Службові відрядження: початок, добові, аванс, звіт

Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції відповідного наказу 17.03.11 № 362) (надалі - Інструкція № 59) службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Інструкція № 59 визначає порядок направлення у відрядження та відшкодування витрат, понесених у зв’язку з таким відрядженням, виключно для державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями (надалі - підприємство), які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. 

При застосуванні госпрозрахунковими суб'єктами господарювання, для направлення у відрядження та відшкодування витрат, понесених у зв’язку з таким відрядженням, ця інструкція має рекомендаційний характер (листи Державної податкової служби України від 31.03.12 № 5742/6/15-1415, Міністерства фінансів України від 04.05.11 № 31-07230-16-25/11433, від 22.11.11 № 31-07230-16-10/28802),  

Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): 

- запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

- укладений договір чи контракт; 

- інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

- документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.

У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). 

Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником).

Що стосується того, які поїздки є такими, що співпадають з основною діяльністю, то це питання в кожному конкретному випадку має вирішувати керівник підприємства виходячи з мети та предмета його діяльності. Зауважте: це не означає, що орієнтуватися потрібно тільки на вид діяльності, зазначений в Єдиному державному реєстрі (надалі - ЄДР). Наприклад, якщо юрист машинобудівного підприємства їде на юридичну конференцію, то це все одно буде відрядження (хоча юридичних послуг у ЄДР немає).

Майте на увазі, що не вважаються відрядженнями:

- службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, якщо інше не передбачено законодавством; 

- службові поїздки працівників за дорученням роботодавця в межах одного населеного пункту за місцем роботи (лист Міністерства фінансів України від 22.03.13 № 31-07230-16-27/9358 "Про службові відрядження");

- направлення працівника на навчання, зокрема на семінар. Такого висновку дійшли фахівці Міністерства фінансів України (лист від 20.05.13 № 31-07230-16-27/15177 "Про службові відрядження"').

І ще один важливий момент: заборонено вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (стаття 31 КЗпП). Відрядження в такій ситуації можливе тільки за угодою сторін і працівник має право відмовитися від нього.

У всіх інших випадках за загальним правилом працівник не може відмовитися від відрядження. Відмова від направлення у відрядження без поважних причин є порушенням трудової дисципліни, за яке працівнику може бути винесено догану, а при систематичних необґрунтованих відмовах можливе навіть звільнення (ст. 147 і п. 3 ст. 40 КЗпП).

Урахуйте, що перед відрядженням працівнику зобов’язані видати аванс (щодо авансу - читайте нижче).

Усе одно залишилися запитання? Ну що ж, тоді відповімо й на них.

Чи можна направити у відрядження засновника?

В Інструкції № 59, яку ми використовуємо як орієнтир, ідеться тільки про відрядження найманих працівників. Незважаючи на це, вважаємо, що підприємство має повне право направити свого засновника у відрядження, навіть якщо він не значиться у штаті. Для "податкових" цілей не буде перешкод, щоб вважати відрядженням поїздку засновника, пов'язану з основною діяльністю підприємства.

Підтвердження тому знаходимо в підпункті 170.9.1 Податкового кодексу України (надалі - ПКУ). Сума відшкодованих витрат на відрядження не є доходом фізичної особи, у тому числі члена керівного органу підприємства.

При цьому згідно зі статтею 89 Господарського кодексу України (надалі - ГК) управління діяльністю господарського товариства здійснюють його органи та посадові особи, склад і порядок обрання (призначення) яких визначаються залежно від виду товариства, а в окреслених законом випадках - учасники товариства (через загальні збори господарського товариства, яке є його найвищим органом). Таким чином, засновник вважається членом керівного органу підприємства і може бути направлений у відрядження.

Кого не можна відправити у відрядження?

Є й такі особи, яких відряджати не можна. Список "звільнених": 

№ з/п	Не можна направити у відрядження:	Коментар
1	- не працівника підприємства	У відрядження можуть бути направлені виключно особи, які перебувають з підприємством у трудових відносинах
2	- фізичних осіб, які виконують на підприємстві роботи за ЦПД
3	- вагітну жінку і жінку, яка має дитину віком до 3 років  (стаття 176 КЗпП)	"Обійти» заборону не може навіть заява співробітниці про її бажання поїхати у відрядження*
4	- жінку, яка має дитину віком від 3 років до 14 років або дитину-інваліда (стаття 177 КЗпП)	Таку працівницю можна відправити у відрядження, якщо*: - від неї отримано письмову згоду; - вона ознайомлена з правом відмови від відрядження
5	- батька, який виховує дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальній установі), а також опікунів (піклувальників), прийомних батьків  (стаття 1861 КЗпП)	На зазначену категорію працівників поширюються гарантії, наведені в пунктах 3 і 4 цієї таблиці залежно від віку дитини
6	- працівника в період його тимчасової непрацездатності	На період тимчасової непрацездатності працівнику надається лікарняний листок, який є підставою для звільнення від роботи. Тому для залучення працівника до виконання службового доручення в період тимчасової непрацездатності немає законних підстав. (лист Міністерства фінансів України від 20.01.07 № 31-18030-07-10/854)
7	- працівника, який перебуває у відпустці	Але в разі крайньої необхідності такого відрядження працівника (за його згодою) можна відкликати з відпустки
8	- підприємця	сам себе
* У протилежному випадку посадові особи такого роботодавця можуть бути притягнені до відповідальності на підставі частини першої статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення у вигляді штрафу в розмірі від 510 до 1700 гривен. Крім того, до підприємства можуть застосувати фінансовий штраф у розмірі мінімальної заробітної плати згідно зі ст. 265 КЗпП

Скільки може тривати відрядження?
Кого можна, а кого не можна направити у відрядження, ми визначили. Тепер поговоримо про строки перебування у відрядженні.
Вони не повинні перевищувати максимальних строків відряджання, встановлених:
а) для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів - Інструкцією № 59: по Україні - 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів);
б) для госпрозрахункових підприємств - локальним актом роботодавця (наприклад, Положенням про відрядження). Таким підприємствам рекомендуємо прислухатися до вимог Інструкції № 59. Більш тривалий "вояж" контролери можуть розцінити як переведення на роботу до іншої місцевості (з необхідністю дотримання гарантій, установлених статтею 120 КЗпП). Адже вам це не потрібно?
Конкретний строк відрядження у межах зазначених граничних строків визначає керівник підприємства або його заступник залежно від виробничої необхідності та фіксує в наказі про направлення у відрядження.
Урахуйте: дні тимчасової непрацездатності не включають до строку відрядження.
Тривалість відрядження визначається з урахуванням:
- дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні;
- вихідних, святкових і неробочих днів, що припадають на період відрядження.
Запланований строк відрядження змінюється у зв’язку з форс-мажорними обставинами. Читайте: Засвідчення форс-мажорних обставин.
"Родзинки" відряджень за кордон
Як ми з'ясували: не рекомендується, щоб максимальна тривалість закордонного відрядження перевищувала 60 календарних днів. Що ще потрібно враховувати роботодавцю?
Як і у випадку з відрядженнями по Україні, працівнику потрібно видати аванс. Зауважимо, що його потрібно видати в національній валюті держави, до якої вирушає працівник, або у вільно конвертованій валюті. А ось компенсувати витрачені працівником кошти після повернення з відрядження потрібно у гривнях.
Важливе уточнення! У закордонному відрядженні працівник має право витрачати кошти виключно для оплати витрат на відрядження і жодні операції з придбання товарно-матеріальних цінностей для підприємства він проводити не може. Такий висновок випливає зі статті 7 Декрету Кабінету Міністрів України від 19.02.93 № 15 "Про систему валютного регулювання і валютного контролю". 
Висновки
- у відрядження можна направити працівника підприємства, у тому числі який працює за сумісництвом або на умовах неповного робочого часу тощо;
- можна відрядити засновника або члена керівних органів підприємства;
- вагітну жінку, а також маму, в якої дитині ще не виповнилося 3 роки, направляти у відрядження заборонено (навіть за наявності заяви від такої працівниці);
-  відрядженні за закордон купувати товари для підприємства працівник не може.
Клиженко Яна, експерт з питань оплати праці 

Добові: встановлюємо і розраховуємо 

У якому документі має бути прописано розмір добових для відряджень по Україні та за кордон? Чому він може дорівнювати? Чи може розмір добових коливатися залежно від посади працівника чи регіону, до якого його направляють? 

Роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника, який відряджається, добовими за дні перебування у відрядженні. Причому їх розмір і порядок видачі мають бути встановлені законом (частина друга статті 121 КЗпП). Але в нашому випадку "мають бути встановлені" ≠ "встановлені".

На рівні законодавчих актів розмір добових установлено тільки для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів і членів екіпажів суден, інших транспортних засобів, зокрема:

- Інструкція № 59;

- постанови Кабінету Міністрів України:

від 02.02.11 № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (надалі - постанова № 98);
від 02.02.11 № 73 "Про граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат"..

А як же бути госпрозрахунковим підприємствам?! Орієнтуватися на здоровий глузд і враховувати положення підпункту 170.9.1 ПКУ. 

Документ для добових

Розмір добових або порядок його визначення має бути встановлено певним актом загальної дії роботодавця, зміст якого заздалегідь відомий працівнику, але ніяк не наказом керівника.

Важливо. Установлювати розмір добових на власний розсуд і довільно змінювати їх розмір керівник не може.

Вважаємо, що для госпрозрахункових підприємств оптимальним варіантом буде розробка та затвердження після попереднього узгодження з трудовим колективом внутрішнього положення про відрядження. У ньому слід застерегти всі найбільш істотні питання, що виникають при направленні співробітників у службові поїздки. Один з розділів такого положення якраз може бути присвячено нормам добових, що виплачуються при відрядженні.

Не знаєте, що прописати в цьому положенні? Тут орієнтиром можуть слугувати Інструкція № 59 і постанова № 98. 

Визначаємо розмір

Спершу визначимося, що є добовими. Добові витрати - це витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника у відрядженні, які він несе у зв’язку з перебуванням поза місцем свого проживання, що не потребують документального підтвердження.

Звичайно, що витрати на харчування можуть дуже відрізнятися як залежно від гастрономічних вподобань працівників, які відряджаються, так і місця відрядження. Як бути? Тут є два варіанти:

а) розглядати добові як деяку усереднену величину, яка є своєрідною соціальною гарантією для працівника у відрядженні;

б)  установити різний розмір добових, наприклад, залежно від регіону, куди відряджають працівника, сезону (якщо відрядження до курортного міста). За такого підходу обґрунтувати різний розмір добових допоможуть дані органів статистики.

Крім того, у положенні про відрядження можна прописати власний розмір добових для дня від’їзду у відрядження та повернення з нього, якщо більшу половину такого дня працівник перебуватиме у своєму населеному пункті. Наприклад, для ситуацій, коли працівники виїжджають у відрядження після 14:00, а повертаються з нього до 14:00, застерегти, що працівнику виплачуються добові в розмірі 50 відсотків від установленого загального розміру.

А ось з різним розміром добових залежно від посади трохи важче. Чому? Добові покликані компенсувати витрати працівника для задоволення тих потреб, які у всіх людей однакові, незалежно від посади, яку він обіймає в організації. Отже, не варто ставити розмір добових у залежність від посади працівника, який відряджається.

При визначенні розміру добових рекомендуємо як мінімальний орієнтир використовувати розмір для "бюджетників", установлений постановою № 98. Для відряджень в межах України це - 30 гривен.

А що з верхньою межею? Для госпрозрахункових підприємств вона не визначена на законодавчому рівні. Проте щоб уникнути "надмірного" податкового навантаження, урахуйте положення підпункту 170.9.1 ПКУ: законодавець виключив з оподатковуваних доходів суми добових у розмірі, що не перевищує:

- 0,2 розміру мінімальної заробітної плати (установлена законом на 01 січня податкового (звітного) року), з розрахунку на кожен календарний день відрядження в межах території України;

- 0,75 розміру мінімальної заробітної плати (установлена законом на 01 січня податкового (звітного) року), з розрахунку на кожен календарний день "закордонного" відрядження.

Усе, що перевищуватиме ці суми, доведеться обкласти податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) і військовим збором (ВЗ), як додаткове благо. Єдиним соціальним внеском (ЄСВ) добові не обкладають незалежно від їх розміру.

Погоджений з профспілкою розмір добових уключіть у положення про відрядження, розроблене на підприємстві.

Розмір добових, якщо в рахунок включено…

Добові перш за все призначені для компенсації витрат на харчування у відрядженні. Але в багатьох готелях до вартості проживання включено вартість харчування (наприклад, сніданок). Як бути в цьому випадку?

У положенні про відрядження можна передбачити зменшення розміру добових залежно від того, буде включено харчування до готельного рахунка чи ні

Наприклад, зазначити, що розмір добових зменшується на вартість харчування і становить 80 % при одноразовому харчуванні, 55 % - при дворазовому, 35 % - при триразовому харчуванні.

Якщо подібної норми про зменшення розміру добових у положенні про відрядження немає, вважаємо, що добові мають бути виплачені в повному розмірі. І хвилюватися, що при перевірці податківці "витягнуть" із суми добових, виданих працівникові, який відряджається, суму витрат на харчування, включену до оплати вартості харчування в готелі, не варто. Підстава для такого оптимістичного твердження - абзац другий підпункту "а" підпункту 170.9.1 ПКУ. З його положень випливає, що госпрозрахункові підприємства мають право виключити зі складу оподатковуваного доходу фізичної особи суму добових, не зменшуючи її на вартість харчування або побутових послуг (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), включених до рахунку на проживання.

Із сумами добових за день визначилися. Тепер про те, як підрахувати суму добових за період відрядження.

Рахуємо "Усього"

Розрахунок добових здійснюєте окремо за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день приїзду та день від’їзду, вихідні, святкові та неробочі дні і час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

Кількість днів відрядження обчислюєте з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні

Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачуйте за один день (лист Міністерства фінансів України від 29.12.05 № 31-18030-07-25/28711 "Про службові відрядження", від 20.01.07 № 31-18030-07-10/854 "Про службові відрядження"). За яким з відряджень (першим чи другим) відобразити в цьому випадку відшкодування добових, підприємство має право вирішити самостійно. Проте якщо буде вирішено оплатити цей день як день прибуття з першого відрядження, то для цілей розрахунку добових за другим відрядженням його тривалість слід зменшити на 1 день.

Суму добових визначаєте для відрядження:

а) по Україні та до країн, на територію яких можна в’їхати без візи* (дозволу на в'їзд), -згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами. Що ще за первинні документи? Це документи, що підтверджують перебування працівника в місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання працівника, який відряджається, тощо;

* Перелік країн та режими в’їзду (візовий/безвізовий) у них громадян України наведено на офіційному сайті Міністерства закордонних справ України (www.mfa.gov.ua).

б) до країн, на територію яких в’їхати можна тільки за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює. Майте на увазі: за загальним правилом відмітки про перетин державного кордону не проставляються в паспортних документах громадян України, за винятком випадків їх особистого звернення з метою проставляння такої відмітки. Попередьте свого працівника про необхідність отримати таку відмітку!

Увага. Якщо відсутні відповідні підтвердні документи, наказ або відмітки Державної прикордонної служби України в паспорті (документі, що його замінює), сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податків. На це прямо вказує підпункт "а" підпункту 170.9.1 ПКУ.

Але як бути, якщо працівник в "українському" відрядженні не здійснював жодних витрат, пов’язаних з таким відрядженням, і, як наслідок, у нього немає зазначених первинних документів? Міністерство фінансів України вважає, що в цьому випадку суму добових слід визначати тільки на підставі наказу про відрядження (лист від 04.05.11 № 31-07230-16-25/11433 "Стосовно службових відряджень"). Податківці дотримуються іншої думки. У такій ситуації вони хочуть бачити первинні документи, що засвідчують наміри та фактичне здійснення відрядження (лист Державної податкової служби України від 18.06.11 № 11327/6/15-0516). Тут підійдуть будь-які документи, що підтверджують зв'язок службової поїздки з господарською діяльністю підприємства. Наприклад, це можуть бути запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, яке здійснює відрядження, укладений договір або контракт, документи, що засвідчують участь особи, яка відряджається, в заходах, що проводяться з тематики, яка збігається з діяльністю підприємства, що відряджає працівника, тощо.

Отже, будь-який неправильний крок (відсутність наказу про відрядження або відміток про перетин кордону в закордонному паспорті), і добові стануть оподатковуваним доходом працівника. І тоді доведеться сплатити з суми добових з урахуванням натурального коефіцієнта ПДФО і ВЗ, як з додаткового блага. Тож з документальним оформленням відрядження краще не жартувати.

Якщо відрядження за кордон

За загальним правилом працівникам, які відряджаються, добові відшкодовують за нормами, установленими для відрядження:

- по Україні, - за час проїзду територією України;

- за нормами, установленими для відряджень за кордон, - за час проїзду і перебування на території іншої країни.

Аванс на "закордонне" відрядження видається працівнику в національній валюті країни відряджання або у вільно конвертованій валюті. Тому добові за "закордонні" дні відрядження перерахуйте у валюту, в якій видаєте аванс, якщо валюта, в якій затверджено добові, і валюта авансу не збігаються. Причому, якщо норми добових для закордонних відряджень установлено:

- у гривнях, слід визначити офіційно встановлений НБУ курс гривні до необхідної валюти на дату виплати авансу. Потім норму добових у гривнях діліть на курс та множте на кількість "закордонних" днів відрядження;

- в одній валюті, припустимо, в доларах США, а аванс необхідно видати в іншій валюті, дійте так. На дату виплати авансу визначайте крос-курс валют як відношення встановленого на цю дату курсу гривні до долара США до курсу гривні до необхідної валюти. Далі норму добових витрат у доларах США множте на заздалегідь розрахований крос-курс і на кількість "закордонних" днів відрядження.

З розміром добових визначилися? Переходимо до розрахунку загальної суми авансу. 

Ушакова Лілія, експерт з питань оплати праці

Аванс на відрядження 

Відрядження нерозривно пов'язане з таким поняттям, як "аванс". Навіщо він потрібний? Кому, коли і в якому розмірі його видають?  
Основні моменти
Перед відрядженням підприємство видає працівнику грошовий аванс. Право на його отримання працівнику гарантує стаття 121 КЗпП. Про те, що роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника, який відряджається, авансом, зазначено в пункті 5 розділу I, пункті 11 розділу II, пункті 5 розділу ІІІ Інструкції № 59.
Зауважте, що розрахувати суму витрат (аванс) на відрядження зручно за допомогою кошторису витрат на відрядження. І хоча зараз такий документ не є обов’язковим, скористатися ним буде дуже зручно.

Пропонуємо до уваги пам'ятку з видачі авансу на відрядження.

Уточнимо деякі моменти

Так, аванс у безготівковій формі часто видають на корпоративну картку. У цьому випадку гроші вважаються виданими під звіт у момент використання працівником корпоративної картки (оплата за товари, зняття готівки в банкоматі тощо). 

Проте аванс на відрядження можна перерахувати на "зарплатну" або особисту картку відрядженого працівника. У такому разі відлік строку, упродовж якого необхідно повернути грошові кошти підприємству або надати авансовий звіт, розпочинається з моменту, коли гроші зараховано на картку працівника.

Аванс на закордонне відрядження

Свої нюанси є при видачі авансу на закордонне відрядження, а саме:

- підприємству заборонено придбавати готівкову валюту для видачі авансу в обміннику (лист Національного банку України від 16.08.04 № 46-009/285-8297);

- аванс, як наголошувалося вище, видають в інвалюті. Але для цілей оплати витрат, понесених на території України (наприклад, оплати проїзду), його можна частково виплатити у гривнях, що підтверджено Міністерством фінансів України (листі від 04.06.07 № 31-26030-12/23-3982/4279 "Щодо порядку здійснення витрат на території України при направленні у відрядження за кордон");

- частину авансу, не витрачену в закордонному відрядженні, працівник повинен повернути в тій валюті, в якій його було видано. А ось повернення "гривневого" еквіваленту варто уникати;

- відшкодовувати витрати працівника-резидента в закордонному відрядженні потрібно тільки у гривні*. Водночас працівник-нерезидент має вибір: йому витрати можна відшкодувати і в інвалюті.

Чи можна обійтися без авансу

Не видати аванс - означає порушити законодавство про працю. За це винним посадовим особам підприємства загрожує адміністративний штраф (частина перша статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення). Такий суровий висновок зроблено Міністерством соціальної політики України (лист від 07.11.13 № 998/13/155-13). А ось податківці не вважають невидачу авансу не бюджетними суб’єктами господарювання порушенням КЗпП (лист Міністерства доходів і зборів України від 03.07.13 № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 "Про необов'язковість видачі авансу та звітування за витраченими власними коштами"). Проте адміністративні штрафи застосовують не вони, а тому практикувати невидачу - не варто.

Пам’ятайте, що не можна видавати готівкові грошові кошти під звіт, доки працівник повністю не відзвітував за раніше видані кошти. Інакше штраф становитиме 25 % виданих під звіт сум (абзац п'ятий статті 1 Указу Президента України від 12.06.95 № 436 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки").

Висновки

- перед відрядженням підприємство зобов'язане видати працівнику аванс ("покриває" добові, витрати на проїзд і наймання житла);

- аванс видають після підписання наказу про відрядження (готівкою або на картку);

- у разі закордонного відрядження аванс видають в інвалюті, а ось витрати працівника, не покриті авансом, відшкодовують у гривні.

Клиженко Яна, експерт з питань оплати праці 

Звіт про відрядження 

З будь-якого відрядження - внутрішнього чи "закордонного" - працівник рано чи пізно має повернутися. А після цього - скласти звіт про використані у відрядженні кошти. Отже, нагадаємо про найважливіші аспекти цього звіту. 
Звіт про відрядження - це один із головних облікових документів, який посвідчує підстави і строки перебування працівника у відрядженні, а також витрати, понесені працівником під час цього відрядження.
Коли і як складається Звіт
Після завершення відрядження працівник зобов’язаний ( підпункт 170.9.2 пункту 170.9 статті 170 розділу IV ПКУ):
а) відзвітувати про кількість і напрямки використання виданих на відрядження коштів. Саме для цього і заповнюється та подається Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (надалі - Звіт) за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.15 № 841 (у редакції відповідного наказу від 10.03.16 № 350). Також цим наказом затверджений Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (надалі - Порядок № 841).
До Звіту повинні бути додані оригінали документів, що підтверджують суми понесених у зв’язку з відрядженням витрат;
б) повернути суму надміру витрачених у відрядженні коштів (за наявності таких коштів) до або при поданні зазначеного Звіту. 
Відповідно до пункту 6 Порядку № 841 звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи. 

Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: "Звіт перевірено", "Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером", кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти. Графу "Звіт затверджено" підписує керівник (податковий агент). 
Строки складання Звіту
Тепер про строки подання Звіту, встановлені підпунктами 170.9.2 і 170.9.3 пункту 170.9 статті 170 ПКУ. Вони залежать від форми надання коштів на відрядження (готівкової або безготівкової). На щастя, у тих випадках, коли підзвітні кошти видаються на відрядження, строки складання Звіту збігаються зі строками, відведеними, аби повернути видану готівку. 

Строки складання Звіту у випадку використання підзвітних коштів у відрядженні

Мета видачі авансу	Форма видачі авансу
	у готівковій формі	у безготівковій формі для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток і платіжних документів*
		розрахунки здійснювались готівкою, знятою із застосуванням платіжних карток	розрахунки здійснювалися у безготівковій формі
Для покриття витрат на відрядження	до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт (підпункт "а" підпункту 170.9.2 ПКУ)	До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження  (підпункт "а" підпункту 170.9.3 ПКУ)**	Не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження  (до 20 банківських днів*** за наявності поважних причин)  (підпункт "б" підпункту 170.9.3 ПКУ)
Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні
* Під платіжними документами слід розуміти перелічені в підпункті 170.9.3 пункту 170.9 статті 170 ПКУ дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи. ** Вважаємо, що зазначені строки не застосовуються в разі перерахування авансу на відрядження на особисту картку працівника. У такій ситуації працівник зобов’язаний керуватися загальними строками, указаними в підпункті "б" підпункту 170.9.2 пункту 170.9 статті 170 ПКУ, та відзвітувати про кількість та напрями використання грошових коштів, виданих на відрядження, до закінчення 5 (п'ятого) банківського дня, наступного за днем, в якому він завершує відрядження. Річ у тім, що перерахування грошових коштів на особисту картку прирівнюється до видачі авансу готівкою. При цьому у Звіті про використання підзвітних коштів уся сума зарахованих коштів відображається працівником як видана. У свою чергу, ПКУ не містить спеціальних норм, що встановлюють строки подання Звіту в разі перерахування коштів на відрядження на особисту платіжну картку працівника. Проте Державна податкова служба України вважає інакше: із роз'яснень, наведених у листі від 06.02.12 № 2292/6/23-50.0214, випливає, що дія підпункту 170.9.3 ПКУ поширюється як на випадки, коли у відрядженні використовується корпоративна платіжна картка, так і на випадки використання працівником особистої картки. У зв’язку з цим, вважаємо, податківці роблять помилковий висновок: якщо під час службового відрядження працівник отримував готівку із застосуванням особистого спеціального платіжного засобу, то він повинен подати Звіт до закінчення 3 (третього) банківського дня після завершення відрядження.  *** Строк подання Звіту про використання підзвітних коштів подовжується роботодавцем для з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами.

Зауважимо: зазначені вище строки подання Звіту не є обов’язковими у тому випадку, якщо аванс працівнику не видавався і він змушений був витрачати у відрядженні власні кошти. Однак податківці наполягають на необхідності подати такий Звіт у визначені законодавством строки. Тобто у ті ж строки, що і для працівників, забезпечених авансом. 

"Мультивалютне" відрядження

Якщо працівник прямував у відрядження за кордон і при поверненні повинен відзвітувати за кількома валютами, то, вважаємо, що оптимальним буде варіант заповнення одного Звіту незалежно від кількості валют. Проте у цьому Звіті треба окремо виділити для кожної з валют:

- видані під звіт кошти;

- витрачені у відрядженні кошти;

- залишок (або перевитрату).

Втім, допускаємо також можливість складати декілька Звітів - для кожної з валют. У такому випадку рекомендуємо складати Звіти за різними валютами не в один і той самий день. І нумерувати такі Звіти краще через дріб, аби потім можна було визначити, що вони належать до одного відрядження.

Строки повернення коштів

Тепер звернемо увагу на строки повернення до каси підприємства невитрачених у відрядженні сум або сум, витрата яких не підтверджена відповідними документами. Ці строки встановлені ПКУ, Інструкцією № 59, Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджено постановою Правління Національного банку України від 15.12.04 N 637, зареєстровано в Міністерстві юстиції України  13 січня 2005 року за N 40/10320 (надалі - Положення № 637) та Порядком № 841.

Невитрачені кошти, видані на відрядження, повинні бути повернуті в касу або перераховані працівником на банківський рахунок роботодавця, який видав грошові кошти, до або під час подання Звіту (підпункт 170.9.2 пункту 170.9 статті 170 ПКУ, пункт 11 розділу II та пункт 17 розділу ІІІ Інструкції № 59, пункт 2.11 Положення № 637 та пункт 3 Порядку № 841).

Таким чином, граничні строки повернення надміру витрачених коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються зі строками подання Звіту

Відповідальність: коли і для кого?

Строки повернення виданих на відрядження грошових коштів установлено абзацом четвертим підпунктів 170.9.2 і 170.9.3 пункту 170.9 статті 170 ПКУ, пункту 11 розділу II Інструкції № 59, пункту 2.11 Положення № 637 і пункту 3 Порядку № 841, а строки подання Звіту про використання коштів - підпункти 170.9.2 і 170.9.3 пункту 170.9 статті 170 ПКУ.

Перші строки застосовуються податковими органами для визначення фактів порушення правил готівкового обігу, другі - для цілей оподаткування доходів фізичних осіб.

Що ж загрожує підприємству, якщо воно буде порушувати зазначені вище строки складання Звіту і повернення коштів? 

Можливі санкції за порушення строків звітування і повернення коштів

Вид порушення	Міра відповідальності	Підстава
Санкції до працівника
Суму надміру витрачених коштів не повернено працівником протягом установленого підпунктами 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ строку*	Стягнення податку на доходи із суми, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розраховану відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ**	Підпункт "а" підпункту 170.9.1 ПКУ
Санкції до суб’єкта господарювання
Перевищення встановлених пунктом 2.11 Положення № 637 строків використання виданої під звіт готівки	Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт сум	Абзац п'ятий статті 1 Указу Президента України № 436
Видача готівки під звіт без повного звітування за раніше видані кошти
* Звертаємо увагу: своєчасно поданий Звіт не звільняє працівника, який не здав вчасно надміру витрачені кошти, від відповідальності, установленої підпункт 170.9.1 ПКУ. ** У підпункти 170.9.1 ПКУ детально розписано, які витрати на відрядження не є доходом відрядженої фізичної особи. Також ці суми надміру витрачених коштів будуть обкладатися військовим збором. А от від обкладення ЄСВ ці суми вільні, адже кошти, видані на відрядження, не є складовою фонду оплати праці.

Нестеренко Максим, податковий експерт 

усе розділи - "Податки та бухгалтерський облік"