Засвідчення службових
документів у міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої
влади, на підприємствах, в установах і організаціях, незалежно від форм
власності та господарювання здійснюється шляхом їх підписання та/або затвердження
посадовими особами відповідно до їхньої
компетенції, встановленої чинними
нормативно-правовими актами, розподілом між ними функціональних повноважень та
посадових обов'язків.Відповідно до пункту 53 Типової інструкції з
діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої
влади, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.18 № 55 у
разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я
якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її
обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична
посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому
виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не
допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну
похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом
(розпорядженням) до найменування посади додаються символи “В. о.”.
Єдині вимоги щодо створення управлінських документів
і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в
державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в
установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила
організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах,
органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях,
затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано
в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.
Пунктом 10 глави 7 розділу II 10 цих Правил
визначено, що у разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище,
ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує
особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково
зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка
підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним
способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час
підписання документа ставити прийменник “За“ чи правобічну похилу риску перед
назвою посади.
Додавання до
назви посади керівника установи або самостійного структурного підрозділу слів “Виконуючий
обов’язки“ або “В.о.“ здійснюється на підставі розпорядчого документа.
З наведеного випливає, що за тимчасової відсутності посадової
особи, яка має право першого підпису:
- в міністерствах, інших центральних та місцевих
органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях,
незалежно від форм власності та господарювання обов’язково має бути видано наказ
(розпорядження) про покладання його функціональних повноважень на іншу посадову
особу;
- на підставі цього розпорядчого акта в проектах службових
документах перед назвою посади відразу друкувати слова “Виконуючий обов’язки“
або “В.о.“ та зазначати власне ім’я і прізвище особи, яка буде підписувати
документ, щоб не вносити виправлення рукописним способом.
При цьому слід зазначити, що розпорядчий акт про
покладання функціональних повноважень на іншу посадову особу обов’язково має
бути доведений усім керівникам структурних підрозділів до відома.
Читайте:
Суб’єктами господарювання, як приклад, можливо використати розпорядчі акти державних органів, наприклад:
- розподіл функціональних обов'язків та повноважень
між Міністром з питань житлово-комунального господарства України, його першим заступником та
заступниками, затверджено наказом Мінжитлокомунгоспу від 19.07.10 N 238, до якого додано Схему взаємозаміщення першого заступника та
заступників Міністра у разі їх відсутності.
- наказ Національної комісії, що здійснює державне
регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг від 06.06.2018 №
17 "Про розподіл функціональних обов’язків" (у редакції наказу від 02.07.20 №
21), яким затверджено Порядок взаємозаміщення членів НКРЕКП та керівника
апарату.
- розпорядження голови облдержадміністрації від 28.12.19
№ 1090 щодо здійснення повноважень у
разі відсутності першого заступника голови та заступників голови Рівненської
облдержадміністрації.
