Наказом Національного агентства України з питань державної служби від 21.10.16 № 223, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 14 листопада 2016 року за № 1477/29607, затверджено форму звітності КСДС (квартальна) "Звіт про кількісний склад державних службовців" та Інструкції щодо її заповнення, який набрав чинності 09.12.2016.
Звіт про кількісний склад державних службовців за формою КСДС (квартальна) (надалі - Звіт) складається щоквартально станом на 01 число місяця, наступного за звітним періодом, за кожний квартал окремо державними органами, установами та організаціями (надалі - державні органи), а саме: апаратами державних органів та органів судової влади; територіальними органами державних органів (надалі - територіальні органи); обласними державними адміністраціями, Київської міської державної адміністрацією (апаратами та структурними підрозділами); районними, районними у місці Києві державними адміністраціями (апаратами та структурними підрозділами).
Підставою для складання Звіту є дані первинного обліку державних службовців та інших працівників державних органів за календарний рік станом на 01 число місяця, наступного за звітним періодом, - накази (розпорядження) про призначення на посаду та звільнення з посади.
Розподіл працівників за категоріями посад державної служби проводиться відповідно до класифікації посад, визначеної статтею 6 Закону України від 10.12.15 № 889 "Про державну службу".
Звіт щокварталу складають державні органи, у тому числі судові, та подають до Національного агентства України з питань державної служби виключно в електронному вигляді. Звіт подається з використанням встановленого ідентифікатора (логин та пароль) через веб-портал Національного агентства України з питань державної служби за адресою https://ksds.nads.gov.ua. Інформація в електронному вигляді повинна повністю відповідати інформації в паперовому вигляді.
Строки подання Звіту:
1. Територіальні органи подають Звіт з до державного органу вищого рівня не пізніше 07 числа місяця, наступного за звітним періодом.
2. Державний орган вищого рівня, що має територіальні органи, перевіряє Звіти на предмет актуальності, достовірності та повноти, узагальнює їх та подає до Національного агентства України з питань державної служби не пізніше 14 числа місяця, наступного за звітним періодом.
3. Районні, районні у місті Києві державні адміністрації складають Звіт та подають до обласних державних адміністрацій, Київської міської державної адміністрації не пізніше 07 числа місяця, наступного за звітним періодом.
4. Обласна державна адміністрація, Київська міська державна адміністрація перевіряють Звіти на предмет актуальності, достовірності та повноти, узагальнюють їх та подають до Національного агентства України з питань державної служби не пізніше 14 числа місяця, наступного за звітним періодом.
Отже, вже наступний Звіт за формою КСДС служба управління персоналом (структурний підрозділ або спеціаліст з питань персоналу) державного органу має подавати за новою формою.
Взяти до відома, що наказ Національного агентства України з питань державної служби від 24.07.15 № 161 "Про затвердження форми звітності КСДС (квартальна) "Звіт про кількісний склад державних службовців" та Інструкції щодо її заповнення", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11 серпня 2015 року за № 970/27415, втратив чинність.
