Уже досить довго в суспільстві обговорюють питання щодо скасування трудових книжок. Відповідний законопроект розроблено Міністерством економічного розвитку і торгівлі України. Але поки що впровадження нових норм залишається на майбутнє, а на сьогодні законодавством України передбачено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Щоб уникнути помилок у роботі та підготуватися до можливого скасування трудових книжок, пропонуємо самотужки провести ревізію трудових книжок, наявних на підприємствах.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 "Про трудові книжки працівників" (надалі - постанова № 301) відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації (надалі - підприємство). За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Трудові книжки оформлюють на всіх працівників підприємств, установ, організацій (надалі - підприємство), усіх форм власності чи фізичних осіб, у тому числі тих, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Оформлюються
|
Не оформлюються
|
|
♦ на
працівників
|
• основних
|
♦ на сумісників та працівників, які виконують роботу
за суміщенням
|
• сезонних
|
||
• тимчасових
|
||
♦ студентів
вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які здобули професію
(кваліфікацію) на виробництві за освітньо-кваліфікаційним рівнем:
«кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст»,
які прийняті на стажування та продовжують навчатися на наступному
освітньо-кваліфікаційному рівні
|
||
З'ясувавши та перевіривши наявність усіх трудових книжок, слід перейти безпосередньо до аналізу їхньої змістовної частини.
По-перше, записи до трудових книжок мають вносити вчасно.
До трудової книжки працівника, яку подано ним відповідно до вимог частини другої статті 24 Кодексу законів про працю України (надалі - КЗпП), запис про прийняття на роботу слід внести не пізніше тижневого строку.
Строки внесення записів
до трудових
книжок про:
|
• прийняття
на роботу
• переведення на іншу постійну роботу • нагороди • заохочення |
після видання
наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку
|
• звільнення
|
після видання
наказу (розпорядження) або в день звільнення
|
Щоб не допустити порушення строків внесення записів до трудових книжок, радимо вносити їх відразу після видання та підписання відповідного наказу.
По-друге, усі записи мають точно відповідати тексту наказу.
Так, згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджено наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 № 58, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за № 110 (надалі - Інструкція № 58), у графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства.
Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису. У графі 2 - дата прийняття на роботу.
Записи виконують арабськими цифрами (число й місяць - двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийнято на роботу 26 листопада 2015 року, у графі 2 трудової книжки записують "26.11.2015", у графі 3: "Прийнятий або призначений до (такого-то) цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" із зазначенням їхнього конкретного найменування, а також роботи, професії або посади та присвоєного розряду.
Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують для робітників і службовців відповідно до найменування професій та посад, зазначених у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 "Класифікатор професій" (надалі - КП).
Під час перевірки записів у трудових книжках трапляються такі помилки:
- запис у трудовій книжці не відповідає тексту наказу;
- запис до трудової книжки внесено відповідно до наказу, але сам наказ містить помилку;
- запис до трудової книжки внесено відповідно до наказу, але назва посади (професії) не відповідає найменуванню професій і посад, зазначених у КП.
Алгоритм виправлення помилок у трудових книжках
До трудової книжки вносять відомості про:
1 переведення
на іншу постійну роботу
|
2 час,
тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник
за останні два роки перед звільненням (для осіб працездатного віку)
|
3 право на
пенсію за віком на пільгових умовах
|
4 відкриття,
на які видано дипломи, про використані винаходи й раціоналізаторські
пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди
|
5 нагородження
й заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України,
заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного
законодавства
|
6 позбавлення
права обіймати певні посади та займатися певними видами діяльності
(ст. 33 Кримінально-виконавчого кодексу України)
|
7 надання
нового розряду
|
8 роботу, у
тому числі й за сумісництвом
|
9 про
звільнення
|
Крім того, згідно з пунктом 2.19 Інструкції № 58 до трудових книжок за місцем роботи вносять окремим рядком із посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записи про:
а) час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;
б) час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
в) час навчання у вищих навчальних закладах (у тому числі й час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної господарсько-договірної тематики) та час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених у пункті 2.16 Інструкції № 58;
г) роботу як членів колгоспу - у тому разі, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;
д) час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (пункт "є" статті 56 Закону України від 05.11.91 № 1788 "Про пенсійне забезпечення"), у тому числі за літньою людиною, яка досягла 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
е) період одержання допомоги по безробіттю вносить безробітним особам до трудової книжки орган державної служби зайнятості населення.
З кожним записом, що вносять до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення й звільнення, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).
Стягнення до трудової книжки не вносять.
Зверніть увагу на титульний аркуш трудової книжки, а саме: на записи про прізвище, ім'я, по батькові, а також на дату народження працівника. Оскільки за період роботи на підприємстві працівники (частіше працівниці) можуть змінити свої прізвища.
З 01.01.2010 року введено в дію типову форму первинної облікової документації № П-2 "Особова картка працівника", затверджено наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25.12.09 № 495/656 (надалі — Наказ № 495/656).
На працівників, прийнятих на роботу після 01.01.2010 року, мають вестися особові картки за формою, затвердженою Наказом № 495/656. Переписувати картки, які заведено на працівників, за типовими формами, затвердженими наказами Міністерства статистики України від 27.10.95 № 277 (надалі - наказ № 277) та Державного комітету статистики України від 05.12.08 № 489, немає потреби.
Картки, заведені за формою, затвердженою попередніми наказами, потрібно актуалізувати, тобто додати до них інформацію, яка міститься в типовій формі № П-2, затвердженій Наказом № 495/656. Відповідні відомості можна вписати до особової картки від руки.
Облік трудових книжок
Ураховуючи вимоги постанови № 301 щодо відповідальності, керівник підприємства повинен видати наказ про передачу повноважень стосовно організації ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок відповідному структурному підрозділу з управління персоналом (за відсутності - конкретному працівнику). Після ознайомлення під підпис з цим наказом - працівники, які будуть у подальшому працювати з трудовими книжками працівників, відповідають за їхній облік, зберігання і видачу.
Усі відомості про трудові книжки (вкладиші) вносяться до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів (надалі - Книга) на підставі наказів (розпоряджень) про рух кадрів (прийняття на роботу, переведення,, звільнення з посади).
Типову форму (№ П-10) Книги, затверджено наказом № 277 (додаток), яка складається з 13 граф. Книга в обов'язковому порядку має бути пронумерована прошнурована, скріплена підписом керівника підприємства та відбитком печатки підприємства. Звертаємо увагу: Скріплення шнуровки Книги підписом іншого працівника є порушенням встановлених правил (абзац сьомий пункту 7.1 Інструкції № 58).
Немає значення, як саме виготовлено Книгу - це може бути книга, надрукована типографським способом, або зошит з унесеними до нього лініями, або самостійно роздрукована форма.
Головне, щоб книга відповідала зазначеним вимогам.
У Книзі:
- реєструють трудові книжки, які прийнято від працівників при працевлаштуванні, трудові книжки та вкладиші до них із записом серії й номера, що видані працівникам вперше;
- вносять зміни до анкетних даних працівника;
- ставиться підпис працівника про отримання трудової книжки та відповідальної особи про видачу її працівнику.
Видача трудової книжки
Відповідно до статті 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку. Про її одержання у зв’язку із звільненням працівник ставить свій підпис в особовій картці та в Книзі.
Зверніть увагу. Особові картки форми № П-2 не мають рядка, в якому зазначають відомості про отримання працівником трудової книжки. Особову картку слід доповнити записом про отримання працівником трудової книжки, який містить фразу "Трудову книжку отримав". Дату й підпис працівник ставить власноруч.
Дії роботодавця за умови відсутності звільненого працівника
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, роботодавець цього ж дня надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Інструкцією № 58 пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу дозволено тільки за письмовою згодою працівника.
У разі смерті працівника трудову книжку видають на руки його найближчим родичам під підпис або на їхню вимогу надсилають поштою.
Незатребувані трудові книжки
Якщо після направлення повідомлення звільненому працівникові останній так і не з’явився, такі трудові книжки зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників. Після закінчення цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства впродовж 50-ти років, а потім їх можна знищити в установленому порядку.
Згідно з частиною п'ятою статті 235 КЗпП, у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Запитання
Чи можна виправити у трудовій книжці неправильний запис за допомогою ручки-коректора?
Чи можна виправити у трудовій книжці неправильний запис за допомогою ручки-коректора?
Ні. Інструкцією № 58 не передбачено інших способів виправлення записів, ніж ті, що описано в пункті 2.10, тому виправлення записів шляхом закреслювання, замальовування ручкою-коректором, заклеювання папером не допускається.
Чи можна видати трудову книжку за дорученням?
Видачу трудової книжки передбачено Інструкцією № 58 лише особисто працівникові або за його письмовою заявою шляхом пересилання поштою. Видачі за письмовою заявою працівника або за дорученням, навіть завіреним нотаріально, не передбачено.
Хто буде винен, якщо трудова книжка, надіслана за заявою працівника, загубиться на пошті?
Якщо роботодавець надішле трудову книжку працівникові з додержанням вимог абзацу 2 пункту 4.2 Інструкції № 58 рекомендованим листом з описом вкладення, негативні наслідки для роботодавця не настануть, оскільки будуть докази того, що він усе зробив відповідно до закону. У разі загублення трудової книжки роботодавець може видати працівнику в установленому порядку дублікат.
Під час аудиту трудових книжок виявлено певну кількість трудових книжок працівників, які звільнилися дуже давно. Що робити?
Якщо вказані трудові книжки не були отримані працівниками, і їм не надсилалися листи-повідомлення про необхідність отримати трудові книжки, то потрібно негайно надіслати зазначені листи на адреси працівників, що містяться в особових картках форми № П-2. Після чого зберігати такі трудові книжки потрібно відповідно до вимог пункту 6.2 Інструкції № 58.
Працівник не отримав трудову книжку взагалі або за заявою працівника її було надіслано поштою. Як заповнити графу 13 Книги?
Оскільки в таких випадках підпис працівника про отримання трудової книжки здобути неможливо, у графі 13 Книги проставляють вихідний номер листа-повідомлення про необхідність отримати трудову книжку або вихідний номер, за яким трудову книжку направлено працівникові поштою.
Де потрібно зберігати заяви про надсилання трудових книжок поштою?
Нормативно-правовими актами не визначено місця зберігання таких заяв. На практиці їх зазвичай зберігають у Книзі в окремій "кишені".
Незважаючи на те що проекти законів від 24.11.15 № 3507 "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України (щодо спрощення ведення кадрової роботи платниками податків)" та від 10.12.15 № 3507-1 "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівників" націлюють роботодавців на скасування трудових книжок, відповідно до їхніх положень трудова книжка відіграватиме певну роль у житті працівників.
Зокрема, навіть після прийняття відповідного закону, згідно з перехідними його положеннями, певні періоди щодо трудової діяльності підтверджуватимуться трудовими книжками, тому варто навести порядок у них заздалегідь, щоб потім уникнути непорозумінь. тут
Читайте:
Типичные ошибки при заполнении трудовых книжек и порядок их устранения
Особенности внесения записей в трудовую книжку работника
Фізична особа - підприємець та трудові книжки
Трудові книжки: внесення змін, виправлення неправильних або неточних записів
Щодо внесення записів про навчання до трудової книжки працівника
Читайте:
Типичные ошибки при заполнении трудовых книжек и порядок их устранения
Особенности внесения записей в трудовую книжку работника
Фізична особа - підприємець та трудові книжки
Трудові книжки: внесення змін, виправлення неправильних або неточних записів
Щодо внесення записів про навчання до трудової книжки працівника
