Щодо графіка відпусток працівників

Відповідно до статті 10 Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки" (надалі - Закон № 504) черговість надання відпусток працівників визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників під підпис. У разі відсутності на підприємстві зазначених вище органів графік затверджується роботодавцем.

Одночасно слід наголосити, що частина десята статті 10 Закону № 504 і частина четверта статті 79 Кодексу законів про працю України (надалі – КЗпП) не дають підстав вважати графік документом, складання якого залежить від бажання або небажання роботодавця мати такий документ. Формулювання "черговість надання відпусток визначається графіками" не лише дає підстави вважати графік обов’язковим документом, а ще й підтверджує, що він не може замінюватись документом іншого виду.

Про обов’язковість графіка свідчить і необхідність його збереження. Відповідно до статті 515 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.12  № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884, документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати, зберігаються упродовж одного року.

З наведеного вище випливає наступне.

Щороку керівники підприємств, організацій, установ (надалі - підприємство) зобов'язані в порядку, встановленому чинними нормативно-правовими актами з питань праці, здійснювати роботу щодо складання та затвердження графіків відпусток працівників підприємства (надалі – графік), за допомогою яких вирішуються два важливі питання: забезпечується реалізація права працівника на відпочинок, причому з урахуванням його особистих інтересів та враховуються інтереси роботодавця, який має можливість спланувати і забезпечити нормальну роботу підприємства за умови прогнозованої відсутності працівників.

Слід відзначити, що ні КЗпП, ані Закон № 504 не встановлюють строку затвердження графіка. Але відповідно до постанови Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545 "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу PCP" в Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР від 20.07.84 № 213, пунктом 20 яких встановлено, що графік складається на кожен календарний рік не пізніше 05 січня поточного року.

Оскільки нормативно-правовими актами не встановлена типова форма графіка відпусток, він складається підприємствами у довільній формі.

Порядок надання відпусток у державних органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування та на підприємствах повинен бути конкретизований обов’язковим локальним нормативним документом – правилами внутрішнього трудового розпорядку у розділі "Робочий час та його використання" (стаття 142 КЗпП).

Ураховуючи те, що Закон № 504 поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності , а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, то правова норма щодо складання графіка має бути дотримана і у випадку, коли на підприємстві працює три особи.

Звертаємо увагу на те, що право працівника на щорічну основну відпустку не залежить від місця його роботи (основне чи сумісництво, зокрема на тому ж підприємстві), строку трудового договору (безстроковий, строковий, тимчасовий, сезонний),  режиму робочого часу (неповний робочий тиждень, день тощо).

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (частина перша статті 6 Закону № 504).

Взяти до уваги, що відповідно до частини другої статті 42  Кримінально-виконавчого кодексу України особам, засудженим до покарання у виді виправних робіт, надається щорічна відпустка, час якої не зараховується до строку відбування покарання.

Беручи до уваги, що актами законодавства про працю не допускається розриву у часі між укладанням трудового договору та початком роботи, формулювання "із дня укладання трудового договору" рівнозначне – "із дня початку роботи". Тому робочий рік розраховується роботодавцем із першого дня роботи працівника, включно (за табелем обліку використання робочого часу). Типова форма № П-5 "Табель обліку використання робочого часу", затверджена наказом Державного комітету статистики України від 05.12.08 № 489 (надалі – Наказ № 489).

Тривалість щорічної основної відпустки встановлюється залежно від категорії працівників із урахуванням вимог Закону № 504 та інших законів України, а ні від часу зайнятості працівників у тих чи інших умовах. 
При обчисленні стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, необхідно керуватися порядком, визначеним статтею 9 Закону № 504.
Якщо ж працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.

При цьому треба враховувати, що на щорічну основну відпустку та інші види відпусток не мають право особи, які працюють за договорами цивільно-правового характеру, наприклад, за договорами підряду, надання послуг, авторським договорам тощо.

При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком строку.

Повідомлення працівника про надання відпустки оформлюється у двох примірниках, один з яких залишається у працівника, а другий зберігається у кадровій службі до закінчення відпустки. Але на практиці, як правило, підставою для надання відпустки найчастіше є заява працівника, яку він, у встановленому на підприємстві порядку, узгоджує із безпосереднім керівником і роботодавцем.

Варто пам'ятати, що відповідно до пункту 1 частини першої статті 11 Закону № 504 щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення роботодавцем строку письмового повідомлення працівника про час надання відпустки.

Звертаємо увагу:

- у зв’язку з зобов’язанням роботодавця письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком строку, жодним нормативно-правовим актом, якими регулюються питання відпусток, не передбачено подання працівником відповідної заяви.

Графіками, як правило, встановлюється не конкретна дата, а тільки місяць початку відпустки. Інколи у графіку зазначають два місяці: місяць початку і місяць закінчення відпустки.
Оформлення щорічної та інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до чинних нормативно-правових актів з питань праці, здійснюється виданням роботодавцем відповідного розпорядчого документа (надалі – наказ). Типова форма № П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки", затверджена Наказом № 489. Але, як свідчить практика, роботодавцями частіше використовується спрощена форма розпорядчого документа. Такий наказ видається у двох примірниках, один з яких (оригінал) залишається у кадровій службі, а другий (посвідчена копія) - передається до відділу праці та заробітної плати. 

Статтею 12 Закону № 504 працівникам надано право використати відпустку частинами за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів, і на практиці вони часто ним користуються. При цьому ця частина відпустки не обов'язково повинна бути першою її частиною. Також передбачено можливість поділу щорічної відпустки на частини, але слід зауважити, що поділ на частини не є обов'язком роботодавця, як того бажає працівник.

Оскільки остаточне рішення про надання працівнику відпустки приймає роботодавець, з метою недопущення втрат робочого часу, беручи до уваги виробничі обставини, він може й не погодитися поділити відпустку на прохання працівника або запропонувати свої умови.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Увага!

Чинними нормативно-правовими актами з питань праці не передбачено умови щодо надання невикористаної частини відпустки з дня тижня, що є наступним за днем закінчення попередньої використаної її частини, або кратній 7.

У зв'язку з цим постає питання, чи потрібно в графіку передбачати поділ відпустки на частини. Вважаємо, що у графіку може бути передбачено як повні відпустки (якщо є можливість їх надати), так і поділ відпусток на частини. Тим паче, що деякі роботодавці, виходячи, зокрема, з інтересів підприємства, переконані, що у графіку варто планувати надання відпусток частинами.

Приклад заяви: "Прошу надати мені частину щорічної основної відпустки строком на 14 календарних днів та додаткову оплачувану відпустку строком на 10 календарних днів як матері інваліда з дитинства підгрупи А I групи (частина перша статті 19 Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки") з 18 червня 2016 року.

Додатки: Копії свідоцтва про народження дитини та довідка МСЕК про встановлення інвалідності. 01.06.16.___ПІБ"

Якщо працівник бажає перенести дату початку відпустки, то він у встановленому на підприємстві порядку (наприклад, протягом двотижневого строку після отримання письмового повідомлення про дату початку відпустки), подає роботодавцю заяву (вказуючи причину) з проханням внести відповідну зміну до графіка.

При цьому таке перенесення можливе лише за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Перенесення відпустки можливе не лише за бажанням однієї зі сторін, а й в обов’язковому порядку. Так, згідно з частиною другою статті 11 Закону № 504, щорічна відпустка переноситься у разі: тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку; виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати; настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період. У разі перенесення невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

При перенесенні відпустки її новий строк встановлюється за домовленістю між працівником і роботодавцем. Перенесення здійснюється на підставі відповідної заяви працівника, де вказується дата бажаного відпочинку і період.

На підставі заяви працівника (за умови погодження роботодавця) кадровою службою видається відповідний наказ, на підставі якого у відповідній графі графіку робиться запис, наприклад, «залишок - 16 календарних днів перенесено на серпень 2016 року».

Звертаємо увагу, що забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.

З наведеного вище випливає, що підставами для видання роботодавцем наказу про надання відпустки є:

- графік відпусток (надання щорічної основної відпустки або її частини, що становитиме не менше 14 календарних днів;

- заява працівника та графік відпусток (одночасне надання щорічної основної відпустки та додаткових відпусток);

- заява працівника (надання щорічної додаткової відпустки).

Схематично послідовність документального оформлення процесу надання щорічних відпусток можна зобразити так: 

Статтею 10 Закону № 504 визначено, що право на використання відпустки повної тривалості за перший рік роботи настає у працівника після шести місяців безперервної роботи на підприємстві. До настання цього строку частина щорічної оплачуваної відпустки може бути надана також за згодою сторін пропорційно відпрацьованому часу. Наприклад, повна тривалість щорічної основної відпустки становить 24 календарних дні, працівник, який пропрацював 1 місяць, заробив 2 дні відпустки (24 календарних дні: 12 місяців = 2 дні за відпрацьований місяць). 

Відповідно до статті 38 Закону України від 10.02.98 № 103 "Про професійно-технічну освіту" випускникам професійно-технічних навчальних закладів денної форми навчання, що навчалися 10 місяців i більше, надається оплачувана відпустка підприємством, установою, організацією протягом перших трьох місяців роботи. Право на використання відпустки до закінчення шести місяців безперервної роботи на підприємстві передбачено й іншими законами. Крім того, таке право може передбачатись колективним чи трудовим договором згідно зі статтею 10 Закону N 504

Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року.

Основне правило, якого потрібно дотримуватися при складанні графіка: відпустка не повинна починатися раніше того робочого року, за який вона надається. Наприклад: якщо працівник почав працювати на підприємстві з 16 жовтня 2015 року і щорічну відпустку за перший рік роботи отримав у червні 2016 року, то відпустку за другий рік роботи (з 16 жовтня 2016 по 15 жовтня 2017) йому може бути надано тільки починаючи з 16 жовтня 2016 року.

Звертаємо увагу, що у разі надання щорічної основної відпустки працівникові за той робочий рік, у якому йому виповнилося 18 років, тривалість її визначається пропорційно відпрацьованому часу з розрахунку тривалості щорічної основної відпустки до досягнення ним 18 років (31 календарний день за робочий рік) та після виповнення 18 років (залежно від тривалості щорічної основної відпустки, встановленої для працівників відповідної посади). Наприклад:

Працівник працює на підприємстві з 05.06.2015 року. Йому виповнилося вісімнадцять років 02.01.2016 року (через 7 місяців після початку роботи). Початок своєї відпустки він планує на 09.07.2016 року. Тривалість щорічної основної відпустки за його посадою становить 24 календарних дні. У цьому випадку працівнику має бути надана щорічна основна відпустка тривалістю 28 календарних днів: (31 календарний день: 12 місяців х 7 місяців) + (24 календарних дні: 12 місяців х 5 місяців).

При складанні графіка роботодавцям необхідно враховувати вимоги статті 10 Закону № 504 щодо права деяких категорій працівників на одержання щорічної відпустки, за їх бажанням, у зручний для них час, а саме: особи віком до вісімнадцяти років;  інваліди; жінки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї; жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;  одинока мати (батька), яка виховує дитину без батька (матері); опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків тощо

Бажання працівника щодо надання відпустки також ураховується в інших випадках, наприклад, передбачених законами України:

- від 28.02.91 № 796 "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи":

*особам, віднесеним до категорій 1, 2 потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи, i одному з батьків дитини-інваліда, яка належать до потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи, або особі, яка їх замінює, надано право використання чергової відпустки у зручний для них час, а також отримання додаткової відпустки із збереженням заробітної плати строком 14 робочих днів на рік (пункт 22 частини першої статті 20, пункт 1 частини першої статті 21, пункт 3 частини третьої статті 30);

- від 24.03.98 № 203 "Про статус ветеранів військової служби, ветеранів органів внутрішніх справ, ветеранів Національної поліції і деяких інших осіб та їх соціальний захист":

*ветеранам військової служби, органів внутрішніх справ i державної пожежної охорони надано право використання чергової відпустки за місцем роботи у зручний для них час, а також отримання додаткової відпустки без збереження заробітної плати терміном до 14 календарних днів на рік (пункт 13 частина друга статті 6). 

Щомісяця кадровою службою підприємства в графіку заповнюється графа про використання працівниками відпусток. Водночас вносяться відповідні записи до особової картки працівника (типова форма № П-2 затверджена Наказом № 489), яка є основним документом з обліку особового складу на підприємстві та ведуться на всіх працівників підприємства, незалежно від їхньої чисельності (Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 28.09.05 N 286, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 30 листопада.2005 року за N 1442/11722).

Посадові особи підприємств незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності, а також фізичні особи, які використовують найману працю, винні в порушенні законодавства про відпустки, несуть дисциплінарну, адміністративну або кримінальну відповідальність згідно із законодавством (стаття 28 Закону № 504).

До дисциплінарної відповідальності винного працівника може притягнути безпосередньо роботодавець у порядку, визначеному чинними актами трудового законодавства, на підставі пропозицій державного інспектора праці.

Адміністративну відповідальність передбачено частиною першою статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (надалі – КУАП) у вигляді штрафу. Протокол про адміністративне правопорушення у ході перевірки складається державним інспектором праці. Постанова про накладення штрафу ухвалюється за результатами розгляду адміністративної справи суддею місцевого суду.

Одночасно відповідно до статті 188-6 КУАП невиконання законних вимог посадових осіб органів спеціально уповноваженого органу виконавчої влади з державного нагляду за додержанням законодавства про працю щодо усунення порушень законодавства про працю та загальнообов'язкове державне соціальне страхування або створення перешкод для діяльності цих органів - тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від п'ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Кримінальну відповідальність передбачено статтею 172 Кримінального кодексу України (надалі – КК) за грубе порушення законодавства про працю у вигляді штрафу, позбавлення права обіймати певні посади або займатися визначеною діяльністю, виправних робіт а також арешту.  

Крім того, статтею 173 КК передбачено кримінальну відповідальність за грубе порушення умов трудового договору у вигляді штрафу, позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю, арешту, а також обмеження воли. Справа про притягнення до кримінальної відповідальності порушується правоохоронними органами на підставі заяви працівника або інформації державного інспектора праці. Рішення про притягнення приймається у судовому порядку.

Грубим порушенням законодавства про працю може бути таке його порушення, яке поставило працівника у скрутне становище. Наприклад: ненадання відпустки або її частини, відкликання працівника з відпустки з порушенням процедури, передбаченої статтею 12 Закону № 504.

Грубим порушенням умов трудового договору також може бути ненадання працівнику додаткової відпустки за роботу у шкідливих або важких умовах або з особливим характером праці, а також іншого виду відпустки у розмірі, визначеному трудовим договором.