Обчислення стажу державної служби: рахуємо на прикладах

Для того щоб установити розмір надбавки за вислугу років новоприйнятому державному службовцю, необхідно порахувати його стаж держслужбовця. Для цього варто правильно визначити приведену дату. Обчислення стажу державної служби є одним із найвідповідальніших завдань служб управління персоналом (кадрових служб) державних органів та органів місцевого самоврядування, адже потім обчислений стаж використовують для: встановлення надбавки за вислугу років; надання додаткової оплачуваної відпустки.

Порядок обчислення стажу державної служби

Стаж державної служби наразі обчислюють відповідно до Порядку обчислення стажу державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03.05.94 № 283 (надалі - Порядок № 283), та Порядку обчислення стажу державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.16 № 229 (надалі - Порядок № 229), який застосовують із 01.05.2016 року - дня набрання чинності Законом України від 10.12.15 № 889 "Про державну службу" (надалі - Закон № 889).

Постановою № 229  передбачено механізм обчислення стажу державної служби та чітко визначені періоди зарахування до стажу державної служби. Зокрема, до стажу державної служби зараховується:

- час перебування на посаді державної служби;

-час перебування на посаді народного депутата України;

-час перебування на посадах працівників дипломатичної служби;

- час перебування на посадах в органах місцевого самоврядування, передбачених Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування”;

- час перебування на посадах суддів;

- час перебування на посадах прокурорів;

- час перебування на посадах, на яких присвоюються військові та спеціальні звання;

- час професійного навчання державного службовця з відривом від служби, якщо не пізніше 75 днів після його завершення така особа повернулася на державну службу;

- період, коли державний службовець не працював з поважних причин, але залишався у трудових відносинах з державним органом;

- час перебування державного службовця у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а в разі, коли дитина потребує домашнього догляду, - у відпустці без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку;

- час перебування на посадах радників, помічників, уповноважених та прес-секретаря Президента України, працівників секретаріатів Голови ВРУ, його Першого заступника та заступника, працівників патронатних служб Прем’єр-міністра України та інших членів Кабінету Міністрів України, помічників-консультантів народних депутатів України, помічників та наукових консультантів суддів Конституційного Суду України, помічників суддів, а також на посадах патронатних служб в інших державних органах.

Стаж державної служби обчислюватиметься у днях, місяцях і роках.

Документом для визначення стажу державної служби є трудова книжка, копія послужного списку, військовий квиток та інші документи, які підтверджують стаж роботи (довідки, виписки з наказів, дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, тощо).
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж державної служби обчислюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, а також архівними установами.

Варто згадати й про пункт 8 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 889, який встановлює: "стаж державної служби за періоди роботи (служби) до набрання чинності цим Законом обчислюють у порядку та на умовах, установлених на той час законодавством".

Обидва порядки дають відповідь на запитання, які періоди зараховують до стажу державної служби, однак не пропонують алгоритму його обчислення. За таких обставин практика виробила декілька способів обчислення.

Поняття "приведена дата"

Для обчислення стажу державної служби використовують так звану "приведену дату". Потребу її обчислювати раніше передбачали затверджені наказом Міністерства статистики України від 26.12.95 № 343:

- Особова картка за формою первинного обліку П-2ДС (надалі - форма П-2 ДС), що містила пункт 16 "Стаж державної служби";

- Інструкція по заповненню Особової картки (надалі — Інструкція № 343), у якій визначався  порядок заповнення, зокрема, пункту 16 форми П-2ДС.

Нині маємо нову форму картки держслужбовця, яка не передбачає визначення приведеної дати.

Форма Особової картки державного службовця та Інструкції щодо її заповнення, затверджено наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.16 №156, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2016 року за № 1200/29330.

Утім, визначати її доцільно, це полегшує подальше обчислення стажу держслужби.

Для розрахунку приведеної дати обчислюють стаж роботи відповідно до законодавства та записів у трудовій книжці на певну дату і відраховують від неї (стаж роботи відраховують від певної дати). Якщо, наприклад, на 10.12.1995 року стаж роботи становить 20 років 3 місяці 9 днів, то приведена дата буде 01.09.1975 року. 
Потрібно розуміти, що приведена дата - це умовна дата. Якщо державний службовець працює безперервно на державній службі, вона збігатиметься з датою призначення на посаду (і це тільки тоді, коли немає інших періодів, що їх потрібно зарахувати/включити до стажу державної служби, як-то стажу наукової роботи до прийняття на державну службу). 
Однак, якщо в його трудовій біографії були перерви, коли він не працював на державній службі, приведена дата практично ніколи не збігатиметься ані з датою призначення, ані з будь-якою іншою датою у трудовій книжці.

Аби зрозуміти сутність поняття "приведена дата", візуалізуємо його у таблицях (один квадратик дорівнює одному року).

Приклад визначення "приведеної дати" для особи, яка має неперервний стаж державної служби

Приклад визначення приведеної дати для особи, яка має неперервний стаж державної служби

"Класичний" спосіб обчислення стажу державної служби

Найпоширеніший алгоритм обчислення стажу державної служби передбачає, що кожен місяць має 30 календарних днів.

Різницю між датами прийняття і звільнення при цьому, як правило, обчислюють вручну для кожного періоду роботи, який слід зарахувати до стажу державної служби. Отримані результати додають і переводять у формат "рр" "мм" "дд" (роки, місяці, дні). Далі від дати останнього прийняття на державну службу віднімають отриманий результат сумарного стажу. Ця різниця і є "приведеною датою" стажу державної служби.

Ми не розглядаємо цей спосіб детальніше, оскільки не вважаємо його оптимальним. Проблема навіть не в тому, що він не враховує різну кількість днів у різних місяцях (на практиці це дає похибку не більше 4 днів, а переважно - 1–2 дні, або ж похибки взагалі немає). Такі розрахунки нерідко супроводжуються арифметичними помилками, як наслідок - неправильно обчислений стаж державної служби.

Автоматизація обчислення

В інтернеті можна знайти програмні засоби обчислення стажу роботи, зокрема і державної служби. Їх можна поділити на два види: масштабні системи управління персоналом та утиліти, створені ентузіастами.

Перші застосовують лише в організаціях, для яких вони були спеціально розроблені. Тобто ці програмні засоби не доступні широкому загалу.

Другі ж не завжди враховують специфіку державної служби. Так, одна з таких утиліт обчислює стаж, але не обчислює "приведеної дати". Крім того, ніхто не може дати гарантію точності обчислень таких саморобних програм.

Натомість приведену дату обчислює система "Картка" ЄДКС "Кадри", створена для потреб державної служби. Та й тут є одне "але". Її ведуть лише державні органи. В органах місцевого самоврядування з нею, зазвичай, не працюють.

Тож, пропонуємо у цій ситуації автоматизувати та зробити швидшим і надійнішим процес обчислення стажу державної служби, спираючись на власні сили та скориставшись загальнодоступними інструментами. 

Приклад автоматизованого обчислення "приведеної дати"

Обчислення стажу учасників антитерористичної операції

Постанова Кабінету Міністрів України від 22.10.14 № 562 "Про внесення зміни до пункту 3 Порядку обчислення стажу державної служби" доповнила новим абзацом пункт 3 Порядку № 283. Згідно з ним до стажу державної служби включають у трикратному розмірі час проходження військовослужбовцями військової служби, протягом якого особа брала участь в антитерористичній операції в особливий період.

Національним агентством України з питань державної служби надано роз'яснення (лист від 09.02.15 № 596/10–15), що дія цієї норми поширюється і на періоди служби до внесення до пункту 3 цієї зміни.

Зауважимо: Порядок № 229 не містить норми про зарахування періодів військової служби у трикратному розмірі.

Тож перед службами управління персоналом (кадровими службами) державних органів та органів місцевого самоврядування постає завдання перерахувати стаж державної служби демобілізованих державних службовців з урахуванням у ньому періоду їх участі в антитерористичній операції у трикратному розмірі.

Приклад перерахунку стажу державної служби демобілізованих держслужбовців, які брали участь в антитерористичній операції

Спосіб обчислення стажу державної служби, наведений вище, працює, якщо йдеться про державного службовця, який після демобілізації повертається на свою посаду.

Однак його не можна застосовувати у випадках, коли державний службовець, пропрацювавши якийсь час після демобілізації, звільняється за переведенням до іншого державного органу або залишає державну службу і потім знову повертається на неї. Адже служба управління персоналом нового державного органу не знає приведеної дати стажу державної служби цього державного службовця, обчисленої за попереднім місцем роботи, а в разі перерви в роботі на посадах державної служби цю приведену дату взагалі не можна застосовувати.

Тож, потрібен універсальніший спосіб, який працював би для всіх випадків обчислення стажу державної служби у кратному розмірі.

Обчислення стажу державної служби державних службовців, які брали участь в антитерористичній операції

За цим способом нову "приведену дату" обчислюють на дату, коли демобілізований державний службовець приступив до роботи. За умовами прикладу перерахунку стажу державної служби демобілізованих держслужбовців, які брали участь в антитерористичній операції, - на 15.04.2016 року (комірка B1). Це надасть змогу проігнорувати обчислену раніше "приведену дату" і робить означений спосіб придатним для застосування іншими державними органами, де працюватиме державний службовець (у такому разі "приведену дату" обчислюватимуть на дату призначення на посаду).

Для врахування кратності у стовпчик D унесено значення коефіцієнта стажу. Для всіх періодів цей коефіцієнт - 1, а для періоду служби в зоні проведення антитерористичної операції - 3.

Відповідно, зазнала змін формула, за якою рахують різницю між датою прийняття і звільнення державного службовця: отриманий результат множать на коефіцієнт стажу*. Від дати, коли державний службовець приступив до роботи (комірка B1 рис.) віднімають загальну кількість календарних днів стажу державної служби (комірка B2 рис.). У цій кількості вже врахований трикратний розмір, за яким слід зараховувати період проходження служби в зоні проведення антитерористичній операції до стажу державної служби.

* Звертаємо увагу на послідовність дій у наведеній формулі: спочатку виконано дії в дужках, а потім отриманий результат помножено на коефіцієнт стажу.

Отриманий результат (комірка B3 рис.) є новою "приведеною датою".

тут