У діяльності українських і
міжнародних компаній електронний документообіг уже тривалий час відіграє чи не
найважливішу роль в організації ефективного управління та налагодження
автономної і повноцінної діяльності компанії в нинішніх реаліях. Сучасні системи,
що дають змогу створювати, підписувати та обмінюватися електронними документами, а також електронні системи, що дають змогу проходити процедури
електронної ідентифікації, покликані значно спростити щоденну діяльність
бізнесу. Порядок функціонування таких електронних систем та їх використання
врегульовано національним законодавством, яким установлено правила й умови щодо
їх використання, тому застосувати ці механізми не завжди можливо без
"складних" для бізнесу механізмів, для скасування яких вони й покликані.Нижче окреслено деякі ситуації, у
яких застосування інноваційних електронних систем не завжди усуває будь-які
складнощі та яких бізнесу у своїй діяльності навряд чи вдасться уникнути.
Для цілей обміну електронними
документами з контролюючими органами чи іншими адміністративними установами,
зокрема банками, національне законодавство встановлює належним застосування
саме засобів кваліфікованого електронного підпису фізичної особи та відповідно
кваліфікованої електронної печатки. Законом України від 22.05.03 № 851 "Про електронні документи та електронний документообіг" встановлено, що створення електронного документа завершується накладенням електронного підпису. У сфері певних правовідносин і для підписання певних документів національне законодавство вимагає проставлення на документі саме кваліфікованого електронного підпису та печатки, оскільки саме ключ із цим рівнем захисту має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та володіє презумпцією відповідності власноручному підпису.
Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджено
наказом Міністерства фінансів України від 06.06.17 № 557, зареєстровано в
Міністерстві юстиції України 03 серпня 2017 року за № 959/30827 (у редакції відповідного
наказу від 01.06.20 № 261), установлено загальні вимоги до електронного
документообігу, відповідно до яких для обміну з контролюючими органами на
створений електронний документ має бути накладено кваліфікований електронний
підпис.
Безумовно, для отримання цього
ключа особа може звернутися до будь-якого кваліфікованого надавача електронних
довірчих послуг, перелік яких опубліковано (і постійно оновлюють) на веб-сайті Міністерства цифрової
трансформації України. Як визначено в Законі України від 05.10.17 № 2155 "Про електронні довірчі послуги", формування та видача кваліфікованого сертифіката відкритого ключа відбуваються лише після ідентифікації фізичної особи, зокрема й представника юридичної особи, яку може бути здійснено за умови її присутності.
Отже, очевидно, що задля того,
щоб компанія могла використовувати засоби електронної ідентифікації для ведення
документообігу з державними органами та контрагентами, необхідно дотримуватися
певних правил і вимог. Звичайно, актуальним це питання стає в разі виникнення
будь-яких змін у даних про компанію, у зв'язку з якими є необхідність створити
нові сертифікати ключів, зокрема в разі зміни керівника компанії, членів
виконавчого органу чи інших відповідальних осіб компанії.
Так, законодавчо встановлена
процедура видачі сертифікатів ключів належного рівня захисту покликана
забезпечити з боку держави достатній рівень захисту та гарантій достовірності
ідентифікаційних даних осіб і їх подальшого безпечного використання в роботі
систем електронної ідентифікації. Однак у процесі діяльності компанії можуть
виникати труднощі з оформленням кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів
(кваліфікованих електронних ключів) належного рівня захисту, що може призвести
до ризику неподання чи несвоєчасного подання компанією обов'язкової звітності. Особливо
актуальним питання створення нового кваліфікованого електронного підпису стає в
разі неможливості бути присутнім під час такого оформлення, наприклад, через
упровадження заборон на вільне пересування, перетин кордону чи будь-яких інших
урядових заборон, зокрема у зв'язку із запровадженням в Україні та в багатьох
інших державах світу карантинних обмежень для запобігання поширенню COVID-19.
Тож для того, щоб запобігти
будь-яким порушенням законодавства з боку підприємства, на практиці можливо
застосувати відповідні правові механізми. Зокрема, пропонуємо звернути увагу на
такі механізми, що, на наше переконання, є найбільш дієвими та поширеними.
Опція 1. Призначення
від імені компанії особи-підписанта обов'язкової звітності
У цьому випадку йде мова саме про
підписання від імені керівника компанії обов'язкової податкової, статистичної
та фінансової звітності, підписання яких уповноваженою особою дозволено /
передбачено національним законодавством через неможливість видати електронний
підпис безпосередньо на керівника компанії.
Згідно з Податковим кодексом України та Законом України від 16.07.99 № 996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" податкову декларацію має підписати керівник платника податків або уповноважена особа, а також особа, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу, а фінансову звітність – бухгалтер або власник підприємства чи уповноважена особа у визначеному законодавством порядку та бухгалтер або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Для належного документального
оформлення надання такого права потрібно:
- насамперед пересвідчитись, що у
статуті / іншому установчому документі компанії передбачено повноваження
керівника передоручати надані йому повноваження третім особам;
- ухвалити рішення вищого органу
управління (загальних зборів учасників) компанії про надання повноважень
відповідній особі. Рекомендовано прописати якомога детальніше повноваження
особи щодо підписання та подання відповідної обов'язкової звітності;
- унести до Єдиного державного
реєстру запис про державну реєстрацію особи, яка має право вчиняти від імені
компанії правочини без довіреності, де знову ж таки детально вказати її
повноваження;
- оформити видачу кваліфікованого
електронного підпису для вказаної особи. У цьому разі уповноваженою особою як
підписантом від імені керівника компанії може бути призначено будь-яку особу,
яка не обов'язково повинна бути працевлаштована в компанії.
Опція 2. Призначення
тимчасового виконувача обов'язків (т.в.о.) керівника компанії
Закон України від 06.02.18 № 2275 "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю" передбачає можливість тимчасового
відсторонення від виконання своїх повноважень одноосібного виконавчого органу
чи голови колегіального виконавчого органу лише через обрання тимчасових
виконувачів їхніх обов'язків. Таке відсторонення можливе, зокрема, у разі
відпустки, хвороби, тривалої відсутності керівника тощо. Тимчасовий виконувач
обов'язків (т. в. о.) керівника має всі права та виконує всі обов'язки керівника,
а інші органи управління, працівники та треті особи мають щодо тимчасового
виконувача обов'язків керівника всі права та виконують щодо нього всі обов'язки
згідно із чинним законодавством.
Призначення тимчасового виконуючого обов'язків керівника можна оформити за допомогою видачі наказу керівника про
призначення тимчасового виконувача обов'язків, де, зокрема, варто визначити, чи
продовжує ця особа виконувати свої попередні обов'язки та, якщо так,
передбачити належні працівнику в такому разі компенсації згідно із
законодавством про працю.
Однією зі сфер бізнес-діяльності, де на цей час сучасні електронні інструменти перебувають лише на стадії впровадження, є сфера відносин між клієнтом і банком, а саме на етапі відкриття рахунку. Інструкцією про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків та кореспондентських рахунків банків – резидентів і нерезидентів, затверджено Правлінням Національного банку України від 12.11.03 № 492, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 грудня 2003 року за № 1172/8493 (у редакції відповідної постанови від 01.04.19 № 56), визначено, що банк може відкрити рахунок клієнту лише після проведення його ідентифікації та верифікації, щодо керівника та\або інших осіб – розпорядників за рахунком. Ідентифікацію та верифікацію банк здійснює відповідно до положень законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом.
Так, після набуття чинності 28.04.2020 новим профільним Законом у сфері запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, – від 06.12.19 № 361 "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" (надалі – Закон) – запроваджено систему прогресивних засобів, розроблених з урахуванням досвіду європейських країн, які дають змогу банку дистанційно здійснювати процедури ідентифікації та верифікації клієнтів, зокрема й за допомогою відеозв'язку.
Нормами Положення про здійснення банками фінансового моніторингу, затверджено постановою Правління Національного банку України від 19.05.20 № 65, встановлено такі способи верифікації ідентифікаційних даних клієнта: пред'явлення оригіналів документів власником за його особистої (фізичної) присутності у приміщенні банку; і пред'явлення оригіналів під час верифікації в режимі відеотрансляції з дотриманням обов'язкових вимог щодо порядку її проведення.
Додатково Закон передбачає такий інструмент дистанційної верифікації ідентифікаційних
документів, що допомагає значно спростити наявні на сьогодні процедури, як
отримання даних за допомогою засобів системи BankID НБУ з накладенням
кваліфікованого електронного підпису особи – власника ідентифікаційних
документів на копію таких документів. За використання наведеного вище способу
не підлягають застосуванню обмеження щодо планованого розміру операцій клієнта
за рахунком.
Крім того, передбачено можливість
використання будь-якого із перелічених нижче способів, які є дещо простішими у
використанні, а саме:
1) отримання копії
ідентифікаційного документа, засвідченої КЕП власника ідентифікаційного
документа;
2) отримання через систему BankID
НБУ ідентифікаційних даних;
3) платіж на окремий рахунок
банку з особистого рахунку клієнта та інші.
До наведених способів верифікації
документа передбачено ліміти, наприклад ліміти на суми операцій за всіма
рахунках клієнта банку.
На цей час банки досі вдаються
лише до одного способу верифікації ідентифікаційних документів – їх
пред'явлення за особистої присутності власників цих документів у приміщенні
банку. Очевидно, упровадження перелічених вище способів на сьогодні потребує
ґрунтовної розробки необхідних для цього технологічних елементів.
ЮРИСТ&ЗАКОН, № 04, Січень
2021
Читайте:
