Що є первинним
документом
Відповідно до абзацу
одинадцятого статті 1 Закону України від 16.07.99 № 996 "Про
бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (надалі - Закон про бухоблік) первинний
документ - документ, який містить відомості про господарську операцію.
Абзацом першим
пункту 2.1 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у
бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 № 88,
зареєстровано в Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704 (надалі – Положення № 88), визначено, що
первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі,
які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та
дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Хто відповідає
за зберігання
Відповідно до
частини третьої статті 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію
бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх
господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених
документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку, але не менше трьох років, несе уповноважений
орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник
відповідно до законодавства та установчих документів.
Зберігання
первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були
підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності,
оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства,
установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства (пункт
6.7 глави 6 Положення № 88).
Визначення строків
зберігання
Відповідно до пункту
6.6 глави 6 Положення № 88 строк
зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої
звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з
нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів,
затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування
державної політики у сфері архівної справи і діловодства.
Перелік типових
документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів
місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій (надалі – підприємство), із зазначенням
строків зберігання документів, затверджено наказом Міністерства юстиції України
від 12.04.12 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня
2012 року за № 571/20884 (надалі –
Перелік № 578/5).
Строки
зберігання типових документів, затверджених указаним вище наказом,
є мінімальними. Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід
зберігати не менше трьох років -
за умови, що контролюючі органи завершили їх перевірку,
та п’яти років - у разі
якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції. За рішенням
експертної комісії підприємства ці строки може бути продовжено.
Строки
зберігання завжди обчислюються з 01 січня року, що настає
за роком закінчення справи. Наприклад, відлік строку зберігання
документів, завершених діловодством у 2021 році, починається
з 01.01.2022 року. Якщо строк зберігання такого документа становить
три роки, то він закінчується 01.01.2025 року.
Якщо документи
втрачено
Відповідно до абзацу
першого пункту 6.10 глави 6 Положення № 88 у разі пропажі або знищення
первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства письмово
повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для
встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі
або знищення.
Пунктом. 1
частини другої статті 60 Кримінального процесуального кодексу України
заявник має право отримати від органу, до якого він подав заяву, документ, що
підтверджує її прийняття і реєстрацію.
Абзацами другім і третім пункту 6.10 глави 6 Положення
№ 88 визначено:
- для участі в
роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного
пожежного нагляду;
- результати
роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства.
Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство,
а також територіальному органу центрального органу виконавчої влади, який
реалізує державну податкову політику, державну політику у сфері державної
митної справи, державну політику з адміністрування єдиного внеску на
загальнообов’язкове державне соціальне страхування, державну політику у сфері
боротьби з правопорушеннями під час застосування податкового, митного
законодавства, а також законодавства з питань сплати єдиного внеску, -
підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний строк.
Звертаємо увагу, що відповідно до пункту 44.5 статті
44 Податкового кодексу України (надалі –
ПКУ) у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних
документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших
документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких
передбачено законодавством, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з
дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до
законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої
втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за
місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової
звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної
митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або
дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.
Платник
податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів
з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
У разі надання
платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим цього
підпункту, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків
у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків
документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених
статтею 200 цього Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання
документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк
не більше ніж 120 днів.
Де зберігати документи
Наявність
установлених строків зберігання документів передбачає створення підприємством
необхідних для цього умов. Так, відповідно до пунктів 6.1-6.5 глави 6 Положення
№ 88:
- первинні
документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша
звітність підлягають обов'язковій передачі до архіву;
- первинні
документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша
звітність до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в
бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під
відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером;
- бланки
суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних
приміщеннях, що забезпечують їх схоронність;
- первинні
документи, облікові регістри та бухгалтерська та інша звітність, створені у
формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях
інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та
протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для
відповідних документів на папері;
- первинні
документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до
відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку,
нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.
Єдині вимоги
щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а
також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм
власності, встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання
документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на
підприємствах, в установах і організаціях, затверджено наказом Міністерства юстиції
України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22
червня 2015 року за № 736/27181 (надалі –
Правила № 1000/5).
Ці Правила є
нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами/
Водночас, абзацом четвертим пункту 3 розділу І Правил № 1000/5 передбачено, що вимоги стосовно роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання.
Правилами № 1000/5 установлено, що документи з моменту створення чи надходження
і до передавання на зберігання до архіву зберігаються
за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних
підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої
експертизи їх цінності забороняється. Для проведення експертизи документів
утворюються постійно діючі експертні комісії. Експертиза цінності документів
проводиться щороку.
Пунктом 3 постанови
Кабінету Міністрів України від 08.08.07 № 1004 "Про проведення
експертизи цінності документів" установлено, що експертиза цінності
документів проводиться експертними та експертно-перевірними комісіями за участю власника документів або уповноваженої
ним особи.
Пунктом 2.13
Переліку № 578/5 також установлено, що знищувати документи без
попереднього проведення експертизи їхньої цінності забороняється.
Обов’язок
зберігання первинних документів визначено також пунктом 44.1 статті 44 ПКУ.
Так, для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів,
витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування
та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів
бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з
обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено
законодавством.
Слід зауважити,
що платникам податків забороняється формування показників податкової звітності,
митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені
вище.
Строки зберігання
Для первинних
документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших
документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення
яких передбачено законодавством (пункт 44.1 статті 44), діють строки
зберігання, передбачені пунктами 44.3 і 44.4 статті 44 ПКУ.
Відповідно до пункту
44.3 статті 44 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання
документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних
із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на
контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів - для
документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за
трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього кодексу) з
дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені
документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим кодексом граничного
терміну подання такої звітності, та документів, пов’язаних з виконанням вимог
іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі
органи, - не менш як 1095 днів з дня
здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних
документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
У разі
ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за
період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів - для
документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за
трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу), що
передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством
порядку передаються до архіву.
Передбачені цим
пунктом строки зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку
строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього ПКУ.
Пунктом 44.4 статті
44 ПКУ передбачено, якщо документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті,
пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного
оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або
судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки
та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень
та/або вирішення справи судом, але не менше строків, визначених вище.
Відокремлені підрозділи,
які визначені платником окремого податку, повинні вести облік з такого податку
за правилами, встановленими цим кодексом (пункт 44.8 статті 44 ПКУ).
Відповідальність
Відповідно до
пункту 121.1 статті 121 ПКУ незабезпечення платником податків зберігання
первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та
статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків
та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання
та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів
(крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій
при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом, - тягнуть
за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Ті самі дії,
вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке
саме порушення, - штраф в розмірі 2040 гривень.
Крім того, слід
урахувати, що пунктом 44.6 статті 44 ПКУ визначено, якщо до закінчення
перевірки або у строки, визначені в пункті 86.7 статті 86 цього кодексу платник
податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять
перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків
виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що
підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій
звітності, вважається, що такі документи
були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності.
Зазначене
з урахуванням вимог абзацу третього пункту 44.1 статті 44 ПКУ
щодо заборони формування показників податкової звітності, митних декларацій
на підставі даних, не підтверджених первинними та іншими
документами, передбаченими цим пунктом, може свідчити про неправомірне
визначення таким платником об’єктів оподаткування або інших показників
податкової звітності, про несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог
іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено
на контролюючі органи, що впливає на висновки такої перевірки.тут
