Порядок проведення перевірок страхувальників регулюється постановою
Правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 22.12.10 № 29 "Про
затвердження Інструкції про порядок проведення перевірок страхувальників по
коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності,
прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 25 березня
2011 року за N 393/19131 (надалі – орган
Фонду, Інструкція).
Перевірки здійснюються посадовими особами органів Фонду за місцезнаходженням страхувальника або в приміщенні органу Фонду за пропозицією
страхувальника та за
умови надання ним
всіх необхідних документів для проведення перевірки. До участі в
перевірках страхувальників залучаються
експерти і спеціалісти з окремих питань інших підприємств, установ і
організацій незалежно від форм власності (за згодою).
Органи Фонду здійснюють планові та позапланові перевірки в робочий час страхувальника, встановлений правилами внутрішнього трудового
розпорядку, з відома керівника та в присутності головного бухгалтера (бухгалтера) страхувальника або уповноваженої керівником особи. Посадові
особи органу Фонду:
- які проводять перевірку, знайомляться з відомостями, що становлять комерційну таємницю
та конфіденційну інформацію, у разі
якщо вони належать до переліку питань, що підлягають перевірці.
1. Планова перевірка
1.1. Планові перевірки проводяться згідно з планами-графіками органу
Фонду. Перевірці підлягають
документи за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась
перевірка.
Формування планів-графіків проведення планових перевірок страхувальників органом Фонду
здійснюється щокварталу. До 20 числа останнього
місяця кварталу, що передує плановому, формується план-графік, який затверджується
наказом керівника робочого органу Фонду (керівника виконавчої дирекції
відділення Фонду).
1.2. Періодичність проведення планових перевірок визначається залежно
від таких критеріїв, як наявність (відсутність) витрат, заборгованості по коштах Фонду,
кількості працівників. Так, за наявності витрат по коштах Фонду перевірки страхувальників проводяться:
а) щороку - з чисельністю
працівників 250 осіб і більше;
б) не рідше одного разу на два роки - з чисельністю працівників від 25 до 249 осіб;
в) не рідше одного разу на три роки - з чисельністю менше 25 осіб.
Водночас, у випадку відсутності
порушень по використанню коштів Фонду, що встановлено попередньою
перевіркою, наступна перевірка таких страхувальників проводиться
не раніше ніж
через:
а) два роки після проведення
попередньої перевірки;
б) три роки після проведення попередньої перевірки;
в) чотири роки після проведення попередньої перевірки.
1.3. Планова перевірка проводиться за умови письмового повідомлення страхувальника не
пізніше ніж за 10 календарних днів до
дня проведення такого заходу за формою (додаток 1 до Інструкції), яке
надсилається страхувальнику
рекомендованим листом чи телефонограмою або надається відповідній особі страхувальника під розписку.
1.4. На проведення кожної перевірки посадовій особі органу Фонду видається направлення за формою (додаток 2 до Інструкції), яке пред'являється перед початком перевірки керівнику страхувальника або уповноваженій ним особі разом із службовим посвідченням, а також вручається копія направлення з відміткою про отримання.
Якщо в перевірці беруть участь декілька посадових осіб органу Фонду, то направлення видається керівнику групи із зазначенням посад, прізвищ,
імен та по батькові всіх посадових осіб, які беруть участь у цій
перевірці.
Страхувальник має право не допускати посадових осіб органу Фонду до здійснення перевірки,
якщо вони не
пред'явили направлення.
2. Позапланові перевірки
2.1. Позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення
страхувальника за наявності таких підстав:
а) подання страхувальником
письмової заяви до відповідного органу Фонду про здійснення перевірки за його бажанням;
б) виявлення невідповідності між даними, зазначеними у документах
обов'язкової звітності та заявах-розрахунках, поданих страхувальником до органу Фонду;
в) за результатами аналізу даних, зазначених у звітності, заяві-розрахунку страхувальника по коштах Фонду, статистичних даних виявлено перевищення розміру середньоденної допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності і пологах над розміром середньоденної заробітної плати;
г) виявлення під час перевірки в іншого страхувальника
фактів, що свідчать про порушення вимог законодавства, котрі вплинули або
можуть вплинути на виплату матеріального забезпечення та надання соціальних
послуг;
ґ) звернення фізичних та юридичних осіб про порушення страхувальником
законодавства з питань, що належать до компетенції органів Фонду; подання страхувальником у встановленому порядку скарги про
порушення законодавства посадовими особами органу Фонду під час проведення
планової чи позапланової перевірки
або скарги на рішення органу
Фонду;
д) неподання у встановлений строк страхувальником звітності до органу Фонду без поважних причин, а
також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню такої звітності;
е) розпочато процедуру реорганізації чи припинення
юридичної особи, закриття відокремленого підрозділу юридичної особи, припинення діяльності суб'єкта малого підприємництва, порушено
провадження у справі про визнання банкрутом
страхувальника або подано заяву
про зняття з обліку страхувальника;
є) на вимогу правоохоронних органів
або за рішенням суду.
2.2. Під час проведення позапланових перевірок відповідно до підпунктів "б", "в", "г", "ґ", "є"
з'ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для
здійснення цієї перевірки, із
зазначенням підстави у направленні на проведення такої перевірки;
згідно з підпунктами
"а", "д", "е"
можуть проводитися перевірки всього комплексу питань, які перевіряються
у страхувальника.
На проведення позапланової перевірки видається наказ, у якому зазначаються підстави для проведення
позапланової перевірки.
3. Тривалість проведення перевірки
3.1. У разі якщо страхувальник відмовляється від проведення планової або
позапланової перевірки, посадовими особами органу Фонду складається акт про відмову від допуску до перевірки в довільній
формі, який вручається керівнику чи головному бухгалтеру (бухгалтеру) або уповноваженій керівником особі під розписку або направляється
рекомендованим листом.
3.2. Тривалість проведення перевірки встановлюється з урахуванням обсягу робіт, які належить виконати під час її
проведення, та кількісного складу посадових осіб органу Фонду. При цьому строк
проведення планової перевірки страхувальників не може перевищувати 15 робочих днів, а страхувальників
- суб'єктів малого підприємництва - 5 робочих днів.
3.3. Строк проведення позапланової перевірки страхувальника не може перевищувати 10 робочих днів, а суб'єктів малого
підприємництва - 2 робочих дні.
3.4. У разі виявлення під час проведення перевірки страхувальника порушень вимог законодавства, які вплинули або можуть вплинути на виплату матеріального
забезпечення і надання соціальних послуг, виникнення необхідності звернення до відповідних органів, виникнення необхідності проведення перевірок в інших підприємствах, установах, організаціях, пов'язаних із сплатою та використанням коштів Фонду
страхувальником, відсутності ведення належного бухгалтерського обліку відповідно до вимог чинного законодавства, що унеможливлює проведення перевірки, перевірка призупиняється.
3.5. Призупинення проведення планової чи позапланової перевірки оформляється наказом
керівника органу Фонду на підставі доповідної записки посадової особи, яка очолювала перевірку, з викладенням об'єктивних причин необхідності призупинення.
У наказі обов'язково зазначаються причини призупинення перевірки, дата, з якої її призупинено, та зазначається обставина, після настання якої призупинена
перевірка продовжується.
Повідомлення про призупинення перевірки страхувальника
протягом трьох робочих днів направляється йому рекомендованим листом або вручається особисто керівнику страхувальника або уповноваженій
керівником особі під підпис.
Після отримання даних, необхідність
яких була підставою для
призупинення перевірки
страхувальника, перевірка продовжується
з урахуванням загальних строків проведення зазначеної перевірки, про що орган Фонду повідомляє
страхувальника.
4. Питання, що перевіряються
Під час перевірок страхувальників перевіряються:
- правомірність призначення та виплати
матеріального забезпечення застрахованим особам;
- стан заборгованості по страхових коштах;
- правомірність призначення та виплати
матеріального забезпечення застрахованим особам;
- правильність обчислення середньоденної
заробітної плати, з якої обчислюються суми матеріального забезпечення
застрахованим особам;
- правомірність заявлення та використання
страхових коштів, які надійшли від органів Фонду;
- правомірність видачі й використання путівок на
санаторно-курортне лікування працівниками та членами їх сімей і правильність
ведення їх обліку, своєчасність сплати їх часткової вартості, робота комісії
(уповноваженого) із соціального страхування підприємства, установи,
організації;
- відповідність даних бухгалтерського обліку
даним звітності по коштах Фонду та даним статистичної звітності.
5. Оформлення результатів перевірки
5.1. За результатами перевірки складається
акт, у якому зазначаються:
а) найменування, поштова адреса
органу Фонду, дата складання акта (останній день перевірки),
номер і дата направлення та наказу, які є підставою
для проведення перевірки,
вид перевірки (планова або позапланова), посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, яка
здійснила перевірку, період, за
який проведено перевірку, повне найменування страхувальника, строк проведення
перевірки;
б) довідкові дані, а
саме:
- номер реєстрації та дата взяття страхувальника на облік в органі Фонду, спосіб оподаткування, його місцезнаходження;
- код платника податків згідно з Єдиним державним
реєстром підприємств та організацій або
реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків;
- номер та серія паспорта
- для фізичних осіб, які через
свої релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття реєстраційного
номера облікової картки платника
податків, офіційно повідомили про
це відповідні органи державної влади та мають відмітку у
паспорті;
- дані про наявність рахунків у
банках та інших фінансових установах;
- середньооблікова кількість працівників на дату проведення перевірки;
в) стан виконання вимог законодавства страхувальником у нарахуванні і виплаті матеріального забезпечення, використанні коштів Фонду, а також з інших
питань, які перевірялися;
г) порядок ведення бухгалтерського
обліку та звітності по коштах Фонду;
д) інформація про:
- результати попередньої перевірки по коштах Фонду та заходи щодо
усунення порушень (за їх наявності);
- надходження страхових коштів, у тому числі від органу Фонду та від сплати
часткової вартості за путівки, повноту
та своєчасність перерахувань страхових коштів до Фонду;
- наявність заборгованості по коштах Фонду, причини виникнення
та правомірність її відображення;
- стан роботи комісії
(уповноваженого) із соціального
страхування;
е) результати перевірки.
5.2. При складанні акта перевірки посадові особи органу Фонду об'єктивно та чітко викладають
факти порушень, виявлені під час перевірки,
з посиланням на
відповідний акт законодавства у сфері загальнообов'язкового державного соціального страхування. При
цьому, якщо порушення є типовими і повторюються, то їх відображають у додатках
до акта перевірки з детальним обґрунтуванням цих порушень.
Додатками до акта перевірки також є
копії первинних або інших документів, які підтверджують наявність таких фактів порушень (накази, заяви працівників, протоколи
засідань комісії із соціального страхування, відомості, за якими працівники отримують додаткові блага в грошовому чи натуральному вигляді, графіки роботи тощо), а в акті
наводяться узагальнені дані.
Додатки підписуються посадовою особою органу Фонду та головним бухгалтером (бухгалтером) або уповноваженою керівником особою
страхувальника, який перевіряється. На вимогу посадової особи органу Фонду, як
необхідність підтвердження фактів порушень, страхувальником надаються ксерокопії документів, засвідчені їм в установленому порядку, а також необхідні
письмові пояснення.
5.3. В останній день перевірки два примірники акта перевірки підписуються
(на кожній сторінці із зазначенням на
останній сторінці загальної кількості сторінок) посадовими особами, які її
проводили, керівником, головним бухгалтером (бухгалтером) або уповноваженою
керівником особою та головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування страхувальника, який перевіряється.
Один примірник акта перевірки вручається
страхувальнику з відміткою про
отримання, а другий зберігається в органі Фонду, який
здійснив перевірку.
У разі:
- відмови посадової
особи страхувальника підписати та отримати акт перевірки посадова особа
органу Фонду вносить
до нього відповідний запис із складанням акта відмови від підпису
акта перевірки та його отримання у двох примірниках (у довільній формі).
Протягом трьох робочих днів один примірник акта відмови від
підпису та його отримання разом з актом перевірки надсилається страхувальнику
рекомендованим листом;
- підписання акта перевірки із запереченнями
страхувальник подає їх
у письмовій формі
як додаток до акта перевірки або
надсилає до органу Фонду, який проводив перевірку, окремим документом
протягом 10 календарних днів із дня підписання акта.
5.4. Орган Фонду розглядає
інформацію, викладену у запереченнях до акта, і надає на них письмову відповідь,
яка надсилається страхувальнику протягом
20 календарних днів з дня підписання акта перевірки. Якщо:
- акт підписано без заперечень або
впродовж передбаченого строку заперечення
не надійшли або
надіслані з порушенням встановленого строку, акт
перевірки вважається узгодженим;
- орган Фонду не може вручити, у тому числі поштовим відправленням, відповідно до Правил
надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою
Кабінету Міністрів України від 05.03.09 N 270, страхувальнику один примірник акта перевірки у зв'язку з відсутністю посадових осіб за місцезнаходженням страхувальника,
їх відмовою прийняти акт, то в
день надходження до органу Фонду такої інформації посадова особа, що здійснювала перевірку, оформляє відповідний акт у
довільній формі, у якому вказує причину, яка призвела до
неможливості вручення акта перевірки.
5.5. За матеріалами акта перевірки та результатами розгляду
заперечень страхувальника (за їх наявності) керівник органу Фонду або його
заступник приймає рішення про повернення коштів Фонду та застосування
фінансових санкцій до
страхувальника відповідно до Закону України від 18.01.01 № 2240 "Про
загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою
втратою працездатності та витратами,
зумовленими похованням" (у редакції відповідного закону від 28.12.14 № 77) (надалі – закон № 77), яке надсилається страхувальнику разом із листом про
результати розгляду заперечень (за їх наявності) протягом 20 календарних
днів з дня підписання акта перевірки.
Рішення про повернення коштів Фонду та застосування фінансових санкцій за
порушення законодавства про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у
зв'язку з тимчасовою втратою
працездатності складається за встановленою формою (додаток 3 до Інструкції).
Страхувальник інформує орган Фонду про виконання рішення у визначені
рішенням строки.
6. Обов'язки та права посадових осіб, які здійснюють перевірку
страхувальників
6.1. Посадові особи, зобов'язані:
- керуватися чинними нормативно-правовими актами;
- дотримуватися ділової етики у взаємовідносинах із страхувальниками;
- якісно та своєчасно проводити перевірку відповідно до затвердженого плану-графіка перевірок;
- забезпечувати нерозголошення комерційної таємниці та конфіденційної інформації, що стає доступною
посадовим особам органу Фонду під час проведення перевірок;
- об'єктивно і чітко відображати діяльність страхувальників у
частині дотримання ними
вимог чинного законодавства у сфері загальнообов'язкового
державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою
працездатності та витратами, зумовленими похованням;
- ознайомити керівника страхувальника або уповноважену ним особу з результатами перевірки в строки, передбачені Інструкцією;
- надавати страхувальникам консультаційну допомогу щодо здійснення
перевірки.
6.2. Посадові особи мають право:
а) вимагати:
- припинення дій, які перешкоджають проведенню перевірки;
- від посадових осіб письмових пояснень з питань, які виникають під
час перевірок. У разі відмови посадових осіб від надання
письмових пояснень посадова особа фіксує цей факт в акті перевірки;
б) перевіряти:
- надходження коштів Фонду на окремий поточний рахунок страхувальника для зарахування страхових коштів і правильність
їх використання;
- правомірність використання коштів
Фонду на соціальні послуги, що надаються відповідно до Закону № 77;
- правильність обчислення середньоденної заробітної плати, з якої
обраховуються суми матеріального
забезпечення застрахованим особам;
- правомірність призначення або відмови у призначенні матеріального забезпечення та правильність його нарахування;
в) ініціювати проведення перевірки обґрунтованості
видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам;
г) отримувати завірені
страхувальником копії документів, що підтверджують наявність фактів порушень законодавства у сфері
загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою
втратою працездатності та витратами,
зумовленими похованням;
д) інформувати керівництво органу при виявлення
ознак зловживань щодо використання коштів Фонду.
7. Права та обов'язки страхувальника під час здійснення перевірки
7.1. Посадові особи страхувальника, мають право:
- вимагати від посадових осіб органу
Фонду додержання вимог актів чинного законодавства;
- перевіряти наявність у посадових осіб органу Фонду службового
посвідчення і одержувати копії
направлення на проведення планової або позапланової перевірки;
- бути присутніми під час здійснення перевірки;
- вимагати нерозголошення інформації, що є комерційною таємницею та конфіденційною
інформацією страхувальника;
- одержувати та знайомитися з актами перевірки;
- надавати в письмовій формі свої пояснення, зауваження або
заперечення до акта перевірки;
- оскаржувати в установленому
законом порядку неправомірні дії посадових осіб органів Фонду, рішення за
результатами перевірок;
- отримувати консультативну допомогу.
7.2. Страхувальник зобов'язаний:
а) допускати посадових осіб органу
Фонду до здійснення перевірки за умови дотримання порядку здійснення перевірки,
передбаченого відповідними нормативно-правовими актами у сфері
загальнообов'язкового державного соціального страхування та надавати необхідні
для здійснення перевірки документи;
б) надавати:
- посадовим особам органу Фонду місце
для здійснення перевірки,
можливість користування зв'язком,
комп'ютерною та копіювальною технікою (за наявності);
- засвідчені в установленому законом порядку копії документів,
пояснення, довідки, відомості,
матеріали з питань, що виникають під час перевірки, відповідно до вимог
законодавства;
- підписати акт перевірки або відмовитись із зазначенням причин такої
відмови;
- одержувати примірник акта, рішення органу Фонду за результатами
проведеної планової чи позапланової перевірки.
8. Оскарження рішень за результатами перевірок
8.1. Страхувальник протягом 10
календарних днів із дня отримання рішення за результатами перевірки може
його оскаржити, для чого у письмовій формі звертається до органу Фонду зі
скаргою про перегляд цього рішення.
Керівник або заступник керівника органу Фонду за результатами розгляду
скарги приймає вмотивоване рішення та
надсилає його страхувальнику протягом 20 календарних днів після отримання скарги. Водночас, може бути прийнято рішення про продовження строків розгляду скарги страхувальника понад встановлений
строк, але не більше 60 календарних днів, яке направляється страхувальнику до
закінчення двадцятиденного строку.
Якщо вмотивоване рішення за скаргою страхувальника не надсилається йому
протягом двадцятиденного строку або
протягом строку, на який розгляд
продовжено, така скарга вважається повністю задоволеною на користь страхувальника з дня,
наступного за останнім днем
зазначених строків.
Скарга вважається також повністю задоволеною на користь страхувальника,
якщо рішення керівника або його заступника про продовження строків її розгляду не було
надіслано страхувальнику до закінчення двадцятиденного строку. Разом із цим, у разі недотримання страхувальником строку направлення оскарження на рішення за результатами перевірки, розгляд скарги органом Фонду не здійснюється, про що страхувальник повідомляється письмово.
Якщо страхувальник отримує рішення (за результатами розгляду скарги) про
повну або часткову відмову у задоволенні
скарги, то він має право звернутися протягом 10 календарних днів із дня його отримання рішення з повторною скаргою до органу Фонду
вищого рівня із дотриманням зазначеного десятиденного строку для кожного випадку оскарження та
зазначеного двадцятиденного строку для прийняття рішення по скарзі або до суду у
встановленому законодавством порядку.
8.2. У разі збільшення органом Фонду суми страхових коштів, які підлягають поверненню, суми належних до сплати фінансових санкцій
раніше надіслані рішення про повернення коштів Фонду та застосування фінансових санкцій та/або
рішення про застосування фінансових санкцій за несвоєчасне повернення або
повернення не в повному обсязі коштів Фонду не відкликаються, а на суму такого збільшення органом Фонду
надсилається страхувальнику окреме рішення.
Збільшена сума страхових коштів, які підлягають поверненню, сума належних
до сплати фінансових санкцій повинні бути
сплачені або можуть бути оскаржені страхувальником за встановленою процедурою
із застосуванням строків, установлених для сплати або оскарження рішення органу
Фонду.
Звертаємо увагу. Скарга на рішення органу Фонду, подана
з дотриманням порядку та строків, зупиняє строки сплати страхових коштів та
фінансових санкцій до винесення рішення органом Фонду вищого рівня або до дня
набрання судовим рішенням законної сили.
8.3. Не розглядаються повторні
скарги одним і тим самим органом Фонду від одного і того
самого страхувальника з одного і того самого питання, якщо перше вирішено по
суті, про що страхувальник повідомляється письмово.
У разі повного або
часткового задоволення скарги органом Фонду вищого рівня у рішенні
даються розпорядження органу Фонду, рішення якого скасовано повністю або в певній частині,
про вчинення відповідних дій.
Оригінал рішення після зазначення реєстраційного номера вихідної
кореспонденції надсилається (вручається) страхувальнику. Рішення вважається
надісланим (врученим) страхувальнику, якщо його вручено посадовій особі страхувальника під підпис або
надіслано рекомендованим листом за місцезнаходженням або місцем проживанням, які зазначена страхувальником
безпосередньо у скарзі як адреса, на яку необхідно надіслати рішення на скаргу.
Якщо у скарзі безпосередньо не зазначено адресу, на яку необхідно надіслати
рішення, то воно надсилається на адресу, зазначену в
реквізитах бланка, на якому
надіслано скаргу.
