Робота зі службовими документами (організація документообігу, формування справ, зберігання документів) є невід'ємною частиною діяльності будь-якого суб’єкта господарювання, яка суттєво впливає на взаємовідносини з контрагентами, державними контролюючими органами, найманими працівниками.
Разом із цим, питанням діловодства і архівної справи на підприємствах, в об'єднаннях громадян, релігійних організаціях, установах та організаціях (надалі - підприємство) не завжди їх керівництвом приділяється належна увага, особливо це стосується приватного сектору економіки.
Відповідно до статті 32 Закону України від 24.12.93 № 3814 "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (надалі - Закон № 3814), підприємства, засновані на приватній формі власності, зобов'язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому цим законом, та протягом року з дня реєстрації підприємства в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.
Підприємства мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Положення про структурний архівний підрозділ, із урахуванням рекомендацій центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, затверджується керівником підприємства.
Центральним органом виконавчої влади, є Державна архівна служба України (надалі - Укрдержархів), який реалізує державну політику у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації. Положення про Укрдержархів затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 21.10.15 № 870.
Центральним органом виконавчої влади, є Державна архівна служба України (надалі - Укрдержархів), який реалізує державну політику у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації. Положення про Укрдержархів затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 21.10.15 № 870.
Жодне підприємство не в змозі зберігати всю створювану ним, за час ведення господарської діяльності, документацію в повному обсязі, оскільки зберігання документів пов'язане зі значними матеріальними витратами. Окрім того, більшість документів втрачають свою цінність і практичне значення через певний період часу, і подальше їх зберігання є недоцільним. У той же час частина документів підприємства може бути включена до національного архівного фонду (НАФ). З огляду на це здійснюється експертиза цінності інформації, що міститься в документах. Після визначення цінності документів вони можуть бути знищені або залишені на тимчасове, тривале (понад 10 років) або постійне (довічне) зберігання.
Порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання і Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.07 № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" (надалі - Порядок № 1004).
Примірне положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженим наказом Державного комітету архівів України від 30.04.03 № 64.
Відповідно до частини другої статті 6 Закону № 3814 і підпункту 1 пункту 6 Порядку №1004 забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності.
Відповідно до частини другої статті 6 Закону № 3814 і підпункту 1 пункту 6 Порядку №1004 забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності.
Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії або експертної комісії державної архівної установи, архівного відділу відповідної міської ради, керуючись зазначеними вище нормативно-правовими актами, за наказом підприємства утворюється постійно діюча експертна комісія (надалі - ЕК) та затверджується її склад. Крім працівників підприємства до складу ЕК включаються фахівці відповідної державної архівної установи, архівного відділу відповідної міської ради. ЕК є дорадчим органом, а її рішення затверджуються керівництвом підприємства, після чого стають обов'язковими для виконання структурними підрозділами підприємства.
Відповідно до частини третьої статті 32 Закону № 3814 у разі ліквідації підприємства ліквідаційні комісії зобов’язані забезпечити впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам, і за погодженням із Укрдержархівом або уповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів підприємства.
Частиною тринадцятою статті 111 Цивільного кодексу України (у редакції Закону України від 19.05.11 № 3384) визначено, що ліквідаційна комісія (ліквідатор) усі документи підприємства, котрі підлягають обов'язковому зберіганню, передає в установленому чинними нормативно-правовими актами порядку відповідним архівним установам.
Водночас, на підставі пункту 2 частини дванадцятої та пункту 4 частини тринадцятої статті 17 Закону України від 15.05.03 № 755 "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань" для державної реєстрації припинення діяльності підприємства в результаті його ліквідації (або реорганізації, шляхом поділу, злиття або приєднання) після закінчення процедури припинення, але не раніше закінчення строку заявлення вимог кредиторами, подається довідка архівної установи про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню.
Водночас, на підставі пункту 2 частини дванадцятої та пункту 4 частини тринадцятої статті 17 Закону України від 15.05.03 № 755 "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань" для державної реєстрації припинення діяльності підприємства в результаті його ліквідації (або реорганізації, шляхом поділу, злиття або приєднання) після закінчення процедури припинення, але не раніше закінчення строку заявлення вимог кредиторами, подається довідка архівної установи про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню.
Відповідно до статті 6 Закону № 3814, пункту 16 Порядку № 1004 і з урахуванням положень інших нормативних актів та
методичних посібників з експертизи цінності документів, наказами Міністерстві юстиції України затверджено, зокрема:
- перелік видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду (від 14.03.13 №430/5), зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 року за № 428/22960 (надалі - Перелік № 430/5);
Відповідно до абзацу другого пункту 44.3 і пункту 44.4 статті 44 Податкового кодексу України (надалі - ПК) у разі ліквідації платника податків документи (первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством), за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Якщо документи, зазначені вище, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 статті 44 ПК.
Пунктом 6.1. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704, встановлено, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підприємства підлягають обов’язковій передачі до архіву. Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства (пункт 6.7 цього наказу). Державною фіскальною службою України надано відповідне роз'яснення у листі від від 20.11.15 № 24797/6/99-99-22-04-02-15.
Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах установлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі - Правила № 1000/5). Ці правила є обов’язковими для виконання всіма підприємствами, незалежно від форм власності.
Пунктом 14 розділу 4 Правил № 1000/5 передбачено, що новостворені підприємства, незалежно від форми власності, повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК установи номенклатуру справ на розгляд відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.
Відповідно до Закону України від 22.05.03 № 851 "Про електронні документи та електронний документообіг" та з метою встановлення загальних вимог до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, на підприємствах, незалежно від форми власності, а також забезпечення передавання на архівне зберігання електронних документів наказом Міністерство юстиції України від 11.11.14 № 1886/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, затверджено такі документи:
- порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;
- перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;
- вимоги щодо найменування файлів електронних документів;
- вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів;
- вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання;
- вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ;
- вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ.
Взяти до відома: юридичні і фізичні особи, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження чи вивезення за межі України, зобов'язані повідомити про це одну з державних архівних установ з метою вирішення питання про проведення експертизи цінності цих документів. Без повідомлення державної архівної установи відчуження архівних документів, вивезення їх за межі України забороняються (частина п'ята статті 6 Закону № 3814). Зазначені вимоги не поширюються на власників особистих архівних документів.
- перелік видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду (від 14.03.13 №430/5), зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 року за № 428/22960 (надалі - Перелік № 430/5);
- перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (від 12.04.12 № 578/5), зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (надалі - Перелік № 578/5). Державною архівною службою України у листі від 30.10.12 № 01.2/3388 надано роз'яснення щодо застосування цього переліку.
Взяти до уваги: Перелік №578/5 призначений для використання всіма підприємствами, а також фізичними особами–підприємцями, при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення. Він використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання, а також під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.
Строки зберігання документів, визначені в Переліку №578/5 , є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження на підприємствах строків зберігання документів, передбачених цим переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства. Строки зберігання типових документів підприємства на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Примітки, що застосовуються у Переліку №578/5 коментують і уточнюють строки зберігання документів. Наприклад, примітка до статей "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" - конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.
Строки зберігання документів, визначені в Переліку №578/5 , є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження на підприємствах строків зберігання документів, передбачених цим переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства. Строки зберігання типових документів підприємства на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Примітки, що застосовуються у Переліку №578/5 коментують і уточнюють строки зберігання документів. Наприклад, примітка до статей "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" - конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.
Відповідно до абзацу другого пункту 44.3 і пункту 44.4 статті 44 Податкового кодексу України (надалі - ПК) у разі ліквідації платника податків документи (первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством), за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Якщо документи, зазначені вище, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 статті 44 ПК.
Пунктом 6.1. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704, встановлено, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підприємства підлягають обов’язковій передачі до архіву. Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства (пункт 6.7 цього наказу). Державною фіскальною службою України надано відповідне роз'яснення у листі від від 20.11.15 № 24797/6/99-99-22-04-02-15.
Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах установлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі - Правила № 1000/5). Ці правила є обов’язковими для виконання всіма підприємствами, незалежно від форм власності.
Пунктом 14 розділу 4 Правил № 1000/5 передбачено, що новостворені підприємства, незалежно від форми власності, повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК установи номенклатуру справ на розгляд відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.
Відповідно до Закону України від 22.05.03 № 851 "Про електронні документи та електронний документообіг" та з метою встановлення загальних вимог до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, на підприємствах, незалежно від форми власності, а також забезпечення передавання на архівне зберігання електронних документів наказом Міністерство юстиції України від 11.11.14 № 1886/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, затверджено такі документи:
- порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;
- перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;
- вимоги щодо найменування файлів електронних документів;
- вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів;
- вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання;
- вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ;
- вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ.
Взяти до відома: юридичні і фізичні особи, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження чи вивезення за межі України, зобов'язані повідомити про це одну з державних архівних установ з метою вирішення питання про проведення експертизи цінності цих документів. Без повідомлення державної архівної установи відчуження архівних документів, вивезення їх за межі України забороняються (частина п'ята статті 6 Закону № 3814). Зазначені вимоги не поширюються на власників особистих архівних документів.
