити своє рішення наказом.
Таким чином, інші підприємства Інструкцію N 59 можуть використовувати як допоміжний (довідковий) документ. Про це зазначається також у роз'ясненні Міністерства доходів і зборів України (лист від 03.07.13 № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 "Про необов'язковість видачі авансу та звітування за витраченими власними коштами"). Отже, підприємству необхідно визначитися, чи будуть використовуватися ним норми Інструкції про відрядження для обліку, і затвердити своє рішення наказом.
У випадку закордонного відрядження аванс слід видати у валюті тієї держави, до якої направляють працівника, або ж її вільно конвертований еквівалент (пункт 5 розділу третього Інструкції № 59).
Найчастіше аванс у готівковій формі видають не у валюті країни відрядження, а у вільно конвертованій валюті (наприклад, в доларах США чи євро). Витрати працівник у країні відрядження понесе саме у валюті країни відрядження. Виникає питання, як суми таких витрат перевести у валюту авансу?
Варіант 1
Працівник обміняв у країні відрядження аванс у вільно конвертованій валюті в пункті обміну валют чи в банку на валюту країни відрядження і прикріпив підтвердні документи про обмін інвалюти до авансового звіту. У такому разі відображати обміняну суму авансу слід за курсом валюти, зазначеним у таких документах.
Варіант 2
Працівник обміняв у країні відрядження аванс у вільно конвертованій валюті в пункті обміну валют чи в банку на валюту країни відрядження, але не прикріпив підтвердні документи про обмін інвалюти до авансового звіту (наприклад, він просто не подбав про отримання/збереження таких документів).
Розібратися в цій ситуації допоможе абзац другій пункту 19 розділу третього Інструкції № 59, де визначено: "У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження".
Варіант 3
Якщо на дату затвердження авансового звіту Національним банком України не встановлено офіційного курсу для валюти країни відрядження, то для відображення в обліку витрат за таким відрядженням слід використовувати інформацію про курс гривні до долара, установлений згідно з підпунктом "а" пункту 3 Положення про встановлення офіційного курсу гривні до іноземних валют та курсу банківських металів, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 12.11.03 № 496, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 27 листопада 2003 року за № 1094/8415 та про поточні крос-курси відповідних валют до долара США на міжнародних валютних ринках, у тому числі тих, що публікує газета Financial Times. тут
