Інспектор з праці на порозі: готуємо особові картки, особові справи працівників

Чи є порушенням законодавства (виявлено при перевірці) відсутність деяких "особових карток", "особових справ" працівників, а в особовій справі працівника "особового листка з обліку кадрів"  та "додатка до особового листка з обліку кадрів"? 

Одним з основних державних органів, який реалізує державну політику (здійснює нагляд/контроль) у сферах промислової безпеки, охорони праці, гігієни праці, здійснення державного гірничого нагляду, а також з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, зайнятість населення, загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності, у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, на випадок безробіття (надалі - загальнообов’язкове державне соціальне страхування) в частині призначення, нарахування та виплати допомоги, компенсацій, надання соціальних послуг та інших видів матеріального забезпечення з метою дотримання прав і гарантій застрахованих осіб є Державна служба України з питань праці (надалі - Держпраці), діяльність якої спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра соціальної політики. 

Державна служба України з питань праці діє у межах повноважень, наданих Положенням про неї, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 11.02.15 № 96 (надалі - Положення № 96), зокрема, здійснює державний нагляд (контроль) за дотриманням законодавства про працю юридичними особами, у тому числі їх структурними та відокремленими підрозділами, які не є юридичними особами, та фізичними особами, які використовують найману працю.

Порядок проведення перевірок посадовими особами Державної інспекції України з питань праці та її територіальних органів, затверджено наказом Міністерства соціальної політики України від 02.07.12 № 390, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 30 липня 2012 року за № 1291/21603. Цим наказом також затверджено форми: акта перевірки додержання суб’єктами господарювання законодавства про працю та загальнообов’язкове державне соціальне страхування; припису; протоколу про адміністративне правопорушення; постанови про накладення адміністративного стягнення відповідно до статті 188-6 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Право проведення перевірок мають посадові особи Держпраці та її територіальних органів, які відповідно до своїх посадових обов’язків мають повноваження державного інспектора з питань праці (надалі - Інспектор).

Інспектор може проводити планові та позапланові перевірки, які можуть здійснюватися за місцем провадження господарської діяльності суб’єкта господарювання або його відокремлених підрозділів або у приміщенні органу державного нагляду (контролю) у випадках, передбачених Законом України від 05.04.07 № 877 "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності" (надалі - Закон № 877).

Планові перевірки проводяться з періодичністю, яка визначається відповідно до Критеріїв, за якими оцінюється ступінь ризику від провадження господарської діяльності суб’єктами господарювання у частині додержання вимог законодавства про працю та визначається періодичність здійснення планових заходів державного нагляду (контролю), наведених у додатку до постанови Кабінету Міністрів України від 17.11.10 № 1059. Такими критеріями, є:

- наявність заборгованості з виплати заробітної плати;

- виплата працівникам заробітної плати на рівні або нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати;

- невідповідність кількості працівників суб’єкта господарювання обсягам виробництва (виконаних робіт, наданих послуг);

- порушення вимог законодавства про працю;

- наявність розбіжностей між фактичними показниками чисельності працюючих і заробітної плати та показниками звітності, поданої до органів державної влади.

Відповідно до встановлених критеріїв суб'єкти господарювання незалежно від форми власності відносяться до одного з трьох ступенів ризику:

а) з високим ступенем ризику відносяться суб’єкти:

- які мають заборгованість із виплати заробітної плати більше 60 календарних днів;

- із чисельністю до 50 осіб включно, у яких 60 і більше відсотків працівників одержують заробітну плату на рівні або нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати;

- із чисельністю від 51 до 250 осіб включно, у яких 45 і більше відсотків працівників одержують заробітну плату на рівні або нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати;

- із чисельністю 251 та більше осіб, у яких 30 і більше відсотків працівників одержують заробітну плату на рівні або нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати;

- кількість найманих працівників яких недостатня для існуючого обсягу виробництва (виконання робіт, надання послуг);

- у яких за результатами останньої планової або позапланової перевірки виявлено грубі порушення вимог законодавства про працю, що мають ознаки злочинів, передбачених статтями 172, 173 і 175 Кримінального кодексу України;

- у яких розбіжності між фактичними показниками чисельності працюючих і заробітної плати та показниками звітності, поданої до органів державної влади,  становлять 10 і більше відсотків.

Планові перевірки проводяться - не частіше ніж один раз на рік.

б) із середнім ступенем ризику відносяться суб’єкти:

- які виплачують заробітну плату з порушенням строків виплати заробітної плати від 30 до 60 днів включно;

- із чисельністю до 50 осіб включно, у яких заробітну плату на рівні або нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати одержують 45 і більше, але менше 60 відсотків працівників;

- із чисельністю від 51 до 250 осіб включно, у яких заробітну плату на рівні або нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати одержують більше 30, але менше 45 відсотків працівників;

- із чисельністю 251 та більше осіб, у яких заробітну плату на рівні або нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати одержують більше 15, але менше 30 відсотків працівників;

- у яких за результатами останньої планової або позапланової перевірки виявлено порушення вимог законодавства про працю, за якими посадові особи суб’єкта господарської діяльності притягалися до адміністративної відповідальності;

- у яких розбіжності між фактичними показниками чисельності працюючих і заробітної плати та показниками звітності, поданої до органів державної влади, становлять більш як 4, але менш як 10 відсотків.

Планові перевірки проводяться - не частіше ніж один раз на два роки.

в) із незначним ступенем ризику відносяться суб'єкти, що не віднесені до суб'єктів господарювання з високим і середнім ступенем ризику.

Планові перевірки проводяться - не частіше ніж один раз на п'ять років.

Позапланова перевірка проводиться незалежно від кількості раніше проведених перевірок за наявності підстав, визначених Законом № 877. Такі перевірки, за зверненнями фізичних та юридичних осіб про порушення суб’єктами господарювання вимог законодавства про працю та загальнобов’язкове державне соціальне страхування, здійснюються за наявності згоди Держпраці на їх проведення. Інспекторам забороняється виступати посередниками, арбітрами чи експертами під час розгляду трудових спорів.

Звернути увагу: Інспектор має право на проведення перевірки за наявності у нього службового посвідчення та направлення на перевірку.

Під час перевірки, для  встановлення легітимності суб'єкта господарювання та повноважень його керівника, на вимогу Інспектора надаються для ознайомлення установчі документи (статут/положення), а також трудовой договір (контракт) і наказ про призначення керівника. 

У подальшому Інспектором вивчаються документи, ведення яких передбачено законодавством про працю та загальнообов'язкове державне соціальне страхування, зокрема, колективний договір; правила внутрішнього трудового розпорядку; трудові книжки; накази з особового складу (по кадрах), особові картки, особові справи; штатний розпис; документи, що засвідчують своєчасність виплати заробітної плати, проведення індексації та компенсації; дотримання гарантій та пільг щодо окремих категорій працівників: жінок, неповнолітніх, працівників, які поєднують роботу з навчанням, тощо.

Звідси випливає, що Інспектор має право перевірити особові картки та особові справи працівників суб'єкта господарювання на відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів з питань праці.

Типову форму первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", затверджено наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25.12.09 N 495/656 (введено в дію 01.01.2010 року), яка є обов'язковою для використання всіма юридичними особами, у тому числі їх структурними та відокремленими підрозділами, які не є юридичними особами (за умови надання установчими документами повноважень щодо прийняття працівників на роботу), та фізичними особами, які використовують найману працю.

Таким чином, на працівників, прийнятих (призначених) на роботу з 01.01.2010 року, мають вестися особові картки за формою, затвердженою цим наказом, але переписувати картки, заведені на працівників у минулі роки, немає потреби.

Особові картки, заведені за формами, затвердженими наказами державних органів статистики (від 27.10.95 N 277 і від 05.12.08,N 489) необхідно актуалізувати, тобто додати до них відсутню інформацію (код професії за Класифікатором професій ДК 003:2010, місце фактичного проживання працівника, місце державної реєстрації тощо). Відповідні відомості можна зазначити на особовій картці від руки.

Звернути увагу: Осо­бо­ві кар­т­ки пра­ців­ни­ків (у то­му чи­с­лі тим­ча­со­вих та пра­цю­ю­чих за су­мі­с­ни­ц­т­вом) зберігаються 75 років після звільнення (нижче таблиця).

Нормативно-правовим актом, що регламентує склад документiв в особових справах працівників протягом трудових правовідносин із суб'єктом господарювання є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.12 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (надалі - Перелік).

Перелік розроблений відповідно до Закону України від 24.12.93 № 3814 “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.07 № 1004, із урахуванням положень інших нормативних актів та методичних посібників з експертизи цінності документів і призначений для використання державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями,  незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також фізичними особами – підприємцями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення. 

Звернути увагу: У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать Переліку. 

Контроль за правильністю застосування Переліку здійснюють Державна архівна служба України та уповноважені нею державні архівні установи та архівні відділи міських рад. 

Отже, відповідно до Переліку:

Но­мер стат­ті	Види до­ку­мен­тів	Строк збе­рі­ган­ня до­ку­мен­тів		При­мі­т­ка
		в ор­га­ні­за­- ці­ях, у діяль-ності яких створюються до­ку­мен­ти НАФ	в ор­га­ні­за- ці­ях, у діяль-ності яких не створюються до­ку­мен­ти НАФ
6. РОБОТА З КАДРАМИ 6.1. Приймання, розподіл, переміщення та облік кадрів
493	Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів)1:			1До­від­ки з мі­с­ця про­жи­ван­ня, ме­ди­ч­ні до­від­ки та ін­ші до­ку­менти дру­го­ря­д­но­го зна-чен­ня – 3 р. пі­с­ля зві-ль­нен­ня 2Після звільнення
	а) ке­рі­в­ни­ків організацій; ві-домих політичних діячів; чле-нів творчих спілок; осіб, які ма­ють най­ви­щі сту­пе­ні від­зна­ки, по­че­с­ні зван­ня	Пост.	75 р.2
	б) осіб, які ма­ють на­у­ко­ві сту­пе­ні й вчені зван­ня	75 р.2 ЕПК	75 р.2
	в) службовців, професіоналів, фахівців,    на­у­ко­вих пра­ців­ни­ків, які не ма­ють на­у­ко­вих сту­пе­нів і вчених звань, штатних та ви­бо­р­них пра­ців­ни­ків гро­мад­сь­ких ор­га­ні­за­цій	75 р.2	75 р.2
494	Осо­бо­ві спра­ви ас­пі­ран­тів, сту­ден­тів, уч­нів (за­яви, ав­то­біо­г­ра­фії, ан­ке­ти, ха­ра­к­те­ри­с­ти­ки, ко­пії на­ка­зів про за­ра­ху­ван­ня, за­кін­чен­ня, пе­ре­ве­ден­ня, від­ра­ху­ван­ня, ого­ло­шен­ня по­дяк і стя­г­нень, навчаль­ні осо­бо­ві кар­т­ки уч­нів, студентів, ко­пії ди­п­ло­мів, ате­с­та­тів, сві­доцтв, до­від­ки про на­дан­ня ака­де­мі­ч­ної від­пу­с­т­ки), які за­кін­чи­ли навчаль­ні за­кла­ди або бу­ли від­ра­хо­ва­ні зі стар­ших кур­сів:			1Після звільнення 2Відрахова­них з 2–3 кур­сів – 15 р. 3Як­що навчан­ню на ден­но­му від­ді­лен­ні пе­ре­ду­ва­ла тру­до­ва ді­я­ль­ність або слу­ж­ба в ар­мії – 75 р.  4Відрахова­них з 1-го кур­су – 5 р. 5Пі­с­ля за­кін­чен­ня або ви­буття
	а) ас­пі­ран­тів, сту­ден­тів, уч­нів про­фе­сій­но-­те­х­ні­ч­них учи­лищ	75 р.1,2,3,4	75 р.1,2,3,4
	б) уч­нів за­галь­но­ос­ві­т­ніх шкіл	3 р.5	3 р.5
495	Осо­бо­ві спра­ви (кар­т­ки об­лі­ку, при­ймання, пе­ре­мі­щен­ня та зві­ль­нен­ня) осіб, які пра­цю­ють за су­мі­с­ни­ц­т­вом	75 р.1,2	75 р.1,2	1Після звільнення 2До­ку­мен­ти (ан­ке­ти, ко­пії ди­п­ло­мів, за­яви, до­зво­ли), що є під­ста­вою для на­ка­зів з кадрових питань (осо­бо­во­го скла­ду), – 3 р
496	Осо­бо­ві спра­ви (за­яви, ав­то­біо­г­ра­фії, ан­ке­ти, до­від­ки з мі­с­ця про­жи­ван­ня і мі­с­ця ро­бо­ти, ме­ди­ч­ні до­від­ки й ін­ші до­ку­мен­ти) осіб, які всту­па­ли, але не бу­ли при­йня­ті до навчаль­них за­кла­дів	1 р.1,2	1 р.1,2	1Пі­с­ля ви­лу­чен­ня осо­би­с­тих до­ку­мен­тів  2Не­за­т­ре­бу­ва­ні доку-мен­ти – 50 р.
498	Ха­ра­к­те­ри­с­ти­ки пра­ців­ни­ків, які не ма­ють осо­бо­вих справ	До­ки не ми­не потре­ба	До­ки не ми­не потре­ба
499	Осо­бо­ві кар­т­ки пра­ців­ни­ків (у то­му чи­с­лі тим­ча­со­вих та пра­цю­ю­чих за су­мі­с­ни­ц­т­вом)	75 р.1	75 р.1	1Після звільнення

Звернути увагу: стаття 493 - до складу особових справ працівників мають входити листки з обліку кадрів (особові листки). 

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі - Правила № 1000/5), якими регламентується склад документiв в особових справах працівників, закінчених у діловодстві (передача до архіву після припинення працівником трудових правовідносин із суб'єктом господарювання).

Читайте: 

Щодо особової справи працівника

Щодо номенклатури справ

Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнюється  при первинному оформленні особової справи.
Вимоги до складання внутрішнього опису визначено пунктом 6 глави 2 розділу VІ Правил № 1000/5, а внутрішній опис складають на окремому аркуші за формою, унормованою додатком 16.

(нажати для збільшення)

Документи зазначають в описі у порядку їх розміщення в справі при її формуванні згідно з вимогами пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5. 

Кожен документ, який включається до особової справи, зазначаємо в описі окремим пунктом. Графу "Примітка" внутрішнього опису на етапі формування справи залишають порожньою. Записи у цій графі роблять, якщо з часом якийсь документ буде вилучено з особової справи, замінено оригінал копією чи навпаки.
Звернути увагу: Під час підготовки особової справи для передавання на зберігання до архіву підприємства, необхідно вилучити довідки, що мають трирічний строк зберігання. Про вилучення довідок роблять відповідні записи у графі "Примітка" внутрішнього опису.
Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображають у графі "Примітки" із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо).
Підсумковий запис (кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів опису) також заповнюють при переданні справи до архіву, а не на етапі первинного формування. У підсумковому записі зазначають кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи.
Якщо у внутрішньому описі згодом не вистачає місця для внесення записів про нові документи, що формуються до справи, необхідно доповнити цей опис додатковим аркушем, що містить графи, аналогічні тим, що має раніше вміщений опис.
Нумерація переліку видів документів, що вміщують до особової справи, є валовою, тобто на наступних аркушах вона продовжується.
Наприклад, якщо попередній аркуш внутрішнього опису закінчено порядковим номером 24, то порядковий номер першого запису на наступному аркуші внутрішнього опису особової справи буде 25.
Після завершення особової справи у разі звільнення працівника робиться кінцевий підсумковий запис, у якому цифрами та літерами зазначають кількість документів, включених до опису, та загальну кількість аркушів внутрішнього опису. Цей запис підписує укладач внутрішнього опису з проставлянням дати.

Відповідно до частини першої статті 37 Закону України від 10.12.15 № 889 "Про державну службу" (надалі - Закон № 889) наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.16 №156 (набрав чинності 16.09.2016 року) затверджено форму "Особової картки державного службовця" та Інструкцію щодо її заповнення, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2016 року за № 1200/29330. Особова картка заповнюється на осіб, які займають посади, визначені відповідно до Закону № 889 та осіб, які бажають взяти участь у конкурсі на зайняття вакантних посад державної служби.

Читайте: Особова картка державного службовця
Відповідно до частини третьої статті 37 Закону № 889 наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.16 № 64 затверджено Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697. Цим Порядком визначено вимоги щодо ведення та зберігання особових справ державних службовців, а також перелік документів, з яких формуються особові справи.

Читайте: Документи, які необхідно надати при прийнятті на державну службу

Звернути увагу: 

1. По закінченню строку визначеного приписом для усунення виявлених порушень, у Інспектора виникає право на проведення повторної (контрольної) перевірки - виконання суб'єктом господарювання винесених їм зауважень та пропозицій.

2. Деякі матеріали, за результатами перевірок суб'єктів господарювання, може бути направлено до правоохоронних органiв якщо у виявлених порушеннях наявні ознаки злочинiв, передбачених Кримінальним кодексом України (безумовно, порушення правил оформлення особових справ працівників,  не має ознак злочину).