В загранкомандировку направляются несколько сотрудников и директор
предприятия. Имеет ли право директор с личной платежной карты оплатить
проживание в гостинице за себя и за всех командированных сотрудников?
В соответствии со статьей 121 Кодекса законов о труде Украины, пункта 4 раздела I и пункта 5 раздела ІІІ Инструкции
о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом
Министерства финансов Украины от 13.03.98 № 59 (в редакции соответствующего
приказа от 17.03.11 № 362), зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 31 марта
1998 года за № 218/2658, сотруднику, который направляется в командировку, выдается аванс для оплаты
проезда к месту командировки и обратно, оплаты проживания и суточные на время
пребывания в командировке.
Перечисление такого аванса на личную карту
командированного приравнивается с момента перечисления с текущего счета к
выдаче наличных средств. Соответственно, если сотрудник, в том числе и
директор предприятия, получил деньги под отчет, то именно за них он должен, согласно подпункту 170.9.3 пункта 170.9 статьи 170 Налогового кодекса Украины, до окончания 3-го банковского дня после
завершения командировки отчитаться. А именно - представить авансовый отчет с
оригиналами расчетных документов, подтверждающих понесенные в связи с
командировкой расходы. А так как оплата проводилась личной платежной картой
сотрудника, следовательно, расчетные документы (чек, квитанция, слип и т. д.)
будут содержать данные только его личной платежной карты. Стало быть, об оплате
за проживание других лиц в данном случае речь не идет.
Другое дело, если на предприятии есть корпоративная платежная карта и в
приказе на командировку директор будет назначен ответственным за ее
использование. Тогда он сможет оплатить проживание в гостинице за себя и за
всех командированных сотрудников.
При этом следует учесть, что держатель карты, оплативший стоимость
проживания (в данном случае директор), должен приложить к отчету об
использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет,
оригиналы гостиничных квитанций (счетов), которые должны содержать следующую обязательную
информацию:
- фамилии лиц, за проживание которых осуществлена оплата;
- сроки проживания в гостинице указанных лиц (количество суток);
- стоимость номеров, в которых проживали такие лица;
- виды расходов, включенные в квитанции (счета).
(письма Министерства финансов Украины от 11.03.06 № 31-26030-12-13/5020, Национального банка Украины от 07.04.06 № 25-209/827-3767).
Квитанция, выданная на имя подотчетного лица за проживание в гостинице всех
командированных сотрудников, без указания вышеупомянутых реквизитов не может
быть принята к отчету.
тут
тут
