Вимоги щодо надання коштів на
відрядження встановлено підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 розділу IV
Податкового кодексу України (надалі – ПКУ) та іншими нормативно-правовими актами, пов'язаними із службовими відрядженнями у межах України та за кордон.
Наказом Міністерства фінансів України від 28.09.15 № 841, зареєстровано в
Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693, затверджено
форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (у редакції
відповідного наказу від 10.03.16 № 350, зареєстровано в
Міністерстві юстиції України 30 березня 2016 року за № 477/28607) та Порядок
його складання (надалі – Звіт, Порядок №
841).
Але Порядок № 841 не містить чітких рекомендацій щодо того, як
заповнювати окремі графи Звіту (на практиці застосовується назва "авансовий звіт"), при цьому ним повторюються загальні
норми пункту 170.9 статті 170 ПКУ щодо строків подання авансового звіту й
особливостей оподаткування надміру витрачених грошових коштів.
Заповнюємо авансовий звіт правильно
Відповідно до пункту 6 Порядку № 841 Звіт складається платником податку (підзвітною
особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових
форм або у самозайнятої особи. Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює
всі графи Звіту, крім:
- "Звіт перевірено";
- "Залишок унесений
(перевитрата видана) в сумі за касовим ордером";
- кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
- розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені
кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі
кошти;
Графу "Звіт затверджено" підписує керівник (податковий агент).
Отже, Звіт має заповнювати саме підзвітна особа, а не працівник
фінансово-бухгалтерської служби підприємства. Про це наголошено, зокрема, в ухвалі Апеляційного суду Івано-Франківської
області від 01.08.2013 року (справа № 345/724/13-ц) і постанові Чернівецького
окружного адміністративного суду від 31.03.2015 року (справа № 824/274/15-а).
Рекомендації щодо заповнення граф авансового звіту наведено в таблиці.
Особливості заповнення авансового звіту
№
з/п |
Назва графи авансового звіту
|
Хто заповнює
|
Пояснення до заповнення
|
Лицьовий бік авансового звіту
|
|||
1
|
Номер авансового звіту
|
Підзвітна особа проставляє номер згідно із журналом (відомістю)
реєстрації авансових звітів, який ведеться в бухгалтерії
|
Як правило, авансові звіти нумеруються послідовно в міру їх надходження.
Тому доречно вести журнал для їх реєстрації чи аналітичну відомість
реєстрації в електронному вигляді, де фіксувати, зокрема, дані про номер
авансового звіту, особу, що його склала, куди було відрядження, на який
період, дату прийняття звіту, дату його затвердження, затверджену суму
витрат, перевитрату чи залишок, а також робити відмітку про їх погашення.
На цьому наголошують й судові органи. Так, Ленінський районний суд у м.
Запоріжжі в рішенні від 10.09.2014 року (справа № 334/4562/14-ц) зазначив:
"…кожен наступний авансовий звіт нерозривно пов’язаний із попереднім
та даними бухгалтерського обліку підприємства, містить інформацію про
хронологію видачі, звітування та повернення коштів".
Завважимо: хоча номер авансового звіту має проставити підзвітна особа, однак
дізнатися вона його може лише в бухгалтера. Отже, фактично, незважаючи на те
що цей реквізит є першим по черзі, на практиці він заповнюється працівником
одним з останніх -безпосередньо під час подання авансового звіту до
бухгалтерії.
|
2
|
Дата складання авансового звіту
|
Підзвітна особа
|
Зазначається фактична дата складання авансового звіту. Цей реквізит має
збігатися з датою подання авансового звіту, проставленою бухгалтером на
відривній частині (Розписка). Оскільки саме дата, указана на відривній
частині авансового звіту, засвідчує, вчасно чи ні було відзвітовано про
використання підзвітних коштів.
Нагадуємо: строки подання авансового звіту визначені у підпунктах 170.9.2 і 170.9.3 пункту
170.9 статті 170 ПКУ і мають бути дотримані в обов’язковому порядку.
Водночас в ІПК від 03.01.18 № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК, Державною
фіскальною службою України зазначено, якщо під час відрядження фізична особа
(працівник) застосовувала корпоративну платіжну картку як для отримання
готівки, так і для проведення розрахунків у безготівковій формі, то з метою
дотримання норм ПКУ такий працівник подає відповідні звіти про використання
виданих на відрядження коштів у строки, визначені підпунктами "а" і
"б" підпункту 170.9.3 пункту 170.9 статті 170 ПКУ.
Тобто якщо, приміром, під час відрядження працівник використовував
готівку із застосуванням платіжних карток на цілі, пов’язані з відрядженням,
та водночас розрахувався карткою для придбання товарів на господарські
потреби, то в разі складання двох авансових звітів строки на їх подання
будуть різними.
|
3
|
Найменування податкового агента
|
Підзвітна особа
|
Указуються найменування юридичної особи чи самозайнятої особи, яка
надавала грошові кошти під звіт. Зазначаючи найменування, слід зважати на
загальні правила щодо формування назв.
Нагадаємо
Найменування юридичної особи складається з організаційно-правової форми
та назви. Наприклад: "Товариство з обмеженою відповідальністю "СОПІЛКА".
Можна також указувати скорочене найменування, якщо воно передбачено
установчими документами юридичної особи.
Детальніше щодо правил зазначення найменування юридичної особи читайте: Назва
підприємства, від імені якого складено документ як один з обов’язкових
реквізитів первинного документа).
У разі якщо податковим агентом є самозайнята особа, слід не лише повністю
вказати її прізвище, ім’я, по батькові, а й уточнити, ким саме є податковий
агент: фізичною особою - підприємцем чи особою, що провадить незалежну
професійну діяльність (адвокатом, приватним нотаріусом тощо).
|
4
|
Код за ЄДРПОУ
|
Підзвітна особа
|
Указується код ЄДРПОУ юридичної особи - податкового агента.
Якщо грошові кошти під звіт видавала самозайнята особа, то зазначається
її податковий номер (або серія та номер паспорта, якщо така самозайнята особа
відмовилася від ідентифікаційного номера).
Останнім часом трапляється, що контролери прискіпливо ставляться до
авансових звітів, у яких код ЄДРПОУ вказано в одній клітинці, а не кожна
цифра в окремій клітинці. Зазначимо, що такі вимоги перевіряючих є неправомірними.
Оскільки, відповідно до пункту 2.7 Положення про документальне
забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджено наказом Міністерства
фінансів України від 24.05.95 № 88, зареєстровано в Міністерстві
юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704 (надалі – Положення № 88), первинні документи складаються на
бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом
державної влади. При цьому допускається, що документування господарських
операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків,
які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або
спеціалізованих форм.
Тобто, вважаємо, що немає підстав визнавати документ таким, який
складений неправильно, якщо дотримано всіх обов’язкових реквізитів затвердженої
форми бланка, однак один із них трішки видозмінений, аніж на затвердженому
бланку. Головне, аби такий реквізит був. І код ЄДРПОУ вказується, а тому це
не порушує цілісності всієї інформації, яка має бути в такому звіті.
|
5
|
Відділ/Посада,
Цех/Професія
|
Підзвітна особа
|
Зазначаються місце роботи (відділ, цех) і посаду (професію) особи, якій
видали грошові кошти під звіт.
Відповідні графи слід затверджувати з урахуванням організаційної
структури підприємства. Водночас якщо остання не визначена, а також у разі,
якщо податковим агентом є самозайнята особа, вважаємо, не буде помилкою
зазначити лише посаду підзвітної особи
|
6
|
П.І.Б.
|
Підзвітна особа
|
Зазначаються повністю прізвище, ім’я та по батькові підзвітної особи
(відповідно до її паспортних даних).
|
7
|
Податковий номер
(серія і номер паспорту)
|
Підзвітна особа
|
Наводяться номер облікової картки підзвітної особи чи її серію та номер
паспорта, якщо така особа через свої релігійні переконання відмовилася від
прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків (має
відповідну відмітку в паспорті).
|
8
|
Призначення авансу
|
Підзвітна особа
|
Зазначаються, на які цілі видавалися грошові кошти під звіт. Формулювання
може бути довільним. Наприклад: "На відрядження", "На
господарські потреби", "На придбання канцтоварів" тощо.
|
9
|
Залишок попереднього авансу/
Перевитрата
|
Підзвітна особа
|
Вказується (за наявності) сума попереднього авансу (у гривнях із копійками),
не поверненого на дату складання авансового звіту, або не погашену станом на
таку дату суму перевитрати, про яку вже було відзвітовано.
Якщо немає ані залишку попереднього авансу, ані перевитрат, то ці графи
прокреслюються.
|
10
|
Одержано
(від кого, номер
і дата)
|
Підзвітна особа
|
Зазначаються сума отриманого авансу та спосіб, яким такий аванс було
отримано (видано з каси, перераховано на особистий картковий рахунок або
знято за допомогою корпоративної платіжної картки).
Якщо грошові кошти видають із каси на підставі видаткового касового
ордера, то запис може бути таким: "Із каси за ВКО від 20.03.2018 №
45".
Якщо грошові кошти було перераховано на особистий картковий рахунок, то
слід зазначити - "З поточного рахунка" й указати дату й номер
платіжного доручення.
У разі ж якщо грошові кошти знято за допомогою корпоративної платіжної
картки, то необхідно зазначити - "З корпоративного рахунка", номер
рахунка та вказати дату й номер документа, що підтверджує факт зняття готівки
(квитанція/чек банкомата, касовий чек, який підтверджує купівлю товару
(отримання послуги), сліп тощо).
Звертаємо увагу. Передавання підзвітних коштів
одним працівником іншому забороняється. Наголошено на цьому і Чернівецьким
окружним адміністративним судом у постанові від 31.03.2015 року (справа №
824/274/15-а).
|
11
|
Сума
(грн, коп.)
|
Підзвітна особа
(інколи - за допомогою бухгалтера)
|
Якщо йдеться про видачу грошових коштів під звіт у гривнях, то
зазначається цифрою сума виданих грошових коштів у гривні з копійками.
Якщо під звіт видавалась іноземна валюта (наприклад, на відрядження за кордон),
то з форми звіту напрошується - складати авансові звіти все одно потрібно в
національної валюті - гривнях. Тобто всі витрати у валюті варто переводити в
гривню за офіційним курсом (крос-курсом) Національного банку України. А це
правильно зробить лише бухгалтер, зважаючи на правила пункту 5 П(С)БО 21.
Тому, перш ніж заповнювати цю графу, підзвітній особі слід звернутися до
бухгалтера за допомогою.
Водночас оскільки аванс видавався в іноземній валюті (та й підтвердні
документи містять суми понесених витрат у відрядженні в іноземній валюті),
цілком логічно буде у цій графі через дріб зазначати суму грошових коштів у
гривнях і в тій валюті, у якій видавалися грошові кошти під звіт.
Наприклад: 35107,80 грн/ 1286,00 дол. США
Якщо на відрядження за кордон видавалися грошові кошти в декількох
валютах (наприклад, у гривнях і євро), то сума виданих грошових коштів
відображається окремо за кожною валютою.
|
12
|
Усього отримано
|
Підзвітна особа
|
Зазначається загальна сума виданих грошових коштів під звіт.
Звертаємо увагу. Доволі цікава ситуація
складається, якщо підзвітній особі видають грошові кошти в декількох валютах
(наприклад, у гривнях, доларах США та в євро). За будь-якого випадку
загальний підсумок отриманих грошових коштів повинен відображатись у гривнях
(інвалюту перераховують за курсом НБУ на дату видачі грошових коштів).
Однак, як показати у загальному підсумку суму інвалюти? Як варіант, можна
записати таким чином:
65452,00 грн. (у тому числі 1000,00 дол. США та 500,00 євро).
Проте, зважаючи на те що чітких правил заповнення авансового звіту не
затверджено, указувати лише загальної суми отриманих грошових коштів у
гривнях (без уточнення "у тому числі") - не буде помилкою, оскільки
решта даних прописується на зворотному боці авансового звіту.
|
13
|
Витрачено
|
Підзвітна особа
|
Вказується фактично витрачена сума коштів на підставі підтвердних
документів. Ця сума повинна дорівнювати показнику з рядка "Усього"
зворотного боку авансового звіту.
|
14
|
Залишок
|
Підзвітна особа
|
Вказується сума авансу, яка лишилася невикористаною. Цю суму підзвітна
особа повинна повернути в касу (або на поточний рахунок особи, котра видавала
грошові кошти під звіт) у чітко встановлені строки.
Звертаємо увагу. Невикористаний залишок грошових коштів, виданих під звіт, працівник (фізична
особа) має повернути в касу чи зарахувати на банківський рахунок
підприємства, яке видало такі грошові кошти, до або під час подання
авансового звіту (підпункт 170.9.2 пункту 170.9 статті 170 ПКУ).
|
15
|
Перевитрата
|
Підзвітна особа
|
Зазначається сума фактичних витрат (підтверджених документально), яка перевищує
суму виданого авансу та підлягає компенсації.
|
16
|
Додаток документів
|
Підзвітна особа
|
Вказується кількість підтвердних документів, які підзвітна особа долучає
до авансового звіту.
|
17
|
Залишок унесений в сумі_
|
Бухгалтерія
|
Вказується сума залишку грошових коштів, яку підзвітна особа повернула, а
також спосіб їх повернення (на банківський рахунок або в касу) із зазначенням
реквізитів відповідного документа (платіжного доручення/касового ордера).
|
18
|
Перевитрата видана в сумі _
|
Бухгалтерія
|
Зазначається сума фактичних витрат (підтверджених документально), які
перевищують суму виданого авансу, що компенсуються підзвітній особі. А також
указують, на підставі якого документа було повернене такі грошові кошти
(касовий ордер/платіжне доручення з реквізитами).
|
19
|
Дата і підпис
|
Бухгалтерія
|
Ставляться дата повернення залишку (видачі, перевитрати) і підпис
бухгалтера.
Звертаємо увагу. Перевитрату бухгалтер може видати підзвітній особі лише після
затвердження авансового звіту.
|
20
|
Звіт затверджено в сумі
|
Керівник/
самозайнята особа
|
Вказується прописом сума фактично витрачених грошових коштів у
відрядженні, яка відображається в облікових регістрах.
Звертаємо увагу. Законодавство не встановлює строків для затвердження авансового звіту
керівником підприємства (самозайнятою особою). Проте такі строки можуть бути
передбачені положенням про відрядження та графіком документообігу.
|
21
|
Керівник (підпис)
|
Керівник/
самозайнята особа
|
Керівник підприємства (самозайнята особа) затверджує суму витрат за
авансовим звітом власним підписом.
Відсутність такого підпису може розглядатися як порушення пункту 2.4 Положення
№ 88. На цьому, зокрема, наголошує Полтавський окружний адміністративний суд
у постанові від 19.03.2009 року (справа № 2-а-10888/09).
|
22
|
Звіт перевірено
|
Бухгалтерія
|
Зазначається сума фактичних витрат у відрядженні після перевірки всіх
наданих підзвітною особою документів і вказаних на їх підставі сум в
авансовому звіті. Тобто бухгалтерія повинна затвердити ті суми витрат, які
підтверджені первинними документами.
Адже, власне, авансовий звіт без наявності підтверджуючих розрахункових
документів (як-от чеків, накладних тощо) не може бути свідченням використання
коштів для господарських потреб підприємства та правомірності використання
таких коштів (приміром, ухвала Вищого адміністративного суду України від
07.06.2012 року (справа № 2а-8371/08/2070).
Звертаємо увагу. Чинним до 05.01.2018 року Положенням
про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджено
постановою Правління Національного
банку України від 15.12.04 № 637, зареєстровано в Міністерстві юстиції
України 13 січня 2005 року за №
40/10320, передбачалося, що під час
перевірки контролюючими органами звітів про використання коштів для вирішення
господарських питань особлива увага приділяється дотриманню підзвітними
особами встановлених строків складання та подання до бухгалтерії відповідних
звітів, своєчасності повернення до каси підприємств залишку невикористаних
коштів (одночасно з відповідним звітом), наявності оригіналів підтвердних
документів, їх погашенню тощо.
І хоча чинне Положення про ведення касових операцій у національній валюті
в Україні, затверджено постановою Правління
Національного банку України від 29.12.17 № 148, аналогічної норми не
містить (а лиш у загальних моментах передбачає, що контролери перевіряють
дотримання установою/підприємством установленого порядку видачі готівки під
звіт та її використання відповідно до вимог нормативно-правових актів
України), логіка підказує, що на практиці особливо цікавити бухгалтерію під
час перевірки авансових звітів мають усе ті ж відомості.
Окрім того, під час перевірки правильності оформлення видачі готівки під
звіт як на відрядження, так і на інші потреби, установлюється достовірність
підтвердних документів, що додаються до звітів про використання коштів. Саме
про такий порядок перевірки зазначає Тернопільський окружний адміністративний суд у
постанові від 18.01.2016 року (справа № 819/3514/15).
|
23
|
Дата,
Бухгалтер__
|
Бухгалтерія
|
Зазначається дата перевірки авансового звіту й підпис працівника відповідної
служби підприємства, який його перевірив.
До речі, як і випадку із затвердженням авансового звіту керівником,
строки для перевірки авансового звіту бухгалтерією на нормативному рівні не
встановлені.
|
24
|
Дебет/Кредит
|
Бухгалтерія
|
Після перевірки авансового звіту бухгалтер зазначає рахунки бухгалтерського
обліку, на яких відображатимуться витрати, понесені у відрядженні за
авансовим звітом, і суму таких витрат. Наприклад: Дт 93 Кт 372 (3000,00 грн.).
|
25
|
Розписка
|
Бухгалтерія
|
Бухгалтер, який отримав авансовий звіт, заповнює розписку про те, що він
прийняв звіт для проведення перевірки (саме дата, указана в розписці,
вважається датою подання авансового звіту). Тут зазначаються: П.І.Б.
підзвітної особи, дата отримання авансового звіту, сума грошових коштів,
витрачена підзвітною особою, а також кількість оригіналів підтвердних
документів, які було долучено до авансового звіту.
Розписка скріплюється підписом бухгалтера, відрізається та видається
працівнику.
Розписка є для підзвітної особи документом, що підтверджує своєчасність
подання авансового звіту.
|
26
|
Розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені
кошти на відрядження чи під звіт
|
Бухгалтерія
|
За наявності надміру витрачених грошових коштів, не повернених підзвітною
особою в установлені строки (або не підтверджених документально чи підтверджених
неналежним документом), бухгалтер повинен після нарахування всіх виплат за
звітний місяць розрахувати й утримати ПДФО (18%) та військовий збір (1,5%).
Звертаємо увагу. Оскільки для військового збору не передбачено окремого поля, доведеться цю
інформацію вписувати в авансовий звіт додатково.
Водночас слід узяти до уваги: підвищуючий коефіцієнт, передбачений пунктом
164.5 статті 164 ПКУ, для розрахунку військового збору не застосовується
(підкатегорія 132.05 системи "ЗІР").
Розрахунок (унизу) підписує бухгалтер, що його складає. Також
зазначається дата складання розрахунку.
Окрім того, підзвітну особу потрібно ознайомити під підпис із таким
розрахунком. Про ознайомлення свідчать підпис підзвітної особи й дата
проставлення підпису.
|
Зворотній бік авансового звіту
|
|||
27
|
Дата документа
|
Підзвітна особа
|
Зазначається дата документа (розрахункового), що підтверджує факт оплати
підзвітною особою послуг.
|
28
|
Кому, за що і на підставі якого документа заплачено
|
Підзвітна особа
(інколи - за допомогою бухгалтера)
|
Указується така інформація:
- дані про контрагента, який виписав документ (назва особи);
- зміст операції (оплата проїзду, добові, оплата проживання в готелі
тощо);
- найменування та реквізити документа, на підставі якого здійснювалась
оплата (рахунок, транспортний квиток тощо).
Окрім того, якщо такі витрати були понесені в інвалюті, то доречно буде
звернутися за допомогою до бухгалтера та навести порядок перерахунку суми
витрат з інвалюти в гривні.
|
29
|
Сума
(грн., коп.)
|
Підзвітна особа
|
Як і у випадку заповнення графи "Сума", на лицьовому боці
авансового звіту в заповненні цього рядка є певні особливості. Так, якщо
витрати були понесені в гривні, то у цьому рядку зазначається сума понесених
витрат із підтвердного документа.
Якщо ж витрати були здійснені в інвалюті, то логічно буде тут через дріб
зазначити суму витрат в іноземній валюті (з розрахункового документа) та її
еквівалент у гривнях. Для цього потрібно детально прописати перерахунок
витрат з інвалюти в гривні, який ми рекомендували навести в попередній графі.
|
30
|
Дебет рахунку
|
Бухгалтерія
|
Указується дебет рахунка, на який слід віднести витрати, здійснені
підзвітною особою (Дт 23 (91, 92, 93, 94). Ці ж рахунки відображатимуться в
графі "Дебет/Кредит" під час заповнення на лицьовому боці
авансового звіту.
|
31
|
Усього
|
Підзвітна особа
|
Зазначається загальний підсумок фактичних витрат, здійснених підзвітною
особою у відрядженні. Ця сума повинна відповідати сумі грошових коштів,
указаній у графі "Витрачено" на лицьовому боці авансового звіту.
|
32
|
Підпис підзвітної особи/
Дата
|
Підзвітна особа
|
Своїм підписом підзвітна особа засвідчує правильність даних, унесених під
час заповнення авансового звіту, також указується дата складання авансового
звіту (зазначена на лицьовому боці авансового звіту поряд із номером).
Такий підпис є обов’язковим реквізитом авансового звіту.
|
Особливості
складання авансового звіту для закордонних відряджень
Нюанси заповнення авансового звіту про витрачання коштів для закордонних
відряджень полягають лише в тому, що, оскільки розрахунки в такому разі
проводяться у валюті (про що свідчать чеки, квитанції й інші розрахункові
документи), то й
суми в авансовому звіті повинні вказуватись у такій валюті, і
перерахунок у гривнях — зокрема, у графах «Одержано»,
«Витрачено», «Залишок», «Перевитрата», а також на зворотному боці Звіту.
Решта граф авансового звіту заповнюється аналогічно - як і в разі відряджень по
Україні. Тож наведена вище таблиця-підказка є універсальною, і в ній
описано основні моменти, які стосуються у тому числі і закордонних відряджень.
Разом з авансовим звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують
вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх
оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим розрахунком).
Під час заповнення авансового звіту про витрачання коштів на закордонне
відрядження беремо до уваги й такі особливості:
1. По
закінченню відрядження разом з іншими підтвердними документами працівник може
подати документ, що підтверджує обмін валюти, у якій видано аванс, на
національну валюту держави відрядження (наприклад, долари на шекелі для здійснення розрахунків в Ізраїлі).
Так, у цьому документі вказується курс валют, за яким такий обмін здійснювався.
А тому виникає логічне запитання: за
яким курсом відображати операцію в обліку - за курсом, зазначеним у документі
про обмін валюти, чи за курсом Національного банку України на дату затвердження
авансового звіту?
Для
бюджетних установ (організацій), - це Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон,
затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, зареєстровано в Міністерстві юстиції
України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції відповідного наказу від 17.03.11
№ 362, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 29 березня 2011 року за №
410/19148). Так, абзацом другим пункту 19 розділу ІІІ цієї Інструкції
зазначено, що у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в
якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок
витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється
виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що
встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про
використання коштів, наданих на відрядження.
Якщо ж такий документ є, то відображати обміняну суму доведеться за курсом
валюти, зазначеним у цьому документі.
Аналогічний порядок можна використати й для госпрозрахункових підприємств. Тобто якщо працівник, приміром,
в Ізраїлі обміняв долари на шекелі, то перерахунок таких грошових коштів
доречно буде провести за курсом на дату обміну, вказаним у документі, що
підтверджує такий обмін. А якщо такого документа немає, то - за крос-курсом на
день затвердження авансового звіту. Однак порядок перерахунку однієї валюти в
іншу краще теж зафіксувати в розділі положення про відрядження підприємства,
присвяченому закордонним відрядженням.
2. Якщо під час відрядження
витрачено декілька валют, то теоретично можливі два шляхи звітування:
- можна скласти
мультивалютний авансовий звіт, до якого одночасно вписати різні відрядні валюти
(валюту авансу та валюту країни відрядження);
- можна оформити
два авансових звіти: один - фіксуватиме витрати, наприклад, у доларах
США, другий - фіксуватиме витрати, приміром, у польських злотих.
Погоджуємося, це нестандартний варіант, але він не заборонений чинними
нормативно-правовими актами, хоча прямо й не передбачений. Тому якщо для когось
такий спосіб зручніший, можна сміливо ним послуговуватися.
Пам’ятайте: в авансовому звіті інвалютні відрядні витрати потрібно фіксувати у
відповідних валютах і дублювати в гривнях по відповідному курсу.
