Готуємо штатний розпис до перевірки

Ураховуючи активізацією перевірочних дій підприємств, організацій, установ (надалі – підприємство, роботодавець), збільшення у 2017 році штрафних санкцій за порушення ними трудового законодавства, а також те, що штатний розпис є майже єдиним документом, де зазначено оплату праці працівників, нагадаємо деякі питання, пов'язані з цим документом, пам'ятаючи при цьому, що штатний розпис після затвердження повноважною посадовою особою, набуває статусу локального нормативного документа. Оскільки саме на його підставі та відповідно до колективного договору (угоди), правил внутрішнього трудового розпорядку, посадових (робочих) інструкцій роботодавець вирішує питання щодо приймання чи переведення працівників на іншу роботу, розміру посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівнику, а служба управління персоналом здійснює добір працівників, оформляє відповідні документи, вносить пропозиції щодо поліпшення штатної чисельності працівників, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує статистичну звітність. Отже і перевіряється зміст штатного розпису більш ретельно. 

Відповідно до частині третій статті 64 Господарського кодексу України (надалі - ГК) підприємство самостійно,  без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим представницьким органом найманих працівників, визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Проте, на сьогодні, в нормативно-правових актах з питань праці відсутнє визначення поняття "штатний розпис". Дане поняття розтлумачило Міністерство праці та соціальної політики України (лист від 27.06.07 № 162/06/187-07 "Щодо штатного розпису"), а саме: штатний розпис - це документ, який встановлює для даного підприємства структуру, штати i посадові оклади працівників. Він містить назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою (посилаючись на юридичний словник, 1983 року, пiд редакцiєю В.Бабiя, Ф.Бурчака, В.Корецького, В.Цвєткова). Водночас, міністерством зазначено (лист від 17.06.08№ 165/06/186-08), що з урахуванням потреби регулювання і забезпечення прав працівників на працю, оплати праці, захисту від незаконного звільнення затвердження штатного розпису є обов’язковим.

Слід наголосити, що листи центральних органів виконавчої влади носять рекомендаційний характер і не містять правових норм. Але, пам'ятаємо, що Державна служба України з питань праці, спеціалістами якої проводяться перевірки дотримання підприємствами вимог трудового законодавства,  належить до сфери управління зазначеного вище міністерства.

Разом із цим, зауважте і на таке, наприклад, підпунктом 5.4 розділу 5 Порядку контролю за додержанням Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з надання послуг з перевезення пасажирів, вантажів повітряним транспортом та Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з виконання авіаційно-хімічних робіт, затвердженого наказом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва і Міністерства транспорту України  від 01.07.02 N 70/434, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24 липня 2002 року  за N 607/6895, встановлено при перевірці суб'єкта господарювання щодо відповідності організаційним   вимогам   ліцензіат   надає  штатний  розпис,  що підтверджує   укомплектованість   служб   фахівцями    спеціальної підготовки   відповідно   до  Правил  сертифікації  експлуатантів (наказ Міністерства транспорту та зв'язку України від 05.07.10 N 430). 

До відома: наказ від 01.07.02 N 70/434 втратив чинність відповідно до наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України, Міністерства інфраструктури України від 12.08.16  № 1339/272, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2016 року за № 1204/29334, але перевірка наявності та відповідності спеціалістів підприємства, виконуючих ту чи іншу роботу (від діяльності підприємства здійснюється на підставі отриманого дозвільного документу) - залишилась.

Приступаючи до складання проекту штатного розпису, працівникам відповідних служб з організації праці та заробітної плати підприємства, слід звертати увагу на те, що окремого документу по структурним підрозділам, у тому числі відокремленим одиницям (підрозділам) юридичної особи, законодавством не передбачено.

Відповідно до частини четвертої статті 64 ГК відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на основі положення про них, затвердженого підприємством. Підприємства можуть відкривати рахунки в установах банків через свої відокремлені підрозділи відповідно до закону.

Звідси випливає, що відокремлені підрозділи ведуть діловодство в рамках загального діловодства по підприємству. Разом із цим, якщо окремому відокремленому підрозділу (наприклад, філії) підприємством у встановленому порядку (прописано в положенні про нього), передано деякі власні повноваження щодо управління персоналом, то такому підрозділу надсилається посвідчений витяг (виписка) зі штатного розпису підприємства після затвердження повноважною посадовою особою.

Строк дії штатного розпису підприємства визначає його керівник, але зазвичай, воно складається та затверджується на кожний календарний рік до його початку. Перед його затвердженням розглядаються і включаються всі зміни, внесені до штатного розпису протягом минулого року, а також зміни, які плануються на наступний рік.

Звернути увагу. Нормативно-правовими актами з питань праці обмежень щодо кількості та періодичності внесення змін до штатного розпису не передбачено. Тому протягом року  роботодавець має право (за необхідності) вносити зміни до штатного розпису, наприклад, створення нових або ліквідації наявних структурних (відокремлених) підрозділів; зміни розмірів оплати праці, розрядів, класів, назв професій, посад, а також у разі потреби ввести певні посади (професії) чи, навпаки, вивести, виходячи з потреб виробництва, певну кількість штатних одиниць.

Вводити в дію штатний розпис (як і вносити у подальшому будь-які зміни) бажано розпорядчим документом (наказ, розпорядження) з основної діяльності, визнаючи у ньому попередній документ таким, що втратив чинність. Відповідно до пункту 6 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.15 № 1000/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (надалі – наказ № 1000/5), розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом.

Якщо до штатного розпису вносяться незначні зміни (вводяться або виводяться посади (професії), змінюються посадові оклади, встановлюються доплати), то штатний розпис, затверджений на поточний рік, не змінюють (не переписують), а в практичній роботі керуються наказом про внесення до нього відповідних змін. 

Якщо протягом року структура підприємства трансформується докорінно (створюються або ліквідуються структурні (відокремлені) підрозділи, має бути видано наказ про затвердження нового штатного розпису та визнання таким, що втратив чинність попередній.

При цьому, слід відзначити, при введенні в дію зміненого (або нового) штатного розпису, роботодавець зобов’язаний дотримуватися вимог частини третьої статті 32 Кодексу законів про працю України (надалі – КЗпП), щодо попередження працівників про наступне вивільнення у зв’язку із скороченням чисельності та про зміну істотних умов праці (розміру посадових окладів, тарифних ставок, окладів, розрядів, класів, назви посади, професії) не пізніше ніж за два місяці. Протягом строку попередження працівників продовжує діяти штатний розпис  у старій редакції.

Єдиної типової форми штатного розпису для підприємств приватного сектора у законодавстві немає, тому він складається в довільній формі. У даному випадку для розробки штатного розпису можливо використати форму для бюджетних установ, яку затверджено наказом Міністерства фінансів України від 28.01.02 № 57 "«Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету" (у редакції відповідного наказу від 14.06.04 № 386), зареєстровано в Міністерстві юстиції України 01 лютого 2002 року за № 86/6374. Або, наприклад:

Під час підготовці до складання проекту штатного розпису підприємства, відповідним працівникам необхідно ознайомитися з  локальними документами, зокрема, колективним договором (угодою), правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про оплату праці, преміювання, штатної чисельністю та організаційної структурою підприємства тощо та чинними нормативно-правовими актами з питань праці. Особливу увагу слід приділити Національному класифікатору України "Класифікатор професій" ДК 003:2010, затверджено наказом Держспоживстандарту України від 28.07.10 N 327 та галузевим випускам Довідників кваліфікаційних характеристик професій працівників, які є нормативними документами, і їх застосування обов'язкове у сфері управління персоналом на підприємствах усіх форм власності та видів економічної діяльності.

А також, читайте: 

Щодо штатного розпису підприємства

Назва посади юриста у штатному розписі підприємства

Міжгалузеві норми чисельності працівників юридичної служби

Найменування структурним підрозділам, як правило, підприємства присвоюють самостійно. За зразок можливо використовувати постанову Кабінету Міністрів України від 12.03.05 № 179 "Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій".

Але, необхідно звертати увагу на те, що в окремих випадках від правильного найменування відділу або цеху може залежати отримання (неотримання) працівниками певних пільг і гарантій. Так, якщо, наприклад, працівники підприємства мають право на пенсію за віком на пільгових умовах згідно зі Списками № 1 і № 2, то при визначенні найменувань структурних підрозділів, у яких вони працюють, необхідно обов’язково враховувати найменування, вказані в цих списках (затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.16 № 461), а саме:

- Список № 1 виробництв, робіт, професій, посад і показників на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах;

- Список № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників на роботах із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах.

Якщо, виявлено невідповідність назви професії (посади) у трудовій книжці "Класифікатору професій", до штатного розпису, на підставі наказу, вносяться відповідні зміни.

Щодо розрахування чисельності штатних одиниць, керуємося, зокрема, Інструкцією зі статистики кількості працівників, затверджено наказом Державного комітету статистики України від 28.09.05 N 286, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 30 листопада 2005 року за N 1442/11722 та іншими галузевими нормативно правовими актами з цих питань (методики розрахунку чисельності окремих категорій працівників на основі норм із праці; міжгалузеві нормативи чисельності працівників). Під штатною одиницею розуміється посадова одиниця, встановлена штатним розписом підприємства. Кількість штатних одиниць підприємства (за виключенням бюджетних) визначають самостійно, керуючись економічною обґрунтованістю і доцільністю змісту планованої чисельності працівників.

Звернути увагу. Залежно від потреб підприємства допускається встановлювати в штатному розписі кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,75 або 0,5). Їх установлюють у випадках, якщо за цією посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час

У той же час на одну "цілу" одиницю, вказану в штатному розписі за певною посадою (професією), може бути прийнятий як один працівник, так і, наприклад, два працівники з неповним робочим днем на 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен із цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу й отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою.

Наголошуємо. Працівника приймають не "на ставку" чи  "півставки", як інколи вважають роботодавці, а на посаду з неповним робочим часом з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу (за посадовим окладом).

Під час визначення розмірів окладів, надбавок, доплат - тут орієнтиром має бути колективний договір (угода) або інший локальний нормативний акт, у якому встановлені норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови введення і розміри надбавок, доплат.

Як і раніше, не можна встановлювати всім працівникам оклади (тарифні ставки) в однаковому розмірі. Вимога про необхідність оплачувати їх працю з урахуванням кваліфікації працівників і складності виконуваних робіт встановлена статтею 95 КЗпП і статтею 6 Закону України від 24.03.95 № 108 "Про оплату праці" (надалі - Закон № 108). У штатному розписі допускається затвердження однакових найменувань посад з різними посадовими окладами (тарифними ставками).

Під час складання штатного розпису на 2017 рік ураховуйте, що оклад (місячна тарифна ставка) працівника не може бути менше прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 01.01.2017 року (тобто 1600 гривен.).

Водночас звертаємо увагу, в штатному розписі за окремими посадами можуть бути вказані доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці і мають постійний характер. А ось "трудову" доплату до мінімальної зарплати в штатному розписі відображати не треба, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.

Згідно зі статтею 37 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.12 № 578/5, штатний розпис і зміни до нього зберігаються на підприємстві, в установі, організації постійно.

Зразки наказів

1. Про розробку проекту штатного розпису підприємства 

У зв’язку з необхідністю розробки штатного розпису підприємства на 2017 рік, 

НАКАЗУЮ: 

1. Покласти обов’язки з розробки проекту штатного розпису підприємства на 2017 рік на заступника директора з фінансових питань ПіБ. 

2. Керівнику служби з організації праці та заробітної плати (ПіБ) узгодити в установленому порядку проект штатного розпису підприємства на 2017 рік із керівниками всіх структурних і відокремлених підрозділів підприємства. 

3. Встановити строк розробки проекту штатного розпису підприємства до 02 грудня 2016 року. 

Директор                                              ПіБ 

Візи: 

2. Про внесення змін до штатного розпису 

У зв’язку із збільшенням обсягу поставок готової продукції та з метою забезпечення вимог Закону України від 14.10.92 № 2694 "Про охорону праці", 

НАКАЗУЮ: 

Ввести з 01 лютого 2017 року до штатного розпису підприємства такі посади: 

- експедитора відділу збуту з посадовим окладом 3200 гривен на місяць; 

- інженера з охорони праці з посадовим окладом 3600 гривен на місяць. 

Підстава: доповідна записка заступника директора від 25 січня 2017 року. 

Директор                                         ПіБ 

Візи 

3. Про внесення змін до штатного розпису 

У зв’язку з виявленою під час перевірки невідповідністю назви посади в розділі "Відомості про роботу" трудової книжки Петрової С. О., бухгалтера-касира,

НАКАЗУЮ: 

 Внести з 02 квітня 2016 року до штатного розпису підприємства такі зміни: 

1. Вивести зі штатного розпису посаду "бухгалтер-касир". 

2. Ввести до штатного розпису посаду "бухгалтер 1 категорії". 

Підстава: акт перевірки та доповідна записка керівника кадрової служби від 28 березня 2016 року. 

Директор                                                             ПіБ 

Візи:

Міністерством соціальної політики України надано роз'яснення (лист від від 28.12.16 № 1812/0/101-16/284) щодо визначення організаційної структури, встановлення чисельності працівників і штатного розпису, а саме.

Розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинна структура і чисельність, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Класифікатора професій ДК 003:2010 (назви посад і професій мають відповідати назвам у Класифікаторі).

У штатному розписі має передбачатися перелік усіх назв посад і професій працівників відповідного підприємства, установи, організації, включаючи вакантні посади.

Штатний розпис затверджується власником або уповноваженим ним органом на поточний рік.

Протягом року до штатного розпису можуть вноситися зміни у разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру посадових окладів, а також змін суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).

Зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу по підприємству (установі, організації), в якому висвітлюються причини внесення цих змін.

Таким чином, підприємство (установа, організація) самостійно вирішує питання стосовно порядку введення до штатного розпису назв посад (професій), які будуть застосовуватися у разі виробничої необхідності.

Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі — Інструкція), затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58, у графі 3 "Відомості про роботу" трудової книжки пишеться: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про назву роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються відповідно до професійних назв робіт, зазначених у Класифікаторі професій".

Водночас Загальними положеннями Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, що містяться у Випуску 1 "Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності" (розділ "Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців"), затвердженому наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336, передбачено, що у всіх записах про виконувані роботи (штатний розпис, запис до трудових книжок тощо) слід вживати повну назву посади (професії) згідно з кваліфікаційною характеристикою, включаючи кваліфікаційну категорію, розряд, клас.

Для відповідних посад (професій) кваліфікаційними характеристиками визначаються кваліфікаційні категорії, розряди, класи і вимоги до освіти та досвіду, достатні для повного і якісного виконання робіт.

Таким чином, у штатному розписі підприємства (установи, організації) назви посад (професій) виписуються з урахуванням кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, передбачених відповідними кваліфікаційними характеристиками.

Питання оплати праці врегульовано КЗпП, Законами України "Про оплату праці", "Про колективні договори і угоди" та іншими нормативно-правовими актами.

Згідно із статтею 15 Закону про оплату праці госпрозрахункові підприємства визначають умови та розміри оплати праці працівників, в тому числі розміри окладів, в колективному договорі самостійно з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими угодами.

Відповідно до частини шостої статті 97 КЗпП посадові оклади службовцям установлює власник або уповноважений ним орган відповідно до посади і кваліфікації працівника. За результатами атестації власник або уповноважений ним орган має право змінювати посадові оклади службовцям у межах затверджених у встановленому порядку мінімальних і максимальних розмірів окладів на відповідній посаді.

Тобто міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів встановлюються в колективному договорі або іншому локальному документі підприємства залежно від складності робіт, організаційно-правового рівня посади, від функцій, які виконує підрозділ, в якому працює той чи інший працівник, та інших умов праці. При цьому міжпосадові співвідношення можуть встановлюватись у певному діапазоні («вилки») окладів. При застосуванні діапазонів («вилок») окладів проводиться атестація працівника і за результатами атестації встановлюється оклад у межах діапазону за посадою, яку обіймає працівник.

У штатному розписі доцільно встановити фіксований розмір посадового окладу, а тому у випадку, коли колективним договором чи іншим документом з оплати праці встановлені "вилки" за посадами, то за результатами атестації можуть бути встановлені у штатному розписі різні розміри посадових окладів в межах "вилки".

У які кадрові документи потрібно внести зміни, аби привести найменування цих посад відповідно до Класифікатора професій?

Найменування посади необхідно визначати за Класифікатором професій ДК 003:2010, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28.07.10 № 327 (надалі - ДК 003:2010).

У випадку якщо підприємство виявило невідповідність Класифікатору деяких найменувань посад, то з метою упорядкування потрібно:

1. Видати наказ про перейменування посади у зв’язку з приведенням її назви у відповідність до ДК 003:2010.

2. Унести зміни до штатного розпису підприємства.

3. Змінити назву посади в посадовій (робочій) інструкції працівника.

4. Занести відповідний запис про перейменування посади в трудову книжку працівника.

Також дані про зміну найменування посади слід унести й в Особову картку працівника, типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату й Міноборони від 25.12.09 № 495/656.

Таким чином, у разі зміни найменування посади у зв’язку з приведенням її у відповідність до ДК 003:2010, потрібно внести відповідні зміни до штатного розпису, трудових книжок, посадових (робочих) інструкцій працівників та їхніх особових карток.

Звертаємо увагу. При порушенні роботодавцями інших вимог трудового законодавства, крім передбачених абзацами другим–сьомим частини другої статті 265 КЗпП, застосовується штраф у розмірі мінімальної зарплати - повідомлення Державної служби України з питань праці (лист від  23.01.17 № 741/4.3/4.1-ДП-17).