Питання, пов'язані з відокремленими підрозділами юридичних осіб

Відповідно до статті 55 Господарського кодексу України (надалі – ГК) суб'єктами господарювання визнаються учасники господарських відносин, які здійснюють господарську діяльність, реалізуючи господарську компетенцію (сукупність господарських прав та обов'язків), мають відокремлене майно і несуть відповідальність за своїми зобов'язаннями в межах цього майна, крім випадків, передбачених законодавством, а саме:

- господарські організації - юридичні особи, створені відповідно до Цивільного кодексу України (надалі – ЦК), державні, комунальні та інші підприємства, створені відповідно до цього кодексу, а також інші юридичні особи, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані в установленому законом порядку.

Вони мають право відкривати свої філії, представництва, інші відокремлені підрозділи без створення юридичної особи;

- громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані відповідно до закону як підприємці.

Юридичною особою є організація, створена і зареєстрована у встановленому законом порядку та наділена цивільною правоздатністю і дієздатністю, може бути позивачем та відповідачем у суді (стаття 80 ЦК).

Статтею 62 ГК визначено поняття підприємства, як організаційної форми господарювання, це самостійний суб'єкт господарювання, створений компетентним органом державної влади або органом місцевого самоврядування, або іншими суб'єктами для задоволення суспільних та особистих потреб шляхом систематичного здійснення виробничої, науково-дослідної, торговельної, іншої господарської діяльності в порядку, передбаченому ГК та іншими законами.

Підприємство є юридичною особою, має відокремлене майно, самостійний баланс, рахунки в установах банків та може мати печатки, а також не має у своєму складі інших юридичних осіб.

Законодавчий порядок організації структури підприємств установлено статтею 64 ГК, якою встановлено право підприємств створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. При цьому відповідно до частини першої цієї статті підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо).

Отже, відповідно до чинного законодавства, зокрема, ЦК і ГК, законів України від 19.09.91 N 1576 "Про господарські товариства" (надалі – закон № 1576), від 17.09.08 № 514 "Про акціонерні товариства", від 07.12.2000 № 2121 "Про банки і банківську діяльність", від 22.03.12 № 4572 "Про громадські об'єднання" (стаття 13) юридичні особи для здійснення своїх функцій мають право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які не є юридичними особами. 

Правовий статус  відокремлених підрозділів

1.1. Структурні підрозділи юридичної особи поділяються на відокремлені і невідокремлені, при цьому – це різні поняття між якими є суттєва різниця.

Відповідно до пункту 2.1 Положення про порядок поділу підприємств і об'єднань та відокремлення від них структурних підрозділів і одиниць, затверджено наказом Міністерства економіки України, Міністерства статистики України, Антимонопольного комітету України від 20.04.94 N 43/79/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 07 липня 1994 року за N 153/362:

структурні підрозділи - цехи, відділи, ферми, інші господарські підрозділи, що здійснюють  діяльність на основі положення, затвердженого директором підприємства (об'єднання), і очолюються керівником, який призначається (затверджується) на посаду директором  підприємства (об'єднання);

структурні одиниці - виробничо-господарські суб'єкти підприємства (об'єднання), що мають статус, визначений у статуті (положенні) підприємства (об'єднання), є цілісними майновими комплексами, виробляють продукцію (виконують роботи, надають послуги) в єдиному (замкнутому) технологічному процесі, знаходяться за юридичною адресою підприємства (об'єднання) або в іншому місці,  а  також  відокремлені  підрозділи  підприємств чи об'єднань   (філіали, представництва, відділення тощо) з правом відкриття поточних та розрахункових рахунків.

Цей наказ втратив чинність на підставі наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України, Державної служби статистики України від 10.07.15 № 751/164 та розпорядження Антимонопольного комітету України від 10.07.15 № 19-рп, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 27 липня 2015 року за № 904/27349.

Зауважимо, що, хоча цей нормативно-правовий акт прийнятий ще до набрання чинності ЦК і ГК, він не суперечить його положенням.

Отже, структурним підрозділом юридичної особи є така його ланка, яка має чітко визначені функції у виробничому процесі, відмінні від функцій інших ланок, і завдяки цьому входить у ціле як організаційно відокремлена від інших підрозділів частина підприємства.

Тобто структурний підрозділ не є відокремленим від підприємства ні організаційно, ні територіально, оскільки керівник такого підрозділу призначається на посаду та діє відповідно до штатного розпису підприємства, а не на підставі довіреності від імені юридичної особи, як це передбачається чинним законодавством для відокремлених підрозділів (філій, представництв тощо).

Частини перша та друга статті 95 ЦК під відокремленим підрозділом розуміє лише філії та представництва:

- філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій.

Філії вправі здійснювати всі ті дії (або їх частину), що здійснює відповідно до статутних документів юридична особа, яка їх створила. Зазвичай перелік таких дій визначається в положенні про філію, але зрозуміло, що їх коло не може бути ширше, ніж коло дій, які має право вчиняти сама юридична особа;

- представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи. На відміну від філій представництва не мають права вчиняти фактичні дії, а їх правосуб'єктність обмежується лише юридичними діями - укладенням контрактів, захистом інтересів юридичної особи тощо.

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 04.05.93 N 326 "Про   Концепцію побудови  національної статистики України та Державну  програму  переходу на міжнародну систему обліку і статистики" розроблено Державний класифікатор "Класифікація організаційно-правових форм господарювання ДК 002:2004" (надалі - КОПФГ), затверджено наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.05.04 N 97 (чинний від 01.01.2008 року). Об'єктом класифікації є визначені чинним законодавством організаційно-правові  форми юридичних осіб та їх відокремлені підрозділи: філії,  представництва,  а також підприємці - фізичні особи, які не мають статусу юридичної особи. 

У підпунктах 3.6.1 і 3.6.2 пункту 3.6 КОПФГ, зокрема, наведено поняття термінів "філія" (відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій) та "представництво"  (відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її  місцезнаходженням  та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи).

1.2. Такі відокремлені підрозділи підприємства не мають статусу юридичної особи. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх утворила, і діють на підставі затвердженого нею положення. Слід звернути увагу, що ГК, ЦК, а також іншими нормативно-правовими актами не встановлено вимог до змісту положення про відокремлений підрозділ  юридичної особи.

За загальним правилом у положенні закріплюються функції, права та обов'язки підрозділів, зокрема, його організаційна структура, предмет діяльності, взаємовідносини із юридичною особою, майно, яким наділяється підрозділ та умови його використання, управління підрозділом, умови його реорганізації та ліквідації.

Положення про відокремлені підрозділи, затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами. Наприклад, типове Положення відокремленого підрозділу (без створення юридичної особи) – тут.

1.3. Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності. У довіреності має бути  визначено обсяг повноважень керівника філії. Повноваження керівників різних філій підприємства можуть не збігатися. Якщо повноваження керівника визначені у довіреності і в положенні про філію по-різному, пріоритет мають повноваження, зазначені в довіреності.

Відповідно до статті 246 і 247 ЦК довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами. Строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії.

Статтею 245 ЦК передбачено, що форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин.

Слід мати на увазі, що довіреність, яка видається юридичною особою для здійснення будь-яких угод, не потребує нотаріального посвідчення. Проте, довіреність, що видається у порядку передоручення, підлягає нотаріальному посвідченню.

Представництво за довіреністю припиняється на умовах, визначених статтею 248 ЦК, де зокрема встановлено, що при цьому представник зобов'язаний негайно повернути довіреність.

Крім того, відповідно до частин першої та другої статті 249 ЦК особа, яка видала довіреність:

- може в будь-який час скасувати довіреність або передоручення. Відмова від цього права є нікчемною;

- і згодом скасувала її, повинна негайно повідомити про це представника, а також відомих їй третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність.

1.4. Філія здійснює частину або всі види фінансово-господарської діяльності, які має право проводити юридична особа. Вид діяльності, не передбачений у статуті юридичної особи та/або положенні про філію, вона проводити не може.

Стороною будь-яких договорів, укладених керівником філії (на підставі положення чи довіреності) від імені підприємства, є саме підприємство як юридична особа. Відповідальність за усіма зобов'язаннями, що виникли у зв'язку з фінансово-господарської діяльністю філії, несе юридична особа, причому всім своїм майном, яка створила філію.

Отже, відповідні дії (зокрема, договори) керівник філії здійснює від імені юридичної особи. Особливо необхідно підкреслити, що сама філія ніяких дій від свого імені здійснювати не вправі. На практиці трапляються випадки, коли в тексті договору внаслідок помилки відсутні вказівки на те, що договір укладений від імені юридичної особи, а керівник все ж таки має належно оформлені повноваження. Цей факт, відповідно до роз'яснення Вищого арбітражного суду України від 30.03.95 № 02-5/220 “Про укладання договорів відособленими підрозділами юридичних осіб” (затверджено Постановою суду від 25.04.95 N 2), не може бути підставою для визнання договору недійсним. У таких випадках договір слід вважати укладеним від імені юридичної особи. Зазначене положення не поширюється на випадки укладення договору з перевищенням повноважень, зазначених у довіреності.

1.5. Відокремленим підрозділам, які створила юридична особа, може надаватися право здійснювати в господарському суді повноваження сторони в справі.

Так, пунктом 1.7 Постанови Пленуму Вищого господарського суду України від  26.12.11  № 18 "Про деякі питання практики застосування Господарського процесуального кодексу України судами першої інстанції" встановлено, що коло повноважень відокремленого підрозділу юридичної особи стосовно здійснення у господарському суді повноваження сторони у справі від імені цієї особи визначається установчими документами останньої, положенням про відокремлений підрозділ, яке затверджено юридичною особою, або довіреністю, виданою нею ж у встановленому порядку керівникові цього підрозділу.

При цьому слід мати на увазі, що стороною у справі є юридична особа, від імені якої діє відокремлений підрозділ, і рішення приймається саме стосовно підприємства чи організації - юридичної особи, але в особі її відокремленого підрозділу, наприклад: "Стягнути з підприємства "А" в особі його відокремленого підрозділу - філії № 1 на користь організації "Б" в особі її Н-ської філії таку-то суму".

Якщо відокремлений підрозділ уповноважений звертатися до господарського суду з позовом від імені юридичної особи, то таке ж право має прокурор за місцезнаходженням цього підрозділу.

Необхідно також враховувати, що саме лише зазначення в установчих документах чи положенні про наявність у відокремленого підрозділу права представляти юридичну особу в суді (господарському суді) не свідчить про надання такому підрозділові відповідних повноважень та визначення їх кола.

У разі коли позов подано за місцем знаходження відокремленого підрозділу юридичної особи і судом з'ясовано відсутність у такого підрозділу повноважень щодо представництва юридичної особи, справа згідно з частиною першою статті 17 Господарського процесуального кодексу України (надалі – ГПК) підлягає передачі за відповідною територіальною підсудністю за місцезнаходженням юридичної особи. А якщо в межах територіальної підсудності даного господарського суду знаходиться інший відокремлений підрозділ юридичної особи, уповноважений представляти останнього в господарському суді, то суд залучає такий підрозділ до участі у справі на підставі та в порядку, передбаченому частиною першою статті 24 ГПК.

1.6. Підприємства можуть відкривати рахунки в установах банків через свої відокремлені підрозділи. Відповідно до абзацу п'ятого статті 8 Закону України від 16.07.99 N996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (надалі – закон № 996) підприємство самостійно може виділяти   на   окремий  баланс  філії,  представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи,  які зобов'язані вести бухгалтерський  облік,  з  наступним  включенням  їх показників до фінансової звітності підприємства.

До відома. Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Національного банку України від 12.11.03 №492, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 грудня 2003 року за № 1172/8493.

У разі якщо філія підприємства має самостійний баланс, банківський рахунок з правом проведення розрахунків за операціями з придбання та продажу товарів (робіт, послуг), печатку, окремий статистичний код, здійснює самостійно розрахунки з бюджетом по податках за результатами господарської діяльності, тобто має ознаки юридичної особи, така філія може бути зареєстрована як платник податку на додану вартість.

Водночас слід звернути увагу, що законом № 996 визначено право, а не обов'язок підприємства виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства. Відтак, виділення на окремий баланс відокремлених підрозділів підприємства для провадження господарської діяльності не є обов'язковим.

1.7. Законодавцем не обмежено право підприємства самостійно визначати, які саме підрозділи буде створено за межами його місцезнаходження. Припинення діяльності відокремлених підрозділів відбувається з ініціативи юридичної особи з різних причин у порядку їх створення.

Водночас у разі створення підприємством філії, представництва, відділення та інших відокремлених підрозділів воно повинно узгодити питання про розміщення таких підрозділів з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому законодавством порядку (частина четверта статті 64 ГК).

З наведеного вище випливає:

- термін "філія" відповідає терміну "підприємство" в частині визнання її суб'єктом господарювання;

- чинні нормативно-правові акти хоча й розмежовують поняття «структурний підрозділ» та «відокремлений підрозділ», але все-таки не вказують на ознаки відокремленості - чи підрозділ є відокремлений територіально (знаходиться не за місцезнаходженням підприємства), чи функціонально (виконує всі або частину функцій підприємства), чи треба врахувати ці ознаки одночасно;

- кожна юридична особа, ураховуючи власну сферу фінансово-господарської діяльності, самостійно вирішує, як називатиметься її підрозділ - відокремлений чи структурний. Крім того, керівник юридичної особи або її засновник має вирішити, яку саме функцію цей підрозділ виконуватиме, якими повноваженнями буде наділений його керівник та чи необхідно для виконання цих функцій такому підрозділу окреме майно;

- утворивши структурний (забезпечення організаційно-виробничих функцій в єдиному замкненому процесі) або відокремлений (виконання організаційно-розпорядчих та адміністративно-господарських функції) підрозділ (незалежно від його місцезнаходження), юридична особа несе юридичну відповідальність у визначених законом випадках.

Філія чи представництво

Особливе практичне значення має визначення різниці між філією та представництвом як найпоширенішими видами структурних підрозділів. Це питання досить часто турбує підприємців, які мають намір розширити територіальну сферу своєї фінансово-господарської діяльності.

Спільні риси філій та представництв:

а) філії та представництва розташовані поза місцем знаходження юридичної особи і не мають прав юридичної особи. Отже, вони не вправі від свого імені здійснювати ті чи інші дії, а можуть це робити тільки від імені юридичної особи, що їх створила.

б) і філії, і представництва не володіють необхідною для юридичних осіб мірою майнової відокремленості. Юридична особа наділяє їх майном, яке необхідне для здійснення ними діяльності. При цьому майно відображається не на самостійному, а на окремому балансі.

в) інформація про філії та представництва має міститися в статуті юридичної особи, яка їх створила. Філії та представництва мають діяти на підставі положення про них, яке затверджується юридичною особою.

г) керівники цих відокремлених підрозділів призначаються юридичною особою і діють на підставі довіреності.

Незважаючи на певну схожість, філії та представництва мають значні відмінності за характером виконуваних ними дій (функцій).

Філії вправі здійснювати всі ті дії (або їх частину), які здійснює відповідно до статутних документів юридична особа, яка їх створила. Наприклад, філія банку має право здійснювати банківські операції в межах, вказаних у Положенні про філію та на підставі дозволу, виданого банком. Зазвичай перелік таких дій визначається в Положенні про філію, але зрозуміло, що їх коло не може бути ширше, ніж коло дій, які має право вчиняти сама юридична особа.

На відміну від філій, представництва не вправі вчиняти фактичні дії, а їх правосуб’єктність обмежується лише юридичними діями – укладенням контрактів, захистом інтересів юридичної особи тощо. Так, на відміну від філії комерційного банку, його представництво не має права здійснювати банківську діяльність, а може лише представляти та захищати інтереси банку поза місцем його знаходження (наприклад, пропагувати послуги свого банку серед потенційних клієнтів, укладати угоди).

Отже, філія та представництво – це види відокремлених підрозділів, які відрізняються один від одного і створюються за рішенням органу управління юридичної особи. У законодавстві фактично не розрізняється статус різних видів відокремлених підрозділів. У чинному законодавстві досить детально визначено лише правовий статус філій, представництв та відділень банків.

Рішення про створення відокремленого підрозділу та затвердження положення про нього приймається зазвичай у форм протоколу (якщо рішення приймається зборами учасників, дирекцією, правлінням тощо), або наказу (якщо рішення приймає керівник, засновник одноосібно).

Після прийняття рішення юридичною особою про створення відокремленого підрозділу виникає питання: чи потрібно реєструвати такий підрозділ і яким чином.

Реєстрація відокремлених підрозділів

1. Державна реєстрація

Відкриття суб'єктом господарювання філій (відділень), представництв без створення юридичної особи не потребує їх державної реєстрації.

Відомості про відокремлені підрозділи суб'єктів господарювання залучаються до її реєстраційної справи та включаються до Єдиного державного реєстру (частина третя статті 58 ГК, частини четверта та п'ята стаття 95 ЦК) в порядку, визначеному Законом України від 15.05.03 № 755 "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань" (у редакції Закону України від 26.11.15 №835) (надалі – закон № 755).  

1.1. Статтею 9 закону № 755 передбачено перелік відомостей про юридичну особу, крім державних органів і органів місцевого самоврядування як юридичних осіб,  що містяться в Єдиному державному реєстрі. Зокрема, пунктом 20 частини другої цієї статті визначено дані про відокремлені підрозділи юридичної особи:

а) ідентифікаційний код відокремленого підрозділу;

б) найменування відокремленого підрозділу.

Вимоги до написання найменування юридичної особи, її відокремленого підрозділу, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, крім організації профспілки, встановлено наказом Міністерства юстиції України від 05.03.12 № 368/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 5 березня 2012 року за № 367/20680 (частина сьома статті 16 цього закону).

Пунктом 1.8 Вимог встановлено, що найменування відокремленого підрозділу повинно містити слова "відокремлений підрозділ" ("філія", "представництво" тощо) та вказувати на належність до юридичної особи, яка створила зазначений відокремлений підрозділ. Написання найменування відокремленого підрозділу юридичної особи здійснюється відповідно до вимог, установлених пунктами 1.1-1.2 і 1.4-1.7 розділами I-III цих Вимог;

в) місцезнаходження відокремленого підрозділу;

Наприклад, місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку (стаття 93 ЦК);

г) види діяльності відокремленого підрозділу;

Класифікація видів економічної діяльності (ДК 009:2005) - чинна до 31.12.2013 року

Класифікація видів економічної діяльності (ДК 009:2010)

е) відомості про керівника відокремленого підрозділу: прізвище, ім'я, по батькові, посада, дата народження, дата призначення та реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), наявність обмежень щодо представництва від імені юридичної особи;

ж) відомості про членів керівних органів: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, посада, контактний номер телефону та інші засоби зв’язку - для відокремленого підрозділу громадського формування;

з) відомості про належність відокремленого підрозділу юридичної особи, що припиняється шляхом злиття, приєднання, поділу або перетворення, до юридичної особи - правонаступника;

д) інформація для здійснення зв’язку з відокремленим підрозділом: телефон та адреса електронної пошти.

1.2. Частинами шістнадцятою - двадцятою статті 17 закону № 755 визначено, що для державної реєстрації створення відокремленого підрозділу юридичної особи подаються такі документи:

- заява про державну реєстрацію створення відокремленого підрозділу юридичної особи;

- примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про створення відокремленого підрозділу.

Для державної реєстрації:

- змін до відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи, що містяться в Єдиному державному реєстрі, подається заява про державну реєстрацію змін до відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи, що містяться в Єдиному державному реєстрі.

У заяві про державну реєстрацію створення юридичної особи, утвореної в результаті поділу, додатково зазначаються відомості про відокремлені підрозділи в частині їх належності до юридичної особи – правонаступника (пункт 1 частини першої);

- припинення відокремленого підрозділу юридичної особи подається заява про державну реєстрацію припинення відокремленого підрозділу юридичної особи.

У разі подання документів, крім випадку, коли відомості про повноваження цього представника містяться в Єдиному державному реєстрі, представником додатково подається примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) документа, що засвідчує його повноваження.

1.3. Відповідно до Положення про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) (надалі - Реєстр), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 N118 (у редакції відповідної постанови від 22.06.05 N 499), суб'єктами Реєстру є юридичні особи та відокремлені підрозділи юридичних осіб  усіх форм власності та організаційно-правових форм господарювання, що находяться  на території України та провадять свою діяльність на підставі її законодавства (надалі - суб'єкти).

Підставою для внесення до Реєстру або виключення з нього даних щодо суб'єктів, а  також внесення змін до Реєстру є надходження від державного реєстратора до органу державної статистики інформації про вчинення реєстраційних дій, передбачених законом № 755. Тобто дані про новостворюваний відокремлений підрозділ обов’язково вносяться до Реєстру.

1.4. Суб'єктам, на яких поширюється дія закону № 755 присвоєння ідентифікаційних кодів з Реєстру здійснюється державними реєстраторами. Отже, відокремленому підрозділу присвоюється ідентифікаційний код, про що органи статистики видають відповідну довідку. Ідентифікаційний  код:

- є  обов'язковим  для використання в усіх видах звітних та облікових документів суб'єкта і зазначається на його печатках та штампах;

- зберігається за суб'єктом, якому він присвоєний, протягом усього періоду його існування і є єдиним.

Якщо юридична особа:

- перетворюється, крім центральних органів виконавчої влади, за правонаступником   зберігається її ідентифікаційний   код;

- припиняється шляхом приєднання до іншої юридичної особи та створення на базі  юридичної  особи, що припинилася, відокремленого підрозділу ідентифікаційний код такої юридичної особи залишається за відокремленим підрозділом.

В інших випадках припинення  юридичної  особи  присвоєння  її ідентифікаційного коду новоствореним суб'єктам забороняється.

1.5. Відокремлений   підрозділ  іноземної  юридичної  особи  в Україні для включення (внесення змін) до Реєстру в десятиденний строк після реєстрації подає  відповідному  органу  державної статистики свідоцтво  про реєстрацію,  довіреність на  здійснення представницьких  функцій, положення про діяльність відокремленого підрозділу та заповнену облікову картку для включення  (внесення змін) до Реєстру.

Підставою для виключення з Реєстру відокремленого підрозділу іноземної юридичної особи в Україні є  повідомлення  органу, який здійснив реєстрацію  такого  підрозділу,  про його ліквідацію, довідка державної податкової служби про зняття з обліку  платників податків та заповнена  облікова картка для виключення з Реєстру, які подаються до відповідного органу державної статистики (пункт 13 положення про Реєстр).

Інформація про  відокремлені  підрозділи  юридичних  осіб України, що знаходяться  за її межами, вноситься до Реєстру на підставі відомостей, що містяться у відповідній обліковій картці Реєстру, та витягу з торговельного (банківського) реєстру країни місцезнаходження щодо їх офіційної реєстрації або ліквідації, які подаються в   органи державної статистики юридичними особами України, що створили такі підрозділи.

1.6. Органи державної статистики перевіряють повноту заповнення облікової картки та відповідність відомостей установчим документам суб'єкта і вносять їх до Реєстру. Відповідальність за достовірність відомостей, що містяться в обліковій картці Реєстру, несе особа, що її заповнила.

Надання інформації з Реєстру здійснюється на підставі письмового запиту і є платним. Розмір плати за надання інформації з Реєстру, а також порядок і умови користування його даними встановлюються Державною службою статистики України.

Передача інформації, одержаної з Реєстру, третім особам на комерційній основі забороняється.

1.7. На практиці непоодинокими є випадки, коли підприємства не роблять або не розуміють   різниці між структурними та відокремленими підрозділами, коли після реорганізації підприємства чи його підрозділів не вносяться відомості до ЄДРПОУ або не повідомляються   орган  державної реєстрації про проведену реорганізацію, коли структура підприємства   багаторівнева та побудована за географічним принципом тощо. Внаслідок цього підрозділи, які відповідно до статуту підприємства та положення про них є фактично структурними   (цеховими) підрозділами підприємства, можуть бути внесені до ЄДРПОУ як відокремлені підрозділи підприємства. Відносно таких підрозділів і виникають питання щодо реєстрації їх як самостійних платників податків. Підрозділи, які фактично є структурними (невідокремленими, цеховими), не повинні реєструватись як платники податку на прибуток, а підрозділи, які мають ознаки відокремлених підрозділів (філії) та розташовані на території іншої, ніж підприємство, територіальної громади, зобов’язані перебувати на обліку в органі державної податкової служби як платники податків, що і визначено Порядком обліку платників податків і зборів (див. нижче).

З іншого боку, підрозділам, що розміщені на значній відстані від керівного органу юридичної особи, доцільно надавати певної самостійності. Інакше виникає необхідність у постійному прийманні/передачі всіх документів; відсутність права у керівника віддаленого   підрозділу   на самостійне укладення договорів призводить до втрати часу та коштів як при розробці та узгодженні пунктів договорів, так і при їх підписанні; постають питання забезпечення   безперебійного зв’язку; здійснення заходів для оперативного прийняття рішень; з’являються транспортні та інші проблеми при виконанні функцій, покладених на підрозділ підприємством. Тому, як правило, підрозділи, що розміщені на території   іншої   адміністративно   територіальної  одиниці, є відокремленими підрозділами.

Якщо підрозділ підпадає під визначення філії чи іншого відокремленого   підрозділу, то у такому випадку підприємству необхідно здійснити всі заходи, пов’язані зі створенням такої філії чи відокремленого підрозділу.

1.8. Інші нормативно-правові акти з питань ведення ЄДРПОУ

- Про скасування довідки з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України - постанова Кабінету Міністрів України від 21.11.13 N 842.

- Положення про порядок і умови користування даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, затверджено наказом Державного комітету статистики України від 28.11.05 № 386, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 грудня 2005 року за № 1509/11789.

- Порядок інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та інформаційними системами Державної служби статистики України, затверджено наказом Міністерства юстиції України, Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 28.09.15 № 1834/5/1212, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 05 жовтня 2015 року № 1192/27637.

- Положення про проведення статистичних спостережень та надання органами державної статистики послуг на платній основі, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 08.11.2000 № 1659.

До відома. Наказом Міністерства юстиції України від 18.11.16 № 3268/5 затверджено Форми заяв у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 листопада 2016 року за № 1500/29630, зокрема, Заяви про державну реєстрацію: 

-  створення юридичної особи;

- змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

- створення відокремленого підрозділу юридичної особи;

- змін до відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

- припинення відокремленого підрозділу юридичної особи;

- припинення юридичної особи в результаті її ліквідації;

- припинення юридичної особи в результаті її реорганізації;

- включення відомостей про юридичну особу до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

- (акредитацію) відокремленого підрозділу іноземної неурядової організації, представництва, філії іноземної благодійної організації;

- змін до відомостей про відокремлений підрозділ іноземної неурядової організації, представництва, філії іноземної благодійної організації, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

2. Реєстрація у Фондах державного соціального страхування
(на випадок безробіття, з тимчасової втрати працездатності та від нещасних випадків)

2.1. Відповідно до Закону України від 02.03.2000 № 1533 "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття" (надалі – закон № 1533) наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 18.12.2000 N 339 затверджено  Інструкцію про порядок обчислення і сплати внесків на загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та обліку їх надходження до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на  випадок безробіття, зареєстровано в Міністерстві  юстиції України 16 січня 2001 року за N 30/5221.

Частиною першою статті 4 закону № 1533 встановлено, що страхуванню на випадок безробіття підлягають особи, які працюють на  умовах трудового договору (контракту), цивільно-правового договору, включаючи  тих, які проходять альтернативну  (невійськову)  службу, а також тих, які працюють неповний  робочий  день  або неповний робочий тиждень, та на інших підставах, передбачених законодавством про працю, військовослужбовці  (крім  військовослужбовців  строкової служби), особи,  які забезпечують себе роботою самостійно, та фізичні особи - підприємці.

Усі застраховані особи є членами Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття (частина шоста статті 8 закону № 1533) .

2.2. Відповідно до абзацу другого пункту 1 частини першої статті 1 Закону України від 08.07.10 № 2464 "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування" (надалі – закон № 2464) єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (надалі - єдиний внесок) - консолідований страховий внесок, збір якого здійснюється до системи загальнообов'язкового державного соціального страхування в обов'язковому порядку та на регулярній основі з метою забезпечення захисту у випадках, передбачених законодавством, прав застрахованих осіб на отримання страхових виплат (послуг) за діючими видами загальнообов'язкового державного соціального страхування.

Платниками єдиного внеску є підприємства, установи та організації, інші юридичні особи, утворені відповідно до законодавства України, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою - підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності відповідно до відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців), у тому числі філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи зазначених підприємств, установ і організацій, інших юридичних осіб, які мають окремий баланс і самостійно ведуть розрахунки із застрахованими особами (стаття 4 закону № 2464).

2.3. Статтею 5 закону № 2464 передбачено, що облік платників єдиного внеску ведеться в порядку, встановленому Державною фіскальною службою України (надалі – ДФС) за погодженням з Пенсійним фондом та фондами загальнообов'язкового державного соціального страхування, а щодо застрахованих осіб, які є учасниками накопичувальної системи загальнообов'язкового державного пенсійного страхування (далі - учасниками накопичувальної пенсійної системи), - з національною комісією, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг, Міністерством соціального захисту України та Пенсійним фондом.

Взяття на облік осіб:

- здійснюється територіальним органом ДФС шляхом внесення відповідних відомостей до реєстру страхувальників.

- на яких поширюється дія закону № 755, - здійснюється на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором згідно із цим законом, не пізніше наступного робочого дня з дня отримання зазначених відомостей.

Територіальні органи ДФС повідомляють Пенсійний фонд про взяття на облік платників єдиного внеску із зазначенням органу, в якому взято на облік платника. Порядок здійснення такого повідомлення визначається Державною фіскальною службою України, за погодженням з Пенсійним фондом.

Обов'язки платників єдиного внеску виникають, - з дня їх державної реєстрації відповідно до закону № 755.

Зняття з обліку платників єдиного внеску, здійснюється територіальними органами ДФС на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором, платників єдиного внеску - фізичних осіб - підприємців, - на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором, після проведення передбачених законодавством перевірок платників та проведення остаточного розрахунку.

Державна служба зайнятості інформує Пенсійний фонд у порядку, встановленому Міністерством соціального захисту України, про реєстрацію (зняття з реєстрації) трудового договору між фізичною особою - підприємцем або іншою фізичною особою та працівником не пізніше наступного робочого дня після її проведення.

2.4. Порядок обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та Положення про реєстр страхувальників, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24.11.14 № 1162, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 03 грудня 2014 року за № 1553/26330 (надалі - порядок № 1162).

Цим Порядком визначаються питання взяття на облік, внесення змін до облікових даних та зняття з обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (надалі - платники єдиного внеску) у територіальних органах ДФС (надалі - контролюючі органи), надання контролюючим органам відомостей про зміну класу професійного ризику виробництва Фондом соціального страхування за період до 01.01.2016 року, надання Пенсійному фонду України та фондам загальнообов’язкового державного соціального страхування даних про взяття/зняття з обліку платників єдиного внеску.

Взяття на облік платників єдиного внеску здійснюється контролюючим органом шляхом внесення відповідних відомостей до реєстру страхувальників.

Облік платників єдиного внеску в контролюючих органах ведеться за кодами з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України - для платників, які включаються до такого реєстру (юридичні особи та відокремлені підрозділи) (абзац перший пункту 5 Порядку).

2.5. Відповідно до пунктів 1-4 розділу ІІ порядку № 1162 взяття на облік платників єдиного внеску, на яких поширюється дія закону № 755, здійснюється контролюючим органом за їх місцезнаходженням чи місцем проживання на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором згідно із законом № 755, у день отримання зазначених відомостей контролюючим органом.

Відомості з реєстраційної картки, надані державним реєстратором, контролюючим органом вносяться до реєстру страхувальників. Датою взяття на облік як платника єдиного внеску є дата внесення контролюючим органом запису щодо такого платника до реєстру страхувальників.

Дані про взяття на облік платників єдиного внеску в порядку інформаційної взаємодії передаються державному реєстратору в день взяття їх на облік за місцезнаходженням чи місцем проживання із зазначенням: дати взяття на облік, найменування та коду за ЄДРПОУ контролюючого органу, в якому такого платника взято на облік, реєстраційного номера платника єдиного внеску.

Взяття на облік юридичних осіб (їх відокремлених підрозділів), відомості щодо яких містяться в Єдиному державному реєстрі, як платників єдиного внеску підтверджується випискою з Єдиного державного реєстру, яка надсилається (видається) цим юридичним особам (відокремленим підрозділам) у порядку, встановленому законом № 755.

2. 6. Пунктом 8 порядку № 1162 визначено, що відокремлені підрозділи обліковуються як страхувальники з урахуванням таких особливостей:

- у разі отримання повідомлення від державного реєстратора або відомостей з Єдиного державного реєстру про створення відокремленого підрозділу юридичної особи такий новостворений підрозділ обліковується з приміткою "Неплатник";

- у разі прийняття юридичною особою рішення про виділення відокремленого підрозділу на окремий баланс та перехід до самостійного ведення ним розрахунків із застрахованими особами юридична особа повідомляє про це в десятиденний строк з дня прийняття такого рішення контролюючий орган за місцезнаходженням відокремленого підрозділу. У зазначеному випадку на підставі такого повідомлення юридичної особи відокремлений підрозділ обліковується як платник єдиного внеску;

- якщо юридичною особою прийнято рішення про реорганізацію відокремленого підрозділу - страхувальника в такий підрозділ, який не має обов’язків чи повноважень щодо ведення окремого балансу та самостійного ведення ним розрахунків із застрахованими особами, юридична особа повідомляє про це в десятиденний строк з дня прийняття такого рішення контролюючий орган за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу. У цьому випадку за умови відсутності заборгованості на підставі такого повідомлення юридичної особи відокремлений підрозділ обліковується з приміткою "Неплатник";

- наявність у відокремленого підрозділу окремого балансу, самостійного ведення розрахунків з оплати праці із застрахованими особами може бути встановлена контролюючим органом під час проведення перевірки платника єдиного внеску, при опрацюванні його звітності.

2.7. Установа або організація, яка обслуговується централізованою бухгалтерією в частині здійснення розрахунків з оплати праці із застрахованими особами, не має обов'язків чи повноважень щодо ведення окремого балансу,  обліковується в реєстрі страхувальників з приміткою "Неплатник".

Для встановлення в реєстрі страхувальників примітки "Неплатник" установа або організація, яка обслуговується централізованою бухгалтерією, подає до контролюючого органу підтвердження від централізованої бухгалтерії факту її обслуговування.

У разі прийняття рішення про ведення окремого балансу та перехід до самостійного ведення установою або організацією розрахунків із застрахованими особами  така  установа чи організація в десятиденний строк з дня прийняття такого рішення повідомляє про це контролюючий орган за своїм місцезнаходженням з наданням підтвердних документів.

На підставі поданих документів контролюючий орган знімає примітку "Неплатник" у реєстрі страхувальників стосовно такої установи чи організації (пункт 9 порядку № 1162). 

Після надходження від державного реєстратора  відомостей про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи або повідомлення про закриття відокремленого підрозділу із зазначенням номера та дати внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру, контролюючий орган знімає платника єдиного внеску з обліку та вносить відповідні записи до реєстру страхувальників із зазначенням дати та підстави зняття з обліку.

Дата зняття з обліку відповідає даті закриття інтегрованої картки платника єдиного внеску або даті отримання від державного реєстратора відомостей про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи у разі, якщо на дату отримання таких відомостей закрито інтегровану картку такого платника.

Дані про зняття з обліку платника єдиного внеску контролюючим органом передаються до державного реєстратора (пункт 6 розділу ІУ порядку № 1162).

2.8. Порядок ведення органами Державної фіскальної служби України оперативного обліку податків і зборів, митних та інших платежів до бюджетів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 07.04.16 № 422, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 20 травня 2016 року за № 751/28881 (надалі – порядок № 422).

Відповідно до пункту 1.1 розділу ІІ порядку № 422 з метою обліку нарахованих і сплачених сум податків, зборів, митних та інших платежів до бюджетів, єдиного внеску органами ДФС відкриваються інтегровані картки платника (надалі – ІКП) за кожним платником та кожним видом платежу, які повинні сплачуватися такими платниками.

ІКП містить інформацію про облікові операції та облікові показники, які характеризують стан розрахунків платника податків з бюджетами та цільовими фондами за відповідним видом платежу.

Облікові та звітні показники включаються до еталонних довідників з подальшим обов’язковим внесенням відповідних змін до реєстрів операцій та показників, які формуються ДФС за погодженням Міністерства фінансів України. Зміни до реєстрів операцій та показників вносяться не пізніше 15 числа місяця, наступного за місяцем впровадження нових операцій та/або показників.

2.9. Спеціальне кодування всіх операцій, що використовуються для відображення в ІКП облікових показників, забезпечує автоматизоване ведення ІКП. Для організації оперативного обліку кожній ІКП присвоюється код, який її ідентифікує в інформаційній системі оперативного обліку органів ДФС та не може бути присвоєний іншій ІКП.

ІКП відкривається:

- за місцезнаходженням юридичних осіб, відокремлених підрозділів юридичних осіб, місцем проживання осіб (фізичних осіб, фізичних осіб - підприємців, самозайнятих осіб) (основне місце обліку);

- за місцем розташування (реєстрації) їх підрозділів, рухомого та нерухомого майна, об’єктів оподаткування або об’єктів, які пов’язані з оподаткуванням, або через які проводиться діяльність (неосновне місце обліку).

Дата зняття з обліку відповідає даті закриття останньої ІКП або даті отримання повідомлення державного реєстратора про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи у разі, якщо на момент отримання такого повідомлення були закриті всі ІКП.

У разі зняття з обліку платника податків за неосновним місцем обліку у зв’язку з відсутністю об’єктів оподаткування або об’єктів, пов’язаних з оподаткуванням, в органі ДФС виконуються такі операції:

- підрозділ, який здійснює адміністрування податків, зборів, та підрозділ, який здійснює погашення заборгованостей, після отримання відповідних підтвердних документів здійснюють усі необхідні заходи щодо повноти розрахунків по платежах, контроль за справлянням яких здійснюють органи ДФС;

- підрозділ, який здійснює облік платежів та інших надходжень, закриває ІКП;

- підрозділ, який здійснює облік платників, знімає з обліку платників податків за неосновним місцем обліку на підставі службових документів, наданих підрозділом, який здійснює адміністрування податків, зборів, після проведення відповідних заходів (у тому числі забезпечення відсутності грошових зобов’язань, податкового боргу, внесення до реєстру об’єктів оподаткування відповідних змін) за погодженням з підрозділом, який здійснює облік платежів та інших надходжень (у частині закриття всіх ІКП за неосновним місцем обліку).

Дата зняття з обліку відповідає даті закриття інтегрованої картки платника єдиного внеску або даті отримання відомостей державного реєстратора про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи у разі, якщо на дату отримання таких відомостей закрито інтегровану картку такого платника (пункт 7 розділу ІУ Порядку).

3. Реєстрація відокремленого підрозділу в органах ДФС

Підпунктом 14.1.30 пункту 14.1 статті 14 Податкового кодексу України (надалі – ПКУ) передбачено, що поняття "відокремлені підрозділи" вживаються у значенні, визначеному ЦК (стаття 64), а для розділу IV цього кодексу - у визначенні ГК (стаття 55). 

3.1. Відповідно до статті 63 ПКУ взяттю на облік або реєстрації у контролюючих органах підлягають всі платники податків. При цьому, взяття на облік у контролюючих органах юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, здійснюється незалежно від наявності обов'язку щодо сплати того або іншого податку та збору.

З метою проведення податкового контролю платники податків підлягають реєстрації або взяттю на облік у контролюючих органах за місцезнаходженням юридичних осіб, відокремлених підрозділів юридичних осіб (основне місце обліку), а також за місцем розташування (реєстрації) їх підрозділів, рухомого та нерухомого майна, об'єктів оподаткування або об'єктів, які пов'язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність (неосновне місце обліку).

Платник податків зобов'язаний стати на облік у відповідних контролюючих органах за основним та неосновним місцем обліку, повідомляти про всі об'єкти оподаткування і об'єкти, пов'язані з оподаткуванням, контролюючі органи за основним місцем обліку згідно з порядком обліку платників податків.

Заява про взяття на облік платника податків за неосновним місцем обліку подається у відповідний контролюючий орган протягом 10 робочих днів після створення відокремленого підрозділу, реєстрації рухомого чи нерухомого майна чи відкриття об'єкта чи підрозділу, через які провадиться діяльність або які підлягають оподаткуванню.

Взяття на облік платників податків - юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів здійснюється після їх державної реєстрації чи включення відомостей про них до відповідних державних реєстрів на умовах, що визначаються законодавчими актами України, крім випадків, визначених цим кодексом, коли органами реєстрації є контролюючі органи або коли проведення державної реєстрації платника податків у відповідному статусі законодавством не передбачається (пункт 63.4).

Облік платників податків у контролюючих органах ведеться за податковими номерами.

Інформація, що збирається, використовується та формується контролюючими органами у зв’язку з обліком платників податків, вноситься до інформаційних баз даних.

3.2. Умови та вимоги щодо взяття на облік юридичних осіб та відокремлених підрозділів юридичних осіб передбачено статтею 64 ПКУ, зокрема:

а) взяття на облік за основним місцем обліку юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів:

- як платників податків та зборів у контролюючих органах здійснюється на підставі відомостей з ЄДР, наданих державним реєстратором згідно із Законом № 755, не пізніше наступного робочого дня з дня отримання зазначених відомостей контролюючими органами (пункт 64.1);

- для яких законом установлені особливості їх державної реєстрації та які не включаються до ЄДР, здійснюється не пізніше наступного робочого дня з дня надходження від них відповідної заяви, яку платник податків зобов'язаний подати у десятиденний строк після державної реєстрації (легалізації, акредитації чи засвідчення факту створення іншим способом) (пункт 64.2);

б) взяття на облік юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів як платників податків і зборів у контролюючих органах згідно з пунктом 64.1 цієї статті підтверджується випискою з ЄДР, яка надсилається (видається) цим особам та підрозділам у порядку, встановленому Законом № 755.

У разі взяття на облік юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів як платників податків і зборів у контролюючих органах згідно з пунктом 64.2 цієї статті - наступного робочого дня з дня взяття на облік за основним місцем обліку надсилається (видається) довідка про взяття на облік;

в) дані про взяття на облік юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів як платників податків і зборів у контролюючих органах передаються до ЄДР у день взяття на облік юридичної особи та відокремленого підрозділу юридичної особи в порядку, Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 09.02.16  № 359/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 09 лютого 2016 року за № 200/28330. 

Водночас, наказом Міністерства юстиції України від 10.06.16  № 1657/5 затверджено  Порядок надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (надалі – ЄДР), зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10 червня 2016 року за № 839/28969.

Безкоштовний пошук відомостей у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Державне підприємство «Інформаційно-ресурсний центр» (реєстр ЄДР і пошук відомостей в ЄДР).

3.3. Порядок обліку платників податків і зборів, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 09.12.11 № 1588 (у редакції відповідного наказу від 22.04.14 № 462), зареєстровано в Міністерстві юстиції України 29 грудня 2011 року за № 1562/20300 (надалі – порядок № 1588), яким встановлено, що взяття на облік у контролюючих органах юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, а також самозайнятих осіб здійснюється незалежно від наявності обов'язку щодо сплати того чи іншого податку та збору.

З метою проведення податкового контролю платники податків підлягають реєстрації або взяттю на облік у контролюючих органах за місцезнаходженням юридичних осіб, відокремлених підрозділів юридичних осіб, місцем проживання осіб (основне місце обліку), а також за місцем розташування (реєстрації) їх підрозділів, рухомого та нерухомого майна, об'єктів оподаткування або об'єктів, які пов'язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність (неосновне місце обліку).

Платник податків зобов'язаний стати на облік у відповідних контролюючих органах за основним та неосновним місцями обліку, повідомляти про всі об'єкти оподаткування і об'єкти, пов'язані з оподаткуванням, контролюючі органи за основним місцем обліку.

Дія порядку № 1588 поширюється на платників податків - юридичних осіб (резидентів та нерезидентів), їх відокремлені підрозділи та постійні представництва нерезидентів. Інформація про таких платників податків, отримана для їх обліку згідно з цим порядком, вноситься до Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб (надалі - Єдиний банк даних юридичних осіб) та складових частин такого банку даних (реєстру платників податків - нерезидентів, реєстру договорів про спільну діяльність, договорів управління майном та угод про розподіл продукції).

Відокремлені підрозділи, місцезнаходженням яких є тимчасово окупована територія та які є відокремленими підрозділами тих юридичних осіб, що знаходяться на іншій території України або перебувають на обліку в контролюючих органах, які здійснюють супроводження великих платників податків, обліковуються в контролюючих органах за основним місцем обліку відповідних юридичних осіб. У разі переведення юридичної особи на обслуговування з одного контролюючого органу до іншого (взяття на облік/зняття з обліку) одночасно здійснюється і зміна місця обліку відокремлених підрозділів, місцезнаходженням яких є тимчасово окупована територія та які перебувають на обліку в контролюючому органі за основним місцем обліку такої юридичної особи (абзац третій  пункту 1.5 розділу I порядку № 1588).

3.4. Відповідно до пунктів 2.1 і 2.2 розділу ІІ порядку № 1588 облік платників податків у контролюючих органах ведеться за податковими номерами. Для платників податків, які включаються до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ)

(юридичні особи та відокремлені підрозділи юридичних осіб - резидентів та нерезидентів) податковим номером є код за таким Реєстром.

Податковий номер платника податків:

- зазначається у всіх свідоцтвах, довідках, патентах, в інших документах або повідомленнях, що видаються платнику податків, у всіх податкових деклараціях (розрахунках, звітах), платіжних документах щодо податків і зборів, у фінансових документах, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

- не змінюється протягом усього періоду перебування на обліку в контролюючих органах такого платника податків, за винятком випадків зміни коду за ЄДРПОУ або реєстраційного номера облікової картки платника податків (пункти 2.5 і 2.6 розділу ІІ порядку № 1588).

3.5. Взяття на облік за основним місцем обліку юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів як платників податків та зборів у контролюючих органах здійснюється після:

- проведення державної реєстрації створення юридичної особи або відокремленого підрозділу юридичної особи згідно із законом № 755;

- присвоєння кодів за ЄДРПОУ - для юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів, для яких законом встановлені особливості їх державної реєстрації та які не включаються до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр).

Підставою для взяття на облік за основним місцем обліку у контролюючому органі є надходження до цього органу відомостей з Єдиного державного реєстру про державну реєстрацію:

- створення юридичної особи;

- припинення юридичної особи;

- створення відокремленого підрозділу юридичної особи.

А також надходження до контролюючого органу документів, визначених розділами IV («Документи, що подаються для взяття на облік платників податків, та порядок їх подання») та V («Порядок взяття на облік та реєстрації постійного представництва нерезидента платником податку на прибуток у контролюючих органах») порядку № 1588 та поданих юридичною особою або відокремленим підрозділом юридичної особи згідно з цим порядком.

3.6. Взяття на облік за основним місцем обліку відокремленого підрозділу іноземної неурядової організації, представництва, філії іноземної благодійної організації у контролюючих органах здійснюється на підставі відомостей з Єдиного державного реєстру про державну реєстрацію відокремленого підрозділу іноземної неурядової організації, представництва, філії іноземної благодійної організації. Взяття на облік за основним місцем обліку іншого відокремленого підрозділу іноземної компанії, організації, у тому числі постійного представництва нерезидента, у контролюючому органі здійснюється після належної акредитації (реєстрації, легалізації) такого підрозділу на території України згідно із законом, визначено пунктом 3.4 розділу ІІІ порядку № 1588. Дані про взяті на облік відокремлені підрозділи іноземних компаній, організацій, визначені цим пунктом, включаються до Реєстру платників податків - нерезидентів.

3.7. Дані про взяття на облік юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів, відомості щодо яких містяться в Єдиному державному реєстрі, як платників податків і зборів у контролюючих органах передаються до Єдиного державного реєстру у день взяття їх на облік за основним місцем обліку із зазначенням: дати та номера запису про взяття на облік, назви та ідентифікаційного коду контролюючого органу, у якому платника податків взято на облік.

Взяття на облік юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів, відомості щодо яких містяться в Єдиному державному реєстрі, як платників податків і зборів у контролюючих органах підтверджується випискою з Єдиного державного реєстру, яка надсилається (видається) цим юридичним особам та відокремленим підрозділам юридичних осіб.

3.8. Якщо відповідно до законодавства в платника податків, крім обов'язків щодо подання податкових декларацій (розрахунків, звітів) та/або нарахування, утримання або сплати (перерахування) податків, зборів на території адміністративно-територіальної одиниці за своїм місцезнаходженням, виникають такі обов'язки на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, то такий платник податків зобов'язаний стати на облік за таким неосновним місцем обліку у відповідному контролюючому органі.

Для взяття на облік за неосновним місцем обліку платник податків зобов'язаний протягом 10 робочих днів після створення відокремленого підрозділу, реєстрації рухомого чи нерухомого майна чи відкриття об'єкта чи підрозділу, через які провадиться діяльність або які підлягають оподаткуванню чи пов'язані з оподаткуванням, подати до відповідного контролюючого органу заяву про взяття на облік за неосновним місцем обліку. Дані заяви про взяття на облік за неосновним місцем обліку вносяться до Єдиного банку даних юридичних.

Платники податків, які уклали з відповідним контролюючим органом договір про визнання електронних документів, можуть подати заяву засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством. Заява може бути подана як до контролюючого органу за неосновним місцем обліку, так і до контролюючого органу за основним місцем обліку (пункт 7.2 розділу VII порядку № 1588).

3.9. У разі проведення державної реєстрації зміни місцезнаходження платника податків, внаслідок якої змінюється адміністративно-територіальна одиниця та контролюючий орган, в якому на обліку перебуває платник податків (далі - адміністративний район), а також у разі зміни податкової адреси платника податків, контролюючими органами за попереднім та новим місцезнаходженням (місцем проживання) платника податків проводяться процедури відповідно зняття з обліку/взяття на облік такого платника податків.

Підставою для зняття з обліку платника податків в одному контролюючому органі і взяття на облік в іншому є надходження хоча б до одного з цих органів даних, що свідчать про належну державну реєстрацію таких змін органами державної реєстрації.

Платник податків зобов'язаний повідомляти контролюючі органи за місцем обліку про його ліквідацію або реорганізацію протягом трьох робочих днів з дня прийняття відповідного рішення (крім випадків, коли обов'язок здійснювати таке повідомлення покладено законом на орган державної реєстрації).

3.10. Виходячи із зазначених положень ПКУ в територіальному органі Державного фіскального органу України (надалі – ДФС) за місцезнаходженням відокремленого підрозділу одночасно можуть перебувати на обліку відокремлений підрозділ (за основним місцем обліку) та юридична особа (за неосновним місцем обліку). При цьому відокремлений підрозділ, який не уповноважений сплачувати податки і збори, відповідно до пункту 63.2 статті 63 ПКУ має перебувати на обліку в територіальних органах ДФС і підлягає зняттю з обліку тільки після його закриття.

Відповідно до пункту 11.9 розділу ХІ Порядку № 1588 у разі отримання документів та/або якщо розпочато процедуру реорганізації юридичної особи (крім перетворення), припинення юридичної особи, припинення (закриття) постійного представництва чи відокремленого підрозділу юридичної особи, в тому числі іноземної компанії, організації, порушено провадження у справі про визнання банкрутом платника податків або подано заяву про зняття з обліку платника податків, контролюючим органом приймається рішення про проведення (не проведення) документальної позапланової перевірки платника податків, який перебуває на обліку в такому органі.

3.11. Відповідальність за порушення встановленого порядку взяття на облік (реєстрації) в територіальних органах ДФС встановлено статтею 117 ПКУ.

Так, неподання у строки та у випадках, передбачених цим кодексом, заяв або документів для взяття на облік у відповідному контролюючому органі, реєстрації змін місцезнаходження чи внесення інших змін до своїх облікових даних, неподання виправлених документів для взяття на облік чи внесення змін, подання з помилками чи у неповному обсязі, неподання відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського обліку та/або складення податкової звітності, відповідно до вимог встановлених цим кодексом, -

тягнуть за собою накладення штрафу на юридичних осіб, відокремлені підрозділи юридичної особи, - 510 гривень.

У разі неусунення таких порушень або за ті самі дії, вчинені протягом року особою, до якої були застосовані штрафи за таке порушення, -

тягнуть за собою накладення штрафу на юридичних осіб, відокремлені підрозділи юридичної особи, - 1020 гривень.

Ліцензування діяльності відокремлених підрозділів

1. Статтею 7 Закону України від 02.03.15 № 222 "Про ліцензування видів господарської діяльності" (надалі – закон № 222) визначено перелік видів господарської діяльності, що підлягають ліцензуванню.

Залежно від особливостей провадження виду господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню, вимоги ліцензійних умов встановлюються стосовно суб’єкта господарювання загалом та /або відносно кожного місця провадження кожного виду господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню.

Якщо суб’єкт господарювання провадить вид господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню, не в повному обсязі, а частково, ліцензійні умови поширюються на ліцензіата лише в частині, що встановлює вимоги до провадження цієї частини виду господарської діяльності. Ліцензійні умови можуть визначати вичерпний перелік видів місць провадження діяльності, якщо це обумовлено особливостями провадження цього виду господарської діяльності.

Місцем провадження виду господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню, є об'єкт (приміщення, будівля, земельна ділянка та/або територія), у межах якого провадиться цей вид господарської діяльності або який використовується у його провадженні (може збігатися з місцезнаходженням суб’єкта господарювання).

Відповідно до статті 9 закону № 222 вимоги ліцензійних умов:

- поширюються на місця провадження господарської діяльності ліцензіата, що зазначені в документах, що додаються до заяви про отримання ліцензії (з урахуванням змін до них, поданих ліцензіатом до органу ліцензування);

-  до суб’єкта господарювання мають бути обумовлені особливостями провадження виду господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню.

Звертаємо увагу на те, що законом № 222  не передбачено видачу органом ліцензування дублікатів ліцензій та копій ліцензій для філій та структурних підрозділів ліцензіата. Тобто, дані про ліцензіата щодо юридичної особи або її філій, інших відокремлених підрозділів зазначаються у ліцензії.

2. 01.01.2017 року набрали чинності зміни, внесені Законом України від 26.11.15 № 835, до закону № 222 та Закону України від 06.09.05 № 2806 "Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності", якими запроваджуються нові підходи до регулювання правовідносин у сфері ліцензування видів господарської діяльності та дозвільної системи у сфері господарської діяльності, а саме:

-  скасовується оформлення ліцензії та документів дозвільного характеру,  як документів у паперовій формі, та передбачається засвідчення факту видачі ліцензії та документа дозвільного характеру шляхом внесення запису до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань та відображення відповідної інформації у виписці з цього реєстру, яка видається суб'єкту господарювання безоплатно;

-  скасовується переоформлення ліцензії у разі зміни найменування юридичної особи (якщо зміна найменування не пов'язана з реорганізацією юридичної особи) або прізвища, імені, по батькові фізичної особи – підприємця;

-  запроваджується можливість подання суб’єктом господарювання документів до органу ліцензування, дозвільного органу в електронному вигляді за допомогою порталу електронних сервісів;

-  скасовується повідомлення в паперовій формі органом ліцензування здобувача ліцензії чи ліцензіата  про прийняті ним рішення (зокрема, про залишення заяви про отримання ліцензії без розгляду, відмови у видачі ліцензії чи про видачу ліцензії, анулювання ліцензії) та передбачається оприлюднення цих рішень на порталі електронних сервісів. Аналогічні зміни стосуються повідомлення про прийняті дозвільним органом рішення щодо видачі та відмови у видачі, переоформлення, анулювання документів дозвільного характеру.

Припинення діяльності відокремлених підрозділів

Що стосується припинення діяльності філій та інших відокремлених підрозділів, то законодавство не приділяє регламентації цього процесу належної уваги. Якщо про право юридичних осіб відкривати відокремлені підрозділи принаймні зазначається в законодавстві, то про припинення діяльності, а тим більше про порядок припинення філій взагалі не йдеться. Лише законом № 1576 передбачено, що до компетенції загальних зборів господарського товариства належить, зокрема, питання щодо створення, реорганізації та ліквідації дочірніх підприємств, філій та представництв, затвердження їх статутів та положень: акціонерне товариство (підпункт "е" частини п'ятої статті 41), товариство з обмеженою відповідальністю (стаття 59), чим підтверджується можливість такої реорганізації та ліквідації.

1. Статтею 59 ГК  визначено, що припинення суб’єкта господарювання здійснюється відповідно до закону.

Відповідно до статті 104 ЦК юридична особа припиняється в результаті реорганізації (злиття, приєднання, поділу, перетворення) або ліквідації. У разі реорганізації юридичних осіб майно, права та обов’язки переходять до правонаступників.

Юридична особа є такою, що припинилася, з дня внесення до єдиного державного реєстру запису про її припинення. Порядок припинення юридичної особи в процесі відновлення її платоспроможності або банкрутства встановлюється законом. Особливості припинення банку як юридичної особи встановлюються законом.

Таким чином, припинення юридичної особи шляхом ліквідації передбачає повне припинення діяльності філії без правонаступництва, тобто без переходу її прав та обов’язків до інших відокремлених підрозділів.

Разом із цим припустимо і примусове припинення філії шляхом ліквідації у разі:

а) визнання банкрутом юридичної особи.

Банкрутство - визнана господарським судом неспроможність боржника відновити свою платоспроможність за допомогою процедур санації та мирової угоди і погасити встановлені у порядку, визначеному цим Законом, грошові вимоги кредиторів не інакше як через застосування ліквідаційної процедури (стаття 1 Закону України від 14.05.92 № 2343 "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом"); 

б) закінчення строку дії ліцензії або її анулювання (якщо діяльність філії передбачає наявність ліцензії);

в) якщо прийнято рішення про заборону діяльності філії чи самої юридичної особи через невиконання умов, встановлених законодавством;

г) якщо суд визнає недійсними установчі документи і рішення про створення юридичної особи. Наприклад:

-  постанова Пленуму Верховного Суду України від 24.10.08 № 13 "Про практику розгляду судами корпоративних спорів";

- ухвала Вищого адміністративного суду України від 16.06.2015 у справі № 826/20818/13-а щодо визнання недійсним та скасування державної реєстрації установчих документів, припинення юридичної особи;

д) на підставі рішення суду за поданням контролюючих органів у разі систематичного або грубого порушення філією чи юридичною особою законодавства (стосується господарських товариств).

Філія буде вважатися ліквідованою після виключення її з ЄДРПОУ (припинення державної реєстрації), а це можливо тільки після проведення юридичною особою всіх необхідних заходів щодо її ліквідації відповідно до вимог актів законодавства.

2. Щодо припинення відокремленого підрозділу шляхом реорганізації, то рішення в установленому порядку приймається юридичною особою, яка його створила. При цьому, слід відзначити, що порядок реорганізації філії не регулюється чинними нормативно-правовими актами.

Припинення відокремленого підрозділу шляхом реорганізації (злиття, приєднання, поділ, перетворення) – це перехід його майна, прав та обов’язків до іншого відокремленого підрозділу. Водночас необхідно наголосити на тому, що під переходом майна слід розуміти його передачу з балансу одного підрозділу на баланс іншого (на підставі локального розпорядчого акту), оскільки власником цього майна залишається юридична особа.

Отже, юридична особа може провести реорганізацію відокремленого підрозділу шляхом:

- злиття – припиняється діяльність підрозділу (або двох...), а його права та обов’язки (активи і пасиви) переходять до новостворюваного підрозділу;.

- приєднання – припиняється діяльність одного чи декількох підрозділів, а їхні права та обов’язки переходять до іншого підрозділу, який продовжує працювати, тобто нового відокремленого підрозділу не створюється;

- поділу - припиняється діяльність підрозділу, а її активи та пасиви передаються в певних частинах двом або більше підрозділам, які в результаті утворюються;

- виділення – створення одного чи декілька підрозділів, до яких у відповідних частинах переходять права та обов’язки підрозділу, що існував і продовжує існувати надалі.

- перетворення - змінюється організаційна форма підрозділу, внаслідок чого на його основі утворюється новий відокремлений підрозділ (правонаступник) із передачею усіх активів і пасивів (наприклад, відділення перетворюється на філію; філія - на представництво тощо).

3. При цьому слід пам'ятати, що юридична особа зобов'язана, в установленому чинними нормативно-правовими актами порядку, повідомляти всі державні органи, в яких вона пройшла реєстрацію (відкривала рахунки в банківській установі) про будь-які зміни стосовно відокремлених підрозділів.

Зокрема, відповідно до пункту 11.1 порядку № 1588 платник податків зобов'язаний повідомляти контролюючі органи за місцем обліку такого платника про його ліквідацію або реорганізацію протягом трьох робочих днів з дня прийняття відповідного рішення (крім випадків, коли обов'язок здійснювати таке повідомлення покладено законом на орган державної реєстрації).

Дані про прийняття рішення щодо припинення юридичних осіб, відомості щодо яких містяться в ЄДР, контролюючі органи отримують від державних реєстраторів у порядку інформаційної взаємодії між ЄДР та інформаційними системами центрального контролюючого органу.

Банки повідомляють контролюючі органи щодо прийняття рішення про їх ліквідацію або реорганізацію з урахуванням порядку ліквідації (реорганізації) банків, встановленого законами України від 07.12.2000 № 2121 "Про банки і банківську діяльність", від 23.02.12 № 4452 "Про систему гарантування вкладів фізичних осіб", та відповідно до пункту 11.4 порядку № 1588.

Кадрові питання відокремлених підрозділів

1. Штатний розпис

Відповідно до частини третьої статті 64 ГК підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

З огляду на те, що основою управлінського обліку та фінансового менеджменту суб’єкта господарювання є недопущення «нецільового» використання трудових ресурсів та зайвого витрачання коштів на оплату праці, вважаємо за доцільне затверджувати єдиний загальний штатний розпис підприємства, а не створювати окремі штатні розписи по кожному відокремленому підрозділу.

Після затвердження штатного розпису підприємства, до відокремленого підрозділу, в установленому порядку, надсилається витяг зі штатного розпису підприємства у частині, що стосується цього підрозділу.

Усі зміни до штатного розпису підприємства вносяться в порядку його затвердження та доводяться до відома відокремлених підрозділів.

При складанні штатного розпису юридична особа (за наявності провадження виду господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню) повинна ураховувати пункт 2 частини дев’ятої статті 8 закону № 222, тобто кадрові вимоги щодо:

- мінімальної кількості працівників за окремими посадами (у разі якщо це зумовлено особливостями провадження певного виду господарської діяльності, встановлюються вимоги щодо наявності у певних працівників відповідної освіти, кваліфікації та (або) стажу роботи, зокрема у фізичних осіб - підприємців, мінімальної частки кваліфікованих працівників за певними посадами, які уклали трудові договори з ліцензіатом);

- даних про наявність трудових договорів з усіма найманими працівниками.

Найменування посад і професій у штатному розписі підприємства мають відповідати Національному класифікатору України "Класифікатор професій" ДК 003-95, затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.2010 № 327.

Варто наголосити, що витяг зі штатного розпису підприємства надсилається відокремленому підрозділу лише за умови передачі його керівнику відповідних повноважень щодо вчинення дій стосовно руху кадрів (приймання, переведення, звільнення працівників) на підставі положення та виданої юридичною особою довіреності. Тобто, у представницьких документах повинно бути зазначено, зокрема, право керівника відокремленого підрозділу видавати накази з кадрових питань з обумовлюванням його меж.

Таким чином, служба управління персоналом відокремленого підрозділу буде зобов'язана вести в порядку, встановленому нормативно-правовими актами з праці, та зберігати всі документи працівників підрозділу. Безпосередній контроль за правильністю їх оформлення та зберігання здійснюється службою управління персоналом і юридичною службою підприємства.

2. Трудові книжки

Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 "Про трудові книжки працівників" відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджено наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 N 58, зареєстровано в Міністерстві юстиції України  17 серпня 1993 року за N 110 (надалі – Інструкція).

Пунктом 1.1 Інструкції визначено, що трудові  книжки ведуться на:

- всіх працівників, які працюють на підприємстві,  в установі,  організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств,  сезонних і тимчасових  працівників,  а також  позаштатних  працівників за умови, якщо вони підлягають державному  соціальному  страхуванню;

- студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули  професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем „кваліфікований робітник”, „молодший  спеціаліст”, „бакалавр”, „спеціаліст” та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування на підприємстві,  в установі, організації усіх  форм  власності.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Беручи до уваги, що відокремлений підрозділ юридичної особи розташований поза її місцезнаходженням, для оперативного ведення кадрового обліку, а також з метою усунення додаткових складнощів працівникам відповідного підрозділу, бажано зберігати трудові книжки в підрозділі. При цьому роботодавцем у будь-якому випадку виступає підприємство – юридична особа.

Проте, всі трудові книжки посадових осіб відокремлених підрозділів повинні зберігатися на підприємстві, оскільки ці особи відносяться до номенклатури  саме підприємства. Звідси випливає, що записи до трудових книжок посадових осіб відокремлених підрозділів вносяться службою управління персоналом підприємства.

Якщо керівнику відокремленого підрозділу надано право видавати накази з кадрових питань, то ці накази, на підставі яких проводяться записи у трудовій книжці працівника підрозділу, мають однакову юридичну силу з розпорядчими актами підприємства, тільки прийнятими в установленому порядку поза місцезнаходженням головного органу управління.

При внесенні відомостей про роботу працівника відокремленого підрозділу слід керуватися абзацом третім пункту 2.14 Інструкції, яким встановлено, що у графі 3, зокрема, пишеться: «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду».

Проте, якщо керівнику відокремленого підрозділу підприємством не передаються повноваження, по’вязані з трудовим персоналом, то з метою усунення трудових спорів, а також для зручності ведення трудових книжок (пересилання за згодою працівників поштою – зайва витрата коштів), пропонуємо керівнику підприємства на підставі наказу визначити одного працівника підрозділу та внести йому в посадову інструкцію обов’язки щодо ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок. Забезпечивши при цьому йому необхідні умови та доплату.

До відома. 

Міністерством соціальної політики України надано роз'яснення (лист від 09.08.13 N219/06/186-12), що працевлаштування працівника філії до головного підприємства здійснюється за його заявою шляхом переведення відповідно до частини першої статті 32 Кодексу законів про працю України.

У даному разі до трудової книжки вноситься запис, де зазначається, на яку посаду працівника переведено, до якого структурного підрозділу головного підприємства і назва головного підприємства.

Чинним законодавством не визначено порядку передання трудової книжки при переведенні працівника із філії до головного підприємства. Але враховуючи положення постанови N 301 та Інструкції, якими передбачено, що трудові книжки зберігаються у роботодавця і видаються працівнику лише у разі його звільнення, трудова книжка має пересилатися рекомендованим листом філією головному підприємству.

Особливостей оформлення такого переведення працівників, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, чинним законодавством не передбачено.

Але, варто наголосити, що наведене у листі міністерства роз'яснення щодо способу передачі трудової книжки працівника у разі його переведення з філії до головного підприємства суперечить чинному законодавству з таких підстав:

а) якщо філія має статус окремого роботодавця (тобто її керівник наділений повноваженнями щодо укладення та розірвання трудових договорів), то переведення працівника відбувається шляхом звільнення за пунктом 5 статті 36 КЗпП, а відповідно до пункту 4.1. Інструкції роботодавець зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення (останній день роботи працівника) з внесеним до неї записом про звільнення. Ця вимога законодавства є імперативною й причини, з яких відбувається звільнення працівника, не впливають на обов’язок її виконання.

б) якщо ж керівник філії не має повноважень щодо укладення та розірвання трудових договорів (трудові правовідносини відбуваються безпосередньо між працівником філії і головним підприємством), то матиме місце переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві відповідно до частини першої статті 32 КЗпП. За таких обставин записи в трудові книжки працівників мають вноситися головним підприємством, а книжки - зберігатися за його місцезнаходженням. Тому, взагалі не має виникати питань про передачу трудових книжок та інших документів, як це відбувається у випадку переведення працівника за пунктом 5 статті 36 КЗпП.

Ураховуючи викладене, пропонуємо не використовувати надану міністерством пораду щодо пересилання трудової книжки працівника у разі його переведення з філії до головного підприємства. 

При цьому майте на увазі, що листи центральних органів виконавчої влади не встановлюють норм права і мають лише роз’яснювальний та інформаційний характер

Водночас, керівникам юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів не слід забувати подавати повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу відповідно до порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.15 N 413.