Облік використання робочого часу
здійснюється за кожну зміну в табелі, який відкривається щомісячно на працівників
цеху, відділу, дільниці тощо. Для цього кожному працівникові присвоюється
табельний номер, який наводиться в усіх документах з обліку праці та її оплати.
Крім того, обліковувати робочий час можна методом суцільної реєстрації
(відмічаються всі прибулі, ті, що запізнилися, і так далі) або шляхом
реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень тощо).
Табелі обліку використання
робочого часу та розрахунку заробітної плати застосовуються для обліковування
використання робочого часу всіх категорій працівників, для контролю за
дотриманням останніми встановленого режиму робочого часу, для отримання даних
про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання
статистичної звітності з праці.
|
ПОЛОЖЕННЯ
про табельний облік
використання робочого часу
Товариства з обмеженою
відповідальністю "Розмай"
1. Загальні положення
1.1. Положення
про табельний облік використання робочого часу (надалі - Положення) Товариства з обмеженою відповідальністю "Розмай"
вводиться з метою систематизації процесу збору та обробки інформації про
витрати та облік робочого часу працівниками підприємства.
1.2. У всіх
структурних підрозділах вводиться така система ведення обліку використання робочого
часу:
1.2.1. Для головного
офісу та відділів, що працюють тільки в денний час, Табель обліку використання
робочого часу (надалі – Табель)
ведеться, виходячи з п’ятиденного робочого тижня (стаття 52 Кодексу законів про працю України – надалі - КЗпП).
1.2.2. Для
відділів із цілодобовим режимом роботи Табель ведеться з урахуванням режиму
підсумованого обліку робочого часу (стаття 61 КЗпП).
1.2.3. Обліковий
період для підсумованого обліку робочого часу по підприємству становить шість
календарних місяців.
1.2.4. Тривалість
робочого часу визначається керівником відділу кадрів у формі графіків
змінності на підставі рекомендацій Міністерства розвитку економіки, торгівлі
та сільського господарства України щодо розрахунку норми тривалості робочого
часу на відповідний рік не пізніше ніж за місяць до початку його дії та
доводиться до відома керівників відділів із цілодобовим режимом роботи.
1.3. Для ведення
табельного обліку використання робочого часу керівники структурних
підрозділів призначають відповідальну особу на підставі розпорядчого акта
керівника.
1.4.
Відповідальна особа зобов’язана вести облік фактично відпрацьованого часу
кожним працівником підрозділу. Включення працівника до Табеля та виключення з
нього здійснюється на підставі первинних документів з обліку кадрів (наказ,
трудовий договір). Кожному працівнику присвоюється табельний номер, який
проставляється в усіх документах з обліку праці та заробітної плати (найчастіше береться номер особової справи
працівника) й зберігається за працівником у разі переміщення. У разі
звільнення працівника його табельний номер не присвоюється іншому працівнику
протягом двох років.
1.5. Особи,
відповідальні за табельний облік підрозділу, зобов’язані повідомляти
інспектора з кадрів, відповідального за ведення табельного обліку на
підприємстві, про відсутність на роботі працівників у зв’язку з хворобою або
іншою причиною на момент заповнення Табеля.
1.6. Для виконання
обов’язків з обліку робочого часу та ведення Табеля відповідальний інспектор
з кадрів:
- веде облік
штатного складу працівників підрозділу;
- на підставі
наказів із кадрових питань (з особових справ) вносить до Табеля відмітки,
пов’язані з прийняттям на роботу, звільненням, переведенням, наданням
відпусток працівникам тощо;
- контролює
своєчасність появи на роботу та звільнення з роботи, присутність на робочому
місці працівників за допомогою використання журналу обліку робочого часу (зі
своєчасним повідомленням керівника підрозділу та інспектора з кадрів про
нез’явлення, запізнення працівників і причини, що призвели до цього);
- контролює
своєчасність надання та правильність оформлення документів, що підтверджують
поважність причин відсутності працівників на робочому місці.
1.7. Якщо
відповідальна особа не може тимчасово виконувати обов’язки з ведення
табельного обліку, керівник підрозділу подає керівнику доповідну записку про
призначення іншого відповідального виконавця на цей період. На підставі записки
видається наказ.
1.8. Усі
працівники, до обов’язків яких входить ведення табельного обліку, в
обов’язковому порядку ознайомлюються з цим Положенням під підпис. 2. Правила заповнення
табеля та журналу обліку використання робочого часу:
2.1. Табель обліку
використання робочого часу ведеться в електронному та паперовому вигляді.
2.2. Електронний
варіант Табеля вводиться в базу даних програми 1С інспектором з кадрів,
відповідальним за табельний облік, з дотриманням таких вимог:
- у Табелі обліку
використання робочого часу данні розбиваються за днями;
- усі види робочого часу (загальний
відпрацьований час, нічні та понаднормові години, вихідні та святкові
(неробочі) дні) вказуються в загальному Табелі для кожного підрозділу;
- найменування
підрозділу вказується у верхній частині Табеля;
- у верхньому
правому куті форми № П-5 "Дата заповнення" Табеля вказується 15
число місяця, якщо табель заповнюється для нарахування авансу, та останнє
число звітного місяця для нарахування заробітної плати.
2.3. Для точного
заповнення Табеля ведеться журнал обліку використання робочого часу, в якому
зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові працівника, його посада, дата і час
прибуття/відбуття з роботи, вихід на перерви (до 20 хвилин) і час повернення
з них, причина відсутності на робочому місці, підпис працівника, коментарі
безпосереднього керівника.
Дані із журналу
обліку використання робочого часу мають застосовуватися під час заповнення Табеля.
2.4. Працівники,
відповідальні за табельний облік у структурних підрозділах, які працюють у
п’ятиденному робочому режимі, заповнюють електронний табель у програмі 1С,
друкують його на аркуші формату А4 і передають його до відділу кадрів для
звірки. Після внесення в Табель інспектором з кадрів усіх коректив (за
наявності помилок), відповідальна особа підрозділу вносить зміни до
електронного Табеля в 1С, друкує його та підписує разом з керівником
підрозділу із зазначенням дати заповнення. Підписаний Табель передається до
відділу кадрів для підпису інспектором з кадрів, відповідальним за табельний
облік, та до бухгалтерії для нарахування виплат і подальшого зберігання.
2.5. Інспектор з
кадрів, відповідальний за табельний облік, залишає у відділі кадрів копії Табеля,
а його оригінал подає до бухгалтерії під підпис.
2.6. Працівники,
відповідальні за табельний облік у структурних підрозділах, які працюють у
режимі підсумованого обліку, виконують свої обов’язки в такому порядку:
2.6.1. На
підставі графіків змінності складають поіменні графіки із зазначеними
прізвищами працівників, які працюють у режимі підсумованого обліку. Строк
виконання - тиждень із дати отримання базових графіків змінності.
2.6.2. Під час
виконання пункту 2.6.1 цього Положення важливо враховувати, що тривалість
перерви в роботі між змінами має бути не меншою подвійної тривалості часу
роботи у попередній зміні (включаючи і час перерви для відпочинку і
харчування). Призначення працівника на роботу протягом двох змін підряд
забороняється (стаття 59 КЗпП).
2.6.3. Під час
заповнення Табеля обліку використання робочого часу застосовувати дані про
відпрацьовані години із графіків змінності.
2.7. Табель
підписують відповідальна особа, безпосередній керівник підрозділу та
працівник відділу кадрів. Зазначається найменування посади, прізвище, ім’я,
по батькові, особистий підпис і дата.
2.8. До змісту
табеля висуваються такі вимоги:
- назви посад
працівників вносяться до Табеля відповідно до штатного розпису;
- якщо фактичне
місце роботи працівника територіально розташоване в іншому підрозділі, запис
у табелі виконується відповідальним за ведення табеля цього відокремленого підрозділу,
у штаті якого зазначений цей працівник, але за поданням безпосереднього
керівника. У цьому разі керівник своїм підписом (із зазначенням дати)
засвідчує правильність заповнення Табеля на своїх підлеглих;
- якщо працівник
був переведений на нову посаду до іншого підрозділу протягом календарного
місяця, то на нього в попередньому підрозділі оформлюється окремий Табель за
відпрацьований час, який подається одночасно з наказом про переведення. У Табелі
проставляються години роботи в цьому підрозділі до останнього робочого дня
включно, а далі з дати переведення проставляється відмітка "х". У
підсумковий Табель за поточний місяць підрозділу такий працівник не
включається. В новому підрозділі Табель оформляється із дня фактичного
переведення, але після оформлення наказу;
- у разі
звільнення працівника в Табелі проставляються години роботи до останнього
робочого дня включно, а після дня звільнення проставляється відмітка "х".
Для своєчасного нарахування заробітної плати в останній день роботи
заповнений Табель передається до бухгалтерії до 12:00 цього дня. У
підсумковий Табель поточного місяця підрозділу цей працівник не включається;
- працівники, які
перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного
віку та без збереження заробітної плати, якщо дитина потребує домашнього
догляду тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до
досягнення дитиною шестирічного віку, до Табеля включаються;
- список
працівників у Табелі складається відповідно до структури в ієрархічному
порядку;
- прізвище, ім’я,
по батькові працівника записуються в Табелі повністю. У разі зміни прізвища,
імені, по батькові нові дані вносяться в Табель лише після видання наказу про
зміну персональних даних на підставі документа, що засвідчує цю зміну;
- у Табелі
записується тривалість фактично відпрацьованого часу в кожну клітинку, що
відповідає числу місяця. Якщо дні не відпрацьовані, ставиться умовна
позначка, що відповідає причині;
- у графі "Кількість
відпрацьованих годин" указується загальна кількість годин,
відпрацьованих працівником у першу половину місяця (для авансу) або за весь
місяць (для нарахування заробітної плати). У верхньому рядку зазначається
кількість днів і годин, відпрацьованих працівником з 01 по 15 число місяця
включно. У нижньому рядку вказується кількість днів і годин, відпрацьованих
працівником з 16 до останнього числа місяця включно;
- у випадках,
передбачених законодавством, у разі виконання роботи понад норму або в разі
необхідності організації роботи у вихідний (святковий/неробочий) день
видається наказ. У цьому разі в Табелі проставляється час, відпрацьований
згідно з наказом та документом, що підтверджує фактичну кількість годин.
Після підписання копія наказу надсилається до підрозділу не пізніше ніж за
робочий день до дня, зазначеного в наказі;
- звітним
періодом для обліку використання робочого часу за п’ятиденного режиму роботи
в Табелі встановлюється календарний місяць (з першого до останнього числа
включно);
- звітним
періодом для обліку використання робочого часу за підсумованого обліку
встановлюються шість календарних місяців (із першого по останнє число включно
кожні півроку);
- щорічні
відпустки та соціальні додаткові відпустки працівникам, які мають дітей (стаття
19 Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки"),
проставляються на всі календарні дні (робочі та вихідні) за винятком
святкових і неробочих днів, визначених статтею 73 КЗпП;
- періоди
тимчасової непрацездатності проставляються в Табелі відповідно до листків
непрацездатності за календарні дні;
- заробітна плата
працівникам підприємства нараховується бухгалтерією на підставі Табелів
обліку використання робочого часу;
- дані про
витрати робочого часу, що вносяться до електронного Табеля програми 1С, мають
відповідати даним Табелів на паперовому носії;
- у Табелі
виправлення не допускаються. 3.1. Працівники
підрозділів, відповідальні за табельний облік, вносять дані про фактичне
використання робочого часу в Табель і надають його до відділу кадрів не
пізніше 14 та 29 числа звітного місяця.
3.2. Про зміни
даних Табеля особи, відповідальні за табельний облік, повідомляють інспектора
з кадрів не пізніше 15-го й останнього числа кожного місяця до 14:00,
дотримуючись правила, вказаного у пункті 2.4 цього Положення.
3.3. Згідно з пунктом
2.5 цього Положення інспектор з кадрів передає до бухгалтерії чистовий
варіант Табеля без виправлень не пізніше 15-го й останнього числа кожного
місяця до 18:00. 4. Правила корегування
Табеля
Корегування в Табелі
виконується з метою перерахунку виплачених сум у таких випадках.
4.1. Працівник із
запізненням повідомив про відкриття листка непрацездатності, який не був
відмічений у Табелі.
4.2. Працівник
або його безпосередній керівник повідомив інспектору з кадрів про хворобу та
про те, що листок непрацездатності буде надано після здавання Табеля й
виплати заробітної плати.
4.3.
Працівник-донор здав кров і приніс довідку, що підтверджує здавання крові, а
цей факт не було внесено до Табеля.
4.4. Щорічна
відпустка працівника тривала до кінця місяця, а під час відпустки він
захворів. У цьому випадку відпустка переноситься на кількість календарних
днів, що дорівнює кількості календарних днів хвороби, підтвердженої листком
непрацездатності.
4.5. Працівник
був звільнений, але за рішенням суду поновлений на роботі.
4.6. Працівник
був залучений до роботи у вихідний (святковий/неробочий) день, але з наданням
іншого дня відпочинку за таку роботу визначився після подання Табеля до
бухгалтерії.
4.7. Працівник
затримався у відрядженні або повернувся з нього раніше, про що не зазначено в
Табелі.
А також в інших
форс-мажорних ситуаціях, таких як встановлення неповного робочого часу,
надання відпустки без збереження заробітної плати, виклик до суду або призов у
зв’язку з мобілізацією, відсторонення від роботи тощо, коли відповідальні за
ведення Табеля особи не мають повної інформації, або у перехідні періоди.
У випадках,
зазначених у пунктах 4.1 і 4.2 цього Положення, у ці робочі дні в табелі
ставиться відмітка "НЗ" - нез’явлення з нез’ясованих причин.
У випадках,
вказаних у пунктах 4.3, 4.4 та 4.6, 4.7, інспектор з кадрів на підставі
підтвердних документів вносить корективи до Табеля з відмітками годин роботи
працівника, виправляючи їх на належні умовні позначення.
У разі
незаконного звільнення працівника після видання наказу про скасування
попереднього наказу про звільнення та поновлення працівника, внесення запису
до трудової книжки (на вимогу працівника) інспектор з кадрів оформлює окремі Табелі
цього працівника з дати скасованого звільнення.
Час вимушеного
прогулу в разі визнання звільнення незаконним позначається в Табелі відміткою
"І" (інші причини неявок). До Табеля, в якому було вказано, що
працівника звільнено, слід наказом внести зміни із формулюванням: "Звільнення
(прізвище, ім’я, по батькові, посада працівника) вважати недійсним на
підставі рішення суду".
Після надання
документів, що підтверджують поважну причину відсутності працівника на
роботі, інспектор з кадрів вносить корективи в Табель, друкує чистовий
варіант і з необхідними підписами здає його до бухгалтерії.
Неправильно
заповнений Табель вилучається і зберігається окремо або просто знищується за
рішенням начальника відділу кадрів. 5.1. Особи,
відповідальні за ведення табельного обліку використання робочого часу у
структурних підрозділах, несуть відповідальність за правдивість інформації в Табелях
і своєчасність їх надання до відділу кадрів.
5.2. Інспектор з
кадрів, відповідальний за табельний облік використання робочого часу на
підприємстві, несе відповідальність за точність і правдивість змісту Табелів,
а також за строки їх надання до бухгалтерії підприємства.
5.3. Зміни до
цього Положення вносяться на підставі наказу керівника підприємства за поданням
керівника відділу кадрів у порядку його затвердження.
Директор Карпенко Олексій КАРПЕНКО |
